Fluxo de documentos: etapas e como fazer na empresa

Manter o fluxo de documentos e informações empresariais organizado é a base para que as equipes possam tomar decisões rápidas e assertivas. 

Essa prática é muito importante para estabelecer processos administrativos eficientes e garantir a segurança das informações e a conformidade com as regulamentações legais. 

Neste sentido, uma das principais preocupações dos gestores é como estruturar esse fluxo de forma inteligente e eficiente de modo que contribuam para que os procedimentos operacionais da companhia sejam bem executados.

Neste post, vamos explicar o que é fluxo de documentos, as principais etapas desse processo, por que ele é tão importante e como realizá-lo de forma eficiente na sua empresa.

Acompanhe!

O que é fluxo de documentos?

Fluxo de documentos é o processo de criação, revisão, aprovação, armazenamento e distribuição de informações relevantes para uma empresa, de forma organizada e eficiente. Em outras palavras, envolve todo o ciclo de tramitação documental na companhia. 

Esse fluxo pode ser físico ou digital e é fundamental para garantir a correta circulação das informações dentro da organização, bem como a integridade dos documentos e sua rastreabilidade.

Contratos empresariais, ordens de serviço, notas fiscais, propostas de negócios, requisições de compras e outros documentos são objeto de diversos procedimentos administrativos, certo?

Eles passam pelas mãos de inúmeros colaboradores e setores quase diariamente. Por isso, é fundamental que exista um ordenamento lógico das ações de tramitação documental. 

Por isso, além do conceito de fluxo de documentos, é importante conhecer suas etapas.

Quais são as etapas do fluxo de documentos?

As etapas do fluxo de documentos podem variar dependendo do tipo de documento e do processo específico da empresa, mas de forma geral, as principais etapas do fluxo de documentos são:

1. Criação: etapa em que o documento é elaborado e formatado, podendo ser um contrato, um memorando, uma ordem de compra, entre outros.
2. Revisão: o documento é enviado para uma ou mais pessoas responsáveis por revisá-lo e fazer correções necessárias.
3. Aprovação: após a revisão, o documento é enviado para aprovação de pessoas responsáveis pela autorização final. É nesta etapa que são inseridas as assinaturas.
4. Distribuição: com a aprovação, o documento é distribuído para os destinatários, podendo ser de forma impressa ou digital.
5. Arquivamento: o documento é armazenado de forma segura e organizada, para que possa ser acessado futuramente.
6. Gerenciamento: ao longo do tempo, é necessário gerenciar e atualizar os documentos conforme as mudanças na empresa e as normas para que se tenha um fluxo ideal de gestão de documentos.

Com clareza sobre a definição de fluxo documental e suas etapas, vamos esclarecer sua importância em uma empresa.

Qual a importância do fluxo de documentos na organização?

Um fluxo de documentos administrativos, contábeis ou de outra natureza é fundamental para o sucesso da organização.

Você sabia que, conforme pesquisa da IDC, 46% dos profissionais não conseguem encontrar as informações necessárias em quase metade das pesquisas realizadas na rotina empresarial?

Por isso, quando este processo é bem estruturado, ele pode contribuir de diversas maneiras para a empresa, tais como: 

• Aumento da produtividade empresarial: o fluxo documental bem definido faz com que os funcionários gastem menos tempo procurando informações, o que aumenta a produtividade e melhora a eficiência da equipe.
• Melhoria no controle das informações: com a maior organização das informações, elas podem ser gerenciadas de forma mais eficiente, o que melhora o controle e a rastreabilidade dos documentos ao longo do tempo.
• Redução de custos: a boa estruturação do fluxo passa pela automatização, o que reduz a necessidade de impressão e cópias físicas de documentos, o que pode gerar uma economia de custos significativa para a empresa.
• Agilidade na tomada de decisões: com o fluxo bem estruturado, as informações relevantes chegam aos responsáveis de forma mais rápida e organizada, permitindo uma tomada de decisão baseada em dados ágil e assertiva.
• Redução de erros operacionais: um bom controle de fluxo de documentos dentro de uma empresa evita a duplicação de informações, erros de digitação e outros problemas que podem prejudicar o processo decisório e a qualidade do trabalho realizado.
• Maior segurança na gestão de dados e informações: um fluxo eficiente estabelece controles de acesso e de segurança para garantir que as informações sejam acessadas somente por pessoas autorizadas e que estejam em conformidade com as regulamentações legais e as políticas internas da empresa.

Você já parou para pensar como a gestão de fluxo de documentos funciona em seu departamento? Um bom ponto de partida é verificar se o setor está experimentando algum desses benefícios.

Caso contrário, é preciso rever as ações para encontrar as falhas e entender algumas conexões deste processo. 

E para compreender a fundo a definição de fluxo documental, vamos explicar a relação entre ele e o fluxo de informações.

A relação entre fluxo de informação e fluxo documental

O fluxo de informação e o fluxo documental estão intimamente relacionados, pois ambos se referem à forma como as informações são gerenciadas e circulam dentro de uma organização.

O primeiro diz respeito à troca de informações e dados entre as pessoas, departamentos e sistemas dentro da empresa, seja de modo verbal, escrito ou eletrônico. Essas informações podem dar origem a documentos diversos, como contratos e relatórios.

O segundo se relaciona à gestão dos documentos físicos e eletrônicos que são criados, revisados, aprovados, distribuídos e arquivados ao longo do tempo. 

Em outras palavras, o fluxo de informação é a base para o fluxo documental, e este é fundamental para garantir que as informações sejam gerenciadas de forma segura, organizada e eficiente.

Assim, as pessoas podem acessar as informações necessárias no momento certo e de forma rápida.

Pensando na importância do fluxo de documentos contábeis, administrativos e de outras naturezas, é hora de aprender como realizar este processo.

Como fazer um fluxo de documentos inteligente em sua empresa?

Diante da importância deste processo na organização, os gestores devem saber quais são as práticas para realizá-lo com eficiência.

Quer saber como fazer um fluxo de documentos? Confira nossas dicas a seguir!

Identifique os documentos da rotina administrativa

Identifique os documentos que são utilizados na rotina administrativa da sua empresa, como contratos, notas fiscais, documentos de RH, entre outros.

É importante identificar esses documentos para saber quais processos precisam ser melhorados e quais documentos precisam ser gerenciados. 

O que é utilizado de forma frequente? O que pode ser descartado? Isso contribui para a organização e o controle de fluxo de documentos, bem como para sua gestão.

Mapeie as fases do ciclo

A segunda prática do bom fluxo documental dentro de uma empresa é o mapeamento das fases do ciclo documental.

É preciso entender desde a sua criação até o arquivamento ou descarte, e identificar as pessoas e os departamentos envolvidos em cada etapa.

Com isso, é possível identificar pontos de melhoria, alocar responsabilidades, definir prazos e melhorar a eficiência do processo.

Conheça as necessidades de cada setor

Entenda as demandas de cada setor da empresa em relação aos documentos que utilizam e quais informações são relevantes para o trabalho de cada um.

Ao entender essas necessidades, o gestor consegue otimizar todas as etapas do fluxo de documentos, definir prioridades e garantir que cada setor tenha acesso às informações necessárias para o seu trabalho.

Categorize os documentos

A categorização dos documentos por tipo, área responsável, data de criação, entre outros critérios contribuem para a organização e o controle de fluxo de documentos, bem como para a busca posterior dos arquivos.

Digitalize os documentos

A digitalização dos documentos facilita o acesso e o compartilhamento das informações e contribui para a sua segurança.

Esta prática também promove a redução do espaço físico necessário para armazenamento, o que promove a economia de gastos.

Delegue as responsabilidades

Delegue responsabilidades para cada etapa do ciclo dos documentos, definindo quem é responsável pela criação, revisão, aprovação, distribuição e arquivamento dos arquivos.

Ao delegar, o gestor garante que o fluxo de documentos dentro de uma empresa seja seguido corretamente e que cada pessoa envolvida esteja ciente de suas atribuições.

Defina níveis de segurança para os arquivos

Um dos pontos mais importantes de uma política de segurança da informação dentro de uma organização é a definição de níveis de acesso. 

Ele é também uma prática fundamental no fluxo documental.

Portanto, defina níveis de segurança dos documentos, de acordo com a sua importância e sigilo, permitindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.

Essa prática garante a confidencialidade e a integridade dos dados.

Armazene na nuvem

O armazenamento em nuvem de documentos é uma prática que melhora a produtividade das equipes, pois permite a colaboração e o acesso remoto, sem deixar de lado a segurança e a disponibilidade das informações.

Alguns sistemas utilizados para outras finalidades, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, armazena todos os documentos empresariais na TOTVS Cloud para facilitar a rotina da empresa.

Não se esqueça do backup

Faça backups regularmente para garantir a segurança dos documentos em caso de perda de dados.

Esta política garante que os dados se manterão protegidos, resguardados e acessíveis, mesmo que a empresa se encontre em uma situação crítica.

Atualmente, é possível fazer a automatização de backup, o que evita erros humanos e otimiza o cronograma de backup.

Invista no gerenciamento eletrônico de documentos

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) facilita o controle e a organização dos arquivos.

Esses sistema de organização e armazenamento de documentos digitais permite a automação de algumas tarefas e reduz o tempo e o esforço necessários para o gerenciamento dos documentos.

Crie manuais para orientar os colaboradores

Crie manuais para orientar os colaboradores sobre as etapas do ciclo dos documentos, as responsabilidades de cada um e as políticas de segurança.

Isso é fundamental para garantir a eficiência do processo e o correto gerenciamento dos arquivos.

Avalie pontos de melhoria

Por fim, avalie regularmente o fluxo de documentos da empresa para identificar pontos de melhoria e implementar mudanças que possam otimizar o processo.

Adote essa prática com frequência, porque na medida em que o volume documental aumenta, é mais provável que os gargalos apareçam.

Essas são algumas dicas para fazer um fluxo documental eficiente, e a tecnologia possui um papel importante neste processo. A ferramenta da TOTVS, inclusive, é uma ótima solução para ele!

Conheça a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema que centraliza assinaturas eletrônicas e simplifica a assinatura de documentos empresariais. 

Com tecnologia mobile e conformidade com a LGPD, suas equipes podem enviar documentos de forma ágil, confirmar e validar as assinaturas, e ainda armazená-los em nuvem.

Confira um breve vídeo sobre nossa solução:

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Conclusão

A criação de um fluxo de documentos em uma empresa é uma medida importante para lidar de forma eficiente com relatórios, contratos e outros documentos empresariais.

Ela proporciona maior agilidade e produtividade das equipes, redução de custos, maior controle das informações, dentre outros benefícios.

Para tanto, os responsáveis devem adotar ações inteligentes para lidar com este processo, como a categorização documental e a GED. 

Uma boa gestão documental é fundamental para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade de sua organização. 

Por isso, não deixe de investir em ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e treinar seus colaboradores para garantir que o processo seja seguido corretamente.

Saiba como fazer a gestão de documentos utilizando a tecnologia!