Sistema de gestão de documentos: como funciona e por que usar?

O seu dia a dia é muito corrido e você não tem segurança sobre os dados da empresa e dos clientes?

Esse tipo de situação pode colocar a credibilidade do negócio em risco.

Organizar as informações e mantê-las protegidas é essencial para uma companhia que pretende crescer.

Um sistema de gestão de documentos pode ajudar nessas e em outras questões.

Ele limita o acesso dos usuários às informações, tem funcionalidades para proteger os dados e facilita a busca de documentos.

Quer entender melhor como funciona uma solução como essa? Acompanhe!

Como funciona um sistema de gestão de documentos?

Essa é uma ferramenta de gerenciamento de arquivos eletrônicos que serve para organizar os documentos.

A solução facilita o controle das informações da empresa, sejam elas relacionadas ao pagamento de fornecedores, à apuração de impostos ou aos demonstrativos financeiros.

O sistema é capaz de armazenar e disponibilizar as informações de maneira simples e eficaz para todos os envolvidos no processo.

Esse modelo de sistema é capaz de trabalhar junto a um escâner para converter documentos em papel para o formato digital.

Ele também disponibiliza um mecanismo de pesquisa para permitir o acesso rápido aos arquivos.

Consequentemente, ele facilita o trabalho da equipe e dá mais agilidade às demandas do dia a dia.

Muitas empresas ainda recebem as informações por e-mail e depois direcionam os dados para uma planilha. Isso demanda muito tempo das pessoas envolvidas e gera dúvidas na exatidão do material.

Afinal, se o colaborador se esquecer de verificar um e-mail, ele poderá alterar por completo a informação.

Com o software, o profissional lança as informações na ferramenta, que faz a integração de todos os dados relacionados a um determinado cliente.

Dessa maneira, é possível evitar erros na contabilização de pagamentos, lançamentos de notas ou cálculo de tributos.

A tecnologia ainda facilita o acesso às informações, uma vez que o funcionário não precisa buscar documentos em papel que ficam armazenados em pastas.

Os materiais ganham uma versão digital para facilitar o controle e as consultas.

Principais funções

O software de gestão de documentos leva muito mais facilidade para o trabalho da equipe.

Conheça as principais aplicações:

• funciona para vários documentos, como e-mails, PDFs e planilhas;
• monitora quem visualiza os documentos;
• acompanha edições;
• regula os arquivos desatualizados e os que podem ser excluídos;
• permite o compartilhamento e o acesso por dispositivos móveis.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão de documentos?

Se as informações da empresa estão desorganizadas e sem controle, está na hora de avaliar a possibilidade de adquirir um software.

Conheça todas as vantagens de usar a solução:

Segurança dos dados

Manter os arquivos em pastas (repletas de papéis) é muito arriscado.

Os documentos ficam expostos às condições climáticas, poeira e umidade, o que pode provocar a perda total dos materiais.

Um sistema que opera na nuvem, por sua vez, apresenta medidas robustas para garantir a segurança dos arquivos.

Os backups diários fazem cópias atualizadas das informações, enquanto a criptografia protege os dados contra qualquer invasão de hackers.

O software ainda pode estabelecer diferentes níveis de acesso aos usuários, conforme as atividades desenvolvidas.

Dessa maneira, o gestor consegue controlar quem visualizou determinado arquivo ou alterou alguma informação. Isso dá mais credibilidade para os dados e segurança para as operações.

Compartilhamento de informações

Muitas soluções permitem a troca de informações entre os profissionais, por meio do compartilhamento de arquivos (desde que liberados para essa função).

Assim, a empresa consegue reduzir o tráfego nos e-mails e manter a equipe focada nas atividades que são importantes.

Os arquivos disponibilizados em ambiente digital ainda permitem que os colaboradores trabalhem em conjunto e ao mesmo tempo.

Afinal, o software possibilita que o funcionário tenha sempre a versão mais atual do documento. Assim, não é necessário imprimir os materiais e fazer múltiplas revisões.

Organização e maior capacidade de armazenamento

É muito difícil manter os documentos organizados, se a companhia utilizar apenas o e-mail e as planilhas para gerenciar as informações.

Isso demanda muito tempo da equipe, o que impede que os profissionais exerçam atividades gerenciais e de controle.

Uma solução em nuvem auxilia a organização dos documentos e a pesquisa deles utilizando palavras específicas de busca.

A ferramenta ainda amplia a capacidade de armazenamento dos arquivos, uma vez que o ambiente em cloud tem mais espaço disponível.

Além do mais, essa conversão dos documentos em papel para o meio digital ajuda a empresa a economizar muito espaço físico.

O ambiente pode ser convertido para outras funções, como alocar funcionários ou criar uma área de integração.

Agilidade e eficiência

Um bom sistema de gestão de documentos dá mais agilidade aos trabalhos da equipe, pois a busca de informações é rápida e eficiente.

Isso evita que o colaborador precise manter pilhas de arquivos em sua mesa para conseguir dar uma resposta a um cliente. Basta acessar o software e pesquisar os documentos necessários.

A solução ainda possibilita o controle dos dados, por meio da definição de níveis de acesso dos usuários.

Dessa forma, um estagiário não conseguirá visualizar e editar os mesmos documentos que o gestor da companhia.

Afinal, as suas responsabilidades são bem diferentes.

Redução dos erros

Essa organização e agilidade que a ferramenta proporciona ajuda a empresa a diminuir os erros na apuração de impostos, nas análises financeiras e de mercado.

Afinal, todas as informações estão reunidas em um único lugar, o que facilita uma avaliação mais precisa de todos os dados dos clientes.

Como escolher a solução ideal para o negócio?

Se você chegou até aqui, provavelmente percebeu que uma ferramenta de gestão de documentos pode ser a solução que faltava para o negócio crescer.

Então, veja as dicas para saber escolher o software mais adequado para a sua empresa:

Credibilidade da fornecedora

Na hora de optar por uma solução do mercado, é muito importante considerar a experiência e a credibilidade da fornecedora.

Há muitas companhias que disponibilizam ferramentas, mas nem todas têm a expertise necessária para auxiliar as empresas.

Opiniões dos clientes

Provavelmente, quando você opta por comprar um smartphone ou qualquer outro aparelho eletrônico, costuma avaliar as opiniões dos consumidores e a confiança que a marca tem no mercado, correto?

Então, o mais lógico é utilizar o mesmo raciocínio para escolher uma solução empresarial. Até porque ela será responsável por atender à demanda de muitos funcionários.

Logo, é muito importante avaliar as opiniões dos clientes que já utilizam o sistema de gestão de documentos.

Os sites empresariais costumam apresentar depoimentos de quem já utiliza a ferramenta e o nome das companhias envolvidas. Isso dá mais segurança na hora de optar por um software para o negócio.

Funcionalidades do sistema

Verifique se as funcionalidades da ferramenta atendem às necessidades do dia a dia dos colaboradores.

O mais indicado é optar por uma solução que seja voltada ao seu perfil de negócio, pois ela será capaz de responder melhor às especificidades da atividade.

Também é importante que o sistema tenha uma estrutura fácil de ser utilizada e com um sistema de pesquisa que funcione não apenas pelo nome, mas pelo conteúdo.

Isso dá muito mais agilidade às buscas. Ainda é fundamental considerar o acesso móvel por smartphones ou tablets, pois a característica dá mais praticidade às rotinas.

Alguns softwares também possibilitam a integração com outras ferramentas da empresa, como o ERP, ou disponibilizam funções adicionais.

Isso pode facilitar muito na hora em que a companhia resolver ampliar o uso da tecnologia em suas tarefas.

Além disso, busque uma ferramenta compatível com a maioria dos equipamentos de escâner do mercado.

Para complementar, analise se o sistema faz uma integração com os sites da Receita Federal e Estadual, e se ele segue as regras da legislação.

A medida pode facilitar muito o trabalho da equipe na hora de acessar novas normas burocráticas.

Níveis de segurança

O software será responsável por armazenar dados importantes da sua empresa e dos clientes.

Portanto, é essencial que ele tenha um alto nível de segurança para proteger as informações.

Muitos documentos, como notas fiscais eletrônicas e nota fiscal de serviço eletrônica, carregam dados relacionados aos valores e às atividades exercidas.

Logo, eles devem ser protegidos de pessoas mal-intencionadas. Caso contrário, a companhia poderá ser exposta às sanções do governo ou perder a credibilidade perante os seus clientes.

Por isso, é fundamental que o sistema seja capaz de restringir o acesso a determinadas pastas de arquivos e possibilite a definição de diferentes níveis de permissão de uso dos documentos.

Agora você já sabe por que optar por um sistema de gestão de documentos para a sua empresa. Ele poderá revolucionar o modo que a sua equipe trabalha e levar muito mais eficiência para a companhia. Softwares como o ERP também possuem módulos para gestão de documentos.

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