A destruição de documentos é uma atividade que faz parte da gestão documental de qualquer empresa.
Mas como descartar documentos confidenciais? Como fazer a destruição de documentos corretamente?
Neste artigo, vamos explicar os motivos, os critérios e os métodos para realizar essa tarefa de forma eficiente e segura.
Quando a destruição de documentos se torna necessária?
A destruição de documentos se torna necessária por vários motivos, entre eles:
- Liberar espaço físico para armazenar os documentos que realmente importam;
- Cumprir a legislação que regula o prazo de guarda, descarte e destinação final da documentação;
- Reduzir custos com armazenamento, manutenção, transporte e digitalização, e consequentemente, otimizar o orçamento;
- Proteger a privacidade, considerando que existem documentos com informações confidenciais, sigilosas ou pessoais.
A destruição de documentos administrativos, financeiros e de outra natureza é, portanto, uma prática essencial para a organização e a conformidade da sua empresa.
E como descartar documentos confidenciais? E os demais documentos? Como fazer isso corretamente?
Como fazer a destruição de documentos corretamente?
Para fazer a destruição segura de documentos, existem alguns passos que o responsável deve seguir. Confira!
Entenda a legislação sobre o descarte de documentos
Assim como existe uma lei de descarte de documentos públicos, há outras normas que podem se aplicar ao tipo de documento que você possui em sua empresa.
Cada área de atuação pode ter normas específicas de quais documentos devem ser preservados, por quanto tempo e como devem ser descartados.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece que os dados pessoais devem ser eliminados após o término do seu tratamento, salvo em algumas exceções.
Já o Código Civil determina que os documentos relativos à escrituração contábil devem ser conservados por 10 anos.
Portanto, fique atento à legislação pertinente ao seu segmento e aos seus documentos.
Avalie a tabela de temporalidade
A destruição segura de documentos passa pela avaliação da tabela de temporalidade, instrumento que indica o prazo de guarda e a destinação final de cada documento produzido ou recebido pela empresa.
Ela é elaborada com base na análise do valor dos documentos, que pode ser histórico (relevante para memória e pesquisa), administrativo (útil para as atividades empresariais) ou legal (exigência da legislação).
De acordo com a tabela, os documentos podem ser de guarda:
- Permanente: têm valor histórico ou devem ser preservados indefinidamente por lei, e não devem ser destruídos;
- Temporária: têm valor administrativo ou legal por um período determinado e devem ser destruídos após o vencimento do seu prazo de guarda.
Considerando isso, confira a tabela de temporalidade para entender em que seus documentos se encaixam.
Leia também: Fluxo de documentos: etapas e como fazer na empresa
Defina um método seguro para o descarte
Por fim, a correta destruição de documentos depende de definir um método seguro para o descarte.
Isso significa que você deve escolher uma forma de eliminar os documentos que garanta a sua irreversibilidade, a sua ilegibilidade e a sua inviolabilidade.
Você pode optar pela fragmentação (cortar documentos em pequenos pedaços), incineração (queima de documentos) ou reciclagem.
A escolha depende de alguns fatores, como tipo, quantidade, frequência e natureza de seus documentos.
Ao final, você deve emitir um termo de destruição de documentos, que comprove a realização do descarte e os dados dos documentos destruídos.
Agora que você já sabe como fazer a destruição segura de documentos corretamente, que tal conhecer uma solução que pode facilitar ainda mais a sua gestão documental?
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Leia também: Segurança de documentos: as 10 melhores práticas
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Conclusão
A destruição de documentos é crucial para manter a conformidade, economizar espaço e proteger informações sensíveis.
Ao entender os critérios legais e utilizar métodos adequados, sua empresa pode evitar riscos e garantir a gestão documental eficiente. E para uma gestão documental ainda mais facilitada e moderna, saiba tudo sobre gestão eletrônica de documentos!
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