Reconhecer firma presencialmente sempre foi sinônimo de burocracia: filas em cartório, perda de tempo e custos extras. Mas, com a transformação digital, essa rotina está mudando. Hoje, já é possível reconhecer firma online, sem sair do escritório, graças a iniciativas do Colégio Notarial do Brasil e do Conselho Nacional de Justiça.
Esse avanço traz novas possibilidades para empresas e cidadãos, que podem formalizar documentos de forma mais prática e segura. Ao mesmo tempo, muitas organizações já vão além e substituem o reconhecimento de firma tradicional pelo uso da assinatura digital, solução que agiliza ainda mais os processos.
Neste artigo, você vai entender como funciona o reconhecimento de firma online, o que diz a lei, quais são os benefícios dessa modalidade e em quais situações a assinatura digital pode ser a melhor alternativa.
O que é reconhecimento de firma?
Reconhecer firma é “uma declaração pela qual o tabelião confirma a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento”, conforme definição da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG).
Ou seja, a autoridade confirma que a assinatura daquele documento é exatamente a assinatura da pessoa que o assinou.
Esse processo pode ocorrer de duas formas:
- por autenticidade, quando o signatário assina o documento na presença do tabelião, que atesta imediatamente que a assinatura foi feita por ele. É o método mais seguro e, em alguns casos, é o único aceito por lei;
- por semelhança, quando o tabelião compara a assinatura do documento com a que já está arquivada no cartório. Embora seja mais rápido, esse método é menos rigoroso, pois não exige a presença do signatário no momento do reconhecimento.
Afinal, é possível reconhecer firma online?
Sim. Desde que o Colégio Notarial do Brasil, em parceria com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), lançou a plataforma e-Notariado, tornou-se possível realizar o reconhecimento de firma de forma totalmente digital, com supervisão do tabelião e validade jurídica em todo o país.
Esse processo funciona de maneira semelhante ao presencial, mas com etapas online, incluindo a emissão de um certificado digital notarizado e a validação por videoconferência. Dessa forma, cidadãos e empresas podem autenticar assinaturas sem sair do escritório, mantendo a mesma segurança e confiabilidade do cartório físico.
No entanto, é importante destacar que essa modalidade ainda exige alguns requisitos, como ter assinatura arquivada previamente em cartório e seguir as etapas definidas na plataforma.
Veja, a seguir, como funcionam as duas principais formas de reconhecer firma pela internet: por meio da plataforma e-Notariado ou utilizando um sistema de assinatura eletrônica.
Plataforma e-notariado
Na plataforma e-notariado, o usuário encaminha um documento, o assina digitalmente, e o tabelião faz a validação da assinatura via videoconferência.
O termo de validação é assinado pelos envolvidos usando um certificado digital. Então, o mesmo tabelião atesta a autenticidade das assinaturas em um sistema de blockchain.
Porém, para realizar o serviço no ambiente eletrônico, o usuário já deve ter uma assinatura arquivada em uma ficha de algum dos cartórios disponíveis na plataforma. Se tudo estiver certo, ele poderá, inclusive, enviar o documento final para os destinatários.
Sistema de assinatura eletrônica: substituição do reconhecimento de firma
No sistema de e-signatures, os usuários podem utilizar a assinatura eletrônica ou digital (com certificado digital) para reconhecer firma em diversos documentos, como aditamentos, atestados médicos, contratos de prestação de serviços e muito mais.
Vale destacar que, apesar de a assinatura digital ser a mais segura e indicada, ela tem custo para a emissão individual do certificado. Isso porque todos os envolvidos devem fazer a assinatura por meio de seu certificado digital.
No entanto, o uso da assinatura eletrônica também vale no reconhecimento de firma online em diversos documentos, como em contratos empresariais.
Afinal, ela é considerada pela Lei da Assinatura Digital como um recurso apto a garantir a segurança e comprovar a autenticidade das assinaturas.
Percebe como o uso das ferramentas digitais traz muitos benefícios para as empresas na hora do reconhecimento de firma? A agilidade e a praticidade são apenas algumas delas!
Como reconhecer firma online? Passo a passo
Reconhecer firma online é um processo simples com a plataforma e-Notariado, desenvolvida pelo Colégio Notarial do Brasil. Veja como funciona:
Acesse o site e-Notariado e escolha o perfil “Cidadão ou empresa”;
- Na seção Serviços disponíveis, clique em “Certificado Digital Notarizado” — ele será emitido gratuitamente por um cartório credenciado da sua cidade;
- Preencha o formulário com seus dados, anexe foto e documento pessoal e clique em “Continuar”;
- Informe sua localização, selecione o cartório mais próximo e envie a solicitação;
- Aguarde o contato do cartório, que fará uma videoconferência para confirmar sua identidade;
- Com o certificado emitido, volte ao portal, selecione “e-NOT Assina” e clique em “Comece agora”;
- Faça login com seu certificado, adicione o documento, insira os dados dos participantes e efetue o pagamento (Pix ou cartão);
- Participe da videoconferência com o tabelião para validar as assinaturas;
- O documento autenticado ficará disponível no portal na área “Documentos”.
Alternativa: assinatura eletrônica
Se não houver exigência legal para reconhecimento em cartório, você também pode utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica, que substitui o processo de firma em diversas situações.
Quais são os benefícios de reconhecer firma online?
Reconhecer firma pela internet traz vantagens que vão muito além da praticidade de evitar filas em cartório. O processo online é mais rápido, seguro e acessível, permitindo que empresas e cidadãos formalizem documentos de qualquer lugar.
Além da economia de tempo e custos, a digitalização desse serviço contribui para a redução da burocracia e torna as transações mais eficientes.
1. Praticidade e comodidade
Em um mundo de ritmo acelerado, executar ações em ambiente virtual, inclusive quanto aos documentos, traz mais praticidade e conveniência.
No presente caso, é possível reconhecer firma online a partir do conforto de sua casa ou escritório, sem ter que perder tempo para ir ao cartório pessoalmente e enfrentar filas.
Além disso, essa prática é mais conveniente, pois o usuário pode reunir vários documentos de uma só vez e fazer o reconhecimento na hora em que desejar utilizando um sistema de gestão de assinaturas.
2. Agilidade e eficácia no processo
Trocar a fila no cartório pelo conforto do escritório ou home office não é apenas mais cômodo para o profissional, como também mais rápido e eficaz.
Não há necessidade de esperar o tempo de deslocamento dos documentos ou de atendimento. Tudo é feito com poucos cliques, o que confere agilidade na hora de fechar negócios e dar andamento aos fluxos de trabalho.
3. Menos burocracia
O reconhecimento de firma digital é um processo menos burocrático do que o procedimento tradicional realizado em cartório.
Como você já viu, é mais prático, cômodo e ágil, pois bastam poucos cliques para que o ato seja perfeito. Isso porque não há necessidade de esperar o “vai e vem” do documento ou cumprir as formalidades necessárias quando se faz o reconhecimento de forma presencial.
Vale lembrar que a lei brasileira exige o reconhecimento de firma em poucos documentos, como no caso de compra e venda de imóveis.
Portanto, a burocracia, que já é pouca, pode ser ainda menor, sem deixar de lado a segurança jurídica da transação.
Dica: se você utilizar a assinatura digital em troca do processo de validação do documento via reconhecimento, há ainda menor complexidade.
4. Segurança
Você sabia que reconhecer firma em cartório online ou por meio de um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas pode realmente trazer mais segurança ao processo?
No caso da plataforma e-Notariado, o tabelião agenda uma videoconferência para confirmar a autoria do documento de forma imediata e usa a tecnologia blockchain. Portanto, não há como fraudar o processo, e o reconhecimento fica gravado e armazenado eletronicamente.
Já no caso do uso da plataforma de assinatura eletrônica para substituir o reconhecimento, vale lembrar que as assinaturas digitais, feitas com o uso do certificado digital, contam com criptografia de chave assimétrica, um alto padrão de segurança.
Ou seja, nos dois casos, há prevenção de fraude, acesso indevido e modificações não autorizadas.
5. A distância entre as partes não é um problema
Um dos maiores desafios relacionados à assinatura de documentos é a distância entre as partes. No passado, o reconhecimento de firma só podia ser feito pessoalmente, o que é um grande problema logístico e uma perda de tempo considerável.
Mas você viu que tem como reconhecer firma pela internet, o que supera o problema da localização. Isso significa que não importa mais se os funcionários estão em trabalho remoto ou se o parceiro comercial é de outro estado.
O novo método facilita a assinatura por pessoas em diferentes lugares.
6. Sustentabilidade
Por fim, o último benefício do reconhecimento de firma digital é a sustentabilidade. Como ele pode ser feito por videoconferência, não há necessidade de gastos com impressão de documentos, o que evita o consumo de papel, e nem deslocamentos, o que evita a emissão de gases poluentes.
Reconhecimento de firma online: o que diz a lei no Brasil
O reconhecimento de firma tem respaldo legal no país e, desde 2020, passou a contar também com meios eletrônicos. A base jurídica está na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), responsável por garantir a autenticidade, integridade e validade de documentos eletrônicos.
Além disso, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) regulamentou a utilização de plataformas digitais, como o e-Notariado, permitindo que atos notariais sejam realizados à distância, com certificação e videoconferência supervisionada por um tabelião.
A jurisprudência também reforça a legalidade. Em 2018, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu que contratos assinados digitalmente têm plena validade jurídica, desde que sejam utilizados certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras.
Em resumo, a lei garante que tanto o reconhecimento de firma online via cartório eletrônico quanto a assinatura digital com certificado ICP-Brasil possuem a mesma validade de uma assinatura feita presencialmente em papel e com firma reconhecida.
Reconhecer firma online: dúvidas frequentes
No cartório online, reconhecer firma se tornou uma possibilidade, certo? Mas, neste caso, qual o valor cobrado para reconhecer firma em cartório? E será que é possível realizar este reconhecimento por semelhança?
Há ainda outras dúvidas que podem aparecer, e explicamos algumas delas a seguir!
Qual o valor para reconhecer firma online?
Na hora de reconhecer firma online, o valor pode variar de um estado para o outro. No entanto, o custo é o mesmo do serviço presencial e varia entre R$ 5 e R$ 20. O pagamento, como visto, é feito diretamente na plataforma.
Posso fazer reconhecimento de firma por semelhança online?
Até o momento, o reconhecimento de firma por semelhança não pode ser realizado pela internet. No entanto, você pode optar por reconhecer firma por autenticidade online.
O que é necessário para reconhecer firma online?
Para que o reconhecimento de firma digital seja realizado, o usuário precisa:
- Obter o certificado digital notarizado, sem custos, no próprio portal do e-notariado;
- Preencher o formulário com os dados, inclusive enviando uma foto;
- Criar um fluxo de assinaturas e acessar o sistema com o certificado digital emitido para enviar o documento que terá a firma reconhecida;
- Efetuar o pagamento da taxa.
Além desta possibilidade de reconhecer firma em cartório online, o usuário pode utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas para substituir essa prática e ganhar ainda mais agilidade.
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Com essa ferramenta que centraliza toda a gestão de assinaturas eletrônicas em documentos, os usuários podem utilizar os certificados A1 e A3 para assinar contratos, procurações e acordos financeiros.
Tudo sem sair de casa, com poucos cliques, alto padrão de segurança e validade jurídica que substitui o reconhecimento de firma!
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Conclusão
Com a transformação digital invadindo os órgãos públicos e instituições burocráticas, como os cartórios, já é possível reconhecer firma online.
Além de evitar a burocracia e manter a segurança da transação, a medida proporciona eficácia e agilidade para os fluxos de trabalho das empresas. Afinal, não é preciso mais perder tempo com idas ao cartório.
Porém, há outras alternativas ao reconhecimento de firma online, como o uso das plataformas de assinatura eletrônica.
Com o advento da Lei da Assinatura Digital, as normas dão amparo legal ao uso dessas ferramentas em diversas ocasiões, inclusive para substituir essa prática.
Por isso, muitas organizações optam por ter esses sistemas em sua rotina, garantindo assim mais rapidez na hora de fechar negócios e gerir documentos. Saiba como escolher um sistema de gestão de assinaturas!
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