Como funciona entrevista online? 10 dicas para aplicar no RH

Você sabe como funciona entrevista online? 

Essa modalidade de entrevista de emprego utiliza ferramentas digitais, como videoconferência, chat ou e-mail, para realizar a comunicação entre o recrutador e o candidato.

Essa tendência vem ganhando cada vez mais espaço no mercado de trabalho, uma vez que os modelos de trabalho remoto e híbrido cresceram vertiginosamente.

Mas como fazer uma entrevista online pelo celular ou pelo notebook? Como é feito o processo seletivo online? Quais são os cuidados e as dicas que os recrutadores devem seguir para realizá-la da melhor forma?

Neste artigo, vamos responder a essas perguntas e apresentar 10 dicas para aplicar no RH da sua empresa. Confira!

Como funciona entrevista online?

A entrevista de emprego online funciona de forma semelhante à entrevista presencial, mas com algumas diferenças e particularidades. 

Ela pode ser realizada de diferentes formas, como:

• Entrevista por e-mail: é uma forma mais assíncrona e menos dinâmica, pois depende do envio e do recebimento de mensagens eletrônicas entre o recrutador e o candidato. Ideal para enviar instruções, documentos ou questionários;
• Entrevista por videoconferência: é a forma mais comum e mais próxima da entrevista presencial, pois permite a interação em tempo real entre o recrutador e o candidato. Depende do uso de ferramentas como Skype, Zoom e Google Meet;
• Entrevista por chat: é uma forma mais simples e menos interativa, pois utiliza apenas o texto para a comunicação. É ideal para tirar dúvidas, confirmar dados ou fazer perguntas rápidas. É comum que seja uma entrevista online pelo celular, pois as ferramentas mais utilizadas são WhatsApp, Telegram e Messenger.

Além da forma, como é feito o processo seletivo online? Vamos conhecer as etapas!

Etapas de uma entrevista de emprego online

Independentemente da forma escolhida, a entrevista online deve seguir algumas etapas básicas, como:

1. Planejamento: o recrutador define objetivo, formato, roteiro, tempo e critérios da entrevista online, e escolhe a ferramenta e o canal de comunicação mais adequados para a realização da entrevista;
2. Convocação: o profissional do RH entra em contato com o candidato para informar data, horário, link e orientações para a participação na entrevista;
3. Preparação: o recrutador e o candidato se preparam para a entrevista online, verificando conexão de internet, funcionamento dos equipamentos, ambiente e visual adequados;
4. Execução: é a realização da entrevista de emprego online conforme o roteiro e as regras estabelecidas. É preciso saber como se portar em uma entrevista online e manter uma postura profissional, cordial e empática para extrair e transmitir as informações mais relevantes para a avaliação;
5. Avaliação: o recrutador analisa o desempenho e o perfil do candidato, com base nas respostas, competências e evidências apresentadas na entrevista online, e compara com os requisitos e as expectativas da vaga;
6. Feedback: por fim, o resultado da entrevista é comunicado ao candidato, e ele será informado sobre os próximos passos ou sobre a decisão final. É também o momento de dar dicas para a melhoria.

Leia também: 8 rotinas do departamento pessoal e como organizá-las

Agora que você entendeu como funciona entrevista online, deve estar se perguntando as melhores práticas para sua empresa adotar, certo?

Separamos algumas dicas para entrevista de emprego online!

10 dicas para realizar uma entrevista online da melhor forma

Não só o candidato, mas o recrutador precisa aprender como se preparar para uma entrevista online, certo?

Pensando nisso, separamos algumas dicas para que este processo ocorra da melhor maneira possível. Confira!

1. Realize testes previamente

O primeiro passo ao aprender como fazer uma entrevista online é saber que tudo deve estar funcionando corretamente, certo? 

O recrutador deve verificar se:

• A conexão de internet está estável e rápida;
• O equipamento está carregado, atualizado e configurado;
• O canal de comunicação está aberto, disponível e confirmado;
• A ferramenta (Meet, Zoom, Skype, WhatsApp, Telegram etc.) está instalada e ativa, com o login pronto.

Se possível, faça um teste com o candidato antes da entrevista para garantir que ele também está preparado.

2. Estude sobre o perfil do candidato

Mais do que saber como funciona entrevista online, o profissional de RH deve conhecer o perfil do candidato antes do encontro. Isso serve também para as entrevistas presenciais.

Portanto, leia o currículo do candidato, pesquise sobre ele nas redes sociais e consulte seu histórico no banco de currículos da empresa, se houver.

Essas informações podem ajudar você a elaborar perguntas mais pertinentes, personalizadas e assertivas para a entrevista online.

3. Defina e siga um roteiro

Uma das mais importantes dicas para entrevista de emprego online é definir e seguir um roteiro com os principais tópicos e perguntas que você quer abordar com o candidato. 

Este documento pode conter uma apresentação da entrevista para quebrar o gelo, a etapa das perguntas sobre formação, experiência, competências, motivações e expectativas do candidato, e o momento de tirar dúvidas que ele tem sobre a vaga e a empresa.

Mas o roteiro deve ser flexível e adaptável, de acordo com o perfil do candidato e o andamento da entrevista, ok? Ele é apenas um guia para que o recrutador não se perca.

4. Conte com uma boa conexão de internet

Quando falamos sobre como funciona entrevista online, uma das etapas é a preparação. Naquele momento, o recrutador deve verificar, entre outras coisas, a qualidade da conexão de internet.

Afinal, ela interfere na transmissão e na comunicação com o candidato. 

Por isso, é essencial que você conte com uma boa conexão de internet, que seja estável e rápida, para evitar quedas, travamentos ou atrasos na entrevista online.

Quer algumas dicas?

• Use o cabo de rede em vez de wi-fi;
• Escolher um plano de internet adequado à sua demanda;
• Utilizar um roteador ou um repetidor de sinal, se necessário;
• Tenha um plano B para fazer a entrevista online pelo celular a partir dos dados móveis.

5. Pense no seu visual

Assim como o candidato busca saber como se preparar para uma entrevista online, o recrutador também precisa ter a mesma preocupação. 

E isso inclui o seu visual, que deve transmitir uma imagem profissional, confiante e respeitosa para o candidato. 

Por isso, é essencial que o profissional do RH pense em um visual adequado para a ocasião. Optar por roupas formais e discretas é um bom primeiro passo.

Lembre-se de que o seu visual deve combinar com o seu estilo, com a sua personalidade e com a cultura da empresa, mas sem comprometer a sua credibilidade e a sua autoridade na entrevista online.

6. Atente-se ao local escolhido e enquadramento

Além do seu visual, outro aspecto que pode influenciar na impressão que você passa para o candidato é o local escolhido e o enquadramento da câmera. 

Por isso, é importante que você se atente ao espaço escolhido e ao enquadramento. 

Busque um ambiente organizado, confortável, silencioso e bem iluminado, e uma posição que favoreça a sua comunicação. 

A câmera na altura dos olhos e em uma distância adequada do rosto é um bom enquadramento.

Assim, você evita incidentes que podem atrapalhar a entrevista online ao mesmo tempo em que transmite uma sensação de seriedade, confiança e profissionalismo.

7. Feche abas extras e evite notificações externas

Após saber como funciona entrevista online, uma das preocupações comuns dos recrutados são as interferências externas, como notificações de aplicativos de colaboração.

Por isso, uma dica importante é evitar esses inconvenientes que podem atrapalhar ou interromper a entrevista online. 

É recomendável que você feche as abas extras que não têm relação com a entrevista e silencie as notificações de aplicativos e smartphone.

Avise as pessoas de sua convivência (no caso de home office) ou os colegas de trabalho sobre a realização da entrevista naquele momento para manter o foco e o interesse no candidato.

8. Seja empático e cordial com o candidato

O que devo falar em uma entrevista de emprego online? O que não fazer em uma entrevista de emprego online?

Essas são preocupações comuns dos candidatos ao se submeterem a processos seletivos online. Soma-se a elas o nervosismo com um possível novo trabalho.

Para estabelecer uma conexão com o candidato e deixá-lo mais à vontade, é fundamental que o recrutador seja empático e cordial.

É um desafio, porque se trata de uma entrevista de emprego online, sem contato físico e com comunicação não verbal limitada. 

Mas um bom recrutador sabe como se portar em uma entrevista online para criar um clima de confiança, respeito e simpatia.

Cumprimentar o candidato pelo nome, fazer perguntas para quebrar o gelo, ouvi-lo atentamente e demonstrar interesse, dar feedbacks positivos, e encerrar a entrevista com agradecimentos e o desejo de boa sorte é um bom começo.

9. Faça anotações ao longo da entrevista

Dentre as dicas para entrevista de emprego online, estão as anotações ao longo da entrevista, sem que o candidato perceba ou se incomode. 

Elas são úteis para registrar as informações mais importantes, as impressões mais marcantes ou as dúvidas mais frequentes que surgirem durante a entrevista. 

Aproveite que você possui um notebook em mãos e utilize os recursos tecnológicos que ele proporciona. Se achar interessante, use critérios, escalas ou pontuações para auxiliar na avaliação e na comparação das anotações.

Com elas, o recrutador consegue se lembrar e analisar melhor o desempenho e o perfil do candidato na entrevista.

10. Avalie competências necessárias

A entrevista online é uma ótima oportunidade para avaliar as competências necessárias para a vaga e para a empresa, que podem ser técnicas ou comportamentais. 

Mas como fazer isso? Aqui vão algumas dicas para entrevista de emprego online no que tange a avaliação de competências:

• Defina as competências necessárias para a vaga e para a empresa conforme o perfil e as expectativas desejados;
• Elabore perguntas específicas, que verifiquem o nível, a aplicação e a atualização das competências técnicas do candidato;
• Elabore perguntas situacionais, que avaliem o comportamento, a reação e a solução do candidato diante de cenários hipotéticos ou reais;
• Observe expressões faciais, gestos, tom de voz e linguagem corporal do candidato, que podem indicar o seu grau de confiança, entusiasmo, sinceridade e interesse na entrevista.

Com essa avaliação, é possível identificar os candidatos mais qualificados e alinhados com a vaga e com a organização.

Pronto. Agora você sabe como funciona entrevista online. Mas seria ela a única medida para tornar o RH da sua empresa mais produtivo?

Como tornar o setor de RH da sua empresa mais produtivo?

A entrevista online contribui para a produtividade do RH, pois permite que você realize o processo de recrutamento e seleção de forma mais ágil, eficiente e econômica.

Mas ela não é a única forma de otimizar o setor. Existem outras formas de otimizar e inovar as rotinas e os processos do RH, como:

• Automatizar tarefas repetitivas, burocráticas e demoradas, como cálculo de folha de pagamento e controle de ponto, por meio de softwares de gestão de pessoas;
• Integrar os dados e as informações de diferentes áreas e processos, como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, com o uso de sistemas de informação;
• Analisar os indicadores de RH e as métricas, como turnover, absenteísmo e satisfação dos colaboradores por meio de ferramentas de business intelligence, analytics e dashboards;
• Incentivar a participação e a colaboração dos colaboradores, como sugestões, ideias e feedbacks com o uso de ferramentas de comunicação interna, de gamificação e de redes sociais corporativas;
• Digitalizar os documentos e os arquivos do RH, como contratos de trabalho e termos por meio de ferramentas de armazenamento em nuvem, de assinatura eletrônica e de gestão documental;

Como acabamos de ver, mais do que saber como funciona entrevista online, você deve investir em outras práticas para otimizar o RH.

E uma das formas de ganhar produtividade é usar a assinatura eletrônica, que permite a assinatura de documentos digitais com validade jurídica, de forma rápida, segura e sustentável.

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A assinatura eletrônica é uma solução ideal para o RH, que precisa assinar diversos documentos com frequência, como contratos de trabalho, termos de confidencialidade, fichas cadastrais, e que quer economizar tempo, dinheiro e recursos.

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma de assinatura eletrônica que oferece diversos benefícios para o RH da sua empresa, como:

• Facilidade de uso: assine seus documentos de forma simples e intuitiva, pelo computador, tablet ou smartphone;
• Agilidade e praticidade: bastam poucos minutos para assinar um documento, sem precisar imprimir, escanear, enviar ou arquivar os documentos físicos;
• Economia e sustentabilidade: a assinatura eletrônica economiza tempo papel, tinta, impressão e envio, além de contribuir para a preservação do meio ambiente;
• Segurança e confiabilidade: os documentos empresariais são assinados com total segurança e confiabilidade, pois a plataforma utiliza criptografia, certificação digital e biometria para garantir a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade das assinaturas.

Saiba tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ela pode ajudar o RH da sua empresa a se tornar digital!

Conclusão

Compreender como funciona uma entrevista online é essencial para o sucesso do processo seletivo no ambiente digital. 

As 10 dicas apresentadas aqui fornecem um guia sólido para recrutadores e os ajuda a se preparar e conduzir entrevistas de maneira eficaz. 

Além disso, a adoção de tecnologias como a assinatura eletrônica pode otimizar ainda mais os processos de RH ao torná-los ágeis, eficientes e sustentáveis. Que tal transformar seu setor em um RH digital?