Como organizar uma frota de caminhões? Confira 13 dicas!

Equipe TOTVS | 20 abril, 2022

Você sabe como organizar uma frota de caminhões para otimizar sua gestão logística? Esse é um problema comum para diversas empresas, sejam transportadoras ou varejistas que mantêm seu próprio transporte.

Manutenção, combustível, rastreamento, melhor veículo: tudo isso faz parte do controle de frota. Como planejar todos esses fatores? O que considerar? Afinal, como se faz a gestão de uma frota?

Para jogar luz ao tema, falamos um pouco sobre a frota de caminhões no Brasil e a importância de saber como organizar uma frota de caminhões. 

Na sequência, separamos 13 dicas para gerenciamento de frotas, os indicadores importantes para o controle de frota e outros pontos.

Vamos lá?

Um panorama sobre as frotas de caminhões no Brasil

Para saber como organizar uma frota de caminhões, o gestor deve entender o contexto em que está inserido. 

A Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) traz muitas informações sobre a frota vigente em um único painel. É o RNTRC em números,

RNTRC é a sigla para Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas. Esse registro foi instituído pela Lei nº 11.442/2007 e é obrigatório para transportadores rodoviários remunerados de cargas.

De acordo com o Painel do RNTRC, a frota de caminhões no Brasil é imensa, como você verá na imagem abaixo. 

A frota vigente reúne 2.543.329 de veículos (não só caminhões), espalhados da seguinte forma:

  • Cooperativa de Transporte Rodoviário de Cargas (CTC): 33.552
  • Transportador Autônomo de Cargas (TAC): 935.316
  • Empresa de Transporte Rodoviário de Cargas (ETC): 1.574.461

A seguir, você consegue visualizar o total dos veículos considerando as diferentes categorias:

A idade média da frota é de 14,69 anos. 

Quando consideramos os TACs, a idade média é 21,56. Os veículos mais jovens estão com as ETCs, com idade média de 10.61.

De acordo com o Ministério da Infraestrutura, a extensão total da malha rodoviária federal é de 75.553 mil km, sendo que 87% das rodovias são pavimentadas, e 13% não são. 

Como organizar uma frota de caminhões no Brasil para encarar as vias não pavimentadas? Considerando esse grande volume de transporte rodoviário, como cuidar de uma frota de caminhões? 

Os riscos de acidentes são grandes, assim como os custos com combustíveis e manutenção. Esses desafios apontam para a grande necessidade de o gestor aprender como controlar a frota de veículos.

Qual a importância de fazer o gerenciamento de uma frota de caminhões?

O bom gerenciamento de uma frota de caminhões, baseado em planejamento e controle dos processos relacionados, dá ao gestor informações precisas sobre sua frota. Dessa forma, ele consegue resolver problemas com rapidez, economizar e tomar decisões mais certeiras.

Será que os motoristas estão dirigindo com eficiência? Quais são as melhores rotas para determinado local? O estado dos veículos está interferindo no tempo de transporte?

Essas perguntas conseguem ser facilmente respondidas quando se aprende como organizar uma frota de caminhões. 

E você sabe como fazer isso? Apresentamos algumas dicas para gerenciamento de frotas a seguir.

Como organizar uma frota de caminhões?

Imagine que você adota um checklist de controle de frota. Com ele, consegue verificar as principais questões sobre seus veículos antes de colocá-los em trânsito. 

Essa é uma ótima medida para controle de manutenção de frota, sem dúvidas. Esse checklist pode ser usado para outras finalidades, como escolher o tipo de veículo para determinada operação.

Mas essa é apenas uma ação interessante quando se aprende como controlar uma frota de veículos. 

Pensando em te dar mais ferramentas para essa gestão, apontamos 13 dicas para o gerenciamento de frotas.

1. Conte com um plano de negócios

O plano de negócios é uma ferramenta em que você reúne informações sobre toda a atividade da frota de caminhões e então traça as melhores ações para atingir os objetivos propostos.

Para elaborar um bom plano, você precisará de informações sobre os veículos, os custos com a frota (inclusive de pessoal) e outros dados.

A partir desses dados, poderá identificar e prever problemas, e pensar em novas soluções para fazer uma boa gestão de frotas. 

2. Entenda sua cadeia de suprimentos

O transporte de mercadorias é apenas uma etapa do supply chain (cadeia de suprimentos). Cada cadeia de suprimentos possui suas particularidades, como carga, equipamentos, processos e logística.

Por isso, estude a fundo seu contexto para saber as melhores práticas logísticas para ele.

3. Faça o controle de custos

O gerenciamento de custos é de extrema importância na hora de realizar a gestão de uma frota de caminhões. Inclusive, adotar uma solução tecnológica para esta finalidade é uma forma de organizar os gastos e ter visibilidade sobre eles.

Ao realizar o controle de custos, o gestor consegue mensurar o seu impacto nos resultados. 

Custos por viagem ou por motorista, assim como com manutenção, combustível e pedágio – tudo deve ser avaliado. A partir de uma boa análise, é possível encontrar oportunidades de economia.

4. Estude qual o melhor tipo de veículo para sua operação

Nós acabamos de falar sobre a importância de conhecer sua cadeia de suprimentos, certo? A partir desse conhecimento, você consegue definir suas prioridades na operação e fazer escolhas mais acertadas.

Uma dessas escolhas envolve o melhor tipo de veículo para seu negócio. Temos inúmeros modelos de caminhão, como mostramos nos dados da frota de caminhões no Brasil.

Portanto, saiba escolher seus veículos e, consequentemente, estabeleça as rotinas mais adequadas para manter sua frota em dia. 

5. Invista na capacitação dos motoristas

Você sabia que existem técnicas de direção para reduzir o consumo de combustível? Há também técnicas de direção defensiva para evitar acidentes.

Ter motoristas capacitados é ter profissionais que conhecem essas técnicas e os veículos que dirigirão, bem como as normas da transportadora, as leis de transporte de carga e de trânsito. 

Por isso, invista na capacitação dos profissionais, mantenha um diálogo aberto com eles e compreenda suas demandas. Assim, eles poderão auxiliar significativamente na gestão de frotas.

6. Avalie a possibilidade de terceirização

Certos tipos de negócios possuem operações de transporte mais pontuais. Outras empresas possuem uma ótima operação logística, mas optam por terceirizar a etapa de transporte.

Essa terceirização pode ser vantajosa para seu negócio, e é preciso avaliar essa possibilidade. Na hora dessa análise, considere sempre o custo-benefício.

7. Faça a checagem de produtos

A checagem de produtos antes da saída dos veículos da garagem é importante para evitar problemas comuns no transporte, como extravios e roubos que podem acontecer interna e externamente.

8. Atente-se à manutenção preventiva

Imagine que você fez uma venda enorme para outro estado e preparou toda a sua operação para entregar a mercadoria no dia acordado. 

Sua frota sai da garagem e, três horas depois, um dos motoristas liga para o escritório avisando que está com problemas no motor. Já pensou no transtorno que você enfrentará? Cliente ligando, motorista aflito, seguro acionando mecânico…

Fazer a manutenção preventiva da frota pode reduzir o número de ocorrências deste tipo. Ela envolve troca de óleo, inspeção de pneus, rodízio, escolha de combustível, itens de segurança e muito mais.

9. Faça o correto gerenciamento dos pneus

O gerenciamento dos pneus envolvem o período ideal para o rodízio, o momento de troca e reforma e as práticas que reduzem o desgaste.

Saber fazer essa gestão é importante para manter a segurança dos veículos da frota e para detectar a origem de problemas e gastos desnecessários.

10. Atente-se ao combustível usado

O controle de manutenção de frota envolve também o combustível utilizado pelos veículos.

De maneira simples, um combustível de qualidade aumenta a performance do motor, permite que o veículo rode por mais tempo e prolonga a vida útil das peças. 

Portanto, saiba bem onde estão os postos confiáveis que comercializam combustíveis seguros. 

11. Faça o rastreamento da sua frota de caminhões

Você realiza o monitoramento da localização dos seus veículos?

Rastrear a carga e acompanhar a jornada dos motoristas traz uma série de informações relevantes para o gestor, como total de horas percorridas e tempo de descanso. Esses dados são fundamentais para garantir a saúde dos profissionais.

Além disso, é uma forma de dar mais segurança ao transporte.

12. Analise seus processos frequentemente

Por que determinado atraso ocorreu? O veículo que foi danificado é o mesmo que não passou por manutenção preventiva?

Cada atividade na gestão de frota é repleta de tarefas. Analisar os processos do início ao fim, principalmente com auxílio da tecnologia, dá maior visibilidade sobre a operação. E isso deve ocorrer frequentemente!

Com os dados em mãos, o gestor consegue ver lacunas e falhas mais rapidamente. Assim, pode atuar para corrigi-las e melhorar a performance da operação.

13. Invista no planejamento de rotas

Planejar rotas é delimitar os melhores percursos para seus veículos, com o fim de diminuir o tempo de transporte e os custos.

Para isso, o gestor deve conhecer as restrições de seus clientes, como ordem de recebimentos e horários. Ao mesmo tempo, deve avaliar os caminhos com melhores condições para atingir os objetivos deste planejamento.

Portanto, invista em planejamento de rotas, especialmente com auxílio da tecnologia.

Nova call to action

Quais indicadores acompanhar para a gestão de uma frota de caminhões?

Com essas 13 dicas para gerenciamento de frotas, o gestor conseguirá planejar e executar melhor suas operações de transporte.

Para que isso aconteça, é importante avaliar as atividades da operação por meio de indicadores de performance.

Os chamados Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs – Key Performance Indicator) dão ao gestor uma visão macro dessa operação. Assim, é mais fácil saber como organizar uma frota de caminhões com eficiência.

Apresentamos a seguir os principais indicadores de performance para ficar de olho ao realizar o controle de frota: 

  • Custos com manutenção: envolve média de manutenções por veículo ou motorista e o custo médio delas.
  • Ciclo de vida do veículo e depreciação: importante para saber o momento de substituir o veículo sem prejuízos.
  • Satisfação do cliente: indicador que se liga ao cumprimento do prazo de entrega das mercadorias, número de extravios e avarias etc.
  • Consumo de combustível: conhecimento sobre consumo médio de diesel por veículo ou motorista, km/litro, preço médio do litro de diesel etc.
  • Incidência de multas e sinistralidade: engloba variáveis, como valor médio por multa, média de multas por motoristas, média de acidentes por ano/local/horário etc.

Entendeu como controlar frota de veículos a partir do uso de indicadores? Esse é um passo importante para otimizar sua gestão logística.

Outro passo é utilizar a tecnologia, seja um sistema de gestão de frotas ou uma planilha controle de frota. Mas será que é possível fazer o controle de frota Excel?

É possível fazer o controle de frota no Excel?

O uso da tecnologia facilitou a vida dos gestores, que aprenderam como organizar uma frota de caminhões por meio de soluções que otimizam a sua rotina.

No caso da planilha controle de frota, ela é indicada apenas para empresas que possuem poucos veículos. 

A grande vantagem do controle de frota Excel é o baixo custo e a alta possibilidade de customização da ferramenta. 

Porém, se você possui uma transportadora com dezenas de veículos, o controle de frota via Excel pode não ser suficiente. 

Neste caso, um sistema de gestão de frotas, que apresenta outras funcionalidades, como o planejamento de rotas, é mais indicado. 

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Um sistema de gestão de frotas específico para planejamento de rotas. Esse é o TOTVS Planejamento de Rotas, cujo foco é otimizar a gestão de entregas utilizando mapas completos dos trajetos.

Criada pela maior empresa de tecnologia do Brasil, a ferramenta proporciona a redução de até 30% dos custos de entrega.

Veja um breve vídeo que traz um panorama do TOTVS Planejamento de Rotas:

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  • Análise de pontos de entrega de acordo com a seleção de pedidos;
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  • Visão clara das rotas planejadas;
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É ou não é uma boa ferramenta para ajudar você no controle de frota? Assim, você saberá como organizar uma frota de caminhões de forma mais otimizada!

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Conclusão

Antes de aprender como organizar uma frota de caminhões, o gestor deve saber sua importância para a gestão logística.

De maneira simples, ao ter dados sobre a frota, é possível tomar melhores decisões. É neste contexto que aparecem nossas dicas para gerenciamento de frotas.

Fazer manutenção preventiva, controle de custos e rastreamento da frota são algumas práticas interessantes, assim como utilizar uma tecnologia inteligente, como o TOTVS Planejamento de Rotas.

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