No varejo, contar com um cadastro de produtos eficiente é essencial para reduzir falhas durante o processo. Inserir dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, implica em um custo alterado do item.
Gargalos como esse, que parecem pequenos, quando somados, podem trazer um enorme prejuízo ao PDV.
E se você tem uma loja, é fundamental prestar muita atenção nessa tarefa.
Afinal, fazer o cadastro das suas mercadorias com segurança é uma atividade que toda loja precisa levar a sério.
Portanto, caso queira saber como fazer o cadastro de itens, continue a leitura deste artigo, pois preparamos um conteúdo completo sobre esse assunto!
Afinal, o que é o cadastro de produtos?
O cadastro de produtos é o processo de inclusão, no sistema utilizado pela varejista, das mercadorias que serão vendidas. Ou seja, é a forma de registrar todos os itens que estão disponíveis para comercialização.
Esse cadastro serve para diversas áreas da loja, desde a parte administrativa até a área de marketing.
Na administração, ele permite que a gestão da loja fique ciente das mercadorias disponíveis para venda e seus respectivos preços.
Já para a área de marketing, o cadastro de mercadorias é fundamental para a elaboração de campanhas e promoções.
E, na área de vendas, principalmente, é uma questão básica. Afinal, o vendedor precisa estar ciente das características do item para oferecer a melhor experiência de compra ao cliente.
Cadastro de produtos: como funciona?
O cadastro de produtos é composto por diversas informações que, juntas, permitem a identificação do item.
Portanto, ele funciona da seguinte maneira: primeiro, o lojista insere as informações básicas sobre o item, como nome do produto, categoria em que ele se insere e preço unitário.
Depois disso, são cadastradas as informações mais específicas, como tamanho, peso, modelo e cor.
Outra parte essencial desse cadastramento é a correta tributação dos produtos, que deve ser realizada de acordo com a tabela do governo. Muitas vezes, apenas um item envolve mais de um imposto.
Por fim, é cadastrado o estoque mínimo e máximo do produto, ou seja, a quantidade limite para que o lojista saiba quando precisar repor ou parar de repor o item. Assim, se estabelece a quantidade disponível para venda.
Qual a importância do cadastro de produtos no varejo?
O cadastro de produtos é importante para o varejo por diversos motivos. Mas, principalmente, porque ele sistematiza a organização dos produtos dentro da loja.
Além disso, o cadastro de produtos é crucial para a área fiscal da loja, já que garante que todos os itens sejam incluídos com as devidas informações para tributação.
Outro motivo pelo qual esse cadastro é tão essencial para o varejo, é que ele ajuda na hora da venda, como falamos. O vendedor precisa estar ciente das características do produto para oferecer a melhor experiência de compra ao cliente.
O cadastro de mercadorias evita erros, garante a boa gestão dos itens e, consequentemente, contribui para o sucesso do varejo.
E é por essa razão que qualquer loja, independentemente do porte, precisa se preocupar com essa etapa.
9 erros para evitar no cadastro de seus produtos
Alguns erros são comuns na hora do cadastramento e podem causar problemas para a loja. Então, quais são as falhas que você precisa evitar para não ter problemas no seu estoque? Confira:
- Cadastrar produtos com informações fiscais erradas;
- Não cadastrar todos os itens disponíveis para venda;
- Colocar os valores de vigência do NCM errados;
- Cadastrar apenas parte das informações sobre o produto;
- Deixar as informações cadastrais desatualizados;
- Não fazer um cadastro único e gerar duplicidade no item;
- Incluir tributação incorreta, gerando diferenças no recolhimento;
- Colocar apenas parte das informações sobre o produto;
- Não cadastrar o estoque mínimo e máximo;
- Deixar de considerar produtos com promoções e descontos.
Como melhorar o cadastro de produtos?
Cadastrar produtos é de grande importância na gestão de compra e venda de uma loja.
A partir desse registro, juntamente à coleta de dados, é que se pode ter um bom controle de estoque e, então, tomar decisões estratégicas e melhores.
Como começar, então, a fazer um cadastro dos produtos correto? Alguns das boas práticas para isso envolvem:
- Escolha um colaborador responsável pelo cadastro;
- Adquira uma ferramenta de validação fiscal;
- Cadastro mercadológico: sistema de contagem;
- Faça a separação de produtos e padronização dos itens
- Use o código de barras para identificação;
- Identifique o estoque mínimo e o máximo;
- Monitore quando houver baixa de estoque;
- Atualize e revise periodicamente todos os itens;
- Atenção ao cadastro de produtos no e-commerce
A seguir, vamos falar um pouco sobre cada uma delas.
1. Escolha um colaborador responsável pelo cadastro
O primeiro passo para cadastrar os produtos de forma correta é escolher o colaborador responsável pelo cadastro.
Isso se dá porque, como vimos, esse registro envolve diversas informações — algumas mais técnicas, outras mais operacionais — e a pessoa que vai cadastrar deve ter o perfil adequado para isso.
Por exemplo, se um colaborador for cadastrar produtos para uma loja que vende itens de informática, ter conhecimento técnico sobre eles vai fazer toda a diferença.
Dessa forma, ele será capaz de cadastrar as especificações dos produtos corretamente.
2. Adquira uma ferramenta de validação fiscal
Outra boa prática na hora de cadastrar produtos é a aquisição de uma ferramenta de validação fiscal. Além de serem complexos, os tributos mudam constantemente.
E são esses valores que podem, inclusive, fazer com que o custo do produto seja alterado. O cadastro dos produtos precisa considerar algumas informações fiscais, como o valor do ICMS, o PIS e a COFINS.
Vale lembrar que o preenchimento de dados de forma errada pode gerar problemas para a loja, como diferenças no recolhimento dos impostos.
Por isso, é fundamental ter uma ferramenta que ajude nessa validação, garantindo que todos os dados estejam corretos.
3. Cadastro mercadológico: sistema de contagem
O cadastro mercadológico é um sistema de cadastro de itens que os separa em famílias. Mas o que são famílias de mercadorias? Trata-se da natureza de uma mercadoria, como bebidas, produtos de limpeza, entre outros.
Essa abordagem impacta no momento do inventário de estoque, conhecido como o método de contagem de produtos, uma atividade mandatória para a gestão de estoque.
Ao implementar o cadastro mercadológico, é possível fazer o inventário parcial, que consiste na contagem de uma categoria de produtos específica.
Sua aplicação reduz despesas em relação ao inventário total, principalmente por não existir paralisação das atividades para a contagem.
4. Faça a separação de produtos e padronização dos itens
Uma das formas de melhorar o cadastro de produtos na sua empresa é realizar a categorização dos itens. Quanto mais específico isso for, melhor será a organização. No entanto, você não deve esquecer de padronizar esse processo.
Deste modo, é possível criar uma árvore mercadológica bem estruturada, que consiste justamente no agrupamento de produtos que tenham afinidades entre si ou que sejam complementares.
Ao criar uma padronização, certifique-se de ter um critério, seja por grupo, setor ou natureza do produto.
O ideal é que todos os produtos cadastrados sejam separados por categorias, como bebidas, itens de higiene pessoal, alimentos e outros.
E uma forma de garantir um cadastro padronizado é adquirindo um sistema de gestão de cadastros. Assim, fica mais fácil cadastrar os produtos e melhorar a busca por eles.
5. Use o código de barras para identificação
Um dos fatores essenciais no cadastro é o código de barras. Ele caracteriza uma metodologia competente para administração de estoque e registro confiável de mercadorias.
Com uma sequência única de números, são identificados não somente produtos em si mas também documentos, cargas, unidades logísticas, entre outros.
Os dispositivos de leitura óptica ou radiofrequência são os responsáveis por capturar e ler os dados de cada item, automatizando o processo de identificação e trazendo mais rapidez.
6. Identifique o estoque mínimo e o máximo
Na hora de realizar o cadastro, é preciso identificar o estoque mínimo e o estoque máximo. Isso significa que você precisa ter um controle sobre a quantidade de produtos para não faltar ou sobrar mercadorias.
O estoque mínimo é a quantidade mínima de produtos que a empresa precisa ter para atender às demandas dos clientes.
Já o estoque máximo é o limite aceitável para uma determinada mercadoria, evitando o excesso de produtos em estoque.
Para cadastrar os produtos de forma correta, é preciso identificar esses dois tipos de estoque. Isso significa que você precisa ter um controle constante sobre tudo que entra e sai da sua empresa.
7. Monitore quando houver baixa de estoque
Acompanhando o ritmo das vendas, o controle do estoque deve ser aplicado continuamente, certificando-se de dar baixa em qualquer venda realizada, atendendo ao produto original.
Além disso, é preciso cadastrar um limite mínimo de estoque para cada produto. Dessa forma, quando o nível atingir esse limite, você será notificado para fazer a reposição dos itens.
Para deixar isso claro, vamos a um exemplo mais prático: se pegarmos a seção de frios em um mercado, o presunto pode ser vendido de várias formas — fatiado, em pedaços, embalado a vácuo, entre outros.
Ainda assim, toda vez que um desses itens for vendido, no estoque, constará a baixa das peças de presunto.
8. Atualize e revise periodicamente todos os itens
Por fim, é preciso fazer uma revisão periódica de todos os cadastros. Com o tempo, alguns produtos podem sair de linha e outros entrar.
Além disso, com os meses, os preços podem sofrer alterações e isso precisa ser considerado na precificação do seu item.
Por isso, essas revisões são essenciais para que você mantenha seu cadastro de produtos sempre atualizado.
Ainda, a revisão periódica ajuda a manter o controle do estoque e impede que produtos cadastrados fiquem parados por muito tempo, por exemplo, se eles não estiverem saindo com muita frequência.
9. Atenção ao cadastro de produtos no e-commerce
Na hora de cadastrar produtos no e-commerce, é preciso ter uma atenção especial na aplicação de princípios básicos de SEO (Search Engine Optimization, ou Otimização para Mecanismos de Busca, em português).
Trata-se de um conjunto de técnicas usado para a obtenção de melhores resultados orgânicos nos buscadores, como o Google. Elas são focadas em aspectos como a otimização de conteúdos, imagens e velocidade de um site.
No geral, é preciso ter um foco especial em:
- Palavra-chave: deve indicar o foco da página, ou seja, o que é o produto. Por exemplo: iPhone 13 Pro Apple;
- Title tag: é o título encontrado nos resultados de busca do Google. Precisa conter a palavra-chave logo no início e fornecer as informações principais que o cliente precisa para se interessar ou não pelo produto. No caso de um modelo de celular, a capacidade de armazenamento, a cor, o modelo etc;
- Meta description: é o texto descritivo encontrado nos resultados de busca do Google. Deve ter a palavra-chave e trazer informações adicionais úteis para o cliente;
- URLs amigáveis: também precisam ter a palavra-chave, além de serem curtas e objetivas;
- Descrição de produtos: precisa ser completa e apresentar o máximo de detalhamento possível, de modo a esclarecer todas as possíveis dúvidas do consumidor. Precisam apresentar também a palavra-chave da página, assim como dados técnicos, medidas (se for o caso), entre outros pontos;
- Imagens: determinantes para a experiência do consumidor no e-commerce. Devem mostrar o produto a partir de diferentes ângulos e/ou formas de uso. Também devem ser compactadas, a fim de não comprometerem a velocidade do site.
Leia também: Como usar o SEO para e-commerce nas lojas virtuais?
Uma planilha de cadastro de produtos é uma solução eficiente?
Mais acima, comentamos que existe tanto a opção de cadastro por meio de planilhas como por softwares.
É comum que quem está começando um negócio possa ter dúvidas se a planilha de cadastro de produtos é uma solução eficiente.
Embora possa servir para pequenos negócios, com um volume de produtos menor, o trabalho será muito longo e, ainda, a probabilidade de acontecer erros no cadastro é muito maior.
Isso significa que você não poderá fazer uma gestão eficiente dos seus produtos, o que prejudicará diretamente o seu negócio. Por isso, é bom considerar um software para cadastro de produtos.
Como um software para cadastro de produtos pode te ajudar?
Como falamos, outra solução para fazer um cadastro adequado é escolher um software.
Com ele, todos os seus produtos podem ser registrados com eficiência e tranquilidade, além de garantir a atualização em tempo real de itens que entram e saem do estoque.
Para deixar isso ainda mais claro, vamos elencar alguns pontos que representam uma significativa melhora devido a essa tecnologia:
- Análise de sazonalidade das vendas;
- Controle do estoque;
- Melhor gestão financeira para a loja;
- Visualização facilitada e devolução;
- Acesso a dados para tomar decisões;
A seguir, vamos falar um pouco sobre esses ganhos.
Análise de sazonalidade das vendas
A partir da análise de curva ABC, que otimiza a movimentação do estoque a partir da categoria do produto, é possível identificar sazonalidade, ou seja, oportunidades de vendas em certas épocas.
O sistema ajuda a definir os itens que devem estar mais próximos às áreas de embarque, para um ciclo ágil e sem desperdícios, evitando prejuízos relacionados a insumos, mão de obra e outros recursos.
O software para cadastro de mercadorias pode também ajudar a loja a identificar qual o momento ideal para comprar determinado produto. Assim, com um cadastro bem feito, todo esse processo tem uma grande chance de ser um sucesso.
Controle do estoque
Com o cadastro dos produtos automatizado, é possível ter um controle total do seu estoque. Ou seja, dá para identificar quais os itens que mais saem e fazer uma gestão adequada de cada um deles.
Além disso, fica mais fácil analisar o retorno sobre o investimento em cada produto.
Assim, você pode decidir qual a quantidade ideal para comprar, sempre pensando no equilíbrio entre custos e benefícios e, logo, aumentando as vendas.
O software para cadastro de produtos também é útil para fazer o controle das entradas e saídas do estoque de maneira muito mais rápida.
E o melhor: é possível acompanhar o movimento em tempo real. Isso vai impedir, principalmente, que produtos fiquem parados por muito tempo no estoque.
Melhor gestão financeira para a loja
Ao cadastrar os produtos, é possível analisar o lucro obtido em cada venda. Com isso, fica mais fácil ter uma gestão financeira eficiente.
Também é possível identificar os custos fixos e variáveis de cada produto. Isso vai ajudar a ajustar o preço final de venda e, assim, fazer com que a empresa consiga tirar o melhor proveito financeiro de um produto.
Afinal, é a partir desse cadastro que você terá todos os dados da saída do produto, ou seja, de faturamento. Para o controle do fluxo de caixa, essas informações serão essenciais.
Visualização facilitada e devolução de produto
Uma solução tecnológica oferece uma tela de análise de gestão rica em dados, como: movimentações internas, expedição, recebimento, documentos, visualização por período e setores a investir.
Outra situação que pode ser bastante aprimorada pelo uso do ERP é a de devolução de mercadoria. Se um consumidor deseja trocar um item, seja por um defeito ou por que mudou de ideia, ele deve ser atendido da melhor forma possível.
Já imaginou o transtorno para a troca de uma mercadoria se ela não estiver cadastrada corretamente? Dependendo da época, como Natal e Dia das Mães, por exemplo, o cenário pode ser ainda pior, dado a quantidade de clientes que fazem trocas.
Para não impactar negativamente a satisfação do seu público, é bom contar com um sistema que atenda a todas essas demandas.
Acesso a dados para tomada decisões
Ter um cadastro de produtos bem elaborado é o que vai fazer com que seja possível tomar decisões mais acertadas sobre a gestão da loja.
Com os dados cadastrados, fica mais fácil analisar o mercado e saber se é o momento certo de comprar determinado produto, por exemplo. Outra informação relevante é sobre como o seu público aceita ou não os itens cadastrados.
Essa análise vai permitir que você saiba se determinado cadastro está atendendo às expectativas do consumidor e, assim, tomar as medidas necessárias para melhorá-lo, se for o caso.
Uma solução tecnológica é ideal para armazenar todos esses dados cadastrais de maneira segura e organizada!
Existe algum programa de cadastro de produtos grátis?
Existem alguns programas de cadastro de produtos gratuitos, mas é bom lembrar que essa não é a melhor opção para quem deseja ter um cadastro eficiente e seguro, dado que eles oferecem recursos bastante limitados.
Opções pagas são bem mais completas e fornecem as funcionalidades necessárias para otimizar a gestão do seu negócio.
Cadastre seus produtos com os sistemas da TOTVS!
Cadastrar produtos não é uma tarefa fácil, mas ela é crucial para o sucesso do seu negócio. E como você viu, contar com a tecnologia é a melhor saída para ser eficiente nesse processo.
Como falamos, a tecnologia é um parceiro fundamental dos PDVs, permitindo uma gestão varejista com controle de estoque eficiente e eficaz.
Para isso, você pode contar com as tecnologias TOTVS para o varejo. Trata-se de soluções que permitem controlar o estoque por meio da omnicanalidade, considerando todos os seus canais de venda.
Possibilita ainda a integração com qualquer ERP, PDV e plataforma de e-commerce de mercado. Ou seja, amplia seus ganhos com soluções complementares.
Com esses sistemas, você acessa seus produtos de maneira fácil e rápida, além de obter todas as informações relevantes sobre o comportamento dos seus clientes. Como consequência, sua gestão fica muito melhor!
Aproveite para saber mais sobre as tecnologias TOTVS para o varejo!
Conclusão
Ao longo desse conteúdo, mostramos como o cadastro dos produtos no varejo precisa de cuidado, desde a escolha de quem está responsável por essa tarefa até a contínua revisão dessa etapa.
Você viu como cadastrar produtos de maneira correta e completa é crucial para aumentar as vendas!
Diante disso, buscar mecanismos para potencializar essa operação é fundamental, principalmente em relação ao controle de estoque desses itens.
As tecnologias TOTVS para o varejo permitem administrar seu estoque por meio da omnicanalidade. Elas consideram todos os seus canais de venda!
E, então, gostou desse conteúdo? Aproveite para conferir também o nosso guia sobre como se cadastrar no Ifood para vender mais!
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