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Entenda como fazer a devolução de mercadoria

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 15 janeiro, 2020

Implantar um sistema de devolução de mercadoria é essencial para qualquer empresa que deseja aumentar a satisfação do cliente. Pensando nisso, também é possível evitar problemas jurídicos e ainda economizar nas atividades de retorno dos produtos. Saiba mais sobre o assunto e como a devolução pode ajudar seu negócio.

O que é e como funciona a devolução de mercadoria?

Devolução de mercadoria é quando o item comprado é enviado de volta à empresa após ter sido recebido/escriturado pelo cliente. Note que já houve a aceitação do produto por ele, pois esse fato é importante para diferenciar o processo de retorno de mercadoria. Geralmente existe um prazo para devolução de mercadoria.

A devolução de compra visa a anulação dos efeitos da aquisição. Será empregado o mesmo tratamento fiscal — que envolve benefício tributário ou tributação normal — aplicado na compra do produto. Nesse caso, busca-se a legalidade desse processo e a recuperação do tributo pago, que está em destaque na nota fiscal original.

Nota fiscal de devolução

Quando ocorre a devolução de um produto, muitas vezes é preciso emitir a nota fiscal de devolução. Com ela, é possível anular, total ou parcialmente, as operações de compra ou venda não concretizadas.

Existem instruções que devem ser seguidas dependendo da condição da venda, ou seja, de quem foi o comprador e sob que condições ela ocorreu. Isso afeta especialmente a emissão da nota fiscal de devolução. Veja, a seguir, alguns casos que podem ocorrer e quem é o responsável por expedir esse documento.

Troca ou devolução dentro da garantia de não contribuintes

A empresa precisa provar que um produto foi devolvido quando recebê-lo de uma pessoa que não é obrigada a expedir nota fiscal ou de alguém que não é contribuinte do ICMS. Isso caso o item esteja contemplado pela garantia ou se tratar de uma troca de produto.

Também deve-se provar que isso foi feito no prazo de garantia estimado. Nessa situação, será preciso emitir nota fiscal de entrada da mercadoria. Nela, devem ser informados dados do documento fiscal expedido na saída. Também deve conter informações relacionadas à identificação de quem realizou a devolução. São elas:

  • Dados da nota fiscal de saída — valor, número, série, data, montante do ICMS correspondente. Basicamente, mesma descrição do produto, mesma alíquota de ICMS e mesma base de cálculo,
  • Dados de identificação de quem devolveu o item — sua assinatura, seu nome, seu número de RG com órgão expedidor, seu número de CPF (se for empresa, do CNPJ), seu endereço.

Devolução por contribuinte de ICMS

Quem contribui para o ICMS deve devolver o produto ao seu estabelecimento de origem acompanhado de uma nota fiscal (de devolução) emitida por ele mesmo. Nela, devem constar dados de identificação do documento fiscal original, bem como a razão para a devolução.

Se for eletrônica, deverá ser autorizada previamente pelo Fisco e, depois, ser mandada ao destinatário da primeira NF-e. É importante ter essa amarração fiscal a fim de que o processo seja feito adequadamente.

O fornecedor pode recusar o recebimento do produto?

A devolução da mercadoria pode ser recusada pelo fornecedor, mas isso não anula os efeitos da devolução. Para fins fiscais/contábeis, a emissão de uma nota fiscal de devolução cancela os efeitos da aquisição. Nesse caso, como mencionado, o bem precisa ser retornado ao estoque por meio da emissão de nota fiscal de compra.

Esse documento deve conter os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs) respectivos dessa operação. Dessa forma, oficializa-se a entrada do produto na organização, tanto fisicamente no estoque quanto contabilmente.

Devido à nota fiscal de aquisição ter sido referenciada na de devolução, não dá mais para mencioná-la na nota fiscal de compra que irá reinserir o bem na empresa. Isso porque, para a SEFAZ e contabilmente, a operação de aquisição foi anulada/cancelada.

Nesse caso, será necessária uma “nova compra”, de modo que se recomenda que a nota fiscal gerada nesse processo venha com um CFOP de compra. A numeração da nota fiscal de devolução, recusada pelo fornecedor, é que será mencionada na “nova compra”. Isso ajuda a entender qual é a origem de cada bem.

Diferença entre devolução e retorno de mercadoria

Quando falamos sobre nota fiscal, há diferença entre devolução e retorno de mercadoria. Mandar um produto adquirido de volta ao estabelecimento pode ser tanto uma devolução de mercadoria quanto um retorno de mercadoria.

O retorno de mercadoria se refere a quando o bem comprado não é entregue ao cliente, de modo que a transação não é completada/efetivada. Isso pode ocorrer devido a:

  • Não encontrá-lo em seu endereço de envio/entrega,
  • Ele se recusar a receber a mercadoria por não estar em conformidade com o seu pedido, haver erros na nota fiscal emitida, entre outros motivos.

A mercadoria, portanto, fica em retorno. Nessa situação, o item volta à empresa que o vendeu e fica acompanhado de sua nota fiscal — a mesma expedida para sua saída. No caso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que é enviado com o produto.

Nele, é preciso ter uma anotação com o motivo da não entrega do bem, que é feita pelo transportador ou pelo cliente. Ao receber a mercadoria, a empresa precisa emitir uma nota fiscal de entrada em que se identifique o documento de saída. Ela deve ser guardada em conjunto com a 1° via da nota fiscal de saída.

Por ter ocorrido movimentação da mercadoria, a nota fiscal eletrônica original não pode ser cancelada. De modo resumido, na devolução, a empresa vendedora recebe o produto e dá entrada dele no estoque, e a cobrança de tributos é cancelada. No retorno, que ocorreu devido a uma recusa, o pedido de compra permanece em aberto, bem como a tributação da operação.

Legislação de devolução de mercadoria

Cada estado tem autonomia para instituir, por meio de decreto ou lei, o seu próprio Regulamento do ICMS (RICMS). Dessa forma, é possível haver instruções adicionais e diferentes sobre os procedimentos relacionados à devolução de produtos em cada estado.

Contudo, se houver conflitos com a Constituição e a lei nacional, prevalece a de maior hierarquia. Há, ainda, casos em que um convênio ajuda a organizar as relações entre estados, quando ocorre devolução de mercadorias entre eles.

A Secretaria de Fazenda (SEFAZ) disponibiliza códigos numéricos para identificação do tipo/natureza de circulação de um produto ou serviço de transporte no âmbito intermunicipal ou interestadual. O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é indicado em emissões de:

  • Guias;
  • Declarações;
  • Conhecimentos de transportes;
  • Escrituração de livros,
  • Notas fiscais.

Cada vez que houver uma saída ou entrada de produtos, o código respectivo da operação deve ser informado. Para isso, é preciso conferir a Tabela CFOP. Nela, há códigos para as devoluções.

Para identificar corretamente uma situação assim, é importante checar a Tabela CFOP junto a um contador. Também verifique com ele a legislação do seu estado que rege o reenvio de produtos ou de outro estado em que a sua organização tenha negócios. Em caso de dúvidas, consulte o portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Simples nacional

Adotantes do Simples Nacional devem ficar atentos quando ocorrer um processo de devolução de mercadorias, especialmente Empresas de Pequeno Porte (EPPs) e Microempresas (MEs).

Por exemplo, a Resolução CGSN N° 140, de 22 de maio de 2018, apresenta alguns artigos que tratam de situações distintas envolvendo devoluções de bens. Veja alguns deles:

Art. 17. Na hipótese de devolução de mercadoria vendida por ME ou por EPP optante pelo Simples Nacional, em período de apuração posterior ao da venda, deverá ser observado o seguinte: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 3º, § 1º)

I – o valor da mercadoria devolvida deve ser deduzido da receita bruta total, no período de apuração do mês da devolução, segregada pelas regras vigentes no Simples Nacional nesse mês; e

II – caso o valor da mercadoria devolvida seja superior ao da receita bruta total ou das receitas segregadas relativas ao mês da devolução, o saldo remanescente deverá ser deduzido nos meses subsequentes, até ser integralmente deduzido.

Parágrafo único. Para a optante pelo Simples Nacional tributada com base no critério de apuração de receitas pelo Regime de Caixa, o valor a ser deduzido limita-se ao valor efetivamente devolvido ao adquirente. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 3º, § 1º)

Art. 18. Na hipótese de cancelamento de documento fiscal, nas situações autorizadas pelo respectivo ente federado, o valor do documento cancelado deverá ser deduzido no período de apuração no qual tenha havido a tributação originária, quando o cancelamento se der em período posterior.

§ 1º Para a optante pelo Simples Nacional tributada com base no critério de apuração de receitas pelo Regime de Caixa, o valor a ser deduzido limita-se ao valor efetivamente devolvido ao adquirente ou tomador. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 3º, § 1º)

§ 2º Na hipótese de nova emissão de documento fiscal em substituição ao cancelado, o valor correspondente deve ser oferecido à tributação no período de apuração relativo ao da operação ou prestação originária. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 3º, § 1º)

Quando há um procedimento de devolução de mercadoria a um contribuinte que não está no mesmo regime tributário, isto é, não é optante do Simples Nacional. Isso está no sétimo parágrafo, do Art. 59 dessa mesma Resolução:

§ 7º Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME ou EPP fará a indicação no campo “Informações Complementares”, ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, da base de cálculo, do imposto destacado, e do número da nota fiscal de compra da mercadoria devolvida, observado o disposto no art. 67. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, inciso I e § 4º)

Contudo, para quem emite nota fiscal eletrônica, o disposto acima não é válido, conforme indica o parágrafo nono:

§ 9º Na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, não se aplicará o disposto nos §§ 5º a 8º, e a base de cálculo e o ICMS porventura devido devem ser indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, inciso I e § 4º)

Nesse caso, é importante conferir a versão mais recente do Manual de Orientação ao Contribuinte, que trata da Nota Fiscal Eletrônica.

Sistema de gestão contribui para a devolução de mercadorias

Com um sistema de gestão empresarial é possível fazer o controle e acompanhamento das entradas e saídas de produtos. Contribui em toda a cadeia de retorno, já que coleta e apresenta informações da venda para o processo de devolução de mercadoria. Também simplifica o preenchimento dos dados para o processo e dá suporte ao controle das trocas no almoxarifado.

Facilita também a contabilização fiscal da mercadoria. Por meio do banco de dados da solução, é possível checar informações inconsistentes, como um mesmo CPF em muitos endereços de entrega, entre outros problemas.

Tudo isso ajuda na aprovação, recusa ou análise de solicitações de devolução ou de reenvio de novos produtos em substituição aos devolvidos. Saiba mais sobre como o sistema funciona para o varejo.

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