Nota Fiscal Eletrônica: um guia com tudo que você precisa saber!

Todos os dias, você compra e vende mercadorias na sua empresa. Essas transações exigem a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um documento importante que substituiu o modelo antigo, em versão impressa. Esses dois formatos coexistem, mas o futuro é tornar os processos cada vez mais digitais.

O problema é que, por ser online, a NF-e tem algumas particularidades — e nem todos os empresários e gestores as conhecem. Por exemplo: você sabia que existe mais de um modelo de nota fiscal? O que é necessário para emiti-la? Ou quais são os benefícios obtidos com a versão digital?

É provável que a sua resposta seja “não”, pelo menos, para uma das perguntas acima. É por isso que, neste post, criamos um guia com tudo que você precisa saber sobre NF-e. Nosso objetivo é responder a esses questionamentos e ainda trazer detalhes que tornarão esse processo muito mais simples e fácil na sua rotina operacional. Então, que tal saber mais? Continue lendo!

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e é um documento fiscal gerado sempre que for realizada uma operação comercial, seja de compra, seja de venda de um produto. As transações ocorrem nos ambientes físico ou digital e, em ambos os casos, a Nota Fiscal Eletrônica registra o processo.

Além de documentar compras e vendas de produtos e serviços, a NF-e ainda abrange as demais transações realizadas em uma empresa, como operações interestaduais, de devolução, de transferência ou de entrada de mercadorias, e de simples remessa.

O modelo digital substituiu a nota impressa ainda em 2006 para tornar o processo de emissão mais prático e eficaz, e aumentar a possibilidade de fiscalização dos governos federal, estadual e municipal. Sua implantação foi gradual e hoje é válida para todos os tipos de negócio.

Ainda assim, existem empresas autorizadas a trabalhar com o cupom fiscal e a nota fiscal física. Esse é o caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs). Você pode consultar a situação da sua empresa no Portal NF-e da Receita Federal, no site da Secretaria de Estado da Fazenda ou na Prefeitura do seu município.

Conversar com um contador também é uma alternativa interessante. De toda forma, é fundamental entender que a evolução para o modelo eletrônico é irreversível. Por isso, quanto antes o seu negócio se adaptar, mais fácil será para conquistar clientes e fechar negócios.

Além disso, a NF-e é uma maneira de organizar os documentos fiscais e adotar as melhores práticas do mercado, chamadas de compliance. Em vez de utilizar blocos de papel, por exemplo, você apenas acessa um sistema de gestão e realiza todo o processo de emissão.

Desse modo, os procedimentos são mais simples e fáceis de controlar. O processo de emissão se torna mais inteligente e a sua companhia consegue atender melhor às exigências legais fiscais e tributárias, o que reduz a possibilidade de aplicação de multas e penalizações.

Qual é o objetivo da NF-e?

Uma das principais finalidades do formato digital de nota fiscal é substituir o modelo impresso, que traz praticidade ao dia a dia das empresas. Para o Fisco, é a oportunidade de verificar as operações e constatar irregularidades fiscais. Por isso, as informações são disponibilizadas no site da Receita por 180 dias, no máximo, para serem consultadas sempre que necessário com a inserção de uma chave de acesso específica.

Devido a suas características, a Nota Fiscal Eletrônica aumenta a segurança das transações e das partes envolvidas, ou seja, consumidores, empresas e governos. Esse documento ainda serve como recibo e é utilizado para calcular a necessidade de recolhimento dos impostos.

Como aumenta a legalidade e o compliance do negócio, a NF-e é fundamental para atrair clientes e concretizar parcerias de longo prazo com clientes e fornecedores. Além disso, a troca de processos manuais por digitais torna a sua companhia mais confiável e com credibilidade, o que faz os clientes visualizarem profissionalismo e eficiência.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e tem como uma de suas principais vantagens a melhoria da gestão fiscal. Por facilitar os processos ao otimizá-los, a sua empresa consegue reduzir o tempo empregado na emissão de notas e direcionar a equipe para uma atuação mais estratégica.

A contabilidade, por exemplo, consegue verificar aspectos relacionados ao planejamento tributário, em vez de gastar horas procurando informações em notas impressas. O armazenamento também é simplificado, já que os documentos fiscais ficam hospedados na nuvem — ou seja, em servidores externos — com a ajuda de um sistema de gestão (ERP).

Os arquivos são criptografados, o que significa que são acessados somente com uma chave de acesso gerada junto com a Nota Fiscal Eletrônica. Ao mesmo tempo, ficam disponíveis a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Essa característica traz mobilidade e praticidade para as rotinas operacionais.

Apesar dessas vantagens, existem muitos outros benefícios derivados da Nota Fiscal Eletrônica. A seguir, apresentamos os principais. Confira!

Incentivo ao uso de tecnologias

O projeto da NF-e faz parte de um programa maior do governo federal, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Todas as iniciativas contempladas nessa proposta visam o incentivo do uso de tecnologias, que contribuem para a eficiência e a melhoria da fiscalização dos processos corporativos.

De quebra, a nota eletrônica transformou e modernizou os processos tributários brasileiros. A burocracia foi reduzida, porque as operações são realizadas pela internet. Além disso, o uso de um sistema de gestão ERP simplifica as transações e a emissão dos documentos fiscais.

Promoção às vendas pela Internet

Os processos digitais estimulam o e-commerce, especialmente porque o consumidor recebe a NF-e em seu e-mail e consegue armazenar o arquivo em seus computadores. Para você ter uma ideia, uma pesquisa da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC) indica que 75% dos jovens entre 16 e 22 anos compram pela internet.

Além disso, um levantamento da Kantar Ibope Media indicou que os brasileiros despendem R$661, em média, com compras online a cada três meses. Os empolgados, que adquirem por impulso, gastam até R$1.083 no mesmo período. Sem a Nota Fiscal Eletrônica, fica muito mais difícil a sua empresa aproveitar esse benefício e, por consequência, ela perde muitas oportunidades de venda.

Melhoria da segurança dos processos fiscais

O armazenamento em nuvem, disponível nos melhores softwares de gestão, é uma vantagem grande para reduzir os problemas e aumentar a segurança dos processos fiscais. Esses sistemas também são atualizados sempre que o governo anuncia alguma mudança.

Com isso, a sua empresa coloca em prática o compliance e evita multas e penalizações derivadas de possíveis fiscalizações. Tenha em mente que o uso da tecnologia amplia o controle fiscal, inclusive com o intercâmbio de informações entre os fiscos. Assim, qualquer irregularidade tem uma chance maior de ser descoberta.

Nesse momento, vale a pena lembrar que o Brasil se tornou o país que mais cobra tributos das empresas. Isso aconteceu quando o presidente da França, Emmanuel Macron, sinalizou uma queda de alíquotas de impostos de 34,4% para 25% até 2022.

Até então, a França estava no topo da lista dos países com maior alíquota de impostos sobre o lucro das organizações. Com essa mudança, o Brasil, que estava no segundo lugar, chega ao primeiro. Portanto, é impensável ainda agir errado e ser multado, certo?

Aumento da produtividade

A NF-e tem a sua emissão automatizada, medida que leva ao aumento de produtividade. A equipe consegue fazer esse processo com rapidez e foca mais em atividades estratégicas, em vez de se preocupar com as operacionais.

Ao mesmo tempo, esse critério faz os colaboradores se sentirem mais valorizados. Essa sensação é gerada porque eles deixam de passar horas realizando uma tarefa bastante repetitiva e conseguem priorizar tarefas mais relevantes.

Redução da chance de erros

O trabalho manual sempre apresenta uma chance maior de ocorrerem erros. Isso acontece por diferentes motivos, como cansaço e desatenção. Com a automação, o software realiza boa parte dos processos sem erros, medida que traz mais segurança à emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.

Além de todos esses benefícios, também é preciso conhecer os tipos de NF-e disponíveis. Cada um deles tem suas particularidades e serve para situações diferentes. Confira mais a seguir!

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

O mais comum é chamar todos os documentos fiscais de Registro de Transações de Nota Fiscal. No entanto, existem três principais tipos de NF-e, que são adotados conforme a operação realizada. Veja!

NF-e Serviços

A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é direcionada, como o nome indica, para transações de prestação de serviços. Estão incluídas quaisquer atividades, como aquelas realizadas em consultorias, escolas, academias, clínicas médicas etc.

Esse modelo também é adotado para produtores de conteúdo digitais, afiliados e soluções Software as a Service (SaaS). Por isso, é adequado para a venda de cursos online, e-books, eventos e congressos, entre outros itens.

NF-e Produto

Essa NF-e é conhecida como a nota de venda ou de mercadoria. Serve para qualquer transação de compra e venda realizada em e-commerces e lojas físicas. No caso da sua empresa, também é emitida pelo fornecedor quando há aquisição de insumos, por exemplo.

NF-e Consumidor

O formato mais novo de Nota Fiscal Eletrônica está sendo implantado aos poucos, mas tende a substituir os cupons fiscais, que ainda existem no varejo. É entregue ao consumidor final.

Os três modelos de NF-e funcionam de maneira similar. No entanto, os objetivos são diferentes, como apresentamos. Eles são representados por arquivos XML, que são visualizados somente com a inserção da chave de acesso. A parte legível, é chamada de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

Apesar de existirem esses modelos, a NF-e está em constante renovação de layout. É aí que surgiu a versão 4.0, que tem algumas particularidades. Vamos entender melhor no próximo tópico.

O que a NF-e 4.0 oferece?

A Nota Fiscal Eletrônica com versão de layout 4.0 foi implantada ainda em 2017, mas se tornou obrigatória em agosto de 2018. Ela tem a mesma finalidade de automatizar e informatizar os processos. Porém, traz algumas mudanças significativas.

O propósito foi adotar regras diferentes do padrão utilizado anteriormente, o 3.1. Essa versão oferece as maiores alterações dos últimos anos — nada que você precise se preocupar se utilizar um sistema emissor de NF-e.

A questão é: quais são as mudanças do novo layout? Acompanhe as principais!

Protocolo TLS 1.2 ou superior

O protocolo SSL foi proibido como padrão de comunicação. Essa medida foi tomada para aumentar a segurança da emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, já que o modelo anterior ao TSL 1.2 tinha muitas vulnerabilidades. A versão atual também apresenta uma criptografia melhor.

Fundo de Combate à Pobreza (FCP)

Essa operação é prevista pela Constituição e estabelece o repasse de recursos derivados do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). No novo layout, foram modificados os campos para operações internas ou interestaduais e com ou sem substituição tributária. O valor do tributo devido deve ser indicado ao fundo.

Campos para rastreabilidade

O arquivo XML apresenta campos específicos para preencher os dados referentes à rastreabilidade de produtos. Esse é o caso de mercadorias com validade, por exemplo, bebidas, alimentos e medicamentos. Nessas situações, é preciso destacar as datas de fabricação e vencimento, e o lote de produção.

Indicador de presença

Esse recurso exige a identificação da modalidade de venda executada. A ideia é apontar se a operação foi presencial, em loja física, ou em e-commerce e vendas itinerantes, por exemplo.

Grupo de informação de pagamentos

O objetivo é evidenciar as modalidades de pagamento, isto é, se foram realizadas em cartão, dinheiro, duplicata mercantil, cheque, boleto, entre outras. Com essa informação, é mais fácil para a Sefaz rastrear as informações e identificar irregularidades.

Apesar dessas modificações, a Nota Fiscal Eletrônica 4.0 é emitida da mesma forma que as outras versões. Quer saber como fazer isso? Confira as dicas que vamos passar em seguida.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

O processo de emissão da NF-e contempla algumas etapas. Elas são fáceis de serem colocadas em prática, mas precisam ser executadas com precisão para evitar imprevistos e falhas. Acompanhe o que é preciso fazer!

Saiba qual é o tipo de nota certa a ser emitida

Os modelos de Nota Fiscal Eletrônica que apresentamos (NF-e de produto, de consumidor e de serviço) devem embasar essa escolha. A definição depende do que a sua empresa precisa formalizar.

Analise o regime tributário da sua empresa

A emissão da NF-e também exige saber o enquadramento tributário do seu negócio. O contador é capaz de indicar esses detalhes para evitar erros no processo. De modo geral, as opções são as que apresentamos abaixo.

Microempreendedor Individual (MEI)

O limite máximo de faturamento é de R$81 mil. A emissão de NF-e é obrigatória somente para vendas de produtos ou serviços para pessoas jurídicas. Caso a operação seja realizada para pessoa física, a exigência só existe se o cliente solicitar.

Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Os MEs precisam ter uma receita bruta de até R$360 mil por ano, enquanto as EPPs enquadram organizações com faturamento anual máximo de R$4,8 milhões. Ambos os modelos fazem parte do Simples Nacional. A emissão da NF-e é feita conforme as dicas que estamos passando, sendo obrigatória para todas as vendas executadas a fim de comprovar os recebimentos.

Médias e grandes empresas

O enquadramento é feito em dois regimes: lucro real e lucro presumido. É válido para companhias que faturem mais de R$4,8 milhões por ano e sigam outros critérios, que devem ser confirmados com o contador. Nesses casos, a Nota Fiscal Eletrônica também é exigida para todas as transações.

Vale a pena ressaltar que, uma empresa de porte menor também pode ingressar nos regimes de lucro real ou presumido. No entanto, o mais comum é serem integrantes do Simples Nacional. De todo modo, a emissão da nota é válida.

Automatize a emissão da NF-e

O processo de emitir as notas é repetitivo. Por isso, erros são comuns e geram até prejuízos ao seu negócio. O ideal é automatizar o procedimento com a ajuda de um software de gestão. Esse sistema inteligente recuperará as informações de clientes e fornecedores que já adquiriram no seu negócio e trará agilidade à tarefa.

Outros benefícios conquistados com a automação são:

  • integração aos sistemas de municípios e ao meio de pagamento escolhido;
  • armazenamento online do XML, arquivo que tem validade jurídica;
  • envio automático da NF-e para o cliente;
  • capacidade de resolver instabilidades dos sistemas governamentais para evitar a aplicação de multas e juros;
  • monitoramento de vendas reembolsadas para realizar o cancelamento das respectivas notas.

Declare os recebimentos de modo adequado

As pessoas físicas e jurídicas devem declarar os ganhos para a Receita Federal. Um contador é essencial nessa hora, porque ele contabilizará as informações e cumprirá as obrigações de acordo com o que está especificado pelo Fisco. Isso evita a cobrança de juros e multas, e a sonegação de impostos, que é crime previsto pelo Código Penal.

Como você pôde perceber, o processo de emissão é simples, inclusive mais rápido que o método tradicional. A diferença está a seguir, nos aspectos necessários para realizar esse procedimento.

O que é preciso fazer para emitir?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica e a realização das etapas que citamos acima depende da contratação de um certificado digital. Essa é a assinatura eletrônica da empresa e confere validade jurídica à NF-e, ou seja, confirma que os dados são verídicos.

Basicamente, esse arquivo eletrônico oferece proteção às transações digitais, além de conferir confidencialidade, autenticidade e integridade às informações. Ele está disponível para pessoas físicas e jurídicas. No entanto, as empresas precisam utilizar o modelo e-CNPJ.

Ele atua como um CNPJ virtual e serve para emitir a NF-e, transmitir a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e encaminhar as obrigações acessórias. Para contratar o certificado digital, é importante consultar o site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que oferece a lista dos credenciados.

Além disso, antes de emitir a nota, é preciso fazer o credenciamento da sua empresa na Sefaz do seu estado, para indústria e comércio, ou município, para a prestação de serviços. Geralmente, o processo é bastante simples, mas é importante consultar as especificações exigidas.

É preciso armazenar a Nota Fiscal Eletrônica?

A lei brasileira ainda exige o armazenamento das notas fiscais, inclusive no modelo eletrônico. Antes, era preciso manter uma versão física. Agora, o formato digital é suficiente. No entanto, o que deve ser armazenado não é o documento emitido, mas sim o XML gerado — esse é o arquivo que, no meio jurídico, comprova a legalidade da NF-e.

Para facilitar, você pode gerar uma cópia do XML em PDF. O armazenamento deve ser feito pelo prazo de, pelo menos, cinco anos. Esse período é exigido para situações de trocas, controle de garantia e eventuais fiscalizações da Receita Federal.

Para fazer o armazenamento, é possível utilizar mídias físicas, a exemplo de pendrives, HDs, CDs e outros dispositivos. Fazer backups regulares também é uma prática recomendada. Contudo, o ideal é trabalhar com plataformas emissoras que também realizem o armazenamento. É o caso dos sistemas de gestão ERPs mais completos.

Por meio deles, as notas fiscais são hospedadas em servidores na nuvem pelo prazo que você desejar. Isso isenta a empresa de multas derivadas de fiscalizações, inclusive porque esse processo diminui a possibilidade de perda dos documentos e preserva a sua integridade devido aos backups regulares.

Outro benefício de armazenar os arquivos em nuvem é ter um espaço maior para salvar os documentos. Conforme for necessário, é possível aumentar o ambiente disponível junto ao prestador do serviço. Assim, são evitados imprevistos e problemas.

Em resumo, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório e que faz toda a diferença na administração da sua empresa. Com ela, você valida as transações realizadas e cumpre as obrigações exigidas pelo Fisco. Para tornar esse processo mais fácil, é só contratar um sistema de gestão ERP, que facilita a emissão e a hospedagem dos arquivos eletrônicos. O resultado é o aumento do compliance e a redução de erros e retrabalhos.

Agora, você já sabe o que precisa fazer para emitir a NF-e, certo? Então, que tal se aprofundar em outros assuntos? Assine a nossa newsletter e confira outras dicas relevantes para o seu negócio!

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