Nota Fiscal Eletrônica: Um guia com tudo que você precisa saber

Transações de compra e venda pela internet exigem a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e), um documento importante que substituiu o modelo antigo, em versão impressa.

A nota eletrônica tem algumas particularidades. Você sabe que existe mais de um modelo de nota fiscal e o que é necessário para emiti-la? Ou quais são os benefícios obtidos com a versão digital? Confira.

O que é a nota fiscal eletrônica?

A NF-e é um documento gerado quando é realizada uma operação comercial, de compra ou venda. As transações ocorrem nos ambientes físico ou digital. Nos dois casos, a Nota Fiscal Eletrônica registra o processo.

A nota eletrônica ainda abrange outras transações da empresa, como operações interestaduais, devolução, transferência ou entrada de mercadorias.

A NF-e é uma maneira de organizar os documentos fiscais e adotar as melhores práticas do mercado, chamadas de compliance. Em vez de utilizar blocos de papel, por exemplo, você apenas acessa um sistema de gestão e realiza o processo de emissão.

Qual é o objetivo da nota fiscal eletrônica?

Uma das finalidades do nota fiscal eletrônica é substituir o modelo impresso. Para o Fisco, é a oportunidade de verificar as operações e constatar irregularidades.

Devido às suas características, a NF-e aumenta a segurança das partes envolvidas nas transações: consumidores, empresas e governo. Esse documento ainda é utilizado para calcular a necessidade de recolhimento dos impostos.

Quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica?

Uma das principais vantagens da nota fiscal eletrônica é melhorar a gestão fiscal e otimizar processos. Os documentos ficam hospedados na nuvem, ou seja, em servidores externos, com a ajuda de um sistema de gestão ERP.

Os arquivos são criptografados, acessados com uma chave gerada junto com a nota fiscal eletrônica. Eles ficam disponíveis para qualquer dispositivo com conexão à internet. Confira outros benefícios que a sua empresa tem com o cupom fiscal eletrônico:

Promoção das vendas pela internet

Uma pesquisa da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC) indica que 75% dos jovens entre 16 e 22 anos compram pela internet.

Um levantamento da Kantar Ibope Media indicou que brasileiros gastam, em média, R$ 661,00 com compras online a cada três meses. Sem um emissor da nota fiscal eletrônica, fica mais difícil a sua empresa aproveitar essa oportunidade.

Segurança dos processos fiscais

O armazenamento em nuvem aumenta a segurança dos processos fiscais. Esses sistemas também são atualizados quando o governo anuncia mudanças.

Com isso, a sua empresa evita multas derivadas de fiscalizações. Tenha em mente que o uso da tecnologia amplia o controle fiscal, inclusive com o intercâmbio de informações entre os fiscos.

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Aumento da produtividade e redução de erros

A NF-e tem a sua emissão automatizada. A equipe consegue fazer esse processo com rapidez e foca em atividades estratégicas em vez de se preocupar com processos operacionais.

O trabalho manual sempre apresenta maior chance de erro. Isso acontece por motivos como cansaço e desatenção. Com a automação, um sistema realiza boa parte dos processos, trazendo segurança à emissão das nota fiscal eletrônica completa.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

  • NF-e Serviços: a nota fiscal eletrônica de serviços é direcionada para prestação de serviços, como consultorias, escolas, academias, clínicas médicas, etc. Também é adotada para produtores de conteúdo digitais, como cursos online, e-books, eventos, entre outros itens.
  • NF-e Produto: conhecida como a nota de venda ou de mercadoria. Serve para transações de compra e venda realizadas em e-commerces e lojas físicas. Também é emitida pelo fornecedor quando há aquisição de insumos.
  • NF-e Consumidor: o formato mais novo de Nota Fiscal Eletrônica está sendo implantado aos poucos, mas tende a substituir os cupons fiscais, que ainda existem no varejo. É entregue ao consumidor final.

O que a NF-e 4.0 oferece?

A NF-e com versão de layout 4.0 se tornou obrigatória em agosto de 2018. Tem a mesma finalidade de automatizar e informatizar os processos, mas traz algumas mudanças.

Protocolo TLS 1.2 ou superior

O protocolo SSL foi proibido como padrão de comunicação, já que o modelo anterior tinha muitas vulnerabilidades. A versão atual também apresenta uma melhor criptografia.

Campos para rastreabilidade

O arquivo XML apresenta campos específicos para preencher os dados referentes à rastreabilidade de produtos. Esse é o caso de mercadorias com validade, como alimentos e medicamentos.

Grupo de informação de pagamentos

O objetivo é evidenciar modalidades de pagamento: cartão, dinheiro, cheque, boleto, entre outras. Assim, é mais fácil para a Sefaz rastrear informações e identificar irregularidades.

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

A emissão depende de um certificado digital, que confere validade jurídica à NF-e. Esse arquivo eletrônico confere confidencialidade, autenticidade e integridade às transações digitais. No entanto, as empresas precisam utilizar o modelo e-CNPJ, que atua como um CNPJ virtual e serve para emitir a NF-e, transmitir a Escrituração Fiscal Digital e encaminhar obrigações acessórias.

Os modelos de NF-e que citamos (produto, consumidor e serviço) devem embasar a escolha do tipo de nota a ser emitida. A definição depende do que a sua empresa precisa formalizar.

Para emitir nota fiscal eletrônica também é preciso saber o enquadramento tributário do negócio. De modo geral, as opções são as seguintes:

Pequenas, médias e grandes empresas

Empresas de pequeno porte se enquadram em organizações com faturamento anual máximo de R$ 4,8 milhões. A emissão da NF-e é obrigatória para todas as vendas executadas.

Para médias e grande empresas, o enquadramento é feito em dois regimes: lucro real e presumido. É válido para companhias que faturam mais de R$ 4,8 milhões por ano e sigam outros critérios, confirmados com o contador. Nesses casos, a Nota Fiscal Eletrônica também é exigida para todas as transações.

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