Quase toda empresa do ramo de alimentação já ouviu falar sobre o controle de estoque de alimentos. Mas não quer dizer que a maioria delas aplique isso. Inclusive, muitas podem se perguntar: realmente é importante fazê-lo com frequência?
Basicamente, estamos falando que é preciso garantir que não vai faltar um prato do restaurante nem que vai sobrar bebidas de um bar.
Por isso, ainda que seja trabalhoso, vamos mostrar os principais motivos que fazem com que isso seja tão essencial para um empreendimento.
Mas além de vantajoso, ainda dá para se perguntar: é simples? Como minha empresa vai conseguir fazer a organização de estoque de alimentos? Nesse artigo, vamos trazer 12 dicas para que isso não seja mais um problema na sua gestão. Boa leitura!
Por que é importante fazer o controle de estoque de alimentos?
Fazer o controle de estoque de alimentos é fundamental porque, ao estar atento às quantidades que você possui, é possível evitar desperdícios e problemas estruturais. O estoque também serve para saber o quão estável está o seu negócio.
Basicamente, estamos falando de uma ferramenta para impedir que sua operação quebre pelo excesso e também pela falta.
Além disso, estar atento à quantidade de estoque oferecida garante que a qualidade dos produtos está sendo mantida e que eles estão sempre em boas condições. No varejo, isso interfere diretamente na experiência do cliente com o seu produto.
No sentido de otimização e produtividade, a organização de estoque de alimentos também é um ponto positivo: ela ajuda a empresa a encontrar os itens com mais facilidade e, ainda, maneiras mais eficientes de armazenar os alimentos.
12 dicas para fazer a organização de estoque de alimentos no setor de food service
Agora que já mostramos as vantagens dessa estocagem, vamos entender como fazer estoque de alimentos? Para isso, é preciso seguir alguns passos:
- Atente-se à escolha do cardápio;
- Avalie a demanda do seu estabelecimento;
- Tenha cuidado com o excesso de produtos;
- Priorize a higiene;
- Faça o mapeamento dos itens;
- Categorize e etiquete todo o estoque;
- Invista na padronização de processos;
- Posicione os itens de acordo com a data de fabricação;
- Controle a entrada e saída dos produtos;
- Armazene os alimentos corretamente;
- Conheça os tipos de estoque existentes;
- Determine um responsável pela fiscalização.
Vamos entender agora como aplicar cada uma dessas práticas no seu estoque? Acompanhe nos próximos tópicos!
1. Atente-se à escolha do cardápio
A primeira dica para estocar alimentos é estar atento à escolha do cardápio. É importante que os produtos oferecidos sejam variados mas também adequados a sua proposta, sempre levando em consideração a qualidade dos ingredientes.
A melhor opção para manter um estoque acessível é escolher produtos versáteis. Basicamente, seja inteligente quando planejar o seu cardápio: escolha insumos que são usados na maioria dos pratos.
Assim você terá mais facilidade para organizar o seu inventário e também menos custos. O cardápio também pode variar conforme a estação e com base nos estudos de mercado. Mas é importante que esse seja o ponto de partida.
2. Avalie a demanda do seu estabelecimento
Além de pensar nos ingredientes, uma das primeiras preocupações na criação de um estoque de alimentos é pensar no que as pessoas procuram no seu estabelecimento, ou seja, na sua demanda. É ela que deve nortear suas escolhas.
Por isso, estude bem os hábitos de consumo da sua clientela e faça estudos para ajudar nesse sentido. Não só observe o que mais é pedido e em qual quantidade, mas também os períodos do ano (ou mês, ou semana) em que isso acontece.
É isso que vai fazer com que você estoque em maior número os alimentos que realmente tem mais saída (caso não sejam perecíveis) e compre em menor quantidade aqueles que possuem uma demanda mais baixa.
3. Tenha cuidado com o excesso de produtos
Cuidado com o excesso. É sempre importante estar atento à quantidade de estoque que está disponível, para não correr o risco de estocar em demasia e ter perecimento dos produtos.
Além disso, estocar grandes volumes gera custos desnecessários e pode inviabilizar o estoque da empresa. Para não sofrer com excesso, você precisa entender muito bem o que é estoque mínimo, médio e claro, máximo.
Mas não só isso: é preciso definir os seus números com base na sua demanda, mais uma vez. Estude os períodos mais movimentados no seu estabelecimento para que você possa entender qual é o limite e não extrapolá-lo.
Alimento parado representa dinheiro parado. Ou melhor, perda de dinheiro.
4. Priorize a higiene dos alimentos
Outro ponto é a higiene. É preciso estar atento não só à validade dos itens, mas também a fatores como temperatura e embalagem adequada na hora de estocar. Na verdade, qualquer coisa que possa comprometer a qualidade deles.
Essa é uma orientação da própria vigilância sanitária em relação a bares e restaurantes. Todos os ingredientes e produtos precisam ser higienizados quando recebidos e, na mesma medida, ter condições de armazenamento favoráveis para a conservação.
Não adianta apenas deixar o alimento com um aspecto limpo e cuidado, mas não ser essa é a realidade. A cozinha e o preparo tem grande responsabilidade na hora de fazer com que o estoque desses alimentos seja seguro.
5. Faça o mapeamento dos itens
Com o cardápio em mãos, é hora de mapear os itens. Muitas vezes, a ausência dessa etapa é que vai fazer com que aconteçam problemas de estoque relacionados ao desaparecimento de alimentos e bebidas no estabelecimento.
Além disso, a perda de produtos pela validade também é um problema consequente da falta de mapeamento. Por isso, esteja atento à quantidade de cada item, quais estão mais prontos para o consumo e qual está com validade próxima.
O ideal é que você tenha um programa específico para estoque. Isso vai facilitar o controle de estoque, dando mais eficiência e menos recurso para essa operação como um todo.
6. Categorize e etiquete todo o estoque
Quando o assunto é estoque de alimentos, não se pode apenas mapear. Você precisa também categorizar os produtos. Portanto, esse é o momento de etiquetar todos os alimentos a partir de critérios.
No geral, alguns deles são perecíveis ou não perecíveis, grãos e farelos, gelados, alimentos mais líquidos (molhos), frutas e verduras, massas, temperos, entre outros. Para isso funcionar, todas as categorias precisam ser bem claras e facilmente acessadas.
É a etiqueta também que vai fazer com que você não corra o risco de juntar itens que não podem ficar próximos. Um exemplo básico: enlatados precisam ser guardados distante de farelos e grãos.
7. Invista na padronização de processos
A padronização vem como uma maneira de facilitar as tarefas porque ela funciona igual para todos. A estocagem de alimentos consegue ser muito mais consistente e produtiva quando se tem uma maneira específica de ser organizado.
Mas como fazer isso? Uma dica é estipular horários para que os estoques sejam conferidos e revistos. Isso garante a qualidade no procedimento, já que o estoque estará sempre monitorado no mesmo momento.
A título de exemplo, outras coisas que também podem ser padronizadas são: como e em qual lugar os alimentos abertos devem ficar? Quando e de que forma as bebidas devem ir para a geladeira? E assim sucessivamente.
8. Posicione os itens de acordo com a data de fabricação
As datas de fabricação e, naturalmente, de validade são um dos números mais importantes do estoque de alimentos. Isso significa que os produtos precisam estar separados com base nesse critério.
Considerando isso, é preciso seguir uma ordem inteligente: os produtos com data de fabricação mais antiga ou com menor validade sempre devem ser posicionados à frente dos demais. Isso vai fazer com que o acesso seja mais fácil e, portanto, o uso dele seja priorizado.
Dito isso, se você colocar um produto mais antigo e ainda assim ele não for usado no tempo hábil, não deixe de jogá-lo imediatamente no lixo. Esse é um risco que jamais se deve correr. Alimentos vencidos nunca são uma opção.
9. Controle a entrada e saída dos produtos
O estoque também está fortemente associado à entrada e saída dos alimentos. Portanto, a organização dele também depende desse controle. É isso que vai fazer com que um item acabe e você não deixe de perceber isso.
A maneira mais antiga de fazer isso é por meio de uma planilha de controle de estoque de alimentos. No entanto, ela é feita manualmente. O ideal é contar com uma ferramenta tecnológica.
Softwares de gestão para bares, restaurantes e food service, em geral, vão oferecer uma ferramenta própria para acompanhar toda e qualquer entrada ou saída de alimento no seu estoque.
10. Armazene os alimentos corretamente
Além de categorizar e posicionar na ordem correta, você precisa se preocupar com o armazenamento correto de maneira geral. Isso está diretamente ligado com a segurança e qualidade dos produtos.
Entre algumas diretrizes importantes, estão:
- armazenamento dos materiais sempre em paletes, estrados e prateleiras resistentes, lisos e laváveis;
- respeito do espaçamento mínimo para que seja possível que o ambiente receba ventilação, limpeza e desinfecção;
- fechamento automático nas portas da região de armazenamento para evitar a entrada de agentes indesejados;
- telagem milimetrada em todas as janelas que fazem parte da região de armazenamento dos alimentos pelo mesmo motivo do anterior.
11. Conheça os tipos de estoque existentes
Ao definir como vai ser seu controle de alimentos, você também pode se preocupar com o tipo de estoque que sua loja está fazendo. Além dos básicos que falamos — mínimo, máximo e médio —, há também outras formas de entender essa estocagem.
Aqui vamos trazer apenas dois exemplos. O estoque sazonal é feito quando existe um período do ano em que se identifica um aumento na demanda por determinados produtos (por exemplo, data comemorativa). Sendo assim, a demanda será maior e a armazenagem deles também.
Já o estoque isolador vai proteger as vendas em momentos críticos, como greves ou altas nos preços. Nesse caso, vai ser preciso abastecer mais do que o normal até a situação se normalizar. É como se fosse uma medida de segurança.
12. Determine um responsável pela fiscalização
Fechando as dicas de estoque de alimentos, vamos falar sobre a última dica: determinar uma pessoa responsável por fiscalizar esse processo. É fundamental que essa pessoa esteja apta para verificar se está tudo ok com o armazenamento.
Não só isso, na verdade. É também preciso definir com que frequência isso será feito. Algumas vezes ao mês ou toda semana? Bom, isso está completamente ligado à estratégia de estoque de alimentos que você está fazendo.
Esse é o último passo para saber se estão sendo cumpridas todas as diretrizes de um estoque de alimentos. Daí estará tudo sob controle e garantido para que a sua empresa siga segura em suas entregas e serviços.
O papel da tecnologia para otimizar esse processo
O estoque de alimentos deve ser uma rotina de uma empresa food service que quer se tornar próspera, afinal, o excesso ou a falta podem resultar em grandes prejuízos. Mas como otimizar esse processo? Tecnologia.
Oferecer atendimento de qualidade, agilidade no serviço, eficiência na entrega e um bom preço — considerando que tudo isso começa com um bom estoque — é uma tarefa desafiadora. Mas com um sistema isso se torna mais fácil.
O controle dos alimentos passa a ser muito mais veloz quando se tem uma ferramenta capaz de automatizar essa tarefa, em um tempo muito menor que o das pessoas.
TOTVS Food Service – Linha Chef
Pensando em melhorar não só o estoque de alimentos mas toda sua operação do seu negócio, a maior empresa de tecnologia do Brasil criou o TOTVS Food Service – Linha Chef. Com ele, você terá um sistema ágil e que consegue atender às necessidades administrativas na mesma medida que as operacionais.
Dá para administrar o estoque com segurança e fazer inventário, gerir contas a pagar e a receber, acompanhar o fluxo de caixa e até mesmo melhorar a relação com o cliente.
O módulo de estoque da Gestão Web prevê, a partir das curvas ABC dos produtos mais e menos vendidos, e calcula o tempo de duração desses estoques. Assim fica bem mais fácil programar as compras e as vendas.
Melhor seu estoque de alimentos com o TOTVS Food Service – Linha Chef!
Conclusão
Agora ficou bem mais claro que é o estoque de alimentos que vai fazer com que sua empresa não corra o risco de deixar faltar aquele ingrediente do prato principal do seu restaurante, certo?
Seu papel dentro da operação é gigantesco: evita que a sua operação quebre por não ter o produto certo no momento certo.
Mas para que ele possa ter esse papel, de fato, é preciso criar uma boa gestão de estoque. Isso envolve muitas coisas, como avaliar a demanda do restaurante, categorizar e etiquetas os itens, controlar a entrada e saída, entre outros.
Por isso, a tecnologia pode ser um grande aliado nesse momento. Um software de gestão vai ser capaz de otimizar essas atividades e dar mais tempo para a equipe.
Quer ainda aprender mais sobre operação, varejo e food service? Leia também sobre dark kitchens!
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