O que é ruptura de estoque, por que ocorre e como evitar?

Equipe TOTVS | 05 setembro, 2022

Na prática, a ruptura de estoque é um dos piores problemas que um varejo pode enfrentar. A falta de produtos no momento da compra decepciona clientes e afasta o seu público-alvo, que opta pela concorrência.

Mas, afinal, o que é e por que a ruptura de estoque acontece?

Antes de entender isso, é essencial compreender que a prevenção de perdas é uma parte importante para a saúde financeira de um supermercado.

Para evitar a falta de produtos nas gôndolas do seu supermercado, é preciso recorrer a algumas boas práticas de gestão, bem como tecnologias que otimizem a gestão de estoque.

Afinal, com uma gestão baseada na tecnologia, é possível evitá-la e potencializar várias áreas do seu negócio.

Pronto para entender mais sobre o tema? Neste guia completo, contamos não apenas o que é ruptura de estoque, mas os tipos, as principais causas e como evitá-la em seu supermercado.

Para aprender tudo, é só seguir a leitura!

O que é ruptura de estoque?

Antes de saber como evitar, é preciso entender o que é ruptura de estoque. O termo refere-se à falta de um produto nas prateleiras. Ou seja, se um cliente for ao seu estabelecimento em busca de um item X e não encontrá-lo, houve uma ruptura.

Entender o que significa ruptura de estoque é fácil tanto para quem está na posição do varejista quanto do cliente.

Um exemplo muito simples (e até cotidiano) é a falta do pãozinho fresco na padaria.

O estabelecimento, popular por vender pães frescos, pode sofrer com a falta do produto (por diversos motivos) e decepcionar alguns clientes — inclusive aqueles que compram todos os dias.

Assim, trata-se da falta de um item que o varejo, em tese, deveria ter, mas por alguma razão, está em falta.

Esse problema pode acontecer devido ao gap de um bom gerenciamento de estoque, seja pela ineficácia em abastecer as gôndolas a tempo ou pela má condução do setor de compras.

Além disso, fatores externos podem ocasionar a situação, como alta demanda e sazonalidade do produto.

A ruptura do estoque pode causar prejuízos para o estabelecimento, já que o supermercado deixa de vender quando o cliente não encontra os produtos disponíveis.

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Quais são os tipos de ruptura de estoque?

A ruptura de estoque de um varejo pode ocasionar vários problemas ao negócio. Mas antes de saber como solucioná-los, é importante compreender como a ruptura acontece.

Afinal, não existe um só tipo de situação possível.

Ao longo do ano, uma empresa pode enfrentar diferentes tipos de rupturas. Entender suas diferenças é essencial para saber como agir em cada caso.

Por que isso é importante?

Digamos que Fernanda seja dona de um negócio de hortifruti e João o proprietário de uma empresa têxtil.

Apesar dos desafios parecidos de gestão de um negócio, quando o assunto é ruptura de estoque, é muito difícil imaginar que Fernanda enfrente a mesma situação que João.

No caso da empreendedora, é muito provável que a falta de itens se dê pela sazonalidade ou questões climáticas, que afetam as safras e prejudicam a disponibilidade de produtos nas suas prateleiras.

Já para João, a ruptura de estoque tende a se relacionar a uma falha na supply chain, como o atraso de um fornecedor responsável pela tinturaria e estamparia das peças encomendadas.

Deu pra entender? A seguir, explicamos em detalhes cada tipo de cenário possível. Confira! 

Ruptura de exposição

A ruptura de exposição acontece quando os produtos em exposição nas prateleiras da loja são esgotados, mas a empresa possui estoque.

É um dos piores tipos, pois configura-se como uma venda perdida.

Ruptura fantasma

Apesar do nome curioso, a definição faz sentido: a ruptura fantasma ocorre quando a empresa possui o produto em estoque e em exibição, mas o cliente não consegue encontrá-lo.

A causa normalmente tem relação com a organização do PDV, que não caprichou no posicionamento do item e nem lapidou o planograma.

Ruptura de abastecimento ou de compra

O tipo mais “clássico”: quando acaba um tipo específico de produto (uma cor de um determinado item, bem como formato, versão, entre outros).

Ruptura de cadastro

Acontece quando o cliente busca um produto que está à venda, mas que não foi cadastrado e não tem preço.

Ruptura de estoque e quebra operacional são a mesma coisa?

Essa é uma confusão comum no mercado, mas saiba que os termos referem-se a situações diferentes.

A ruptura de estoque é o momento em que a organização não tem mais produtos para suprir a demanda dos clientes.

A quebra operacional, por outro lado, ocorre quando uma empresa não pode vender seu produto devido a algum problema com o mesmo. Por exemplo, se um item é defeituoso, não poderá ser vendido e resultará em uma perda operacional.

Quais são as principais causas da ruptura de estoque?

ruptura de estoque

A responsabilidade em evitar rupturas está nas mãos do gestor, que deve estabelecer um planejamento para que o estoque e o ponto de venda estejam sempre bem abastecidos.

Caso não seja feito um bom planejamento, pode haver consequências que levem à ruptura — e que vão além, de modo a impactar todo o negócio.

Que tal entender as principais causas? Separamos uma lista!

Falta de planejamento

Quando não existe planejamento, começam a surgir problemas nas gôndolas e no estoque.

Em muitos casos, o gestor não consegue prever de maneira correta a demanda das mercadorias e o supermercado fica sem os produtos que os consumidores estão buscando.

Falta de organização de gôndolas

Sem um bom planograma, fica difícil saber qual o lugar certo de cada produto. Essa falta de organização pode prejudicar seriamente o negócio.

Caso os produtos não estejam em seus devidos lugares para serem repostos e com o preço correto, é possível que o estabelecimento chegue ao ponto de ruptura de estoque.

Gestão de compras ruim

Outro problema que pode afetar negativamente os estabelecimentos é a má gestão de compras.

Sem um bom gerenciamento de compras com os fornecedores, faltarão produtos no estoque e, consequentemente, no ponto de venda.

Erros da própria indústria

Aqui, trata-se de falhas que começam no princípio da cadeia de suprimentos ou em organizações-chave para a distribuição de um produto — e que muitas vezes sequer envolvem o seu negócio.

São raros, mas quando acontecem, são difíceis de controlar.

Atrasos por parte dos centros de distribuição

Os centros de distribuição desempenham um importante papel na eficácia das cadeias de suprimentos.

Sua operação, seus métodos e as tecnologias empregadas em seus processos são determinantes para que matérias-primas, insumos e produtos sigam dentro do prazo para as empresas e varejos.

No entanto, problemas como a falta de veículos ou de profissionais, bem como erros no próprio CD, podem ocasionar em gaps no estoque dos revendedores.

Furtos dentro do estabelecimento

Além disso, uma cultura organizacional desorganizada e a falta de processos de segurança, pode contribuir para que ocorram furtos dentro do estabelecimento.

Na prática, os itens extraviados podem fazer toda diferença nos números dos relatórios do fim de mês, de modo que prejudique o bolso da empresa.

Quais são as consequências da ruptura de estoque?

A ruptura de estoque pode ter um impacto significativo nas empresas, especialmente aquelas que buscam estabelecer uma base de clientes fiéis à sua marca.

A insatisfação é a principal consequência, pois os clientes podem sentir que suas necessidades não estão sendo atendidas. Isso é especialmente prejudicial para marcas em crescimento, já que  pode corroer a confiança estabelecida, de modo que os consumidores decidam comprar em outro lugar.

Outro fator negativo é a perda de antigos clientes, especialmente se a ruptura for prolongada. 

Nesse caso, a decepção com a empresa entra em cena, o que prejudica sua imagem perante a base de clientes.

Além disso, a ruptura de estoque pode gerar custos adicionais para a empresa, como o reabastecimento do produto em caráter de urgência ou o envio de itens em falta para os clientes.

Como evitar a ruptura de estoque?

Após entender o que significa ruptura de estoque, é preciso que o gestor tome algumas iniciativas para evitar esse problema. A organização e o planejamento adequado devem sempre guiar as decisões do negócio.

Para isso, o gestor precisa estar atento a alguns fatores. Veja a seguir dicas de como evitar a ruptura de estoque:

Conheça os consumidores

Uma das maneiras mais eficazes de mitigar a ruptura é conhecer de forma aprofundada o perfil e os comportamentos dos seus clientes.

É simples: dessa maneira, você sabe exatamente quais produtos seus clientes preferem e quais eles necessitam.

Junto disso, destaca-se a importância de fazer um bom trabalho de pesquisa, por meio do monitoramento das tendências do mercado.

Nesse sentido, manter um olho atento aos dados de sell-out é essencial, já que possibilita que sua empresa saiba exatamente quais os números das vendas aos consumidores finais.

Desse modo, o varejo acerta de vez no planejamento de compras.

Tenha um bom relacionamento com fornecedores

É preciso que o gestor tenha um bom relacionamento com os fornecedores para que haja um planejamento de compra de mercadoria.

Com o software de gestão, é possível agendar as compras de mercadoria com os fornecedores.

Desse modo, sempre que algum produto estiver perto de acabar, a reposição será feita em tempo hábil.

Treine os colaboradores

ruptura de estoque

Colaboradores bem treinados podem ajudar muito para se conseguir uma boa gestão de estoque.

Após implementar um sistema de gestão, é preciso que os profissionais do estabelecimento entendam como utilizá-lo. Desse modo, os processos serão mais eficientes e o supermercado será mais organizado.

Faça a gestão do estoque

Com o controle total do entra e sai da empresa fica muito mais fácil fazer a gestão de estoque. Com uma solução como essa, tudo é registrado para que o gestor tenha controle sobre a quantidade de mercadoria no estabelecimento e no estoque.

Identifique os produtos de alto giro

É preciso dar prioridade à reposição dos produtos de alto giro de estoque. Eles são os mais procurados do estabelecimento, portanto, nunca devem estar em falta.

Faça sempre o agendamento de reposição desses itens no sistema de gerenciamento. 

Além disso, esteja sempre atualizado com a análise da demanda dos itens para ajustar as compras.

Planeje as promoções 

A ruptura tem tudo a ver com o giro de produtos no seu varejo, um aspecto crucial para o sucesso das lojas, pois representa a velocidade com que os produtos são vendidos e, consequentemente, a quantidade de itens que devem ser mantidos em estoque.

No entanto, o controle do giro de produtos pode ser um desafio, especialmente quando você precisa respeitar um calendário promocional.

Uma dica para evitar ruptura de estoque é planejá-las com cuidado, considerando seu giro.

Isso permite que você tenha um maior controle sobre o estoque e evite que os produtos fiquem parados por longos períodos.

Porém, por outro lado, o planejamento também evita que você crie ofertas cedo demais no calendário de vendas, esgotando os produtos, mas sem obter a margem desejada.

Por fim, esse planejamento também permite que você maximize seus lucros, pois permite calcular com precisão qual será o impacto das ofertas no giro e na sua projeção de vendas.

Atente-se às datas sazonais

É sempre essencial estar atento às datas sazonais, quando alguns produtos são mais procurados do que outros.

Faça sempre um monitoramento das operações para não perder os picos de venda. Assim, você evita atrasos nas entregas de mercadoria por parte do fornecedor.

Meça o índice de ruptura

Outro ponto importante é saber como medir a ruptura de estoque.

Você pode fazer esse acompanhamento por meio do sistema de gestão, já que fazer manualmente esse cálculo pode resultar em erros.

Como medir a ruptura de estoque?

O cálculo do índice de ruptura pode ser feito de várias maneiras, mais e menos complexas.

A fórmula mais comum é a seguinte:

Índice de Ruptura = (Itens que estão sem estoque ÷ Total de produtos da loja) x 100

Agora, digamos que Victor possui uma loja de artigos para piscinas e vende um total de 30 produtos. Para calcular seu índice de ruptura, ele investiga o estoque e descobre que há 7 itens indisponíveis.

Logo, seguindo essa fórmula, Victor faz a seguinte conta:

IR = (7 ÷ 30) x 100

IR = 0,233 x 100

Índice de Ruptura = 23,3%

Esse cálculo é muito flexível e pode ser feito ao fim de cada expediente, de modo a facilitar o entendimento sobre o giro de cada produto.

A periodicidade do cálculo é recomendada, de modo que permite que o varejista entenda qual a média e possa diminuí-la, bem como se antecipe a datas especiais, evitando com que suba.

Definir um estoque de segurança para cada produto, de acordo com seu giro estimado, é uma boa maneira de mitigar a ruptura e tornar o processo de aquisição ainda mais eficiente.

Conte com soluções tecnológicas

As soluções tecnológicas reduzem os índices de ruptura e, consequentemente, aumentam a eficiência do controle de processos vitais para sua organização.

Em específico, quando aplicadas no setor de compras e no seu estoque.

Isso torna o controle de itens mais eficiente, ágil e seguro, permitindo que as organizações economizem custos e reduzam as falhas.

Além disso, a tecnologia também permite que as organizações rastreiem seus produtos com precisão, o que os ajuda a tomar decisões melhores e mais informadas.

Tudo isso em sincronia com o giro dos produtos, já que cada vez é atualizada em tempo real no sistema, que faz os cálculos de ruptura e estoque de segurança.

Desse modo, com um clique, o gestor pode ter acesso a relatórios completos sobre o estado de seu estoque.

A tecnologia oferece inúmeras vantagens para as organizações, de modo que reduz índices de ruptura, aumenta a eficiência graças à automatização e possibilita maior economia.

O principal fator que pode ajudar a evitar a ruptura do estoque é um ERP.

Com ele, é possível controlar todo o processo do seu negócio, desde a compra de mercadoria até frente de caixa. Assim, você registra o recebimento de produtos, a armazenagem, faz agendamentos de compra e muito mais.

Um panorama sobre o uso de tecnologia no varejo

O varejo atravessa uma revolução tecnológica. Com a ascensão do comércio eletrônico, muitas lojas tradicionais estão sendo obrigadas a se adaptar ou ficar para trás.

A tecnologia rapidamente mudou o modo como as pessoas compram, e as lojas precisam se adaptar para manter-se competitivas.

Existem várias tecnologias usadas pelos varejistas para melhorar suas operações e atendimento aos clientes.

Algumas dessas opções incluem sistemas de PDV e gestão de estoque, sistemas de gerenciamento da jornada do cliente e tecnologias de rastreamento de produtos.

Todas essas alternativas têm o potencial de melhorar significativamente a eficiência do varejo e aumentar as vendas.

No entanto, é importante notar que o sucesso do varejo continua dependente da capacidade de oferecer um excelente atendimento aos clientes.

Por isso, a inovação deve ser encarada como um trampolim para que o varejo como um todo modernize sua operação, desde a forma que lida com clientes até a maneira que gerencia seus indicadores.

Soluções TOTVS para supermercados

As tecnologias para supermercados da TOTVS permitem que os estabelecimentos ofereçam uma experiência de compra moderna e única para seus clientes.

Deste modo, é possível garantir um atendimento personalizado, integrar canais de venda e assegurar total proteção em cada transação.

Além disso, as tecnologias da TOTVS para supermercados também facilitam a gestão do estoque (e evitam problemas, como a ruptura), o que permite um melhor controle dos produtos e uma maior eficiência no abastecimento.

Assim, é possível controlar desde o recebimento de produtos até o gerenciamento de fornecedores. Você pode planejar a compra de mercadorias, automatizar o processo de precificação e minimizar prejuízos controlando todos os indicadores.

As soluções são ideais para supermercados que buscam melhorar sua competitividade e oferecer uma experiência de compra moderna e inovadora para seus clientes.

Que tal conhecer mais? Confira os benefícios e diferenciais das tecnologias TOTVS para Supermercados!

Conclusão

Agora que você entendeu tudo sobre a ruptura de estoque, sabe a relevância deste problema para varejos de todos os tipos.

Por isso, saber quais seus tipos, as principais causas e consequências é essencial na hora de entender como evitá-los.

E o seu negócio, já consegue enfrentar a ruptura de estoque, reduzir seus índices e melhorar a satisfação de seus clientes?

Saiba que você pode contar com as soluções TOTVS para supermercados, projetadas especificamente para ajudar varejos a lidar com os principais desafios da área, como controle de estoque.

Agora, que tal seguir na sua jornada de aprendizagem com nossos conteúdos?

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