TEF: O que é, como funciona e por que investir nesse sistema

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 02 junho, 2021

Você já ouviu falar em TEF? A sigla significa Transferência Eletrônica de Fundos. 

Com ela, o varejo — que faz operações financeiras eletronicamente no momento em que é fechada uma venda com cartão de crédito ou de débito — pode ter uma grande solução.

Isso porque a TEF foi criada para integrar as vendas de um comércio, dispensando a exigência de muitas maquininhas de cartão. 

Desse modo, é possível otimizar o controle das vendas por meio do registro automático de dados no sistema de gestão que a empresa utiliza. 

Mas, as vantagens não param por aqui. Há ainda muito o que falar sobre TEF. 

É por isso que resolvemos elaborar este conteúdo. Por meio dele, você vai poder esclarecer todas as suas dúvidas e, claro, descobrir como melhorar o dia a dia da sua empresa. 

Veja quais pontos você verá por aqui: 

Continue a leitura e, enfim, veja como a tecnologia pode ser o grande diferencial do seu varejo!

O que é TEF? 

O termo TEF, como dito, significa Transferência Eletrônica de Fundos. 

Já as funções dela são: 

  • aceitar o pagamento de diferentes bandeiras de cartão (crédito e débito);
  • armazenar todas as informações de pagamento, automaticamente, no sistema do varejo;
  • fazer a comunicação e solicitar a liberação da compra às operadoras de cartão. 

Vale ressaltar que todos esses passos são feitos de modo ágil e seguro. 

Aliás, cabe aqui, também, mais uma observação bastante importante: 

Em um momento em que as empresas precisam flexibilizar as formas de pagamento, a TEF realmente vem como uma grande solução, já que, além de dar mais liberdade aos clientes,  ele gera economia para as lojas. 

Isso porque, quando a tecnologia integra diferentes bandeiras de cartões em um único sistema, o lojista não precisa adquirir ou alugar várias máquinas.  

O uso da TEF é obrigatório no varejo?

Agora que você já sabe o que significa TEF, é possível tratar sobre pontos mais específicos relacionados ao assunto, por exemplo, a obrigatoriedade desse sistema. 

Mas, afinal, a TEF é mesmo obrigatória em casos de comercialização de produtos e serviços? 

Na verdade, a obrigatoriedade varia de acordo com as leis dos estados brasileiros. 

Em Pernambuco, por exemplo, os lojistas precisam estar de acordo com a Transação Eletrônica de Fundos (TEF).  

Por isso, é sempre muito importante conferir quais e como são as legislações vigentes dentro da sua região. 

Mas o fato é que, independentemente da imposição, toda empresa que realiza vendas por meio de transações eletrônicas, ou seja, que aceita o pagamento através de cartões de crédito ou de débito, deve adotar a TEF. 

Dizemos isso porque a tecnologia é capaz de fazer a diferença tanto para empresários quanto para clientes. 

Para se ter uma ideia, a TEF não só gera economia, como também permite um excelente controle de caixa e, no geral, uma  gestão financeira eficiente para qualquer empresa. Além disso, é uma forma de oferecer diferentes tipos de pagamento para seu cliente e ter o controle do que se recebe.

Afinal, todos os pagamentos de produtos e serviços ficam registrados em um sistema prático e seguro. 

E o melhor é que os clientes ainda têm a possibilidade de realizar quitações com seus cartões de diversas bandeiras. 

Sem passar pela frustração de escolher seus itens de compra e, depois, descobrir que não é possível levá-los para casa. 

Ao longo deste conteúdo, você verá que ainda existem muitos outros benefícios ligados ao conceito e à prática da TEF. 

Como funciona uma solução TEF? 

Tudo funciona assim: a empresa instala um software em seu próprio sistema e o conecta ao PinPad, uma máquina de cartão especial que unifica diferentes bandeiras.

Então, a cada vez que uma compra é realizada com o pagamento pelo PinPad, as informações da transação são registradas no software de maneira automática. 

Depois, a operação passa por uma central, que autoriza o pagamento e permite que os dados da compra sejam agrupados no sistema de vendas da empresa.

Fora isso, vale ressaltar que a TEF também mostra automaticamente o preço que o cliente deve pagar, ou seja, sem a necessidade do operador de caixa digitar o valor. 

Com tudo isso, já é possível dispensar o uso de planilhas e quaisquer outros recursos manuais para o controle financeiro. 

Além do mais, a empresa se assegura de funcionários que possam querer aplicar preços incorretos no modo manual. 

Como dá para notar, o funcionamento é muito prático mesmo e acontece de maneira rápida. 

Mas, é claro que, para que todo esse passo a passo funcione adequada e seguramente, é extremamente importante saber escolher um software de qualidade. 

Só que isso já é assunto para um outro tópico ainda deste conteúdo. 

Qual é a diferença entre TEF e POS? 

Quando o assunto é sistema TEF, muitas pessoas ficam na dúvida se, justamente, TEF e POS representam o mesmo conceito. 

Vamos esclarecer então!.

A sigla POS (Point of Sale ou, simplesmente Ponto de Venda) nada mais é do que a maquininha de cartão, sendo ela portátil ou não. 

Já a TEF, como vimos, é o sistema instalado no caixa do varejo que integra o PinPad (máquina para a leitura do cartão) com o sistema de gestão de pagamentos da loja

Sendo assim, ambos os sistemas são usados para que o varejo possa receber os pagamentos de seus produtos ou serviços por meio de cartões (débito e crédito).

Mas, então, qual das duas soluções é a melhor para as lojas? 

Embora a POS seja bastante usada no mercado, é preciso deixar claro que esse sistema não consegue aceitar várias bandeiras de cartão em uma só maquininha. 

Ou seja, em muitos casos, os lojistas precisam providenciar outras máquinas de cartão, por exemplo, aquelas que são compatíveis com bandeiras regionais. 

Caso contrário, o lojista corre o risco de perder vendas e, consequentemente, clientes. 

Isso acaba por gerar um gasto extra, afinal, é preciso comprar ou, ainda, alugar as maquininhas. 

Sem contar que não agrega na praticidade do trabalho, já que o operador de caixa precisa ficar trocando de máquina, conforme atende os clientes. 

Isso pode ser pior ainda em casos de lojas com um grande fluxo de pessoas diariamente. 

Outra desvantagem é que a POS não registra os pagamentos no computador do caixa. 

Nesse caso, então, os lojistas devem guardar recibo por recibo das máquinas para, depois, fazer a conferência com o que foi registrado manualmente. 

É claro que essa tarefa gera muito mais tempo de trabalho, além disso, fica mais suscetível a falhas sobre os dados e valores anotados. 

Ao contrário disso tudo, a TEF consegue agregar um PinPad que aceita várias bandeiras de cartão ao caixa do varejo e, claro, fazer o registro automático de todos os dados de pagamentos no sistema da loja.  

Os resultados, então, são a praticidade, segurança e economia para o varejo e, também, a melhora da experiência de compra para os clientes

Então, é possível afirmar que a TEF se destaca como o melhor investimento!

Quais são os tipos de TEF?

Você sabia que existem diferentes tipos de TEF? Basicamente, a diferença entre elas está na tecnologia usada para o funcionamento. 

Avaliar essas variações é imprescindível para que você possa encontrar a melhor alternativa para a sua empresa. 

Antes de optar por um dos modelos, confira quais são as possibilidades existentes no mercado:

TEF dedicada

A TEF dedicada usa uma linha que fica conectada 24 horas com as operadoras de cartões. Essa conexão é feita por linhas VPN (redes virtuais privadas). 

Uma vantagem nesse modelo é a agilidade das operações eletrônicas financeiras, estabelecidas entre dois e cinco segundos. 

Empresas com um fluxo grande de vendas por cartão têm a indicação de adotar esse sistema.

TEF discada

Aqui, a cada transação, a transferência de dados é feita por meio de uma linha telefônica. 

Quando a análise da operação é aprovada, a ligação termina. O único porém é que o processo é um pouco mais lento, por ser uma operação discada.

TEF IP

A TEF IP também utiliza redes virtuais privadas para fazer sua comunicação. 

O contato entre empresa e operadora acontece por meio de protocolo IP. 

Desse modo, as informações financeiras são transmitidas pela internet, tornando a autorização da compra ainda mais rápida.

Afinal, qual é o melhor tipo de TEF?

Oferecer mais possibilidades de pagamento aos seus clientes e, também, ter um excelente controle financeiro são cuidados extremamente importantes. 

Sem eles, fica muito mais difícil atrair outros consumidores, fidelizá-los e colocar os seus negócios em expansão. 

Mas, é claro que, para ter essas e outras vantagens, você também precisa saber escolher o melhor tipo de TEF. 

Conforme vimos no tópico sobre “Tipos de TEF”, o sistema mais eficiente é aquele feito por meio de protocolo IP. 

Ou seja, a comunicação é estabelecida com o auxílio da internet, o que torna tudo mais rápido, e com bem menos chances de oscilações, como acontece em linhas telefônicas.

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Qual é a importância do sistema TEF para o varejo?

É impossível esquecer que todos nós vivemos na era da tecnologia e que isso, sim, acarreta muitas transformações na forma de fazer negócios, mais especificamente, no modo de vender e comprar. 

Ao explorar tudo o que as tecnologias e a TEF têm a oferecer, sem dúvidas, você pode ter resultados melhores para a sua empresa. 

A seguir, confira os principais benefícios de investir na TEF para sua loja!:

Melhora da experiência do cliente

No varejo, há sempre a tarefa de lutar contra a concorrência que, na maioria das vezes, é bem grande. 

E uma ótima maneira de se destacar em meio a tantas outras marcas é ter mais a atenção voltada para os seus próprios clientes

A experiência de compra deles realmente precisa ser a melhor possível. 

Então, aproveite a TEF para possibilitar o pagamento de seus produtos ou serviços por meio de cartões (débito e crédito das mais variadas bandeiras). 

Aumento da produtividade dos funcionários 

Mais uma vantagem em adotar a Transação Eletrônica de Fundos é poder otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores. 

Lembrando que com esse sistema, todos os registros de preços e pagamentos são feitos automaticamente pelo software. 

Ninguém precisa preencher caso por caso de compras em uma planilha, por exemplo. 

A automatização gera economia de tempo de trabalho e, consequentemente, aumento da produtividade.

Existem, ainda, outros tipos de tecnologias que ajudam o varejo, como o Omnichannel, o Big Data, a Internet das Coisas. 

Vale sempre se debruçar sobre essas soluções e, assim, descobrir novas maneiras práticas e seguras de fazer negócios!

Por que sua empresa deve aderir à TEF?

Se você ainda está em dúvida se a solução de Transferência Eletrônica de Fundos é uma boa para o seu negócio, reforçamos alguns pontos vantajosos que podem te ajudar a tomar essa decisão. 

Vale a pena conferi-los por aqui:

1. Segurança e praticidade

A razão pelo sucesso e maior frequência das compras através de cartões é que o consumidor se sente mais tranquilo.

Afinal, ele não precisa carregar dinheiro vivo no bolso, correndo o risco de se enganar ou perder as notas. Além disso, também reduz a possibilidade de assalto.

Para o comércio, esse processo também traz mais segurança, pois quando não há dinheiro em espécie, tentativas de roubos e furtos são minimizadas.

2. Controle financeiro

Com a solução de TEF implementada é possível ter um controle de vendas mais firme, já que os dados de vendas são registrados diretamente no sistema de gestão utilizado na empresa.

De novo: é importante ter a ciência de que tentar fazer um controle por recibos e planilhas pode prejudicar o negócio, por ser mais suscetível a erros em conferências e registros de transações realizados manualmente.

3. Proteção contra fraudes

Um benefício muito interessante do sistema TEF é reduzir margens para alterações de valor nas operações de venda, sejam eles propositais ou não.

É comum observar clientes desconfiados com os valores exibidos no visor da máquina de cartão. 

Com essa solução, as fraudes nos preços não acontecem, pois o valor é introduzido diretamente pelo sistema.

4. Taxas mais atrativas

Como o PinPad aceita diversas bandeiras e adquirentes de cartão, a empresa consegue ter mais economia. 

Dá para ter o corte de despesas referentes a aluguel e manutenção de múltiplas máquinas, cada uma para uma bandeira em especial.

Com essa flexibilidade, você tem uma posição superior ao negociar condições melhores para a bandeira e a forma de pagamento que o cliente preferir. 

Conseguir menores taxas nas transações é uma economia expressiva que faz a diferença para uma pequena e média empresa.

5. Opera com mais de um adquirente ou bandeira

Mais uma vez, é válido lembrar que a solução TEF integra várias bandeiras de cartão em um mesmo sistema. 

Isso é ideal para melhorar a experiência de compra dos seus clientes e, como visto no subtópico anterior, gerar economia e praticidade para o dia a dia da sua empresa. 

6. Permite adaptação com o PDV

A Transferência Eletrônica de Fundos também pode ser atrelada ao sistema PDV (Ponto de Venda).

Dessa maneira — além de conseguir atrair mais os clientes para o contato real com o produto e aproximação com a marca —, ainda é possível mostrar que você aceita o pagamento com cartões de diferentes bandeiras. 

Ao mesmo tempo, há ainda a melhora no controle das operações da sua empresa. 

O que você precisa para implementar?

Para ter uma solução TEF no seu negócio, é preciso ter duas ferramentas:

  • Software TEF: pode ser instalado no computador, tablet ou celular. Ele é responsável por armazenar as informações das compras por cartão. O software TEF faz o registro de dados importantes, como valores e formas de pagamento.
  • PinPad: é a máquina usada nas compras para passar e fazer a leitura do cartão de crédito ou débito. Ao ser conectado no computador, as informações das transações financeiras fluem em modo automático ao software de TEF instalado.

4 Dicas do que avaliar para escolher a melhor solução TEF

Você já viu por aqui que a solução TEF, por meio do IP e da internet, é a melhor alternativa, uma vez que torna os processos de pagamentos mais ágeis. 

Mas, claro, além da rapidez, existem outros fatores muito importantes para definir um software como verdadeiramente eficaz e seguro. 

Veja, abaixo, quais são esses outros quesitos:

Facilidade de uso 

De nada adianta apostar na TEF se o software tiver funções ou, ainda, uma interface complicada. 

Sendo assim, antes de fazer a contratação, veja como a ferramenta funciona e se, verdadeiramente, qualquer pessoa consegue manuseá-la de modo prático. 

Isso já economiza tempos muito grandes de adaptação, treinamento complexo de funcionários e, claro, possíveis equívocos. 

Segurança 

Também não dá para falar sobre vendas sem mencionar a segurança de dados. 

Tanto as informações da sua empresa quanto as do cliente precisam ficar concentradas em um sistema protegido. 

A boa notícia é que existe software de TEF que armazena os dados na nuvem, o que é bem mais seguro do que guardar as informações no sistema de seus computadores. 

Além disso, esse tipo de plataforma também costuma usar a criptografia de dados. 

Desse modo, já é possível ficar mais tranquilo. 

Portal de vendas online

Também avalie se o sistema de TEF roda bem em e-commerces, caso você faça vendas pela internet, claro. 

Aliás, se ainda não age dessa forma, vale a pena repensar. Isso porque, comprar sem precisar sair de casa, é mais uma das vantagens que fazem a diferença para muitos clientes. 

Boas referências 

Outra dica importante é avaliar se a empresa que oferece o software possui boas referências. 

Confira o que os clientes que já usam ou usaram a solução dizem, geralmente essas informações encontram-se no próprio site ou nas redes sociais da empresa. 

Conferir a tradição e a reputação da instituição em vista pode te livrar de possíveis problemas lá na frente, como custo-benefício ruim ou, até mesmo, fragilidade de proteção no sistema. 

TOTVS TEF Cloud 

Quem procura por uma empresa que oferece software para TEF (Transação Eletrônica de Fundos), sem dúvidas, pode contar com a TOTVS, a maior empresa de tecnologia do Brasil, com seu serviço de TEF Cloud

Com ele, é possível integrar todos os meios de pagamento com o processo de gestão do seu ponto de venda. 

A solução digital, também, aceita diversas bandeiras de cartão. 

Desse modo, você não corre o risco de perder uma venda porque a sua máquina não é compatível com a bandeira x ou y.

O melhor é que o funcionamento do sistema depende de poucos aspectos. Só é necessário ligar o seu computador e o PinPad. Pronto! A sincronização com o  TEF Cloud já foi realizada.

A partir desse processo, o software já consegue se comunicar com as operadoras de cartões (de crédito,  débito e vales alimentação, refeição, combustível) para obter a liberação do pagamento. 

Ou seja, os seus clientes realmente terão variedade sobre o poder de compra. 

Confira agora mesmo mais detalhes do TOTVS TEF Cloud!  

Nova call to action

Conclusão 

Vender produtos e/ou serviços que representam grandes soluções ainda não é o suficiente para se ter sucesso. 

Uma empresa bem vista também precisa de sistemas que, constantemente, melhoram a experiência dos clientes

Pensando nisso e, de acordo com tudo o que vimos neste conteúdo, vale muito investir na TEF (Transação Eletrônica de Fundos), já que ela integra cartões de débito e crédito (de diferentes bandeiras) em uma só máquina. 

Além disso, faz a exibição do valor a ser pago na maquininha automaticamente e, claro, registra todos os dados de vendas no sistema da empresa. 

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