TEF: o que é e por que sua loja deve investir nesse sistema?

Quem tem uma loja ou um negócio, muito provavelmente já deve ter ouvido falar sobre a Transferência Eletrônica de Fundos. Mas você sabe o que é TEF? Com ela, o varejo — que faz operações financeiras eletronicamente no momento em que é fechada uma venda com cartão de crédito ou de débito — pode ter …

Equipe TOTVS | 03 novembro, 2022

Quem tem uma loja ou um negócio, muito provavelmente já deve ter ouvido falar sobre a Transferência Eletrônica de Fundos. Mas você sabe o que é TEF?

Com ela, o varejo — que faz operações financeiras eletronicamente no momento em que é fechada uma venda com cartão de crédito ou de débito — pode ter uma grande solução.

Isso se dá porque essa transferência foi criada para integrar as vendas de um comércio, dispensando a exigência de muitas maquininhas de cartão.

Desse modo, é possível otimizar o controle das vendas pelo registro automático de dados no sistema de gestão que a empresa utiliza.

No entanto, as vantagens não param por aqui. Há ainda muito o que falar sobre ela.

É por isso que resolvemos elaborar este conteúdo. Por meio dele, você vai poder esclarecer todas as suas dúvidas e, claro, descobrir como melhorar o dia a dia da sua empresa com a TEF.

Continue a leitura para ver como a tecnologia pode ser o grande diferencial do seu varejo!

TEF: o que é?

O termo TEF, como dito, significa Transferência Eletrônica de Fundos.

Tal operação permite que os varejistas integrem suas vendas em um único sistema, registrando automaticamente todos os dados das transações no banco da loja.

Com a tecnologia, é possível fazer a transferência dos fundos em tempo real para a conta corrente do varejista.

Dessa forma, o dono do estabelecimento consegue acompanhar todas as movimentações financeiras da sua loja de forma prática e segura.

Em um momento em que as empresas precisam flexibilizar as formas de pagamento, ela vem como uma grande solução. Afinal, além de dar mais liberdade aos clientes, gera economia para as lojas.

Como é multiadquirente, nela é possível escolher passar as bandeiras com um adquirente diferente.

E, quando a tecnologia integra diferentes bandeiras de cartões em um único sistema, o lojista não precisa adquirir ou alugar várias máquinas.

Para que serve a TEF?

Uma Transferência Eletrônica de Fundos tem diversas finalidades. Entre elas, podemos destacar algumas funções, como:

  • aceitar o pagamento de diferentes bandeiras de cartão (crédito e débito);
  • armazenar todas as informações de pagamento, automaticamente, no sistema do varejo;
  • fazer a comunicação e solicitar a liberação da compra às operadoras de cartão.

E o mais importante é que todos esses passos são feitos de modo ágil e seguro.

Como funciona uma solução TEF?

Essa solução funciona da seguinte forma: a empresa instala um software em seu próprio sistema e o conecta ao PinPad, uma máquina de cartão especial que unifica diferentes bandeiras.

Então, toda vez que ocorre uma compra com o pagamento pelo PinPad, as informações da transação são registradas no software de maneira automática.

Depois, a operação passa por uma central, que autoriza o pagamento e permite que os dados da compra sejam agrupados no sistema de vendas da empresa.

Ela também mostra automaticamente o preço que o cliente deve pagar, ou seja, sem a necessidade do operador de caixa digitar o valor.

Com tudo isso, já é possível dispensar o uso de planilhas e quaisquer outros recursos manuais para o controle financeiro.

Além do mais, a empresa se assegura de funcionários que possam querer aplicar preços incorretos no modo manual.

Como dá para notar, o funcionamento é muito prático e acontece de maneira rápida.

Mas, é claro que, para que todo esse passo a passo funcione de forma segura e adequada, é fundamental saber escolher um software de qualidade. Mais a frente, iremos falar disso.

O que você precisa para implementar a TEF?

Alguns aparelhos e componentes são essenciais para permitir que uma Transferência Eletrônica de Fundos aconteça. Entre esses elementos, podemos destacar:

  • equipamento PinPad: ele funciona como uma máquina de cartão e pode ser usado para pagamentos de diferentes bandeiras, sendo responsável por fazer a leitura dos cartões e depois enviar esses dados;
  • computador: tudo o que faz parte dele, como o monitor e o teclado, são essenciais para a realização de uma transferência. E sem uma máquina não é possível instalar um software;
  • leitor de código de barra: responsável por cadastrar e identificar os produtos e seus preços no software por meio dos códigos;
  • TEF house: empresas desenvolvedores dos softwares que funcionam como uma espécie de “central”, em que todas as informações das operações dos cartões são enviadas e armazenadas;
  • integradora ou softhouse: empresas que vendem os softwares criados pelas TEF houses e podem fornecer e integra outros equipamentos;
  • adquirentes: empresas que se conectam às diversas bandeiras de cartão para dar a permissão para que o pagamento aconteça, negociar taxas e aprovar ou não os pagamentos;
  • linha telefônica: necessária para a comunicação entre o software e as operadoras de cartão, pois conecta a máquina, o computador a central e o software.

Quais são os tipos de TEF?

Você sabia que há diferentes tipos de TEF? A diferença entre essas modalidades está na tecnologia usada para o seu funcionamento.

Avaliar essas variações é imprescindível para encontrar a melhor alternativa para a sua empresa.

Portanto, antes de optar por um dos modelos, confira quais são as possibilidades existentes no mercado a seguir.

TEF dedicada

A TEF dedicada usa uma linha que fica conectada 24 horas com as operadoras de cartões. Essa conexão é feita por linhas VPN (redes virtuais privadas).

Uma vantagem nesse modelo é a agilidade das operações eletrônicas financeiras, estabelecidas entre dois e cinco segundos.

Empresas com um fluxo grande de vendas por cartão têm a indicação de adotar esse sistema.

TEF discada

Aqui, a cada transação, a transferência de dados é feita por meio de uma linha telefônica.

Quando a análise da operação é aprovada, a ligação termina. O único porém é que o processo é um pouco mais lento, por ser uma operação discada.

TEF IP

A TEF IP também utiliza redes virtuais privadas para fazer sua comunicação.O contato entre empresa e operadora acontece por meio de protocolo IP.

Desse modo, as informações financeiras são transmitidas pela internet, tornando a autorização da compra ainda mais rápida.

Qual é o melhor tipo de TEF?

Oferecer mais possibilidades de pagamento aos seus clientes e, também, ter um excelente controle financeiro são cuidados extremamente importantes.

Sem eles, fica muito mais difícil atrair outros consumidores, fidelizá-los e colocar os seus negócios em expansão.

Mas, é claro que, para ter essas e outras vantagens, você também precisa saber escolher o melhor tipo de TEF.

E conforme vimos no tópico, o sistema mais eficiente é aquele feito por meio de protocolo IP.

Ou seja, a comunicação é estabelecida com o auxílio da internet, o que torna tudo mais rápido, e com bem menos chances de oscilações, como acontece em linhas telefônicas.

O uso da TEF é obrigatório no varejo?

Mas, afinal, essa solução é mesmo obrigatória em casos de comercialização de produtos e serviços? Na verdade, a obrigatoriedade varia de acordo com as leis dos estados brasileiros.

Em Pernambuco, por exemplo, os lojistas precisam estar de acordo com a Transação Eletrônica de Fundos.

Por isso, é sempre muito importante conferir quais e como são as legislações vigentes dentro da sua região.

Mas o fato é que, independentemente da imposição, toda empresa que realiza vendas por meio de transações eletrônicas deve adotar essa transferência.

E isso se faz verdade porque a tecnologia é capaz de fazer a diferença tanto para empresários quanto para clientes.

Para se ter uma ideia, ela não só gera economia, como também permite um excelente controle de caixa e, no geral, uma gestão financeira eficiente para qualquer empresa.

Além disso, é uma forma de oferecer diferentes tipos de pagamento para seu cliente e ter o controle do que se recebe.

Afinal, todos os pagamentos de produtos e serviços ficam registrados em um sistema prático e seguro.

E o melhor é que os clientes ainda têm a possibilidade de realizar quitações com seus cartões de diversas bandeiras.

Sem passar pela frustração de escolher seus itens de compra e, depois, descobrir que não é possível levá-los para casa.

Qual é a importância do sistema TEF para o varejo?

Todos nós vivemos na era da tecnologia e isso acarreta muitas transformações na forma de fazer negócios. Mas, principalmente, impacta no modo de vender e comprar.

E para quem atua no varejo, explorar tudo o que as tecnologias têm a oferecer vai trazer resultados melhores para a sua empresa.

A seguir, confira os principais benefícios de investir nessa solução para sua loja.

Oferece meios de pagamento flexíveis

Em primeiro lugar, uma das vantagens da TEF é que ela oferece meios de pagamentos flexíveis, considerando a maioria dos clientes.

E esse sistema permite com que seus clientes possam fazer o pagamento da maneira que preferirem.

Se optarem por cartão de crédito, por exemplo, eles ainda têm a opção de parcelar a compra. Com isso, o cliente se sente mais à vontade para comprar na sua loja.

Melhora a experiência do cliente

No varejo, há uma grande competição contra a concorrência que, na maioria das vezes, é bem grande.

E uma ótima maneira de se destacar em meio a tantas outras marcas é ter mais a atenção voltada para o comportamento dos seus próprios clientes.

A experiência de compra deles precisa ser a melhor possível. Então, você pode aproveitar essa transferência para possibilitar o pagamento de seus produtos ou serviços por meio de cartões (débito e crédito das mais variadas bandeiras).

No entanto, é possível ir além dos vários tipos de pagamento e pensar nos diversos canais de venda.

Se preocupar com a omnicanalidade deles, ou seja, com a integração desses ambientes, vai ser fundamental para trazer uma experiência de maior qualidade para seus consumidores.

Afinal, você vai estar nos ambientes em que essa pessoa prefere comprar.

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Aumenta a produtividade dos funcionários

Mais uma vantagem em adotar a Transação Eletrônica de Fundos é poder otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores.

Lembrando que com esse sistema, todos os registros de preços e pagamentos são feitos automaticamente pelo software.

Ou seja, ninguém precisa preencher cada compra em uma planilha, por exemplo.

A automatização gera economia de tempo de trabalho e, consequentemente, aumento da produtividade.

Existem, ainda, outros tipos de tecnologias que ajudam o varejo, como falamos, o omnichannel, mas também a Big Data e a Internet das Coisas.

Vale sempre se debruçar sobre essas soluções e, assim, descobrir novas maneiras práticas e seguras de fazer negócios!

Os prós e contras do uso da TEF

Como vimos, a Transferência Eletrônica de Fundos é um sistema extremamente útil e vantajoso para as empresas. Por meio dele, as lojas podem:

  • oferecer mais comodidade aos clientes;
  • reduzir o risco de erros e de fraudes de cartão;
  • ter um controle financeiro mais eficaz.

No entanto, como toda boa solução, ela também apresenta alguns contras, que podem ser:

  • necessidade de um bom investimento inicial;
  • operação de forma fixa, não sendo possível para delivery;
  • grande dependência da internet para funcionar.

Qual é a diferença entre TEF e POS?

Quando o assunto é Transferência Eletrônica de Fundos, muitas pessoas ficam em dúvida se a TEF e a POS representam o mesmo conceito. Vamos esclarecer isso então.

A sigla POS (Point of Sale ou, simplesmente Ponto de Venda) nada mais é do que a maquininha de cartão, sendo ela portátil ou não.

Já a Transferência Eletrônica de Fundos, como vimos, é o sistema instalado no caixa do varejo que integra o PinPad (máquina para a leitura do cartão) com o sistema de pagamentos da loja.

Sendo assim, ambos os sistemas são usados para que o varejo possa receber os pagamentos de seus produtos ou serviços por meio de cartões (débito e crédito).

Mas, então, qual das duas soluções é a melhor para as lojas?

Embora a POS seja bastante usada no mercado, é preciso deixar claro que esse sistema não consegue aceitar várias bandeiras de cartão em uma só maquininha.

Ou seja, em muitos casos, os lojistas precisam providenciar outras máquinas de cartão, por exemplo, aquelas que são compatíveis com bandeiras regionais.

Caso contrário, o lojista corre o risco de perder vendas e, consequentemente, clientes. Isso acaba por gerar um gasto extra, afinal, é preciso comprar ou, ainda, alugar as maquininhas.

Sem contar que não agrega na praticidade do trabalho, já que o operador de caixa precisa ficar trocando de máquina, conforme atende os clientes. E isso pode ser pior ainda em casos de lojas com um grande fluxo de pessoas diariamente.

Outra desvantagem é que a POS não registra os pagamentos no computador do caixa. Nesse caso, então, os lojistas devem guardar recibo por recibo das máquinas para, depois, fazer a conferência com o que foi registrado manualmente.

É claro que essa tarefa gera muito mais tempo de trabalho, além disso, fica mais suscetível a falhas sobre os dados e valores anotados.

Ao contrário disso tudo, a Transferência Eletrônica de Fundos consegue agregar um PinPad que aceita várias bandeiras de cartão ao caixa. 

E, claro, fazer o registro automático de todos os dados de pagamentos no sistema lojista.

Os resultados, então, são a praticidade, segurança e economia para o varejo e, também, uma melhor experiência de compra para os clientes. Por esses motivos, a TEF se destaca como o melhor investimento!

E qual a diferença entre TEF e TED?

Muita gente confunde os conceitos de TEF e TED, principalmente pela semelhança na sigla, mas fique tranquilo que vamos esclarecer essas dúvidas para você.

A sigla TED (Transferência Eletrônica Disponível) representa um tipo de transferência bancária que é feita de conta corrente para conta corrente, em tempo real.

Ou seja, a transferência é liberada na hora e o dinheiro cai na outra conta imediatamente.

Já a Transferência Eletrônica de Fundos é um meio pelo qual as empresas podem receber pagamentos por cartão de crédito e débito.

Com ela, o dinheiro não cai na conta da loja imediatamente, pois a transferência é feita em até três dias úteis.

Além disso, a Transferência Eletrônica de Fundos envolve transferências entre contas do mesmo banco, e a TED envolve instituições diferentes.

Qual a relação entre TEF e NFC-e?

A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é um documento fiscal que registra a venda do produto ou serviço, sendo emitida e armazenada digitalmente. Ou seja, não existe uma versão física da nota.

Para emitir a NFC-e, é necessário um sistema de gestão que se comunique com o provedor autorizado pela Secretaria de Fazenda do Estado para gerar a nota fiscal eletrônica. E o sistema emissor da Nota Fiscal do Consumidor precisa integrar à Transferência Eletrônica de Fundos:

Para isso, primeiro se faz uma venda pelo ERP e, depois, ocorre a autorização do pagamento via TEF.

Em seguida, se retorna o número do comprovante de pagamento e se insere no XML da NFC-e, que se envia à Sefaz posteriormente. Com isso, a Sefaz autoriza a venda e a NFC-e, a qual pode ser impressa.

Com a NFC-e, o lojista pode agilizar o processo de emissão da nota fiscal, além de ter mais segurança na hora de registrar os dados. Ainda, a NFC-e também facilita o controle das mercadorias pelo varejo.

Por que sua empresa deve aderir à TEF?

Se você ainda está em dúvida se a solução de Transferência Eletrônica de Fundos é uma boa para o seu negócio, reforçamos alguns pontos vantajosos que podem te ajudar a tomar essa decisão. Acompanhe a seguir!

1. Segurança e praticidade

A razão pelo sucesso e maior frequência das compras através de cartões é que o consumidor se sente mais tranquilo.

Afinal, ele não precisa carregar dinheiro vivo no bolso, correndo o risco de se enganar ou perder as notas. Além disso, também reduz a possibilidade de assalto.

Para o comércio, esse processo também traz mais segurança, pois quando não há dinheiro em espécie, tentativas de roubos e furtos são minimizadas.

2. Controle financeiro

Com essa solução implementada é possível ter um controle de vendas mais firme, já que os dados de vendas são registrados diretamente no sistema de gestão utilizado na empresa.

De novo: é fundamental ter a ciência de que tentar fazer um controle por recibos e planilhas pode prejudicar o negócio, por ser mais suscetível a erros.

3. Proteção contra fraudes

Um benefício muito interessante desse sistema é reduzir margens para alterar valores nas vendas, sejam eles propositais ou não.

É comum observar clientes desconfiados com os valores exibidos no visor da máquina de cartão.

Com essa solução, as fraudes nos preços não acontecem, pois o valor é introduzido diretamente pelo sistema.

4. Taxas mais atrativas

Como o PinPad aceita diversas bandeiras e adquirentes de cartão, a empresa consegue ter mais economia.

Dá para ter o corte de despesas referentes a aluguel e manutenção de múltiplas máquinas, cada uma para uma bandeira em especial.

Com essa flexibilidade, você tem uma posição superior ao negociar condições melhores para a bandeira e a forma de pagamento que o cliente preferir.

Conseguir menores taxas nas transações é uma economia expressiva que faz a diferença para uma pequena e média empresa.

5. Opera com mais de um adquirente ou bandeira

Mais uma vez, é válido lembrar que essa solução integra várias bandeiras de cartão em um mesmo sistema.

Isso é ideal para melhorar a experiência de compra dos seus clientes e, como visto no subtópico anterior, gerar economia e praticidade para a sua empresa.

6. Permite adaptação com o PDV

A Transferência Eletrônica de Fundos também pode ser atrelada ao sistema PDV (Ponto de Venda).

Dessa maneira — além de conseguir atrair mais os clientes para o contato real com o produto —, ainda é possível mostrar que você aceita o pagamento com cartões de diferentes bandeiras.

Ao mesmo tempo, há ainda um melhor controle das operações da sua empresa.

4 dicas do que avaliar para escolher a melhor solução TEF

Você já viu por aqui que essa solução , por meio do IP e da internet, é a melhor alternativa, uma vez que torna os processos de pagamentos mais ágeis.

Mas, claro, além da rapidez, existem outros fatores muito importantes para definir um software como verdadeiramente eficaz e seguro. Veja, abaixo, quais são esses outros quesitos.

1. Facilidade de uso

De nada adianta apostar na Transferência Eletrônica de Fundos se o software tiver funções ou, ainda, uma interface complicada.

Sendo assim, antes de fazer a contratação, veja como a ferramenta funciona e se, verdadeiramente, qualquer pessoa consegue manuseá-la de modo prático.

Isso já economiza tempos muito grandes de adaptação, treinamento complexo de funcionários e, claro, possíveis equívocos.

2. Segurança

Também não dá para falar sobre vendas sem mencionar a segurança de dados. Tanto as informações da sua empresa quanto as do cliente precisam ficar concentradas em um sistema protegido.

A boa notícia é que existe um software de Transferência Eletrônica de Fundos que armazena os dados na nuvem, o que é bem mais seguro do que guardar as informações no sistema de seus computadores.

Além disso, esse tipo de plataforma também costuma usar a criptografia de dados.

Assim, já é possível ficar mais tranquilo.

3. Portal de vendas online

Também avalie se o sistema de TEF roda bem em e-commerces, caso você faça vendas pela internet, claro.

Aliás, se ainda não age dessa forma, vale a pena repensar. Comprar sem precisar sair de casa é mais uma das vantagens que fazem a diferença para muitos clientes.

4. Boas referências

Outra dica importante é avaliar se a empresa que oferece o software possui boas referências.

Confira o que os clientes que já usam ou usaram a solução dizem, geralmente essas informações encontram-se no próprio site ou nas redes sociais da empresa.

Conferir a tradição e a reputação da instituição em vista pode te livrar de possíveis problemas lá na frente, como custo-benefício ruim ou, até mesmo, fragilidade de proteção no sistema.

TOTVS Pagamento TEF

Quem procura por uma empresa que oferece software para TEF (Transação Eletrônica de Fundos), sem dúvidas, pode contar com a TOTVS. 

Somos a maior empresa de tecnologia do Brasil e temos um serviço de excelência: TOTVS Pagamento TEF.

Com ele, é possível integrar todos os meios de pagamento com o processo de gestão do seu PDV.

A solução digital, também, aceita diversas bandeiras de cartão.

Desse modo, você não corre o risco de perder uma venda porque a sua máquina não é compatível com a bandeira x ou y.

O melhor é que o funcionamento do sistema depende de poucos aspectos. Só é necessário ligar o seu computador e o PinPad. Depois disso, a sincronização com o Pagamento TEF já foi realizada.

A partir desse processo, o software já consegue se comunicar com as operadoras de cartões (de crédito, débito e vales alimentação, refeição, combustível) para obter a liberação do pagamento.

Ou seja, os seus clientes terão variedade sobre o poder de compra.

Confira agora mesmo mais detalhes do TOTVS Pagamento TEF!

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Conclusão

Vender produtos ou serviços que representam grandes soluções ainda não é o suficiente para se ter sucesso.

Uma empresa bem vista também precisa de sistemas que, constantemente, melhoram a experiência dos clientes.

Pensando nisso e, de acordo com tudo o que vimos neste conteúdo, vale muito investir na Transação Eletrônica de Fundos. Afinal, ela integra cartões de débito e crédito (de diferentes bandeiras) em uma só máquina.

Além disso, faz a exibição do valor a ser pago na maquininha automaticamente e, claro, registra todos os dados de vendas no sistema da empresa.

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