Frente de Caixa: Por que investir em um sistema?

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 27 janeiro, 2021

A satisfação do seu cliente depende mais do seu frente de caixa do que você pode imaginar. Parte final de todo processo de produção, logística e distribuição de um produto, é ali que você consolida uma venda bem sucedida, ágil e organizada.

Apesar de parecer um processo simples, ela envolve muito mais do que apenas uma única execução.

Afinal, é nela que moram uma série de etapas essenciais que vão além da venda, mas atingem seu controle de caixa e toda contabilidade.

Além disso, há todo um conceito por trás do que se entende por frente de caixa — bem como das ferramentas utilizadas.

Você sabia que um sistema de gestão de frente de caixa pode trazer benefícios incríveis para o seu negócio, integrando dados e facilitando o processo de compra?

Para entender tudo sobre frente de caixa, bem como suas funções, seu funcionamento e as vantagens de aderir a um sistema especializado, é só continuar a leitura!

O que é frente de caixa?

Frente de Caixa tem algumas conceituações, tanto mais específicas, como mais amplas. Em geral, trata-se do último processo referente a compra de um produto:

O momento que o cliente paga por ele — a conclusão da compra.

É a consumação de toda jornada do cliente, na qual pesam questões como organização do PDV, qualidade e apresentação do produto, atendimento e tomada de decisão.

Nessa etapa, são utilizadas ferramentas e tecnologias específicas que visam simplificar e agilizar o processo. Assim, tornam a compra mais rápida (o que contribui para uma boa experiência do cliente), além de facilitarem o controle financeiro.

Ou seja, “a” frente de caixa pode ser o local onde a compra é efetuada. Mas “o” frente de caixa pode ser também o sistema responsável por facilitar esse processo.

Essa é uma pegadinha comum ao pesquisar sobre a área e que gostaríamos de esclarecer.

Neste conteúdo, vamos nos referir a frente de caixa quando falarmos do processo e do local. Ao mencionar tecnologias, vamos tratar da importância e dos benefícios de sistemas para frente de caixa . 

Quais são as funções da frente de caixa?

Na frente de caixa, vários processos são concretizados — coisas que vão bem além da mera finalização de uma compra.

É uma etapa crucial para o controle financeiro, contábil e para a gestão de estoque do negócio.

Entre suas funções, podemos citar ações como emissão de notas e cupons fiscais, liberação de descontos e vouchers para futuras compras, conferência de mercadorias e mesmo cancelamento da transação.

Nova call to action

Ou seja, a frente de caixa é local de uma série de ações estratégicas e essenciais ao negócio.

Todas elas, se você notar, são fontes incríveis de dados e informações sobre a empresa e seu processo de vendas.

Com o uso de um sistema de frente de caixa, é possível integrar esses dados com outros setores e recursos.

Dessa forma, você pode agilizar o trânsito de informações da frente de caixa para o financeiro, por exemplo.

Além disso, servem de insumo para melhor entendimento da jornada de compra do cliente, buscando oportunidades de melhoria, aumento do ticket médio ou brechas para instigar a fidelização.

Qual é a importância da frente de caixa para uma empresa?

A etapa de frente de caixa é tão relevante (e amplamente discutida) pois é decisiva para a satisfação do cliente.

E isso tem um peso enorme, pois pode ser fator-chave na sua fidelização.

No entanto, saiba que para possuir uma frente de caixa eficiente, é preciso seguir uma série de obrigações fiscais, contábeis e legais. São essas diretrizes que vão simplificar o trabalho da sua contabilidade, possibilitando maior organização de informações.

Esse papel é muito importante, pois sem uma frente de caixa estruturada, sua contabilidade pode se perder nos números, complicando seu nome e de sua empresa diante do Fisco.

Além disso, a frente de caixa tem função significativa na lucratividade do negócio. Afinal, é a porta de entrada do dinheiro do cliente.

Por isso, além de um ótimo atendimento, é necessário ter processos e confiar em sistemas robustos que mantenham a integridade financeira do negócio.

Como funciona a frente de caixa?

No momento em que um cliente conclui uma compra, alguns processos entram em ação. É um momento decisivo para a frente de caixa, por isso a organização é essencial.

O sucesso de cada operação, portanto, depende de como sua empresa e sua frente de caixa lida com esses três processos:

Terminal de Pagamentos

O terminal de pagamentos é o local onde o pagamento é efetuado, seja através de máquina de cartão de crédito e débito, caixa registradora ou outro dispositivo.

Sistema de Gestão

Atualmente, é difícil encontrar negócios que não operam em conjunto com sistemas de gestão. Na verdade, essa é uma obrigatoriedade do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Por meio do Sistema de Gestão, você integra uma boa parte do backoffice da empresa, facilitando o acesso às informações.

Integração de Dados Bancários

Por fim, é necessário que seus sistemas sejam integrados às instituições financeiras, para que os dispositivos de pagamento se comuniquem.

Dessa forma, os bancos sabem quando os valores entram e saem, aprovando as operações com agilidade.

Por que uma empresa deve investir em um sistema de frente de caixa?

Com o sistema de frente de caixa, os seus processos internos ficam mais práticos e eficientes.

Afinal, hoje, é vital ter um atendimento ágil e eficaz para garantir que os clientes saiam satisfeitos.

Além disso, o gerenciamento do seu negócio deve ser descomplicado para fluir sem problemas.

A solução digital proporciona uma experiência de compra agradável para o cliente. 

Além disso, sem um controle financeiro preciso seu negócio pode até gerar prejuízos.

Ou seja, investir nesse tipo de solução pode significar mais lucro e mais clientes para a sua empresa.

O sistema de frente de caixa unificado facilita seu dia a dia, pois simplifica várias operações do negócio. Os processos podem ser controlados e monitorados em tempo real. Isso evita prejuízos e outros problemas, como:

  • Clientes insatisfeitos;
  • Dificuldade no repasse fiscal;
  • Perda de arquivos importantes.

Nas lojas, por exemplo, é possível automatizar processos e fazer um acompanhamento preciso de estoque e dos seus pedidos.

Isso proporciona um ganho considerável na frente de caixa, além de possibilitar tomadas de decisões mais assertivas.

Outro ponto é que essa solução evita filas, demoras no checkout da compra, problemas com forma de pagamento, entre outros transtornos.

Otimizar tópicos como os citados deixa a clientela satisfeita e com uma boa impressão do comércio.

Como saber se vale a pena investir em um sistema de frente de caixa em sua empresa?

Um sistema de frente de caixa pode agregar muito mais do que agilidade operacional aos seus processos. Isso é algo essencial a se entender antes de investir.

Uma ferramenta completa pode prover uma série de recursos e serviços digitais que complementam seu planejamento estratégico. Tudo com base nas informações obtidas a cada compra.

Não é à toa que, para 61% dos varejistas americanos entrevistados pela Grand Review Research, um dos fatores determinantes para investir em um sistema de frente de caixa é usar os dados para entender as preferências dos consumidores.

Ou seja, a tecnologia ajuda a tornar as execuções mais rápidas e integradas, mas também contribui na personalização do atendimento.

Assim, é possível aperfeiçoar vários aspectos em relação à jornada de compra, bem como questões referentes aos produtos, ao PDV e a sua própria precificação.

Quais são os benefícios de implementar um sistema de frente de caixa?

Como já mencionamos, por mais que sua loja tenha ótimos vendedores, uma experiência ruim na finalização da compra pode arruinar tudo.

Confira a seguir algumas vantagens que a solução para frente de caixa no PDV pode trazer para o seu negócio varejista.

Satisfação do cliente

O mais importante é, com certeza, a satisfação do cliente. Ter um bom ponto de venda, produtos de qualidade e funcionários proativos é ótimo.

No entanto, nada disso será suficiente sem uma boa finalização da compra.

Vivenciar a chamada “experiência fantástica”, em um processo de compra rápido e agradável faz com que o consumidor volte mais vezes ao estabelecimento.

Para isso, o caixa precisa conseguir finalizar a compra com agilidade e sem nenhum tipo de transtorno.

Controle financeiro

O controle financeiro é feito por meio de uma boa organização da contabilidade e da administração do fluxo de caixa.

Essas ações são mais fáceis com uma frente de caixa muito bem estruturada no ponto de venda.

Por meio dos softwares de gestão, você pode emitir balancetes, demonstrativos e relatórios com facilidade.

Também tem acesso rápido à tesouraria e às suas contas a pagar e receber, além de controlar e conciliar cartões de crédito.

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Eficiência na emissão de notas fiscais

Poder contar com tecnologia no PDV frente de caixa permite mais precisão e praticidade ao realizar tarefas como emissão de cupons fiscais.

Assim, a movimentação financeira do negócio fica mais organizada.

Com esse sistema, o risco de erros em emissão de notas e repasse para a contabilidade é muito menor.

A adesão a essa solução proporciona facilidade ao armazenar, conferir e repassar documentos ao Fisco de forma eletrônica.

Agilidade nos processos

Atualmente, os consumidores precisam fazer suas compras de forma rápida e sem complicações.

É comum o cliente entrar no estabelecimento com pressa e sem tempo para esperar pelo atendimento.

Por isso, estabelecimentos que não têm filas grandes e caixas lentos saem na frente da concorrência.

A leitura do código de barras e impressão do cupom fiscal de forma rápida são essenciais na finalização da compra

As soluções de frente de caixa permitem isso, o que otimiza o processo e garante um atendimento ágil e de qualidade, minimizando a espera em filas.

Gerenciamento simples

Gerenciar um negócio não é tarefa fácil. São muitas responsabilidades que devem ser administradas ao mesmo tempo.

Por isso, migrar para um único sistema onde é possível integrar todos os processos é um alívio para os empresários, além de ser benéfico para os clientes.

Com os softwares, atividades como aquisição de mercadorias, controle de estoque e realização do inventário ficam muito mais simples.

Com todas as etapas do processo de atendimento integradas em um único sistema, o atendimento se torna mais eficiente, e o negócio, mais lucrativo.

Redução de custos

Durante este conteúdo, você aprendeu muito sobre a importância da organização na boa execução da frente de caixa. É justamente em pontos como esse que ela reflete.

O sistema realiza todos os cálculos (impostos, descontos e troco) de forma instantânea.

Dessa forma, você reduz drasticamente os custos com possíveis falhas simples de matemática que, muitas vezes, acontecem quando o processo é feito manualmente.

Tudo isso é possível com auxílio de um sistema que, quando corretamente escolhido, oferece total escalabilidade.

Assim, sua contratação não pesa em seu bolso — e o valor é adequado para o momento e necessidades do seu negócio, sendo perfeitamente escalável à medida que a operação se desenvolve!

Redução de falhas

Outro fator que anda de mãos dadas com a organização, é a redução de falhas.

Ao utilizar meios tradicionais, como planilhas ou mesmo cadernos, você corre sérios riscos de perder os registros e mesmo se equivocar nas contas.

Com a correria do dia a dia atual, é algo fácil de acontecer.

Por isso, o sistema de frente de caixa pode ser determinante na organização, armazenamento e processamento desses dados.

Além disso, o sistema garante que os documentos (como os cupons fiscais) cheguem às mãos do seu setor financeiro.

Dessa forma, nenhuma transação é ignorada e sua contabilidade pode ser feita de forma assertiva, garantindo que nenhum problema ocorra com a Receita Federal.

Integração de dados

No dia a dia da frente de caixa, é preciso de muita sintonia entre setores para emissão de NFC-e para seus clientes — bem como seu repasse à contabilidade.

Ao fazer isso manualmente, como você já aprendeu, os riscos são consideráveis.

Há uma série de problemas que podem ocorrer nesse entremeio, prejudicando o fechamento do seu mês.

Uma das principais vantagens em ter um sistema de frente de caixa, portanto, é seu potencial de integração de dados.

Com um clique, é possível registrar uma venda e todos os documentos que a envolvem, facilitando o acesso dos profissionais de contabilidade a eles.

Além disso, não se esqueça que esse nível de registro é amplo, impactando também sua gestão de estoque, o que possibilita a antecipação de demandas.

Ou seja, um grande poder de previsibilidade que evita problemas, como a falta de um produto por falhas de comunicação entre PDV e estoque. 

O que avaliar em um sistema de frente de caixa?

Que a sua empresa precisa de um sistema de frente de caixa, você já sabe. Se não é um investimento urgente, é algo para se colocar no topo das prioridades.

No entanto, há várias opções no mercado… Como escolher a melhor?

A primeira coisa a se fazer é analisar as necessidades do seu negócio e da sua frente de caixa. São demandas que mudam de empresa para empresa, por isso é ideal fazer um belo mapeamento situacional.

Com essas necessidades em mãos, é hora de buscar as ferramentas mais adequadas.

Nessa hora, o que deve pesar em sua avaliação? Procure considerar os seguintes tópicos:

Funcionalidades

O sistema de frente de caixa pode ser a base do seu negócio ou apenas um complemento. O que vai determinar isso é o nível e a quantidade de funcionalidades que ele oferece.

Em alguns estabelecimentos, o que falta é apenas uma ferramenta que automatize a emissão de NFC-e, bem como seu envio à contabilidade

Em outros negócios, falta toda estrutura para a frente de caixa.

O mais adequado é escolher por uma opção que permita flexibilidade para escolher as funcionalidades, com possibilidade de agregar outras conforme necessário.

Integração com outros sistemas

O compartilhamento de dados entre seus sistemas é um fator indispensável para seu frente de caixa.

É preciso que ele seja compatível com ferramentas como ERP ou CRM, aumentando o alcance e qualidade das informações.

Atualizações periódicas

Como o desenvolvedor da solução trabalha em cima dela? É comum que soluções do tipo, especialmente as SaaS, possuam calendários de atualizações que visam otimizar seu uso e acrescentar novas funcionalidades.

Assim, o sistema nunca “para no tempo”, mas pelo contrário, ganha valor e novas funções.

Segurança

A frente de caixa se relaciona com dados sensíveis de seus clientes, bem como com informações valiosas para manutenção do dia a dia do negócio.

A segurança dos dados, portanto, é essencial.

A plataforma escolhida deve desfrutar de uma robusta arquitetura contra fraudes, perdas e vazamentos, mantendo os dados seguros.

Suporte técnico

Lembre-se que um sistema de gestão pode apresentar pontos de dificuldade em vários estágios da sua utilização, da implementação ao uso diário.

Para responder às suas dúvidas, bem como resolver problemas com agilidade, é vital que o desenvolvedor estabeleça canais acessíveis e níveis satisfatórios de atendimento e suporte técnico.

Implementação

O sistema de frente de caixa deve ser uma solução instantânea para seu negócio, por isso sua implementação deve ser fácil e rápida.

Seu uso, além disso, deve ser pensado para favorecer a intuição do usuário, facilitando o fechamento das vendas e o compartilhamento de dados.

Sistema de gestão para frente de caixa

Uma frente de caixa otimizada depende do potencial tecnológico por trás de cada processo, do fechamento de uma venda até a emissão do cupom fiscal. Com um sistema de gestão dedicado, você conquista essa capacidade operacional.

Assim, diminui filas, torna o atendimento ao cliente rápido e eficiente, e também armazena dados essenciais para o seu negócio.

E agora? Basta fazer a escolha certa e começar uma revolução na frente de caixa da sua empresa!

Eleve

O Eleve by TOTVS é um sistema com dois módulos que atuam em todo backoffice de micro, pequenas e médias empresas do Brasil.

Seu módulo Eleve Vendas é perfeito para gestão da frente de caixa. Fácil de usar, com mensalidade super acessível e incontáveis funcionalidades, torna simples o processo de venda e retirada de produtos.

O Eleve Vendas conta com alertas automáticos sobre necessidade de reposição.

O sistema de gestão para frente de caixa é hospedado na nuvem. Assim, todos os dados passam por backups contínuos, garantindo sua integridade diante de qualquer problema, como quedas de energia.

Confira mais sobre o Eleve Vendas!

Conclusão 

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a importância da frente de caixa e de como a tecnologia é um dos pilares de uma operação bem-sucedida.

Trata-se do final de todo processo de produção, envio e distribuição de um produto. E justamente por ser o último elo, é tão importante.

São vários processos que precisam de atenção e que geram dados valiosos para o seu negócio.

Por todos esses motivos, aderir a uma solução tecnológica de frente de caixa é bastante positiva para sua empresa.

Esperamos que este conteúdo sirva de base de conhecimentos sobre o assunto e que ajude você a tomar uma boa decisão para o desenvolvimento da sua organização.

E agora, para continuar informado sobre mais soluções como essa, continue acompanhando o blog da TOTVS.

Aqui, você encontra artigos que te ajudam a solucionar problemas, além de novidades sobre o mundo da tecnologia!

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