Entenda como funciona a matrícula escolar online

A matrícula online ou digital é uma maneira simples, 100% virtual e mais conveniente de registrar um aluno em uma instituição de ensino.

Para os alunos ou pais e responsáveis, trata-se de uma medida que facilita o burocrático processo de matrícula, tornando-o remoto e possibilitando que seja realizado onde e quando a pessoa quiser.

Já para as instituições de ensino (IEs), é uma forma de reduzir custos, oferecer maior comodidade ao seu público-alvo e maximizar seus esforços de captação de alunos. 

Que tal entender mais sobre essa ação, como ela pode trazer benefícios à sua escola, faculdade ou IE em geral e como ela funciona na prática? É só seguir a leitura, continue conosco!

O que é e como funciona a matrícula escolar online?

A matrícula online é um processo em que os interessados se inscrevem na IE e enviam a documentação necessária pela internet.

Geralmente, as escolas oferecem a opção de matrícula presencial ou online, mas esta última costuma ser mais rápida e prática.

Além disso, é uma ótima alternativa para quem mora longe da instituição ou tem dificuldades de locomoção.

Para os alunos, pais ou responsáveis, a opção de realizar a matrícula escolar online é uma opção de conveniência muito bem-vinda.

Porém, é preciso ter atenção, já que todos os documentos exigidos devem ser enviados no ato da inscrição.

Já para as instituições de ensino, oferecer essa opção depende de um bom sistema de gestão escolar, que possibilite a criação de uma página de matrícula virtual (ou que vincule-se à mesma, coletando todos os dados registrados).

De qualquer maneira, é necessário que a instituição invista em uma tecnologia capaz de tornar o processo virtual, simplificando tanto o registro do aluno quanto a aprovação dos documentos, o seu registro nas turmas e o pagamento da taxa.

Quais são as vantagens da matrícula escolar online?

A matrícula online pode trazer diversos benefícios, tanto para a instituição quanto para os estudantes e responsáveis. Comodidade, segurança e agilidade são alguns dos pontos positivos.

Que tal entender mais? Separamos algumas das principais vantagens a seguir, confira agora:

Mais segurança e comodidade

A segurança dos dados é um tema em alta em todo mercado, e o mesmo se aplica ao setor da educação.

Tanto que as IEs, de acordo com a lei, devem investir na modernização de seus processos, criando uma Secretaria Digital.

Entre outras razões, o objetivo é assegurar que todas as informações da instituição e de seus alunos estejam protegidas na nuvem.

Com a matrícula escolar online, a instituição dá um passo definitivo em direção a uma gestão de documentos moderna e eficiente, garantindo que todos os contratos estejam a salvo na nuvem.

O melhor de tudo? Com os sistemas corretos, é possível assegurar total proteção em níveis de acesso, garantindo que os documentos sejam visualizados (ou editados) apenas por pessoal competente.

Menos burocracia

O processo de aceitação de uma matrícula efetuada presencialmente costuma ser burocrático. 

Afinal, há uma fila de pessoas que precisam ser atendidas, processos manuais que necessitam da dedicação de funcionários e, claro, toda a atenção devida.

Com a matrícula online, as IE flexibilizam o registro dos alunos e o envio dos documentos, de modo que o processo se torne mais cômodo para os envolvidos.

Economia para a escola

Para a escola, com a parte burocrática fora da equação, sobra tempo para que o time possa focar em atividades mais estratégicas ou mesmo agilizar o processo de aprovação das matrículas.

Ou seja, falamos de uma maior produtividade, que gera uma economia de custos para a instituição.

Processos mais ágeis

Outro ponto é que a tecnologia agiliza os processos em geral, não apenas na matrícula escolar online, mas em toda a administração do negócio.

Com o auxílio de um sistema escolar, a instituição se garante mesmo em períodos de maior demanda (como no início e meio do ano).

Além disso, todo processo de encontrar documentos é mais ágil, já que a pesquisa é simplificada.Caso fosse manual, levaria mais tempo de armazenamento, busca, leitura, validação, entre outras atividades.

Comunicação escolar mais estratégica

Com a matrícula virtual, a instituição se aproveita de um processo remoto que pode ser vinculado aos apps de comunicação utilizados.

Ou seja, na mesma interface em que acontece toda comunicação com os alunos, pais e responsáveis, a escola pode avisar sobre a possibilidade de realizar novas ou de renovar as matrículas digitalmente.

É uma maneira de melhor aproveitar os canais virtuais estabelecidos, tornando a troca de mensagens mais estratégica e benéfica para o negócio.

Coleta de dados dos alunos

E já que cada vez mais as instituições dependem de dados para melhor lapidar seus serviços e campanhas de marketing, a matrícula auxilia nesse ponto.

Afinal, proporciona acesso fácil da IE a uma série de dados importantes sobre os alunos, pais ou responsáveis, possibilitando uma melhor tomada de decisão.

Além disso, trata-se de uma garantia de que todos os dados necessários sejam coletados, de modo que nenhuma ficha acadêmica fique incompleta.

Maior fidelização dos estudantes

Ao facilitar o processo de matrícula, a instituição garante um maior nível de fidelização dos estudantes.

Afinal, o processo de matrícula é muito antecipado pelos alunos, pais ou responsáveis. Ao digitalizar essa etapa, a instituição assegura que os alunos sejam matriculados dentro do prazo, garantindo a continuidade na sua jornada acadêmica.

Fortalecimento da imagem da instituição

Ao digitalizar os processos da sua instituição, você reforça sua imagem como um negócio moderno, ágil e conectado.

Assim, em vez de perder uma manhã ou tarde se deslocando até um local específico, a pessoa pode realizar a matrícula quando e como quiser – até mesmo via dispositivo móvel, desde que possua todos os documentos digitalizados.

É algo que contribui para a construção de uma marca forte, transformadora e preocupada com a comodidade de alunos, pais e responsáveis.

Integração a outras ferramentas

Outro ponto que vale a pena mencionar é que, com a matrícula escolar online, sua IE pode integrar ferramentas digitais, centralizar dados e agilizar ainda mais a rotina acadêmica e administrativa.

Cuidado com o meio ambiente

Por fim, ao digitalizar seus processos internos, a instituição passa a reduzir sua dependência do papel.

Assim, a IE contribui para a preservação do meio ambiente e passa a digitalizar documentos e contratos. Além disso, mitiga a necessidade de armazenar cópias físicas.

Como implementar a matrícula online na sua escola?

Se você está procurando uma maneira de simplificar o processo de captação de alunos, a matrícula escolar online pode ser a solução ideal. O primeiro passo para implementá-la é contar com um sistema de gestão de matrículas eficiente. 

Esse sistema deve contar com recursos de captação de estudantes, controle do processo seletivo, assinatura digital e experiência do aluno.

O objetivo é utilizar a tecnologia a favor do seu negócio, de modo que o processo de registro se torne tão simples quanto qualquer outra inscrição feita virtualmente.

Além disso, a matrícula online permite que os pais e responsáveis acompanhem o progresso dos filhos na escola, bem como recebam atualizações sobre eventos e outras informações importantes.

Quais funcionalidades um sistema de matrícula escolar online deve ter?

Em geral, um sistema de matrícula online permite a realização de várias tarefas, como:

• Coleta e armazenamento de dados dos alunos;
• Armazenamento, integração e segurança dos documentos;
• Comunicação automática de confirmação ou recusa no processo seletivo da instituição;
• Emissão de guias de matrícula, renovação, bem como de guias de pagamento de mensalidades;
• Notificação aos pais ou responsáveis sobre a necessidade de sanar dúvidas ou problemas presencialmente na secretaria.

O sistema deve ser capaz de sanar dores como essas, aproximando a IE das famílias e tornando a comunicação mais ágil, bem como a resolução de problemas mais eficiente.

Outro tipo de recurso interessante é a alocação de salas. Caso uma turma possua mais alunos que outra (o que é comum no ensino superior), o próprio software decide quais turmas ocuparão os espaços mais adequados.

Além disso, o software determina níveis de prioridade por curso, baseado nos critérios estabelecidos pela administração. Assim, todo processo de organização de salas se torna mais fluido e dinâmico, sem gerar dores de cabeça para os educadores.

E, claro, não há como esquecer a automatização dos processos de secretaria.

Assim, funções de matrícula e rematrícula, bem como várias atividades financeiras (como a cobrança de alunos inadimplentes) é automatizada.

Dessa maneira, o próprio sistema se encarrega de mapear as necessidades e agir em cima delas, reportando aos responsáveis – que podem decidir agir “manualmente”, se necessário.

Porém, saiba que sua IE pode contar não apenas com um sistema de matrícula, mas um verdadeiro software educacional.

Desse modo, muito além de modernizar os processos relativos ao registro de alunos, será possível realizar tarefas como:

• Emissão de boletins;
• Lançamento de notas;
• Controle de fluxo de caixa;
• Emissão de boletos bancários;
• Controle de frequência dos alunos;
• Acompanhamento de desempenho do aluno;
• Acompanhamento de desempenho do professor com cada turma.

Como os sistemas de gestão escolar da TOTVS ajudam a otimizar processos na sua instituição?

Contar com um bom sistema de gestão escolar é fundamental, não apenas para facilitar as matrículas online, mas também para otimizar toda a operação.

Os sistemas educacionais da TOTVS têm justamente esse objetivo. Eles unem tecnologia e gestão para facilitar etapas essenciais: desde o cadastro de estudantes até a atualização de dados, emissão de documentos e acompanhamento de vagas. 

Tudo acontece em um ambiente integrado, seguro e acessível, permitindo que você automatize tarefas repetitivas e foque no que realmente importa: oferecer uma jornada educacional mais eficiente.

Com funcionalidades que conectam setores, eliminam retrabalhos e mantêm as informações sempre atualizadas, as equipes ganham tempo, precisão e controle. 

E as famílias sentem o impacto direto, com processos mais rápidos, transparentes e totalmente digitais.

Quer otimizar ainda mais os processos acadêmicos? Aproveite para conhecer as tecnologias da TOTVS para o segmento educacional.

Conclusão

No dia a dia de uma escola ou universidade, a integração com a tecnologia é cada vez mais importante para garantir uma gestão eficiente.

Muito além do que se aprende e ensina dentro da sala de aula, é preciso de uma secretaria, administração e condução moderna e integrada dos processos gerenciais.

Neste conteúdo, você conheceu as vantagens da matrícula online, entendeu como implementá-la e o papel de um bom sistema de gestão escolar para garantir um processo mais eficiente.

Ao investir em sistemas que conectam setores e facilitam a comunicação interna, você prepara sua instituição de ensino para lidar com demandas crescentes e a necessidade de decisões mais estratégicas, sempre com foco no aluno.

E, para complementar essa leitura, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre ferramentas de tecnologia educacional para transformar o método de ensino.