Pagamento de Mensalidade Escolar: 5 Dicas para maior controle

Equipe TOTVS | 29 março, 2021

No mundo das IES, além da preocupação normal acerca da qualidade de ensino, é preciso planejar uma boa estratégia de pagamento de mensalidade escolar.

Afinal, é o que vai garantir que a instituição se mantenha estável financeiramente, para que possa fazer investimentos e se destacar da concorrência.

Porém, como você sabe, reduzir a inadimplência escolar não é uma tarefa fácil. 

Sendo assim, ter maior controle sobre o pagamento de mensalidade escolar é um desafio que vai além do simples ato de cobrança.

É preciso pensar em estratégias eficazes e contar com ferramentas modernas e completas, que auxiliem você nesse processo, além de complementar a sua IES.

Nesse conteúdo, vamos te apontar o caminho e as alternativas para um melhor e maior controle do pagamento de mensalidade escolar.

Que tal descobrir mais sobre as melhores práticas? Basta seguir a leitura!

Pagamento de mensalidade escolar flexível

É difícil mapear as verdadeiras razões por trás da inadimplência escolar. É, com certeza, uma das causas de evasão escolar no país — ou seja, o não pagamento das mensalidades até o ponto que o aluno desiste do curso.

Um cenário extremamente desconfortável para as instituições de ensino, pois em muitos casos não há possibilidade de prever essas situações.

Sendo assim, da mesma forma que um mês pode se apresentar financeiramente estável, o outro pode ser o completo oposto.

E são vários os fatores que contribuem para essa instabilidade:

O cenário político-econômico, as condições regionais (como no caso de calamidades ou desastres naturais) e mesmo os aspectos sociais que norteiam a vida dos estudantes.

Portanto, o melhor remédio é apostar na solução mais ampla: uma correta gestão financeira da instituição de ensino.

Muito além de padronizar e estruturar os processos internos, porém, falamos de consolidar meios de cobrança e de pagamentos de mensalidade escolar.

Seu correto controle é o que vai garantir que a situação financeira esteja sempre no azul, favorecendo a operação do negócio, sem que prejudique outras partes da instituição.

Agora, quais as melhores formas de organizar o pagamento de mensalidade escolar para sua instituição? E na prática, qual a real importância de estabelecer esses processos?

Quais são as formas mais comuns de pagamento de mensalidade escolar?

Toda escola, faculdade e instituição de ensino em geral possui algumas formas de pagamento de mensalidade em seu portfólio de soluções.

No entanto, você acredita que é flexível o bastante para facilitar o pagamento para todos os alunos?

Muitas vezes, a diferença entre receber ou não o valor da mensalidade é a forma de pagamento.

Esse é o primeiro passo para adequar sua gestão financeira.

Por isso, vamos te apresentar as principais formas de pagamento de mensalidades escolares. Algumas delas ainda não fazem parte do seu planejamento?

  • Cheques: Bastante popular no passado, mas relegada por possuir alto risco de não recebimento. O controle é muito complicado.
  • Carnê Simples: Se trata de uma forma quase aposentada, um carnê que apenas lembra a pessoa do pagamento, que é então feito na secretaria. O controle também é bastante dificultado.
  • Boleto Bancário: Uma das modalidades mais utilizadas por conta do dinamismo. Sua versão física é bastante aceita pelos alunos, que fazem o pagamento em agências bancárias, lotéricas ou via leitor de código de barras em celulares e dispositivos do tipo.
    • Boleto Online: O boleto no formato online é quase padrão para as IES de hoje, normalmente enviado para o e-mail do aluno ou disponibilizado no sistema acadêmico. Facilita o controle de pagamento.
  • Cartões: Outra forma de pagamento bastante popular e flexível é o cartão, que dispensa os custos de emissão dos boletos — mas conta com taxas das operadoras.
    • Cartão de Crédito: Com esse tipo de modalidade, a cobrança é automática e programática, o que facilita a cobrança e também o pagamento.
    • Cartão de Débito: Ideal para IES que aceitam o pagamento no local, pois é uma alternativa mais prática e segura que a transação em dinheiro vivo ou em cheques!
  • Link de Pagamento: Uma modalidade mais recente, que substitui o boleto. Ao contrário, o aluno recebe um link (em qualquer canal digital) que, quando acessado, o leva a uma página personalizada, com diferentes opções de pagamento dentro dela — o que proporciona mais autonomia ao pagante.
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Os principais desafios na cobrança do pagamento de mensalidade escolar

No ato da cobrança, é preciso entender que nem todo mundo está em condições ou possui os meios para realizar o pagamento da mensalidade escolar.

Isso quer dizer que a inadimplência é uma certeza? Claro que não!

Porém, significa que a sua instituição de ensino é uma prestadora de serviços com um público diversificado, com preferências próprias de pagamento. E se adequar às principais é fundamental.

Esse é o caso de algumas marcas mais estabelecidas e com uma proposta mais exclusiva.

No entanto, em geral, é possível encontrar pessoas de várias camadas sociais em uma mesma sala de aula. Portanto, como garantir que todos façam os pagamentos?

Bom, diversificar os meios de pagamento já é um excelente primeiro passo.

Mas há outros desafios por trás, como:

  • Falta de padronização na cobrança aos inadimplentes;
  • Falta de canais de comunicação definidos e conhecidos;
  • Falta de automatização na cobrança de mensalidades, o que ocasiona um efeito “bola de neve” nas finanças;
  • Falta de organização na gestão de mensalidades (IES que contam com controle manual via planilhas ou sistemas legados e antigos);

Na sua instituição, quais os melhores caminhos para superá-los? Para todos, há uma resposta bastante evidente, certo? A tecnologia.

Qual é a importância de realizar o controle do pagamento de mensalidade escolar

Ao controlar o pagamento de mensalidade escolar, a instituição de ensino tem maior entendimento sobre as suas condições financeiras, bem como a taxa de inadimplência. 

Dessa forma, é possível viabilizar investimentos e cumprir com o planejamento pedagógico e estratégico definido no começo do ano letivo.

É uma das facetas da gestão educacional que mais causam impacto, pois diz respeito a todo orçamento — que não apenas interessa à instituição, mas aos funcionários e também aos alunos, visto que contribui com a qualidade do ensino.

Além disso, o controle do pagamento de mensalidade escolar permite que a instituição se programe melhor para oferecer benefícios.

Um deles é o desconto na mensalidade para pagamentos até certo dia do mês.

É uma forma eficaz de promover o engajamento financeiro dos responsáveis, estimulando o pagamento. Algo que contribui para a retenção de alunos.

Pagamento de Mensalidade Escolar: 5 Dicas de como fazer uma boa gestão

E agora, no dia a dia, como realmente aprimorar o seu controle financeiro e realizar uma gestão de mensalidades?

Quais as formas de garantir o pagamento de mensalidade escolar, de forma que você mantenha o fluxo de caixa estável e obtenha o lucro desejado?

Bom, receita de bolo infelizmente não existe para esse objetivo. No entanto, há algumas dicas que podem ajudar você e sua instituição nesse processo.

Preparado(a) para aprender ainda mais? É só continuar a leitura!

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1# Disponibilize diferentes formas de pagamento

Uma forma eficiente de promover uma maior aderência dos clientes aos pagamentos das mensalidades é a diversificação das formas de pagamento.

Na sua instituição, você aceita diferentes modalidades de pagamento ou ainda se mantém preso a uma ou duas?

É importante ser flexível nesse ponto, visto que cada pessoa possui dificuldades diferentes no que diz respeito ao controle das próprias finanças.

2# Envie lembretes de pagamento 

Um método que pode gerar ótimos resultados é o envio de lembretes de pagamento para cada aluno.

Assim, poucos dias antes do prazo, você assegura que todos recebam uma notificação (via sistema ou app da instituição, e-mail pessoal ou SMS).

Aqui, o auxílio da tecnologia se encaixa muito bem para automatizar essa tarefa, livrando seus colaboradores da alta carga operacional. Isso acontece por meio de um CRM Educacional, um sistema que permite uma comunicação mais fluida com o cliente. 

3# Tenha uma boa relação com os responsáveis pelo pagamento 

Uma das melhores formas de garantir o pagamento de mensalidade escolar é através do bom relacionamento com o responsável pela quitação do valor.

E isso pode ser feito de várias formas.

Uma delas é garantir que não haja longas esperas em ligações telefônicas para resolver problemas ou tirar dúvidas.

Outra forma é garantir presença nas redes sociais.

Assim, com um suporte preparado e presente, é possível diversificar os canais de comunicação da instituição, posicionando-se em todos os ambientes frequentados pelo cliente.

4# Crie um cronograma 

No seu departamento financeiro, há um cronograma de cobranças pronto e seguido à risca?

Esse documento deve nortear as ações, disparos de lembretes e de cobranças todos os meses.

Ele deve estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa, seguindo seus objetivos e metas, bem como de acordo com as datas de pagamentos da própria instituição.

Melhor ainda se ele for automatizado e esteja em sinergia com outras demandas financeiras da sua IES.

5# Invista em um software 

Agora, como facilitar globalmente o trabalho do setor financeiro no controle do pagamento de mensalidades, bem como na redução da inadimplência?

O uso da tecnologia é essencial para isso.

Em instituições de todo porte, é necessário contar com o advento do software financeiro que permita maior controle das contas a pagar e receber.

Através do software, é possível tornar a gestão de todo negócio mais transparente. 

Com alguns cliques, você encontra, segmenta e define ações para alunos em diferentes situações, como inadimplentes, adimplentes, e muito mais.

Como um software financeiro pode auxiliar no controle de pagamento de mensalidades escolares?

Uma instituição de ensino é local de centenas, muitas vezes milhares de alunos. 

Controlar a inadimplência de um grupo tão grande pode ser realmente complicado, ainda mais quando a equipe é enxuta e já bastante atarefada.

Assim, de forma manual e analógica, sua instituição fica à mercê de erros que podem prejudicar todo andamento financeiro do negócio.

Esse é um ponto essencial por trás da atuação do software financeiro.

Com ele, você fortalece os métodos de cobrança, automatizando várias tarefas — inclusive da gestão dos pagamentos, segmentando inadimplentes.

Pagamento de Mensalidade Escolar: 5 Motivos para investir em um software 

Agora, na prática, como um software educacional para auxiliar no controle do pagamento de mensalidade escolar pode beneficiar o seu negócio? Os benefícios são vários.

Então, para elucidar a questão e ajudar você na tomada de decisão, separamos alguns dos principais motivos para investir na tecnologia para melhorar a gestão da IES. Vamos lá?

1# Organização do fluxo de caixa

Com a variação de pagamentos efetuados e não efetuados todos os dias, fica complicado manter-se à par do fluxo de caixa a todos os momentos.

O software para gestão financeira da instituição facilita essa tarefa, com integração total de dados que permite uma visualização transparente, atualizada em tempo real, do fluxo de caixa do negócio.

Assim, é possível medir o nível de inadimplência de forma fácil, bem como identificar os alunos com dívidas e traçar planos para evitar situações do tipo nos meses seguintes.

2# Segurança dos dados 

Ao investir em um software de renome, você também adquire uma estrutura digital robusta que protege os seus dados.

Assim, diferente da documentação em papel, que custa dinheiro para armazenar e possui dados sensíveis que podem ser facilmente extraviados, o software contribui para uma melhor segurança das informações.

Ao estabelecer níveis de acesso, por exemplo, você hierarquiza o banco de dados, garantindo que apenas usuários autorizados acessem determinadas informações.

3# Controle mais eficaz

Não há como desvincular a facilidade de gestão dos processos da tecnologia. É um dos motivos pelos quais ela é tão relevante hoje em dia.

Com o software, você controla todo sistema financeiro do negócio, aprovando solicitações com rapidez e padronizando processos.

Dessa forma, seu time pode executar com agilidade as tarefas do dia a dia, enquanto mantém seu foco nas demandas estratégicas da instituição.

4# Integração de dados

Já percebeu como o processo de cobrança é complicado se você não tem em mãos os dados de contato do cliente inadimplente?

Ou se faltam comprovantes de seus pagamentos, mesmo quando suas planilhas e anotações dizem o contrário, que ele não pagou?

São situações comuns em um cenário onde não há integração de dados. Algo que não existe com uso de um software.

Pelo contrário, a tecnologia permite integração e conciliação de dados de contato, todo histórico financeiro

5# Emissão de boletos 

O software pode servir para facilitar o trabalho de diversas formas, como na geração de boletos registrados, envio por e-mail ou para portal do aluno, bem como emissão da segunda via, caso necessário.

Assim, você poupa em taxas do banco, pois conta com custos muito menores e mais acessíveis, além de centralizar a atividade de emissão.

TOTVS Educacional

Você já conhece o TOTVS Educacional? Trata-se do melhor sistema de gestão educacional do Brasil, utilizado por 15 das 20 principais instituições de ensino do país.

É uma plataforma ampla e versátil, ideal para instituições de ensino do básico ao superior ou de educação continuada.

Assim, se adequa às necessidades e realidade de todo um mercado.

O TOTVS Educacional permite maior controle de todo o backoffice do negócio, bem centraliza e automatiza as rotinas da sua instituição.

Assim, atendimento e setores administrativos conversam entre si para prestar o melhor e mais ágil serviço.

O TOTVS Educacional permite que você transforme os processos da sua instituição, agregando o que há de melhor em tecnologia no seu dia a dia, e de quebra ajuda a reter e captar alunos, com soluções que favorecem a sua gestão e a experiência do cliente.

E que tal poder contar com toda funcionalidade do pagamento de mensalidade escolar direto da tela do seu celular? Isso já é possível com o App Meu eduCONNECT da TOTVS. Clique e confira!

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Conclusão

Conseguiu entender a importância de diversificar e fortalecer a gestão do pagamento de mensalidades escolares?

É uma etapa essencial para a manutenção da instituição de ensino, que contribui para o fluxo de caixa.

Assim, a instituição garante que sua operação continue no azul, possibilitando investimentos e também ofereça condições personalizadas para os clientes.

No entanto, esse esforço só é funcional com auxílio de ferramentas e estratégias eficazes.

Neste conteúdo, você conheceu as principais, como o software para auxiliar no pagamento de mensalidades.

E agora, que tal modernizar as suas operações e melhorar o seu controle financeiro?

Para mais dicas sobre gestão para instituições financeiras, continue de olho em nosso blog!

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