Sistema para Hospitais: guia completo com tudo o que você precisa saber

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA INSTITUIÇÕES DE SAÚDE | 19 maio, 2021

Hoje, não há como gerenciar um estabelecimento de saúde sem um bom sistema para hospitais que integre, automatize e facilite os processos administrativos.

Além de ser um ambiente de missão crítica, o hospital normalmente lida com incontáveis elementos dentro do escopo de gerenciamento.

São máquinas de exames, equipamentos cirúrgicos, leitos, toda infraestrutura física, bem como todos os profissionais de alto nível técnico que devem fazer isso funcionar.

Tudo de forma sintonizada, alinhada aos objetivos do hospital ou operadora de saúde e condizente com o nível de demanda dos pacientes.

São esses os elementos que qualificam um estabelecimento de saúde para o sucesso, destacando-o da concorrência.

No entanto, nada disso é possível sem uma gestão de primeira, que integre dados e automatize processos administrativos, agilizando as tarefas, ou seja, uma verdadeira digitalização dos processos da sua instituição de saúde.

É o que o sistema para hospitais possibilita:

Um ganho estratégico, capaz de melhorar a qualidade dos serviços prestados, potencializar várias áreas do negócio e facilitar toda jornada do paciente.

Neste guia completo, você vai aprender mais sobre os benefícios e a importância de investir em um sistema para hospitais para o seu negócio. Confira!

O que é um sistema para hospitais?

O sistema para hospitais é uma ferramenta de gestão que integra os setores administrativos e facilita o gerenciamento de várias atividades.

Dentro de uma operadora de saúde, a gestão de processos hospitalares é algo realmente complicado.

Afinal, esse foi sempre um desafio dos gestores da área:

Manter os processos sob controle, com um olho nos resultados e outro na execução.

Ainda mais se tratando de um ecossistema tão volátil como o de um hospital ou de uma clínica.

Além da missão crítica relacionada à prestação do serviço, é necessário cumprir uma série de obrigações de acordo com compliance interno e legislações da área.

O sistema para hospitais facilita praticamente todos esses processos.

Através de sua infraestrutura tecnológica, a plataforma registra e centraliza dados, agilizando o atendimento a pacientes.

Com o sistema para hospitais, é possível acessar o prontuário eletrônico de pacientes com facilidade, o que dinamiza todo processo de encaminhamento para outros setores do estabelecimento.

Além disso, a ferramenta possibilita a integração de dados de todos os setores, tornando a gestão das áreas mais simples.

Com poucos cliques, você consegue gerenciar materiais e recursos, administrar a ocupação de leitos e também realizar outras tarefas administrativas, como organização da folha de pagamento.

A Transformação Digital na gestão hospitalar

A implementação de sistemas para hospitais está totalmente relacionada com a transformação digital.

Na gestão hospitalar, o movimento se traduz no uso de tecnologias inovadoras para aprimorar a administração do estabelecimento de saúde.

Afinal, nos processos médicos em si, o uso de tecnologias como inteligência artificial e robótica já é amplamente difundido.

Não à toa, cada vez mais se conquistam melhores resultados cirúrgicos com robôs que realizam a assistência ou se encarregam de todo processo.

Porém, não falamos da parte prática, mas sim da gestão hospitalar.

Nesse contexto, a transformação digital é um movimento com impacto direto em outros setores de uma clínica ou hospital, como o financeiro e o administrativo.

Novas tecnologia são incorporadas à espinha dorsal do estabelecimento, integrando dados e processos de forma a contribuir com questões como:

  • interoperabilidade;
  • atendimento humanizado;
  • melhor governança hospitalar;
  • manter a organização financeira;
  • promover a comunicação integrada;
  • fortalecer rotinas de manutenção preventiva;
  • melhorar os processos de assepsia e esterilização;

Desse modo, a transformação digital funciona como um guia para a modernização do ambiente hospitalar, desde sua gestão até os procedimentos médicos em si.

Para que serve um sistema para hospitais?

O sistema para hospitais serve para consolidar uma infraestrutura moderna no ambiente hospitalar. A ferramenta possibilita uma gestão integrada dos processos, contribuindo para a otimização de tarefas e melhor experiência do paciente.

Com o sistema de gestão, é possível realizar a coleta de informações qualificadas sobre os pacientes e colaboradores, melhorando significativamente o atendimento.

Afinal, você terá em mãos as informações necessárias para direcionar os profissionais mais adequados para cada caso.

É um modo de qualificar o atendimento e os procedimentos médicos, evitando falhas e retrabalhos.

O sistema para hospitais serve para uma infinidade de funções:

Ele pode agregar o prontuário eletrônico e hospedá-lo na nuvem.

Assim, há um risco muito baixo de perda ou extravio de arquivos, já que os documentos são armazenados na Internet e possuem backups recorrentes.

Esse ponto ainda é complementado: com acesso rápido e fácil ao prontuário eletrônico, a equipe pode prestar um atendimento de maior qualidade e realmente personalizado, respeitando as necessidades do paciente.

O sistema para hospitais ainda pode centralizar os canais de comunicação.]

Assim, os agendamentos são realizados com maior flexibilidade — o que favorece o público, pois possibilita o uso de telefone, e-mail, SMS, etc.

O fato do sistema de gestão centralizar as informações também é de alto valor, visto que fica mais fácil para que todos da equipe de atendimento acessem suas informações.

Tudo isso contribui para uma melhor organização interna, contribuindo para um atendimento realmente sólido e de qualidade.

Ao investir nesse tipo de tecnologia, o hospital ou clínica aposta na melhoria do relacionamento com o cliente, o que se traduz em maior confiança e credibilidade, importantes diferenciais competitivos nos dias de hoje.

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Quais são as principais funcionalidades de um sistema para hospitais?

O sistema de gestão para hospitais é composto de diversos recursos e funcionalidades. Sua atuação busca integrar os setores, de forma que o trabalho ocorra em sintonia e de forma transparente.

Confira as principais funcionalidades do sistema para hospitais e como podem auxiliar o seu negócio:

Controle e reserva de leitos

A gestão de leitos é um assunto muito importante para um hospital ou clínica. Os acontecimentos pós 2020 apenas reforçam a necessidade dos estabelecimentos de saúde de reforçarem o controle dos leitos hospitalares.

A boa notícia é que o sistema para hospitais facilita o controle dos leitos, através da visualização e monitoramento constante do uso das camas.

Ou seja, os leitos ocupados, disponíveis, reservados, em limpeza, etc.

Assim, você pode combater a ociosidade dos leitos ao aprimorar o planejamento para o seu uso.

Planejamento, inclusive, é uma palavra-chave.

O sistema para hospitais favorece o gerenciamento completo das camas hospitalares, facilitando o entendimento sobre os tipos de leitos que um paciente pode utilizar — conforme seu plano de saúde, por exemplo.

Armazenamento de informações 

Quando seu estabelecimento de saúde investe na gestão da saúde digital, um dos principais ganhos está no acesso às informações.

O sistema de gestão é especializado exatamente nisso: centralizar o máximo de informações, de forma que o atendimento seja o mais personalizado possível.

Assim, é possível realizar um diagnóstico fácil e preciso com base nas informações prévias já armazenadas no histórico do paciente.

É como estar um passo à frente dos problemas que acometem os pacientes, qualificando o processo de tratamento.

Controle dos recursos materiais  

O sistema para hospitais permite que sua equipe tenha total controle dos recursos e materiais utilizados em procedimentos médicos.

É uma forma de digitalizar um processo comumente manual, cujo controle se dá por planilhas dispersas no sistema da operadora de saúde.

Com o sistema para hospitais, esse problema não existe:

Há uma funcionalidade que permite uma gestão integrada dos recursos, como o controle de farmácia, por exemplo.

Gestão financeira 

O sistema para hospitais também contribui para uma melhor administração financeira do negócio.

Ao unificar os dados, é possível realizar lançamentos mais rápidos, fortalecendo o controle de faturamento, bem como o fluxo de pagamentos.

O sistema auxilia em um processo mais robusto e ágil para o fechamento de contas hospitalares, o que evita erros e reduz a inadimplência.

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é um verdadeiro diferencial para hospitais ou clínicas.

Com um sistema de gestão, você pode migrar os dados para a plataforma e unificar o controle.

Assim, além de reduzir custos, seu time tem como agilizar o atendimento.

É possível realizar alterações em tempo real, bem como aprofundar a quantidade de informações — como anotações ou anexação de exames de imagem, compondo um histórico mais robusto da jornada do paciente.

Sistema de agendamento

O sistema para hospitais também possui uma funcionalidade precisa que ajuda pacientes a agendar, confirmar e cancelar suas consultas médicas, tudo isso de maneira digital. 

É um verdadeiro avanço que ajuda tanto a empresa hospitalar no controle de pacientes como também o usuário para ter maior praticidade.

Como um sistema para hospitais impacta na rotina da sua empresa?

Um dos principais diferenciais do sistema para hospitais é que atua em toda espinha dorsal da clínica ou hospital. Ou seja, a ferramenta impacta o negócio como um todo.

Do financeiro ao contábil, passando pela parte clínica e até o departamento operacional.

Dessa forma, o sistema de gestão permite que o estabelecimento realmente modernize cada etapa dos processos internos.

Além de promover a redução de custos, a ferramenta permite que o hospital possa agir de forma estratégica em busca de seus objetivos, como redução de filas, humanização do atendimento ou mesmo redução da burocracia nos atendimentos.

6 Motivos para investir em um sistema para hospitais

A importância de investir em um sistema para hospitais está nos próprios dados do setor: médicos passam mais de dois terços de seu tempo em tarefas administrativas.

É o que diz um estudo publicado no Annals of Internal Medicine, uma publicação americana do meio.

Uma consequência direta da falta de um sistema de gestão que possibilite uma interação mais ágil do profissional enquanto em consulta e mesmo fora dela.

Agora, que tal entender como o sistema para hospitais se encaixa em uma realidade que necessita de mais entrega operacional dos profissionais e menos tempo desperdiçado nas tarefas administrativas? Confira!

Aumento da produtividade

O sistema para hospitais é ideal para reduzir o tempo investido em tarefas repetitivas do escopo administrativo do negócio.

Graças às suas funcionalidades, é possível automatizar uma série de execuções e processos.

Assim, os profissionais podem focar diretamente na qualidade do atendimento, reduzindo o tempo de espera, as filas e tornando os tratamentos mais eficientes.

Redução de erros

Preencher formulários, fechar contas, realizar balanços, controlar materiais e recursos, realizar uma gestão eficiente de leitos hospitalares.

Todas são tarefas que podem sofrer muito com a desatenção dos profissionais encarregados.

A melhor forma de evitar erros é confiando em um sistema que realmente automatize boa parte dessas execuções, dando mais autonomia aos setores.

Segurança das informações 

Com robustos mecanismos de defesa, o sistema para hospitais garante total integridade e confidencialidade dos dados de pacientes e da organização.

Melhoria no fluxo de comunicação 

Ao integrar setores, o sistema para hospitais permite que as informações corram de um lado ao outro do estabelecimento de saúde de forma transparente.

Isso ajuda tanto na execução dos procedimentos envolvidos em um tratamento, como também na gestão do negócio, evitando que erros aconteçam em atividades como cobranças ou criação de relatórios.

Integração entre setores 

O sistema para hospitais é uma solução ampla, que abrange toda instituição, integrando os setores de forma que o trabalho seja 100% alinhado conforme os objetivos estratégicos.

Otimização dos recursos materiais

Por fim, vale ressaltar como o sistema para hospitais contribui na otimização dos recursos materiais da instituição.

Com processos de diagnóstico, atendimento e tratamento organizados e integrados, você evita retrabalhos e diminui a taxa de erros.

Assim, também otimiza o uso dos recursos da clínica, o que torna os resultados mais eficientes e reduz custos.

Como escolher o sistema para hospitais adequado 

Observando de qualquer ponto de vista, investir em um sistema para hospitais é movimento essencial para que a instituição se posicione de forma competitiva no mercado.

Mas… E na hora de escolher o sistema de gestão, o que levar em conta?

A gente te dá alguns passos e características a serem avaliados nesse processo. Veja só:

Identifique suas necessidades 

Primeiro de tudo, entenda quais áreas do seu negócio mais apresentam pontos-críticos passíveis de otimização.

É importante contar com uma solução modular, que não necessite de implementação completa:

Ou seja, que se adeque às necessidades do seu negócio e que permita uma aderência escalável a todas as funcionalidades.

Avalie as funcionalidades

Agora, um momento-chave: as funcionalidades do sistema considerado pelo seu time realmente possuem a profundidade necessária?

É necessário contar com uma solução realmente robusta para atender um negócio da saúde, independente do tamanho do seu estabelecimento.

Afinal, a previsibilidade de demanda é um tópico complexo nesse setor e é sempre ideal estar preparado.

Por isso, escolha a solução que apresenta o maior e melhor leque de funcionalidades para a sua clínica ou hospital.

Considere o custo x benefício 

De nada basta confiar em uma solução robusta, se o preço for muito elevado. Do mesmo modo, desconfie de soluções muito baratas e fora da realidade do mercado.

O ideal é colocar na ponta da caneta as funcionalidades, a relevância da empresa por trás do seu desenvolvimento e o custo da implementação e treinamento.

Aqui, a qualidade fala mais alto, bem como o potencial de escalabilidade da ferramenta.

Saiba como é qualidade do suporte prestado

A tecnologia é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer negócio, mas controlar suas ocasionais instabilidades pode ser um desafio.

Ao ter um sistema para hospitais, tudo que você busca é eficiência com segurança — a garantia de que, quando precisar, sua empresa terá suporte técnico de qualidade.

Confie em desenvolvedoras que oferecem bons níveis de atendimento e suporte técnico, garantindo a estabilidade da sua operação 24×7.

TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas

Quer saber onde encontrar um excelente sistema para hospitais? Com a TOTVS, a maior e mais reconhecida empresa de tecnologia do Brasil.

O TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas é um sistema de gestão para hospitais e clínicas de todos os portes.

O sistema pode servir como ponto de partida para a digitalização da sua instituição de saúde, integrando setores e informações de forma a aumentar a eficiência de cada processo.

Desde o agendamento até o pós-consulta. Quer ver como o sistema funciona? Confira a nossa demo de um minuto a seguir!

Que tal iniciar a transformação digital da gestão hospitalar da sua instituição? O primeiro passo é implementar o TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas, confira!

Conclusão

Discutir a modernização da saúde é algo constante em nosso blog, se você já leu outros posts sobre o assunto.

Nesse conteúdo, passamos pelo principal protagonista dessa transformação na gestão hospitalar: o sistema para clínicas e hospitais.

É uma tecnologia necessária, que aprimora a entrega de todos os setores, reduz erros e permite que seu estabelecimento lide melhor com uma demanda tão volátil!

Agora que você já sabe tudo isso e entender a importância do sistema para hospitais, que tal começar agora seu processo de transformação digital?

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