ATS: Entenda o que é, como funciona e vantagens em utilizar

Equipe TOTVS | 15 setembro, 2021

Cada vez mais empresas apostam no potencial do Applicant Tracking System (ATS) para otimizar o processo de recrutamento de novos talentos. Em um mercado cada vez mais competitivo, e cujos melhores profissionais são tão disputados, a ajuda da tecnologia pode garantir a construção da melhor equipe para sua empresa!

Seja para pequenas, médias ou grandes empresas, esse tipo de plataforma pode ajudar sua operação a chegar a um novo patamar, possibilitando que você entre com tudo na disputa pelos melhores profissionais do mercado.

Hoje, o mercado é centrado em talentos. Porém, hoje, contratar não se trata de uma simples questão de escolha.

Independente se falamos de profissionais experientes em busca de consolidação na carreira ou mesmo para quem busca um estágio.

É preciso encantar, causar a impressão certa e atrair o candidato ideal para sua vaga.

Mas como fazer isso em uma realidade em que o RH ainda é tão avesso às tecnologias, dependendo de planilhas manuais ou sistemas legados que não contribuem para a atração e seleção dos melhores profissionais?

O ATS chegou para resolver essa dor.

Como? Bom, para aprender isso e muito mais, te convidamos a seguir a leitura conosco e mergulhar em nosso guia sobre o Applicant Tracking System!

O que é ATS?

O Applicant Tracking System (ATS) ou Sistema de Rastreamento de Candidatos é um de software de recrutamento que ajuda o RH a encontrar, selecionar, organizar e contratar novos funcionários.

Com um ATS, o RH pode:

  • criar e compartilhar vagas de emprego;
  • revisar colaborativamente os candidatos;
  • comunicar-se com os candidatos;
  • integrar-se a ferramentas de oferta de empregos.

Ou seja, toda jornada operacional dentro do espectro de “atração, recrutamento e seleção de talentos” pode ser realizada com um ATS.

Através da plataforma, os gestores de RH podem atrair, selecionar, classificar e gerenciar candidatos, centralizando suas informações, fazendo ofertas e mesmo estruturando o onboarding de cada novo funcionário.

O ATS foi criado para ser uma ferramenta simplificada para todas as necessidades de recrutamento, seleção e contratação.

Desse modo, em vez de levar horas e horas com planilhas de Excel e com dezenas (e às vezes centenas) de e-mails na caixa de entrada, o ATS automatiza boa parte do processo, agilizando a jornada até encontrar o profissional ideal!

Para você ter ideia, de acordo com uma pesquisa do Jobscan, cerca de 98,2% das empresas parte do ranking Fortune 500 utilizam um ATS.

Quer dizer que, das 500 maiores empresas do mundo, apenas nove não utilizam a plataforma.

Qual a diferença entre um ATS e outros softwares de recrutamento?

A principal diferença do ATS para um software de recrutamento qualquer é que ele oferece ferramentas completas e possui recursos inovadores, como IA e automatização, para agilizar todo processo de recrutamento e contratação.

O ATS é pensado e desenvolvido como uma plataforma moderna, para empresas que não tem tempo a perder.

Desse modo, não serve apenas como um banco de dados para as informações dos candidatos que acenaram diante de uma vaga em aberto.

Na verdade, o ATS permite que as empresas automatizem praticamente toda jornada de recrutamento e contratação, apostando no potencial da tecnologia para conduzir todos os processos em vários pontos de contato.

Assim, elimina-se as ineficiências que afetam seu recrutamento, ajudando você a construir um sistema escalável que economiza tempo, dinheiro e auxilia na construção de um time super qualificado!

É, inclusive, uma solução que contribui para um melhor employer branding.

Nova call to action

Qual a importância de um ATS?

O ATS tem a importância fundamental de tornar seu processo de recrutamento mais eficiente, preciso e — especialmente — ágil. É uma plataforma que ajuda seu RH a desatar os nós da área de recrutamento e seleção,  ou seja, trazendo mais produtividade e tornando-a estratégica e valiosa para os objetivos da empresa.

Como assim?

Veja bem: quanto tempo dura o processo de contratação normal em sua empresa? Dois, três ou quatro meses?

É normal que muitas empresas levem esse tempo todo — recebendo, para cada vaga aberta, centenas de aplicações.

Nesse cenário, é realmente difícil achar o candidato certo. Especialmente levando em conta o tanto de microprocessos que seu time precisa enfrentar.

Sabe quais? A gente te dá uma ideia:

  • A luta de separar e classificar os currículos;
  • É difícil parar para atualizar o processo de entrevista;
  • A falta de indicações de qualidade dos seus funcionários;
  • É quase impossível gerenciar a seção de Carreiras do seu site;
  • O desafio de preencher e armazenar toda papelada e as planilhas;
  • Falta tempo para responder cada candidato de forma personalizada;
  • Todo rastreio de métricas e a criação de relatórios de recrutamento é manual;
  • É necessário publicar, manualmente, as vagas em vários portais de empregos.

Com um ATS, sua empresa elimina todas as essas dificuldades, já que a plataforma centraliza e se encarrega de boa parte dessas tarefas.

Assim, com o ATS, você não apenas simplifica o processo de recrutamento, mas também a integração de novos funcionários, bem como a evolução do processo de contratação.

Além, é claro, dos benefícios financeiros: de acordo com levantamento da Recruiting Blogs, as empresas podem obter um excelente ROI com o ATS.

Além disso, em uma pesquisa do GetApp, verificou-se que 86% das empresas que utilizam a plataforma ATS fecharam contratações mais rapidamente, enquanto 78% afirmou que a tecnologia aumentou a qualidade das contratações.

Como funciona um ATS?

O ATS funciona como uma plataforma completa de recrutamento e contratação de novos funcionários. Existem diferentes sistemas no mercado, alguns com funcionalidades a mais, outros mais limitados.

A seguir, vamos explicar o funcionamento do ATS considerando a ferramenta mais completa, ok?

A maioria dos ATS permite que você publique as vagas de emprego em portais e redes sociais de maneira automática e integrada.

Uma vez que os candidatos encontrem seus anúncios, eles enviam os currículos.

O recebimento é realizado através do ATS, que os armazena, classifica e converte para um formato padrão predefinido.

Uma vez padronizados, o ATS é capaz de compará-los, identificando as as informações do candidato em relação com a descrição da vaga.

Assim, automaticamente, ele separa os currículos com melhor fit!

Esse processo pode ser realizado com a utilização de uma função específica: questionários padrões automatizados.

Assim, o candidato preenche a aplicação respondendo a perguntas específicas e pode também anexar o currículo.

Alguns dos melhores ATS oferecem recursos de chat, anotações e recursos de colaboração para que os membros do time de recrutamento e seleção possam discutir e tomar decisões centralizadas e em parceria.

Outro recurso bem interessante é que sua equipe de RH pode acompanhar o avanço dos candidatos e candidatas por meio de um funil, identificando o status de cada um. Ou seja: mais transparência para a pessoa que está tentando a vaga, como também para a sua gestão.

Esse é um ponto bacana, já que o avanço do candidato pode servir de gatilho para a comunicação automatizada: e-mails ou mensagens cuidadosamente elaborados que podem ser enviados assim que o profissional passar de uma etapa a outra.

No momento em que o candidato chegar ao fim do processo, o próprio ATS pode enviar automaticamente a proposta (personalizada pelo responsável por sua aplicação) e dar os primeiros passos no processo de onboarding.

Isso cria uma interação tranquila, sem obstáculos.

Além disso, pode servir de transição para a admissão digital — ou seja, uma jornada de admissão totalmente eletrônica, que lhe poupa tempo e dinheiro.

Trata-se de um alto nível de cuidado, capaz de otimizar a Gestão da Experiência Humana desde antes do primeiro dia!

Quais as principais ferramentas do ATS?

O ATS é uma plataforma realmente completa, por isso, possui várias funcionalidades que podem surpreender até mesmo o mais experiente dos gestores de recrutamento e seleção.

Como ter a certeza que você está investindo no Applicant Tracking System certo? Veja se possui todas ou a maioria desses recursos:

  • Videoentrevistas;
  • Agendamento de entrevista;
  • Páginas de carreiras personalizáveis;
  • Aplicação de avaliação comportamental;
  • Automatização de questionários de triagem;
  • Definição personalizada de critérios de triagem;
  • Gerenciamento do funil de candidatos e seu scoring;
  • Aplicação de testes para conhecimentos específicos;
  • Recurso de machine learning para a melhoria contínua;
  • Automatização do envio de e-mail e mensagens de texto;
  • Banco de currículos com filtro inteligente por palavra-chave;
  • Geração de relatórios e analytics do processo de recrutamento;
  • Função de publicação automática da vaga nos portais e redes sociais.

Vantagens de um ATS

Investir em uma plataforma ATS pode ser um enorme passo para o seu setor de RH. Mas vale mesmo a pena? Mostramos que sim com algumas vantagens dessa tecnologia, confira:

Controle do processo

Um ATS pode lhe dar uma visão amplificada sobre as estratégias de aquisição de talentos, com acesso a dados qualificados sobre a eficiência das suas ações.

Desse modo, você terá um controle incrível sobre todo processo, podendo realizar inclusive ajustes em tempo real, com impactos imediatos na jornada de recrutamento do novo profissional ideal.

Maior desempenho

O ATS capacita seu setor de RH de modo que tenha maior desempenho nos seus objetivos.

Além de facilitar todo recrutamento de candidatos, ele permite que você tome melhores decisões de maneira mais rápida.

Muito disso tem relação com os dados que o ATS fornece, que habilitam uma tomada de decisão data-driven.

Assim, todo processo se torna mais eficiente e você consegue conquistar importantes métricas, como o aumento da velocidade do ciclo de recrutamento e uma melhor experiência do colaborador.

Economia com recursos

Lembra quando falamos do tempo de contratação normal chegar a incríveis 2 ou 3 meses? Veja bem: tempo é dinheiro. Esses meses custam caro ao seu bolso.

Com o ATS, sua empresa otimiza o processo e reduz consideravelmente o tempo até a contratação, economizando enormes recursos, possibilitando assim investimentos mais inteligentes em outras áreas.

Comunicação facilitada 

O ATS também facilita a comunicação entre os departamentos para garantir que todos estejam em sintonia em relação ao programa de recrutamento e contratação.

Assim, você garante que os recrutadores não contratem enquanto imersos em uma bolha, mas sim sendo os vetores de um processo construtivo e corporativo.

E claro, sem falar nas vantagens de comunicação com os candidatos: 

Graças à automação, você pode economizar muito tempo e recursos, bem como agilizar toda interação com os profissionais, através do envio de e-mails e mensagens automatizadas.

Redes integradas

Para aproveitar ao máximo o software ATS, ele precisa ser integrado a outras ferramentas que você usa em sua empresa.

Isso inclui seus sistemas de gestão e de RH, plataformas de divulgação de vagas, seu site e, claro, suas redes sociais.

O ATS funciona melhor em conjunto com seu stack de ferramentas, de modo que todos os aspectos ligados à contratação, onboarding e experiência do funcionário (bem como fatores do seu dia a dia, como treinamento e capacitação e folha de pagamento) estejam perfeitamente integrados.

O que analisar antes de escolher um ATS?

Escolher o ATS certo pode ser um desafio, certo? São tantos recursos e funcionalidades a avaliar! Você tem ideia de por onde começar?

Veja bem: contratar é uma função central do seu negócio. Afinal, o capital humano é o maior ativo de um negócio.

Portanto, colocar-se na melhor posição para encontrar e se conectar com os principais candidatos do mercado é essencial — e só vai ajudar sua organização a crescer da maneira certa.

Por isso, siga os seguintes passos para escolher o ATS certo para o seu negócio:

  • Busque pelas principais necessidades do seu setor de recrutamento;
  • Determine as principais funcionalidades que sua empresa necessita;
  • Faça uma lista de opções de ATS que possam suprir suas necessidades;
  • Procure por uma solução que ofereça demonstração gratuita;
  • Compare as soluções com base no que pode resolver suas dores mais significativas;
  • Escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico capacitado;
  • Busque uma solução com alto potencial de integração entre sistemas legados, plataformas de tecnologia;
  • E pronto!

Tecnologias da TOTVS para RH

E já que falamos de melhorar a experiência dos candidatos e candidatas, bem como do novo colaborador, temos uma novidade para você: a TOTVS possui tecnologias voltadas para o RH que são ideais para o seu negócio!,

Trata-se do sistema de RH mais completo e inovador do mercado, capaz de simplificar todas as rotinas da equipe de RH, DP e recrutamento!

Desse modo, com as tecnologias da  TOTVS para RH, você tem um sistema pronto para elevar o patamar da gestão de pessoas da sua empresa.

E então, que tal aprimorar e garantir mais autonomia e produtividade em todo seu setor de Recursos Humanos, incluindo o processo de recrutamento?

Confira mais detalhes, funcionalidades e possibilidades que a TOTVS oferece para o seu RH!

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Conclusão 

Hoje em dia, apostar em um recrutamento de qualidade é a melhor forma de garantir a continuidade e crescimento da sua empresa.

Porém, com processos legados e controle manual, é impossível para a equipe de RH mapear todo mercado de talentos e encontrar os melhores — especialmente se falamos de uma operação ágil.

Por isso, investir em uma solução como o ATS pode ser uma excelente maneira de evoluir o RH do seu negócio.

Ele automatiza, moderniza e impulsiona seu processo de recrutamento, de modo que contribui para uma jornada de contratação mais eficiente e precisa!

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