Onboarding: o que é, como funciona e como implementar?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 11 março, 2021

O processo de onboarding é a solução que as empresas encontraram para que haja uma boa integração entre a equipe e o trabalho flua de maneira mais produtiva. 

Afinal, contratar um novo funcionário é um sinal de sucesso da empresa — mas sua efetivação é apenas o primeiro passo de uma longa jornada.

Por isso, integrar um novo membro na cultura organizacional da empresa pode ser um desafio para os gestores.

É preciso que o profissional se conecte aos valores e à missão da organização, mergulhando no seu contexto corporativo.

Para isso é preciso ter um bom planejamento para que os novos profissionais se sintam parte da empresa de forma mais rápida. Entenda mais sobre o assunto e as vantagens que ele pode trazer para a harmonia entre os colaboradores de uma empresa.

O que é onboarding?

Para entender o que é onboarding, podemos começar pelo termo. Traduzido significa “a bordo” ou “embarcar”. Trata-se, portanto, de um processo de integração de novos membros em uma empresa.

Deste modo, o novo colaborador fica familiarizado com a missão e os valores da empresa de forma mais eficiente.

O onboarding é uma missão do RH, mas que deve mobilizar todos os setores, em especial os líderes.

Acredita-se que o momento da contratação seja aquele em que o profissional esteja mais motivado e engajado. Afinal, em um novo emprego, sua maior ambição é mostrar disposição.

É o momento perfeito para que ele se adapte à uma nova cultura organizacional.

Pois é justamente esse o maior problema por trás de novas contratações sem um processo de integração eficiente: aos poucos, esses profissionais se sentem deslocados e perdidos em relação à cultura da empresa ou mesmo ao funcionamento do negócio.

É por isso que, de acordo com dados da Glassdoor, um programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82%.

Outro fato que o estudo traz é que uma excelente integração pode contribuir com um boost de 70% na produtividade empresarial desde o primeiro dia de trabalho.

Qual o objetivo do onboarding?

O onboarding traz um sentimento de pertencimento ao novo profissional, evitando que ele desista da vaga e a empresa precise realizar novamente todo o processo de contratação.

Com isso, o processo de integração pode diminuir a rotatividade da organização, tornando a equipe mais integrada e unida.

Esse é um ponto positivo para a empresa, que se torna mais competitiva por manter um time engajado e sem comprometer uma reserva financeira..

Afinal, em média, substituir um funcionário custa cerca de 16 a 20% do seu salário.

O dado é um levantamento do Work Institute.

Ou seja, um gasto que pode se potencializar dependendo da taxa de turnover, prejudicando as finanças da organização.

De que forma o onboarding pode auxiliar na integração dos colaboradores de uma empresa?

É simples: um programa de onboarding estimula o profissional a se encaixar e se adaptar à cultura organizacional da empresa.

Com a integração, os objetivos do negócio se tornam mais claros — e o melhor, se tornam também seus, pois há um imediato senso de pertencimento.

De acordo com a SHRM, 54% das empresas com programas de onboarding reportam maior taxa de engajamento dos profissionais.

Esse é um dado espetacular, pois prova o quão impactante um processo de integração pode ser — não apenas para facilitar o início do funcionário, mas toda sua jornada.

Como funciona o onboarding?

O onboarding é algo que, cada vez mais, se torna dinâmico e com diferentes atividades que visam a integração do novo contratado.

Por isso, não há uma única forma de realizá-lo.

Até alguns anos atrás, as empresas que o faziam costumavam reunir os profissionais em uma sala e prestar os esclarecimentos em forma de palestra. Algo bem simples, direto e objetivo.

No entanto, com o avanço das tecnologias e do próprio conhecimento sobre a área, o onboarding mudou.

Hoje, além de palestras, é comum que o profissional participe de diferentes dinâmicas, algumas inclusive envolvendo gamificação, para ambientá-lo.

São atividades presenciais ou virtuais que buscam gerar conformidade, clarificação, além de introduzir o profissional na cultura da empresa e conectá-lo a ela.

Recursos como o storytelling estão cada vez mais em uso, pois permitem que os profissionais entendam a história da empresa desde o seu princípio.

Assim, compreendem o propósito do trabalho realizado, facilitando sua imersão na missão e sua relação com os valores do negócio.

Nova call to action

Quais são os 4 C’s do onboarding?

Lembra que acima mencionamos 4 termos? Conformidade, clarificação, cultura e conexão. Bom, eles não estavam ali por acaso.

Tratam-se dos 4 C’s do onboarding: os quatro níveis que todo bom programa de integração deve conter.

O ideal é que todo RH desenhe o seu processo de onboarding tomando como base os 4 C’s. 

Eles tornam essa jornada mais prática. Assim, a empresa não corre o risco de repetir passos ou de tornar o processo entediante.

Pelo contrário, seguindo o esquema dos 4 C’s, a organização fornece uma estrutura compreensível para que a integração seja bem-sucedida.

Entenda mais sobre como essas palavras-chave se integram ao onboarding:

Conformidade

Trata-se de ensinar e orientar acerca da estrutura dos processos dentro da empresa, dos mais burocráticos aos mais sistemáticos, como regras, valores, políticas internas, obrigações e código de ética.

Clarificação

Uma etapa essencial, visto que busca esclarecer tudo sobre a nova função do profissional contratado: atribuições, responsabilidades, escala hierárquica, ferramentas e recursos.

É também um momento de alinhar expectativas, para que o novo contratado entenda o nível de exigência perante suas entregas.

Cultura

O profissional realiza um mergulho na cultura organizacional da empresa, entendendo sua missão e sua visão.

É o momento perfeito para que ele se inteire sobre o clima dentro da organização, já entendendo como as dinâmicas funcionam.

Conexão

Por fim, o próximo passo natural desse processo e que oficializa sua entrada na empresa: a criação de uma conexão interpessoal com líderes, colegas e com as responsabilidades do seu time.

Dessa forma, é mais fácil para que o profissional comece a desempenhar bem logo de cara, sem necessidade de uma grande curva de aprendizado.

Quais são os benefícios de investir no onboarding?

Geralmente as primeiras impressões sobre um lugar pesam muito para criar uma admiração ou receio em relação ao ambiente.

O onboarding de colaboradores pode ser vantajoso tanto para a empresa, quanto para os próprios profissionais.

Alguns deles, você já viu pelos dados que mostramos, mas podemos complementar com mais, como:

  • Uma experiência negativa de integração pode aumentar em 2 vezes a chance do novo contratado buscar por outras oportunidades, conforme a Digitate;
  • Cerca de metade dos profissionais que não atingiram as metas individuais não passaram pelo processo de onboarding;
  • Mas, dentre aqueles que fizeram parte do programa, 77% conseguiram atingir as metas, conforme estudo da UrbanBound.

Entenda mais sobre os principais benefícios dessa técnica:

Maior engajamento dos profissionais 

Os profissionais que se sentem bem acolhidos no ambiente de trabalho logo no início da contratação, acabam se sentindo à vontade mais rápido e entendem com mais agilidade o modelo de negócio, a quem recorrer quando tiver um problema e outras questões burocráticas.

Com isso, podem se sentir mais motivados a entregar bons resultados.

Uma vez que o colaborador já está familiarizado com a cultura da empresa, passa a agir de acordo e desenvolve um sentimento de pertencimento.

Aumento na qualidade

O onboarding contribui também para que a empresa funcione como uma equipe e trabalhe em conjunto para atingir os melhores resultados.

O sentimento de pertencer a um time e de saber que pode contar com seus colegas de equipe só faz incentivar o desenvolvimento de um bom trabalho.

Assim a qualidade aumenta e o negócio prospera.

Diminuição da rotatividade

Outro benefício do onboarding de novos funcionários é diminuir a rotatividade de profissionais.

Assim, a equipe se familiariza uns com os outros e trabalha com mais produtividade. 

O fato de haver sempre pessoas entrando e saindo da empresa pode prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido, bem como a imagem dos funcionários perante a empresa.

Além disso, pode haver também perda de tempo com recrutamento de candidatos.

Fortalecimento da cultura organizacional

Para novos contratados, nem sempre é fácil captar o clima e a cultura organizacional.

E isso vai muito além de entender a dinâmica de trabalho, mas de realmente entender a quem se reportar e quais as próprias responsabilidades no dia a dia.

O onboarding favorece esse importante passo, alinhando o novo contratado às propostas da empresa.

Essa etapa se dá tanto com auxílio do RH, como em acompanhamento com os líderes, que melhor podem aconselhar seu início de jornada na organização.

Retenção de talentos 

Por mais que algumas empresas ofereçam bons salários, muitas vezes esses elementos não são suficientes para segurar os profissionais. Falta algo.

E esse “algo” pode estar na sua adaptação e entendimento dos processos e da hierarquia da empresa, fator em que o onboarding se ocupa de mergulhar.

Com isso, é possível reter os talentos contratados e, de forma conjunta, evoluir com eles, formando times engajados, sintonizados e altamente capacitados.

Esse é um dos sonhos de muitas empresas, certo?

O onboarding, portanto, é uma ferramenta que possibilita esse cenário positivo — reduzindo não apenas o turnover, mas os custos que a saída constante de funcionários gera.

Treinamento e capacitação

O processo de onboarding não funciona apenas como um “guia” para o profissional, visto que há diferentes formas de aplicá-lo.

Um dos recursos disponíveis, e capaz de qualificar bastante o programa, é através de treinamentos e capacitações.

Dessa forma, o profissional já chega aprendendo ainda mais. Assim, se sente não apenas valorizado, mas também agrega valor às suas entregas desde o princípio.

Como aplicar o processo na empresa? Conheça 5 dicas!

Antes mesmo do onboarding, uma etapa envolvendo os candidatos  já pode ser iniciada na descrição da vaga, antes mesmo de contratar o profissional.

Assim ele já saberá como é a cultura organizacional da empresa e saberá se combina com ele ou não.

Essa é uma forma de filtrar as pessoas mais compatíveis com a organização. Veja a seguir outras formas de implementar essa estratégia.

Orientação

É importante que as orientações sejam feitas aos poucos. Isso porque informação demais pode não ser absorvida completamente.

Sendo assim, o gestor pode apresentar informações básicas, mas fundamentais, e de uma maneira fácil de compreender.

Cronograma 

O gestor pode também organizar um cronograma das atividades que serão realizadas na integração.

Isso facilita a organização do que será feito e em qual momento.

Uma dica é criar um checklist de atividades para ter certeza que tudo será executado. Abaixo, um exemplo dos itens que você pode listar:

  • Providencie todo equipamento de escritório ou ferramentas que o profissional necessitará;
  • Se necessário, configure seu e-mail, login em software da empresa, etc;
  • Se necessário, providencie acesso para softwares e programas;
  • Lembre a equipe do setor sobre sua chegada, bem como ao líder, alinhando também as atividades que este deverá participar;
  • Caso possível, desenvolva uma apresentação simples sobre o setor — ainda melhor se houver participação do líder do setor!

O primeiro dia, por exemplo, pode ficar reservado para as apresentações da equipe e para explicar ao novo profissional como funciona cada setor da organização.

Integração

A integração é muito importante quando há a contratação de novos colaboradores. 

Pode acontecer em um momento onde todos estão juntos e há uma conversa para apresentar os valores e a cultura da organização.

Algumas atividades também podem ajudar no processo de onboarding de novos colaboradores, como apresentações e roda de conversa.

Isso ajuda para que os profissionais com mais tempo de casa conheçam os que estão chegando e já criem algum tipo de vínculo.

Aqui, não pense apenas nas burocracias do ambiente corporativo. Coisas simples, gestos singelos, já exercem um enorme impacto.

Um primeiro almoço com toda a equipe, por exemplo, também pode contribuir positivamente na integração.

Treinamentos

Nos dias seguintes à contratação do funcionário, é ideal que sejam feitos treinamentos, para capacitar o colaborador sobre segurança do trabalho e como as atividades devem ser feitas.

Cada empresa tem seu modo de funcionar no dia a dia e é fundamental que o profissional entenda isso o mais rápido possível.

Acompanhamento 

Por fim, não deixe de avaliar o desenvolvimento do profissional no ambiente de trabalho.

Busque entender, através de feedback direto, como está sendo o processo de adaptação, compreendendo pontos onde há oportunidades de melhoria.

Uma conversa periódica com as lideranças também pode lapidar o entendimento acerca da evolução do profissional e da eficácia do processo.

Busque anotar as coisas mais importantes e tomar como insights na hora de melhorar o programa.

Como um software pode auxiliar o RH no processo de onboarding?

Toda contratação passa por um processo de recrutamento, seleção e outros pontos que exigem muito do setor de recursos humanos.

Para facilitar tudo isso existe o sistema de gestão empresarial, uma verdadeira revolução para criar deixar o RH Digital.

Com ele é possível automatizar alguns processos do RH e tornar a contratação mais simples e rápida.

O software engloba funções como ponto eletrônico, Medicina e Segurança do Trabalho, folha de pagamento, avaliação de desempenho e muito mais.

A transformação digital no RH tem impacto direto no recrutamento e desenvolvimento de talentos dentro da organização.

Por isso é importante se manter sempre informado sobre as soluções que impactam esse setor tão importante da empresa.

Entre os processos que um software pode auxiliar no processo de onboarding, destacamos algumas funcionalidades:

Automatização e preenchimento de informações

O formulário é uma burocracia que pesa na rotina do profissional de RH na hora de contratar.

Com uma boa solução digital, você automatiza esse processo, com funcionalidade de preenchimento que lhe poupa tempo.

Assim, o responsável do RH prepara a documentação com mais agilidade e pode focar na preparação do programa de onboarding.

Treinamentos online

Os treinamentos oferecidos ao novo contratado nem sempre precisam ser dentro da empresa.

É possível conciliar as atividades, permitindo que ele produza desde o primeiro dia e também use o tempo livre (em comum acordo, claro) para realizar os treinamentos necessários.

Integração remota

Um software completo permite que você crie um ambiente de treinamento e capacitação remoto para seus funcionários.

Dessa forma, basta que eles realizem as provas no sistema e todos os dados ficarão disponíveis para sua análise de desempenho.

Os treinamentos podem ser disponibilizados em um portal, que permite também a inscrição de interessados.

Assim, você pode avaliar a demanda por aprendizado e lapidar a estratégia de capacitação além do onboarding!

Stay interviews

Uma stay interview é uma conversa entre o gestor e o funcionário, com objetivo de entender o que mantém o profissional trabalhando na empresa, bem como o que ele espera ou gostaria como melhorias.

Elas existem pois se entende que buscar entender essas questões na saída de um funcionário é algo equivocado, considerado como “muito tarde” para poder identificar problemas e resolvê-los.

Portanto, o ideal é agir direto na raiz.

Com um software, você pode programar stay interviews periódicas com os funcionários, catalogando as respostas para embasar planos de ação para a empresa.

Assim, de forma sistemática, o RH e os líderes podem trabalhar em melhorias diretas para o convívio e o trabalho na organização, aprimorando toda cultura organizacional.

TOTVS RH 

A TOTVS é uma empresa referência em tecnologia e inovação, desenvolvendo sistemas completos para gestão de negócios e pessoas de todos os setores do mercado.

Por isso, possui a tecnologia ideal para o RH da sua empresa: TOTVS RH.

O sistema automatiza cada processo do setor, reduzindo a carga burocrática do seu time e possibilitando maior tempo e foco para as atividades estratégicas.

Entre elas, o onboarding, que pode ser colocado em prática de maneira mais ágil utilizando a tecnologia como aliada.

O destaque especial para possibilidade de automatizar inteiramente vários processos na gestão de pessoas, como:

Avaliação de desempenho dos times, acompanhamento de metas, cargos e salários, treinamento e desenvolvimento e muito mais.

O TOTVS RH pode significar uma nova realidade para a gestão de pessoas e do seu desenvolvimento dentro da empresa, desde antes delas entrarem na organização.

Quer saber mais sobre a solução TOTVS RH e como ela vai ajudar o seu negócio a aprimorar o processo de integração de novos funcionários? Então conheça o sistema e suas funcionalidades! Do departamento pessoal à gestão do capital humano, tecnologia especializada para atrair, cuidar e reter talentos na sua empresa.

Nova call to action

Conclusão

O onboarding tem um significado que vai além da simples integração do funcionário. É um verdadeiro marco para a empresa e para o profissional que está iniciando uma nova etapa em sua carreira.

Por isso, não pode ser uma mera formalidade. É necessário mergulhar no processo e oferecer uma experiência de integração, que agregue valor já no primeiro dia de trabalho.

Com isso, é possível não apenas engajar o profissional, mas realmente incorporá-lo ao modus operandi da sua organização. É uma forma de quebrar barreiras sociais por meio da união com a equipe, o que tem como benefícios inclusive a agilidade nos processos.

Dessa forma, sua empresa conquista resultados melhores e de forma mais rápida.

É aí que a tecnologia entra, como uma facilitadora do processo e de todo RH, proporcionando o desenvolvimento de um programa de onboarding realmente eficaz.

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