Controle de atividades: ferramentas e como fazer

O controle de atividades pode ser uma tarefa complexa no dia a dia da empresa e sem ele toda a gestão do negócio pode acabar prejudicada. 

A falta de controle impacta em diferentes áreas do negócio, uso ineficiente de recursos, problemas de comunicação e alinhamento dos projetos, assim como dificuldade para alcançar metas.

A boa notícia é que existem estratégias e ferramentas para auxiliar você a realizar um gerenciamento eficiente das tarefas diárias.

Neste conteúdo, vamos compartilhar essas ações com você, além de falar sobre os benefícios da gestão de tarefas. Continue a leitura para conferir. 

Afinal, o que é o controle de atividades?

O controle de atividades é uma ferramenta de gestão que reúne um conjunto de ações com o objetivo de organizar e monitorar as tarefas realizadas pela equipe.

Na prática, esse processo garante um alinhamento no fluxo de tarefa e assegura que o time entregue os resultados planejados. 

Com esse controle, é possível acompanhar não apenas o andamento de projetos, mas também avaliar a produtividade da empresa.

Os benefícios de fazer o controle de atividades da equipe

Além de garantir o alinhamento, a organização e a entrega dos resultados desejados, esse controle traz outros benefícios para a rotina e também para o desenvolvimento do seu negócio.

Conheça algumas dessas vantagens a seguir.

Otimização de processos

Com o acompanhamento diário das tarefas, é possível observar fatores que impactam no andamento das atividades e identificar o esforço necessário para cada demanda de forma mais precisa. 

Essa análise permite observar gargalos nos processos, falhas ou oportunidades de melhoria para garantir uma organização mais fluida e eficiente. 

Você pode, por exemplo, entender que o cálculo da folha de pagamento tem exigido muito tempo da equipe de RH ou que a gestão de estoque tem se tornado muito complexa conforme a sua operação cresce.

Com esses dados em mãos, você pode tomar decisões mais assertivas, como automatizar essas tarefas para que os colaboradores possam focar em ações mais estratégicas, por exemplo. 

Funcionários com maior clareza sobre suas funções

Ao gerenciar as atividades, você também consegue estruturar melhor a distribuição de responsabilidades entre a equipe. 

Essa organização traz como consequência uma visão mais detalhada sobre as funções de cada um, proporcionando aos colaboradores maior clareza sobre suas demandas, prazos e metas.

Além disso, ao trazer clareza sobre as responsabilidades de cada profissional, também é possível alinhar expectativas em relação ao que os gestores esperam do time. 

Isso impacta positivamente na cultura organizacional, criando um ambiente transparente e incentivando a interação entre os colaboradores. 

Possibilidade de medir a performance dos colaboradores

O controle de atividades diárias permite rastrear vários aspectos do desempenho dos funcionários. Isso pode incluir tempo gasto em tarefas, níveis de produtividade e até comportamento digital.

Com isso, você consegue identificar gargalos, otimizar fluxos de trabalho e reduzir o desperdício de tempo gasto em determinadas tarefas sem necessidade. 

O controle fornece dados claros e objetivos sobre a performance da equipe, que podem ser usados ​​para definir metas, acompanhar o progresso e fornecer feedback.

Aumento da produtividade

O monitoramento da performance da equipe e a organização clara das tarefas tem como consequência uma melhoria na produtividade dos colaboradores.

Isso porque ele permite identificar tarefas desnecessárias ou repetitivas e processos que podem ser aprimorados com o objetivo de alcançar maior eficiência.

A empresa pode então tomar medidas para melhorar essas áreas, aumentando a produtividade geral.

Para os gestores, isso contribui para criar metas mais realistas e organizar o fluxo de tarefas de maneira a aproveitar as habilidades de cada colaborador. 

Já para os funcionários, as informações identificadas a partir do controle de tarefas podem ser utilizadas para administrar melhor seu tempo e cumprir as metas estabelecidas.

Melhora na satisfação do cliente

O controle e otimização das atividades internas impacta no operacional da empresa, trazendo benefícios a todo processo produtivo. 

Isso chega até o consumidor, que recebe um produto ou serviço de alta qualidade, dentro do prazo e sem problemas em nenhuma área, como logística ou atendimento. 

O resultado é um aumento na satisfação do público e, consequentemente, a fidelização desses clientes. 

Além disso, a gestão ajuda a entender o comportamento do consumidor e as movimentações do mercado, o que facilita a inovação e adaptação de estratégias em prol da experiência do consumidor.

Impactos negativos da falta de controle das atividades da empresa

A falta de controle sobre as atividades da empresa traz impactos negativos para diferentes frentes do negócio, desde prejuízos financeiros até problemas operacionais.

Sem ela, você pode enfrentar desafios como o desperdício de recursos, atrasos e aumento de custos, assim como interrupções na produção, que podem levar a falta de produtos e, consequentemente, a uma queda nas vendas.

Isso também pode impactar diretamente na reputação da empresa no mercado, prejudicando a competitividade e dificultando a atração e fidelização de consumidores.

É um efeito dominó, que pode levar a outros pontos negativos, como:

• queda no nível de satisfação do consumidor;
• instabilidade na saúde financeira do negócio;
• consequências para o compliance da empresa;
• aumento na taxa de turnover de colaboradores;
• prejuízos na tomada de decisões sem base informada.

Todos esses fatores impedem a organização de alcançar seus resultados e obter sucesso. 

Ferramentas de controle de atividades que você precisa conhecer

A tecnologia se desenvolve de maneira cada vez mais ágil, criando soluções cada vez mais completas, que têm se tornado grandes aliadas na gestão empresarial.

Para monitorar e organizar as tarefas diárias do seu negócio, a planilha de controle de atividades era uma das principais ferramentas. 

No entanto, hoje, com a tecnologia, é possível encontrar diversas opções mais eficientes e práticas do que a clássica planilha. Entre elas, estão:

• Microsoft Onenote;
• checklist digital;
• Evernote;
• Asana;
• Trello.

As opções contam com plataformas que oferecem planos gratuitos e pagos. É importante destacar que uma ferramenta de controle de atividades gratuito pode trazer boas funcionalidades, mas não será tão completa. 

Como fazer o controle de atividades?

Para implementar o gerenciamento de atividades na empresa, você precisa entender que existem etapas e processos fundamentais para um funcionamento adequado.

Sem uma estratégia, a prática pode sair bem diferente do planejado e acabar prejudicando toda a operação do seu negócio.

Nesse contexto, elencamos alguns pontos que não podem faltar para uma gestão eficiente de tarefas. Confira abaixo essas dicas práticas.

Monitore indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs, são importantes ferramentas de análise para a gestão de tarefas.

Definir essas métricas é uma maneira de acompanhar o andamento das atividades com maior eficiência e garantir o acesso a informações mais completas sobre o cenário produtivo, financeiro e operacional do seu negócio.

Com base nesses dados, é importante também revisar e otimizar regularmente suas estratégias de gerenciamento de atividades. 

Isso pode envolver, além da própria análise dos dados de performance, a coleta de feedback dos funcionários e a atualização das práticas recomendadas do setor.

Integre os sistemas da empresa

A integração de sistemas é um passo importante para garantir um trabalho conjunto entre diferentes áreas da empresa, que podem atuar de forma automatizada para um fluxo de tarefas mais eficiente.

Com a interação de diferentes plataformas tecnológicas, é possível aprimorar o processo operacional, o desenvolvimento de estratégias alinhadas e a comunicação interna.

Você também pode aproveitar a integração e automação de atividades para reduzir custos, eliminar processos desnecessários e ter acesso a informações relevantes, que ajudam a tornar a operação cada vez mais fluída.

Priorize a comunicação interna

A comunicação aberta e clara é crucial para o gerenciamento eficaz das atividades. Sem ela, nenhum planejamento funciona. 

Essa comunicação é o que garante o alinhamento da equipe, além de manter o engajamento e a interação entre os colaboradores – e também entre diferentes setores.

Para que a troca de ideias funcione, é necessário estimular essa comunicação e fornecer os aparatos para que ela flua.

Isso pode envolver reuniões regulares de equipe, check-ins individuais e a estruturação de uma cultura organizacional aberta à pluralidade de ideias. 

Além disso, o uso de ferramentas de comunicação digital pode ajudar a garantir que todos fiquem informados e conectados.

Defina prazos e acompanhe de perto

Para isso, é importante definir instruções detalhadas que descrevem as etapas a serem seguidas para realizar uma operação de rotina. Eles garantem consistência, eficiência e qualidade dentro da sua empresa.

Lembre-se de estabelecer prazos reais e atingíveis para as metas estipuladas, respeitando a estrutura da organização e as demandas de cada setor.

Além de um calendário para controle de atividades, a definição clara de papéis e responsabilidades também ajuda a evitar confusão e garante que todos saibam o que se espera deles.

Invista em automação e tecnologia

Além de contribuir para a comunicação interna e para a integração da empresa, a tecnologia também permite a automação de diversos processos internos. 

Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software pode usar a gestão de atividades para identificar tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, liberando os desenvolvedores para se concentrarem em trabalhos mais complexos e de valor agregado.

Essa automação traz mais agilidade, eficiência e assertividade para o dia a dia do seu negócio, além de contribuir para a redução de custos e evitar a sobrecarga dos profissionais. 

Com a tecnologia, as empresas podem dar adeus aos papéis e planilhas, ferramentas que estão sujeitas ao erro e demandam maior tempo de desenvolvimento.

Dessa forma, você facilita o monitoramento das atividades e também garante o acesso a informações mais completas, que ajudam na tomada de decisões e no planejamento estratégico. 

Sistemas de gestão da TOTVS

A tecnologia já tornou-se fundamental no contexto empresarial e o sistema de gestão desenvolvido pela TOTVS é prova dos benefícios que as soluções digitais podem trazer para o seu negócio.

Pensado para acompanhar o crescimento da sua empresa, o sistema permite a automação de diferentes atividades, desde o controle fiscal até a gestão de vendas.

Além disso, a ferramenta traz um módulo voltado para business intelligence, que ajuda você a monitorar e analisar indicadores de desempenho, tornando a tomada de decisões mais estratégica e precisa.

Dessa forma, você acompanha o desempenho da equipe e os resultados alcançados com eficiência, avaliando o que pode ser aprimorado para elevar cada vez mais o nível do seu negócio. 

Confira todas as funcionalidades do sistema de gestão TOTVS e otimize o controle de atividades do seu negócio!

Conclusão

O controle de atividades oferece uma maneira poderosa de melhorar o desempenho dos funcionários. 

Ao fornecer informações relevantes sobre hábitos de trabalho e produtividade, ele abre caminho para eficiência, melhoria e sucesso.

É a partir de um bom gerenciamento que você consegue identificar problemas, definir soluções e, principalmente, implementar otimizações com o objetivo de simplificar a rotina da empresa. 

Lembre-se de que identificar esses possíveis problemas é o primeiro passo para a melhoria. Ao obter melhor controle sobre vários aspectos do seu negócio, você pode evitar as dificuldades e preparar sua empresa para o sucesso.

Nesse contexto, a gestão de atividades exerce um papel fundamental e pode ser potencializada com o auxílio da tecnologia, que traz ferramentas para automatizar processos, aprimorar análises e otimizar o controle geral da empresa.

Além das ferramentas, aproveite para complementar o seu conhecimento com nosso texto sobre planejamento operacional.