Gestão de Processos: O que é, etapas e vantagens

A gestão de processos ajuda as empresas a se manterem competitivas no mercado. Ela entra em cena para organizar rotinas, reduzir desperdícios e garantir entregas mais consistentes, sem comprometer a qualidade do que é feito no dia a dia.

Na prática, isso significa mais clareza sobre como o trabalho acontece, menos retrabalho, mais produtividade e decisões baseadas em dados.

Mas entender o conceito é apenas o primeiro passo. Uma boa gestão depende não apenas de uma reestruturação estratégica na cadeia produtiva do negócio, mas também de recursos tecnológicos que facilitem o controle e monitoramento dos resultados.

Neste guia, vamos ajudar você a ir além do discurso e partir para a aplicação. 

Continue a leitura para entender como estruturar processos de forma estratégica, quais etapas seguir, quais ferramentas podem apoiar essa jornada e como transformar organização interna em resultados reais para o seu negócio. 

O que é gestão de processos?

O objetivo é ter mais controle sobre a atuação dos funcionários, visibilidade sobre os indicadores de desempenho e conquistar melhores resultados.

Aqui, falamos tanto dos processos produtivos, muito caracterizados pelo chão de fábrica, por exemplo, quanto dos processos administrativos, relacionados ao backoffice de um negócio.

Para isso, a gestão busca, em primeiro lugar, identificar e organizar esses processos, para assim estabelecer regras e diretrizes que devem ser seguidas.

Só assim é possível atingir o equilíbrio financeiro e conquistar as metas organizacionais definidas, sem que a empresa descarrilhe dos trilhos logo após cada entrega.

Para que serve a gestão de processos?

A gestão de processos serve para aplicar a cultura de melhoria contínua dentro de uma organização. Isso implica, basicamente, em um maior nível de organização dos processos em relação às demandas do dia a dia.

Na prática, a gestão busca otimizar tanto os processos de maneira individual, como coletiva. Funciona de modo a repensar a arquitetura, o mapeamento, a padronização, a modelagem, a transformação e o controle dos processos.

Desse modo, é possível entender como cada setor do negócio funciona e como cada um depende do outro. 

Assim, poderá compreender o que cada departamento precisa fazer para atingir seus objetivos e, claro, para ajudar a empresa a conquistar suas metas organizacionais.

Além disso, o gerenciamento serve para que os responsáveis possam identificar a causa de falhas mais rapidamente, agilizando sua correção.

Afinal, como cada processo está mapeado e é monitorado, fica mais fácil destrinchar (com ajuda da tecnologia) o ponto em que as coisas deram errado.

Relação entre gestão de processos e BPM

Na teoria, gestão de processos e BPM podem ser considerados sinônimos. No entanto, na prática, é importante definir o conceito de BPM: a sigla significa Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócio.

O BPM trata-se da forma que uma organização cria, gerencia e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seu negócio. 

O objetivo é entender todos os processos que compõem a cadeia produtiva de um negócio, identificando oportunidades de melhoria.

Portanto, quando falamos de BPM, falamos de um método que visa a otimização de processos. Seu foco é criar processos consistentes (e, se possível, automatizados) para facilitar a rotina operacional e as interações humanas na empresa.

Nessa jornada, considera-se o “processo” em sua forma mais bruta (transformação de material ou dado em valor), analisando-o individualmente, buscando sua utilidade (ou não) para a cadeia produtiva como um todo.

Para isso, a metodologia foca em processos repetitivos e contínuos, que normalmente seguem um fluxo previsível dentro da rotina da empresa.

É uma abordagem sistemática, que não apenas enriquece o entendimento acerca da operação, mas ajuda os gestores a encontrarem os atalhos para sua otimização.

Tudo isso enquanto reduz custos, mantém (ou mesmo melhora) a qualidade das entregas e aumenta a disciplina de produção interna.

A gestão de processos é uma disciplina que faz parte da metodologia BPM, atuando em busca do alinhamento entre processos e estratégia de negócio. 

Vale destacar que o BPM não é um software, embora existam ferramentas e sistemas de BPM (conhecidos como BPMS ou Business Process Management Suite/System).

Além disso, o método não é sobre gestão de tarefas: como vimos, essa é uma disciplina aplicada dentro do BPM, que visa lidar com determinadas tarefas de um projeto ou processo. 

Quais são as principais etapas da gestão de processos?

Entre as principais etapas da gestão de processos, podemos destacar que o intuito da jornada seja justamente mapear o que compõe um processo e entender qual valor agrega ao negócio/à entrega.

Só assim é possível entender sua viabilidade na estrutura organizacional e produtiva da empresa, compreendendo quais as oportunidades de melhoria e otimização em geral.

Para isso, as etapas do ciclo da gestão, também conhecido como ciclo BPM, são:

1. Planejamento

O planejamento é o ponto de partida: nesta etapa, você deve definir quais processos serão analisados, quais objetivos deseja alcançar e quais indicadores serão usados para medir resultados.

Reflita sobre gargalos operacionais e fatores que impedem o crescimento da empresa. 

Este também é o momento de alinhar expectativas entre as áreas envolvidas e garantir que todos compreendam o propósito da iniciativa.

Atenção: é importante definir o escopo conforme a estratégia de negócio para garantir que as otimizações gerem valor real para a empresa.

2. Modelagem (AS-IS)

Na modelagem AS-IS, o foco está em documentar como o processo funciona atualmente.

Aqui, são identificadas todas as etapas, responsáveis, entradas, saídas e fluxos de trabalho existentes, sem propor mudanças. O objetivo é mapear processos e determinar prioridades.  

Essa visão detalhada ajuda a tornar o processo mais claro e a reconhecer falhas ou atividades redundantes, por exemplo.

3. Simulação e análise

Com o processo mapeado, a etapa de simulação e análise permite avaliar seu desempenho.

Isso envolve a avaliação de dados, prazos, custos e gargalos, com simulação de cenários para entender o impacto de possíveis ajustes. 

Esse diagnóstico embasa decisões mais seguras antes de qualquer mudança prática.

4. Execução (TO-BE)

Na fase TO-BE, o processo redesenhado é colocado em prática.

Com base nas análises anteriores, são implementadas melhorias, ajustes de fluxo, redistribuição de responsabilidades ou adoção de novas tecnologias. 

O objetivo é tornar o processo mais eficiente, alinhado às metas do negócio e à realidade operacional da empresa.

5. Monitoramento

Após a execução, o processo passa a ser acompanhado de forma contínua.

O monitoramento envolve a análise e a gestão de indicadores, cronogramas e resultados para verificar se o desempenho está dentro do esperado. 

Essa etapa é essencial para garantir controle operacional e identificar rapidamente desvios ou falhas, permitindo ajustes rápidos nas ações práticas.

6. Otimização contínua

A gestão de processos não termina na etapa de execução: a otimização contínua é o que garante que os processos evoluam junto com o negócio.

A partir dos dados monitorados, novas melhorias podem ser implementadas, ajustando fluxos, eliminando gargalos e aprimorando resultados de forma constante.

Quais as principais ferramentas de gestão de processos?

As ferramentas de gestão de processos ajudam as empresas a mapear, analisar, padronizar e melhorar a forma como as atividades são executadas. 

Elas podem ser conceituais, utilizadas para estruturar e visualizar os processos, ou tecnológicas, que apoiam a automação, o controle e o acompanhamento dos resultados no dia a dia da operação. As principais são:

• Fluxogramas: representam visualmente o fluxo das atividades, o que facilita o entendimento das etapas, decisões e responsáveis. Ajudam a identificar gargalos e pontos de melhoria;
• Sistemas de gestão integrados: plataformas que conectam diferentes áreas da empresa, otimizando o compartilhamento de informações, a rastreabilidade das atividades e a integração entre processos;
• Softwares de gestão de processos (BPMS): soluções especializadas que permitem modelar, automatizar, executar e monitorar processos de ponta a ponta, garantindo mais controle, padronização e eficiência operacional;
• Sistemas de analytics e indicadores: ferramentas de análise de dados ajudam a acompanhar métricas de desempenho, identificar desvios e apoiar decisões baseadas em dados, o que torna a gestão mais precisa e estratégica;
• BPMN (Business Process Model and Notation): é uma notação padronizada para modelagem de processos de negócio. Ela permite representar fluxos de forma mais detalhada e técnica, facilitando a comunicação entre áreas de negócio e times de TI;
• SIPOC: ferramenta que ajuda a visualizar o processo de forma macro, identificando Fornecedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Processo, Saídas (Outputs) e Clientes (Customers). É útil para alinhar expectativas e entender o impacto do processo no resultado final.

Quais os benefícios da gestão de processos?

Os benefícios da gestão de processos podem ser identificados com facilidade, e normalmente não demoram a aparecer. São resultados diversos, que impactam tanto na cultura organizacional quanto no desempenho efetivo da empresa.

Dados comprovam a importância dessa gestão: segundo a pesquisa “BPM Study 2024”, 70% das empresas que adotam gestão de processos relatam melhorias contínuas no desempenho dos seus processos.

Além disso, 69% mencionam aumento da qualidade de produtos e serviços, e 68% destacam maior transparência e controle interno como resultados dessa prática.

Na prática, uma boa gestão proporciona:

• Mais qualidade no trabalho executado: padronização e automação contribuem para a qualidade dos resultados e abre espaço para que a empresa instrumentalize novas e inovadoras abordagens de negócio;
• Redução de perdas: com a padronização de tarefas e com uso inteligente de seus recursos, você implementa um modelo operacional focado na eficácia dos processos, o que ajuda a evitar desperdícios;
• Maior controle operacional: com o apoio da tecnologia e do acompanhamento de indicadores, você tem maior visibilidade sobre ações internas, transparência sobre o desempenho dos times e sobre os resultados;
• Aumento da produtividade: a otimização e a automação de processos permite eliminar gargalos produtivos e etapas que agregam pouco valor ao negócio e às entregas, o que garante mais objetividade e maior eficiência;
• Maior previsibilidade para a tomada de decisão: ao contar com processos bem definidos, indicadores consistentes e dados confiáveis, a empresa reduz incertezas, antecipa riscos e toma decisões mais estratégicas, baseadas em fatos.

Como implementar a gestão de processos na sua empresa?

Para implementar uma gestão de processos eficiente, é primordial que você aplique algumas práticas para melhorar seu controle operacional. 

É preciso entender quais processos compõem seu fluxo, decidir como uniformizá-los e digitalizá-los.

Isso envolve uma série de ações que servem para que você e seu time mergulhem na cadeia produtiva e administrativa da empresa.

Vamos falar sobre essas ações a seguir. Confira as dicas para colocar a gestão em prática no seu negócio.

Avalie o fluxo de processos da empresa

A aplicação do BPM na empresa depende da compreensão do fluxo de processos em suas mais detalhadas etapas.

Isso exige um mapeamento extenso, que envolve ações como a lista de materiais e recursos utilizados, a distribuição de responsabilidades, a sequência de tarefas e os resultados esperados.

Desse modo, é possível descobrir com exatidão como as coisas são feitas na empresa no momento (“AS-IS”), para que então você e seu time possam analisar tudo e definir um fluxo melhorado (“TO-BE”).

Identifique gargalos

É essencial visualizar os gargalos críticos que prejudicam a capacidade produtiva para aprimorar processos.

Para isso, é possível utilizar ferramentas como o diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) para melhor visualizar a situação. Ele se baseia na identificação dos seguintes fatores:

• Mão de obra;
• Método de produção;
• Ambiente de trabalho;
• Métricas e indicadores;
• Matéria-prima utilizada;
• Máquinas e tecnologias.

Se o principal gargalo for a perda de tempo na produção, por exemplo, a causa pode ser oriunda de profissionais desqualificados ou de máquinas obsoletas.

Sendo assim, é necessário dialogar com a equipe para perceber os problemas e gerar melhorias no processo.

Construa um plano de ação

Após diagnosticar os gargalos do processo de produção, é necessário criar um planejamento para todas as áreas. Nele, devem ser identificados os responsáveis por colocar o plano em prática.

O gestor pode utilizar a ferramenta 5W2H, um método de análise que funciona como um checklist das atividades que devem ser realizadas.

O documento precisa ser claro e objetivo, para facilitar a compreensão de todos os profissionais. Ele tem a proposta de identificar as seguintes questões:

• What (o que): o que deve ser feito;
• Where (onde): onde o processo ou setor deve agir;
• Why (por quê): por que inovar em determinado processo;
• When (quando): quando as ações terão seu início;
• Who (quem): quem são os principais responsáveis pela tarefa;
• How (como): como o processo será colocado em prática,
• How Much (quanto): quanto custará e quais recursos serão necessários.

Assim, o líder define os prazos e as metas para cada setor, o que permitirá uma análise detalhada no futuro.

Padronize processos

A aplicação dessas melhorias depende de algumas coisas, mas especialmente da padronização dos processos. A padronização é uma forma de aparar arestas e definir um jeito de se fazer as coisas.

Ou seja, falamos não apenas de simplicidade, mas de eficácia comprovada.

Quando os processos são padronizados, a empresa reduz variações desnecessárias, diminui erros operacionais e garante que diferentes pessoas ou áreas executem as atividades seguindo o mesmo fluxo. 

Isso facilita o treinamento de novos colaboradores, melhora a comunicação entre equipes e cria uma base sólida para medir resultados de forma consistente, além de ser a base para automatizar processos.

Automatize processos

Além de melhorar a visibilidade dos processos e facilitar o acompanhamento dos indicadores de desempenho, a digitalização também capacita seu negócio a automatizar várias tarefas repetitivas.

Assim, no momento em que um cliente faz um pedido, por exemplo, um funcionário não precisa manualmente emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, pois a mesma é emitida automaticamente.

Mas claro, esse é um exemplo muito simples: a automação vai muito além da superfície, podendo auxiliar sua operação nos níveis mais estratégicos, impulsionando seu potencial competitivo a outros patamares.

Na prática, a automação permite reduzir retrabalho, aumentar a velocidade de execução e minimizar falhas humanas, liberando as equipes para atividades mais analíticas e estratégicas. 

Acompanhe métricas e resultados

O plano também deve definir as métricas que serão avaliadas para identificar os resultados obtidos. Ele deve instituir os indicadores-chave de desempenho do processo, que podem envolver aspectos como:

• Índice de avarias;
• Custo de produção;
• Nível de produtividade;
• Satisfação dos consumidores;
• Índice de correções operacionais.

Por que investir em um software para a gestão de processos?

Já ficou claro que a gestão de processos só tem jeito quando aliada a uma tecnologia que capacite o controle e visualização dos fluxos de trabalho. É por isso que contar com o sistema correto é tão essencial.

Veja bem: a gestão não é um esforço único de melhoria, como um projeto com começo, meio e fim, mas sim uma força organizacional contínua.

Para que o nível de qualidade se mantenha, bem como seu entendimento de tudo que compõe os processos internos, e continue monitorando resultados, é preciso da melhor tecnologia.

E isso você consegue com um sistema para gestão de processos e BPM especializado, capaz de oferecer todos os recursos necessários para que você controle as operações e integre todos os dados necessários.

Como o TOTVS Fluig ajuda a otimizar a gestão de processos?

O TOTVS Fluig é um sistema especializado que permite às empresas unificar e gerenciar seus processos em uma escala organizacional completa.

Ele serve como ponto central da sua estratégia, podendo ser integrado  aos seus sistemas de gestão e plataformas digitais para centralizar os principais dados do seu negócio.

Desse modo, é possível criar e personalizar fluxos de trabalho, automatizar tarefas e realizar toda gestão de processos de maneira que traga os melhores resultados para seu negócio.

Um dos seus recursos, inclusive, é o BPM, que simplifica toda modelagem de processos (através de uma ferramenta drag-and-drop).

Ou seja, com TOTVS Fluig é possível ter mais flexibilidade para que você capacite sua gestão de processos.

Que tal conquistar os melhores resultados, otimizar sua operação e prepará-la para as mudanças do futuro? Descubra como o TOTVS Fluig pode ajudar!

Conclusão

A gestão de processos já não é uma mera possibilidade, mas um passo necessário para o crescimento e, principalmente, consolidação de negócios.

Neste conteúdo, você entendeu as etapas da disciplina, seus benefícios e boas práticas para implementar uma gestão eficiente na sua empresa.

Com ajuda da tecnologia, é possível mergulhar nos seus fluxos de trabalho, redesenhar e modelar seus processos e ajustá-los às demandas de um mercado cada vez mais exigente e volátil.

Porém, muito além de conhecimento teórico, é preciso de uma solução que capacite seu time, automatize tarefas e torne sua gestão mais simples.

Para isso, você já sabe: a plataforma TOTVS Fluig é a melhor escolha!

Aproveite para conferir nosso conteúdo sobre BPMS e descubra todo o potencial dos sistemas especializados em gestão de processos para otimizar essa jornada de melhoria contínua.