BPMS: o que é, vantagens, componentes e mais

Os processos empresariais são atividades que envolvem pessoas, recursos, informações e tecnologias para alcançar um objetivo específico da organização. Mas como otimizá-los? Com o BPMS (Business Process Management Suite). 

Este sistema possui como objetivo principal a gestão inteligente dos processos. E você sabe que eles são essenciais para o funcionamento de qualquer organização, pois determinam a forma, o prazo, o responsável e os resultados esperados para as tarefas.

Se você ainda lida com processos realizados de forma manual, burocrática, inconsistente e ineficiente, sabe que as consequências são desastrosas.

Desperdício de tempo, dinheiro e energia e comprometimento da qualidade dos serviços e produtos oferecidos aos clientes são apenas algumas.

Para evitar isso, é fundamental conhecer o que é BPMS, os exemplos práticos deste sistema, e outros conceitos importantes.

Continue lendo e descubra como o Business Process Management Suite pode transformar a sua empresa!

O que é BPMS?

BPMS significa Business Process Management Suite ou Sistema de Gestão de Processos de Negócio. É um conjunto de softwares que permite definir, modelar, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio de forma automatizada e integrada. 

Ele funciona como uma plataforma que conecta os diferentes sistemas, aplicativos, bancos de dados e pessoas envolvidas nos processos de uma organização. 

Com os softwares, é possível:

• Identificar gargalos, falhas e oportunidades de melhoria contínua;
• Criar fluxos de trabalho personalizados e adaptáveis às necessidades da empresa;
• Acompanhar o desempenho dos processos em tempo real por meio de indicadores e relatórios.

Agora que você entendeu o que significa BPMS, é possível imaginar qual é a sua finalidade principal.

Qual o principal objetivo da ferramenta?

O principal objetivo do Sistema de Gestão de Processos de Negócio é aumentar a eficiência, a qualidade e a competitividade da empresa por meio da gestão inteligente dos processos. 

Podemos elencar ainda outras finalidades deste sistema, como:

• Melhorar a experiência dos clientes internos e externos da empresa;
• Reduzir erros humanos, atrasos e retrabalhos a partir da automatização
• Garantir a conformidade com as normas e regulamentos a partir do monitoramento;
• Facilitar o acesso às informações e a tomada de decisão com a integração dos processos;
• Tornar os processos mais ágeis, transparentes, seguros e alinhados às estratégias do negócio.

Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?

Muitas vezes, vê-se confusão entre Business Process Management Suite e BPM ou BPMN. No entanto, elas têm significados distintos. Veja a seguir:

BPM

BPM significa Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio. 

É uma disciplina que envolve métodos, técnicas e práticas para analisar, modelar, documentar, executar, monitorar, controlar e melhorar os processos de negócio.

Ele tem como foco o cliente e busca agregar valor ao produto ou serviço entregue por meio da otimização dos recursos disponíveis. Além disso, visa alinhar os processos às estratégias do negócio e às necessidades do mercado.

Uma empresa que resolve automatizar seu BPM pode utilizar o sistema BPMS.

O mercado global de gerenciamento de processos de negócios foi avaliado em quase US$9 bilhões em 2020, mas deve atingir US$14 bilhões até 2025.

BPMS

O Business Process Management Suite, como visto, é uma solução de software que ajuda as empresas a gerenciar e automatizar seus processos de negócios de forma mais eficiente.

BPMN

BPMN é a sigla de Business Process Modeling Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócio). 

É um conjunto de símbolos padronizados que são usados para representar graficamente as etapas, os participantes, os eventos e as decisões de um processo.

Seu objetivo é, assim, facilitar o entendimento e a comunicação dos processos entre as diferentes partes interessadas, como gestores, analistas, desenvolvedores e usuários. 

O BPMN também serve como base para a automação dos processos por meio do Business Process Management Suite.

Após compreender o que significa BPMS e as siglas parecidas, ainda pode restar uma dúvida: ele é o mesmo que workflow?

BPMS e workflow são a mesma coisa?

Não exatamente. Workflow é um termo mais genérico que se refere ao fluxo de trabalho ou ao conjunto de atividades sequenciais que compõem um processo. 

Workflow também pode ser usado para designar uma ferramenta ou um sistema que automatiza parte ou todo o fluxo de trabalho.

Já o Sistema de Gestão de Processos de Negócio é um tipo específico de software que automatiza não apenas o workflow, mas também toda a gestão dos processos. Ele oferece recursos mais avançados e abrangentes do que um simples sistema de workflow, como:

• Execução dos processos em tempo real;
• Modelagem gráfica dos processos usando BPMN;
• Criação de formulários dinâmicos e personalizados;
• Visão geral do fluxo de trabalho e do status das atividades;
• Integração dos processos com outros sistemas e aplicativos;
• Melhoria contínua dos processos por meio de simulação e otimização etc.

Portanto, podemos dizer que o  Business Process Management Suite é uma evolução do workflow, pois engloba não só a automação, mas também a gestão completa dos processos.

Quais são as vantagens de um BPMS?

O relatório “The State of Business Process Management 2020” aponta que 56% das empresas estão dispostas a adotar ferramentas de automação de processos de negócios. 

Mais de 60% já utilizam um ou dois softwares para gerenciar suas tarefas e 70% têm um software para modelar seus processos.

Esses dados podem ser fundamentados nas vantagens que um sistema BPMS traz para as empresas. Apontamos algumas a seguir:

• Redução de custos e desperdícios: ajuda a reduzir os custos operacionais e os desperdícios de recursos, pois evita retrabalhos, erros, atrasos e inconsistências nos processos.
• Facilidade para atribuir responsabilidades: facilita a atribuição de responsáveis por cada atividade ou etapa do processo, definindo quem deve executar, aprovar ou revisar cada tarefa.
• Auxílio no monitoramento do desempenho: fornece indicadores e relatórios que mostram os resultados obtidos em cada processo. Isso permite avaliar a eficiência, a eficácia e a qualidade dos processos.
• Colaboração: permite compartilhar informações, documentos, comentários e feedbacks em tempo real. O software também possibilita criar grupos de trabalho e definir papéis e permissões para cada membro.
• Transparência nos processos: permite visualizar o fluxo de trabalho, o status das atividades, os responsáveis e os prazos de cada processo. Isso facilita o acompanhamento, o controle e a auditoria dos processos.
• Automação: processos repetitivos, manuais e demorados são automatizados, o que elimina a necessidade de intervenção humana, reduz o tempo de execução, aumenta a produtividade, a qualidade e a padronização dos processos.
• Visão geral do fluxo de trabalho: mostra graficamente as etapas, os eventos, as decisões e as conexões de cada processo. Isso facilita o entendimento e a comunicação dos processos entre as diferentes partes interessadas.
• Segurança das informações: protege os dados sensíveis e confidenciais dos processos contra acessos não autorizados, perdas ou vazamentos. Ele também permite rastrear e registrar todas as ações realizadas nos processos.
• Integração: integração dos processos com outros sistemas e aplicativos da empresa ou de terceiros, por meio de interfaces ou APIs. Assim, permite trocar informações e dados entre diferentes plataformas, o que evita duplicidades e inconsistências.
• Criação de formulários dinâmicos: permite criar formulários dinâmicos e personalizados para coletar dados e informações dos usuários dos processos. Os formulários podem ser adaptados às regras de negócio e às necessidades de cada processo.
• Operações mais ágeis: facilita a comunicação, a colaboração e a coordenação entre as equipes e os sistemas envolvidos nos processos. Ele também permite adaptar os processos às mudanças do mercado e às demandas dos clientes de forma rápida e eficiente.
• Garantia de conformidade: garante a conformidade dos processos com as normas e regulamentos internos e externos da empresa. Para tanto, permite criar regras e validações que devem ser seguidas em cada processo, evitando desvios ou infrações.

Quais processos podem ser automatizados com um sistema BPMS

Quando falamos em sistema BPMS, exemplos de processos automatizados não faltam!

Eles abordam diferentes áreas da empresa. Veja algumas:

• Vendas: automatiza o processo de prospecção, qualificação, apresentação, proposta e fechamento de vendas, integrando leads, prospects, clientes e CRM.
• Compras: automatiza o processo de solicitação, aprovação, cotação, pedido e recebimento de compras, e integra fornecedores, solicitantes, aprovadores e setor financeiro.
• RH: automatiza o processo de integração de novos colaboradores na empresa, desde a seleção até a contratação e o treinamento. Engloba candidatos, recrutadores, gestores e sistemas de RH.
• Entregas e suporte aos clientes: automatização do processo de entrega dos produtos ou serviços aos clientes, bem como o atendimento de dúvidas, reclamações e solicitações. Envolve entregadores, clientes e service desk.

Que tipo de empresa usa um Business Process Management Suite?

Qualquer tipo de empresa pode usar um Business Process Management Suite para gerenciar seus processos de forma mais eficiente e inteligente. 

Não importa o tamanho, o segmento ou a área de atuação da empresa. O que importa é a necessidade de otimizar os processos para alcançar melhores resultados.

No entanto, de maneira geral, ele é mais comumente utilizado por empresas de médio e grande porte que possuem processos complexos e que precisam gerenciar grande volume de dados e informações.

Empresas de setores como finanças, varejo, manufatura, serviços, saúde, tecnologia e governo costumam utilizar esse software. 

Os componentes de um BPMS

Um sistema BPMS é composto por diversos componentes que permitem realizar as diferentes etapas do ciclo BPM. A seguir, apontamos os principais:

• Histórico de execução: armazena todas as informações acerca dos processos desde o seu início, o que permite sua auditoria e seu monitoramento. 
• Controle de versão de processos: permite a gestão de processos mais ágil, pois possibilita a publicação de novas versões e o acompanhamento de melhorias.
• Ferramenta de modelagem: é o componente que permite desenhar os processos usando a notação BPMN. O modelador facilita a definição de fluxo dos trabalhos, responsáveis e prazos de entrega.
• Formulários dinâmicos ou estáticos: são capazes de armazenar informações de processos e tem o objetivo de facilitar a interação com os usuários, sem a necessidade de desenvolver novos sistemas ou páginas HTMLs. 
• Motor de regras: é o chamado Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócios (BRMS). Ele compreende a lógica por trás da tomada de decisão e automatiza as regras de negócio, o que traz mais precisão, padronização e qualidade aos processos.

Características de um bom BPMS

Um bom  Business Process Management Suite deve ter algumas características essenciais para atender às necessidades das empresas que querem gerenciar seus processos de forma mais eficiente e inteligente. Veja quais são elas:

• Segurança: ele deve ser seguro e proteger as informações e os dados dos processos contra acessos não autorizados, perdas ou vazamentos.
• Gestão de documentos: o software deve integrar-se aos demais sistemas, e pode ser interessante buscar uma opção que já possua integração com ECM de mercado.
• Integração: é fundamental para o sucesso da implantação da cultura de gestão de processos, sendo que a plataforma BPMS deve permitir a automação de forma simples e com ferramentas low code.
• Formulários eletrônicos: são importantes para armazenar as informações dos processos, mas devem ser práticos, acessíveis e usuais, sem burocracia no preenchimento.
• Automação dos processos: essencial na cultura de BPM, a solução empregada deve permitir o desenho do processo e criar regras de negócio nas transições, além de documentar o fluxo.
• Indicadores, KPIs e dashboards: essenciais para medir o desempenho dos processos. A solução deve possibilitar extrair indicadores sem necessidade de conhecimentos em programação, além de permitir que o usuário crie seu próprio KPI ou dashboard sem depender da TI o tempo todo.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que auxilia na gestão de processos empresariais, especialmente aqueles que envolvem a assinatura de documentos. 

Com a ferramenta, é possível substituir a assinatura manual por uma assinatura eletrônica, que garante a autenticidade e a integridade do documento, além de tornar o processo mais rápido e seguro.

Dessa forma, permite que as empresas possam automatizar processos de assinatura de contratos, autorizações, pedidos, entre outros documentos, reduzindo o tempo e os custos envolvidos na coleta de assinaturas. 

E mais: o TOTVS Assinatura Eletrônica pode ser integrado a outras soluções de gestão de processos empresariais, para automatizar e gerenciar todo o processo de assinatura eletrônica de forma mais eficiente e segura. 

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu o que é BPMS (Business Process Management Suite), quais são as suas vantagens, componentes e aplicações. 

Esta ferramenta é essencial para as empresas que querem gerenciar seus processos de forma mais eficiente e inteligente. 

Afinal, você pode automatizar, integrar, monitorar e melhorar os processos de diversas áreas da sua empresa, como demonstramos. Se você quer se aprofundar no tema, saiba o que é e como fazer a modelagem de processos!