Cada vez mais, a preocupação com uma boa gestão de documentos de RH está sendo um ponto de atenção entre as empresas que desejam aprimorar seu processo de desenvolvimento e disponibilização do informe de rendimentos aos funcionários.
Atualmente, como essa tarefa é conduzida em seu negócio?
Na maioria das organizações, o informe de rendimento fica a cargo do setor de Recursos Humanos ou da Contabilidade.
Acontece que esse documento é um facilitador para que cada pessoa física — os seus funcionários — consigam se acertar com total transparência com a Receita Federal.
Por isso, primar pela agilidade e eficiência ao gerar, armazenar e disponibilizar o informe de rendimentos é tão importante.
De fato, é um diferencial que sua empresa pode oferecer e também uma forma de respaldar o seu negócio diante de eventuais problemas com o fisco.
Por isso, é essencial seguir todos os passos e boas práticas para realizar a emissão do informe de rendimentos dos seus funcionários.
Mas como fazer isso de maneira correta? É o que vamos ensinar neste conteúdo, onde falaremos mais sobre o informe de rendimentos e sua importância.
Siga a leitura e continue aprendendo!
O que é o informe de rendimentos?
O informe de rendimentos é um documento emitido por empresas, que informa e comprova os valores recebidos por uma pessoa física em um determinado período de tempo.
Trata-se de um instrumento fiscalizatório, que contém informações dos rendimentos recebidos e também pagos durante o ano, como gastos com planos de saúde, os impostos retidos na fonte e o pagamento de INSS, por exemplo.
Para méritos de declaração do Imposto de Renda, o informe de rendimentos emitido por uma empresa deve sempre corresponder ao ano-calendário, antecedendo o envio do IR.
Ou seja, o informe de rendimentos do ano de 2021 deve contemplar todos os valores recebidos pelo funcionário desde o dia 1º de janeiro até 31 de dezembro de 2021.
Esse documento serve para basear o IR de uma pessoa física.
Vale ainda ressaltar que não existe apenas um tipo de informe de rendimentos.
É algo que abordaremos mais adiante, mas ele pode ser emitido por diversas instituições, como bancos, entidades públicas e empresas.
Quando em posse da Receita Federal, os dados da declaração e do informe de rendimentos são cruzados em busca de divergências.
Caso a pessoa ou a empresa caia na malha fina, podem acontecer sanções e multas ou, dependendo do caso, até mesmo ser acusados de sonegação de impostos.
Para que serve o informe de rendimentos?
O informe de rendimentos é um instrumento de fiscalização utilizado para múltiplas finalidades, não apenas limitando-se ao preenchimento da Declaração de Imposto de Renda.
Para a empresa, o documento serve de proteção contra atos de má fé.
Assim, se o funcionário declarar algum rendimento no nome da sua empresa, que seja divergente do real, o informe estará ali para comprovar seu não envolvimento.
Para a pessoa física, assegura a comprovação de sua renda e do pagamento de impostos durante o ano.
Desse modo, além de compor o IR, o documento pode ser utilizado na solicitação de empréstimos ou de financiamentos.
Quais são os tipos de informes de rendimentos?
Agora, não é uma missão apenas da empresa emitir o informe de rendimentos. Como pontuamos anteriormente, existem diferentes tipos de comprovantes da mesma espécie.
Na teoria, esse é um documento que deve ser emitido por qualquer fonte pagadora de rendimentos que podem ser sujeitos à retenção do imposto na fonte.
Por lei, não existe uma definição clara das modalidades de informe de rendimentos. O que se sabe é que a fonte pagadora sempre deve emiti-lo, de maneira obrigatória.
Isso quer dizer tanto para casos em que o trabalhador cumpriu todo ano-calendário como funcionário da empresa, mas também para quem não o finalizou ou mesmo se começou após 1º de janeiro.
Se uma empresa contratou alguém durante 1 mês do ano, deverá lhe enviar o informe de rendimentos no começo do próximo ano.
O mesmo se aplica para bancos, no caso de uma pessoa ter aberto uma conta em janeiro e a cancelado em fevereiro.
A importância do informe de rendimentos para a declaração de Imposto de Renda
O informe de rendimentos é um importante documento para composição da declaração do Imposto de Renda da pessoa física.
Ele vai permitir e facilitar o preenchimento do IRPF do ano, pois resume os ganhos do funcionário durante o ano-calendário em questão.
Além disso, o informe serve como uma espécie de “comprovação” para a Receita Federal, assegurando que a pessoa física recebeu tal remuneração.
Atesta também que a empresa está ciente de seus rendimentos e que a mesma pagou os impostos recolhidos na fonte.
O informe tem um papel fundamental no acesso da empresa a alguns benefícios tributários, como o abatimento de uma fatia do IRPJ.
Nesse ponto, vale também lembrar de uma obrigação das empresas diante da Receita Federal: o envio da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
É um documento que assegura quais os valores pagos aos funcionários da empresa, bem como quais e os valores das contribuições retidas na fonte, como PIS e Cofins.
Quem deve fornecer o informe de rendimentos?
Como você já descobriu, o informe de rendimentos pode ser originário de diferentes fontes, dependendo da forma como a pessoa obtém renda.
Ou seja, diferentes entidades têm a obrigação de fornecer esse documento. Em geral, qualquer beneficiário de produtos ou serviços, que pagou valores sujeitos a retenção.
Mas quais seriam as fontes emissoras? Bem, preparamos uma lista para facilitar, veja só:
- Informe emitido pelo INSS para beneficiários;
- Informe emitido por corretoras de investimentos para investidores;
- Informe emitidos por bancos e instituições financeiras para seus correntistas e também investidores;
- Informe emitido por uma empresa para o seu funcionário (incluindo o MEI que conta com 1 colaborador CLT);
Qual é o prazo para as empresas enviarem o informe de rendimentos?
Agora que você já conhece mais detalhes sobre o informe de rendimentos, chegou a hora de aprender algumas dicas práticas sobre esse documento.
Porém, antes de qualquer coisa: você precisa entender como funciona o prazo de entrega do informe!
Conforme estabelece a Receita Federal, o informe de rendimentos deve ser entregue pela fonte pagadora (neste caso, sua empresa) para os funcionários até o último dia útil de fevereiro.
Caso o informe tenha relação com os rendimentos de 2021, você deverá entregá-lo até 28 de fevereiro (ou o último dia útil deste mês) no ano seguinte, em 2022.
Entre as informações que o informe de rendimentos deve conter, incluem-se:
- Fonte pagadora;
- Pessoa Física Beneficiária dos Rendimentos;
- Rendimentos Tributáveis, Deduções e Imposto (com valores em reais);
- Rendimentos Isentos e Não Tributáveis (com valores em reais);
- Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva (com valores em reais);
- Informações Complementares;
- Responsável pelas Informações.
Mas há outras situações que envolvem as relações de trabalho e que devem ser lembradas:
Caso sua empresa e o funcionário rescindam o contrato, o informe deverá ser entregue no momento do acerto dos últimos detalhes, como valor de rescisão e etc.
E se a sua empresa for juridicamente extinta?
Nesse caso, o informe de rendimentos deve ser entregue aos funcionários até o último dia útil do mês posterior à extinção do CNPJ.
Quais são as penalidades para as empresas que não fornecerem?
É crucial que sua empresa evite cometer erros na hora de emitir e disponibilizar o informe de rendimentos.
Por ser um instrumento de fiscalização tributário, é de extrema importância para todos os envolvidos com sua operação, incluindo sua própria empresa.
Desse modo, caso sua organização atrase a entrega do informe de rendimentos, pode ter que arcar uma multa de R$ 41,43, para cada documento atrasado.
E se a sua empresa falsificar qualquer informações acerca dos valores pagos, bem como das deduções ou impostos, pode arcar com uma multa pesada:
De até 300% sobre o valor que foi alterado (seja visando diminuir o pagamento ou maximizar a restituição).
Como a tecnologia te ajuda a fazer o informe de rendimentos?
Agora que você já leu até aqui, pôde entender tudo sobre o informe de rendimentos!
É um documento crucial, mas que existe uma gestão eficiente. É necessário organizar os processos contábeis e gerenciais para emitir os informes sem erros e dentro do prazo.
Hoje em dia, você assegura que isso possa ser feito dentro da sua operação atual?
Se a sua empresa não conta com um sistema de gestão de RH ou um ERP, dificilmente a resposta será positiva.
A tecnologia proporciona esse grau de facilidade na hora de lidar com assuntos tão complexos como as questões tributárias. Afinal, é no sistema de gestão que os dados são todos centralizados.
Assim, relatórios, projeções e informes são gerados a partir de um ou dois cliques.
Mas essa é só a primeira parte do desafio.
Mesmo com um sistema de gestão, quem garante que sua empresa conseguirá gerenciar todos os documentos, entregando-os para os funcionários dentro do prazo e contribuindo para uma administração mais transparente?
Neste caso, contar com um aplicativo móvel é a chave para encurtar a comunicação entre o RH e o funcionário, permitindo acesso rápido aos seus documentos e aos informes em questão de um ou dois toques na tela do smartphone.
Informe de Rendimentos: Por que investir em um software para a gestão do documento?
O software de gestão do RH pode facilitar toda comunicação entre o departamento pessoal e os seus funcionários.
Assim, de maneira flexível, mas completamente integrada, é possível digitalizar vários processos.
Com isso, o RH cresce em produtividade e você dá mais autonomia aos profissionais, que podem realizar várias tarefas e consultas direto no aplicativo.
Quer conhecer mais sobre o software para gestão de informe de rendimentos, que atende a todo seu RH? Separamos alguns motivos para que você invista nesse diferencial:
Praticidade
O software é um aplicativo mobile, que pode ser baixado diretamente no smartphone do funcionário.
Desse modo, com uma interface moderna e intuitiva, ele oferece uma série de funcionalidades que substituem processos que, antes, eram feitos manualmente e de maneira mais lenta e burocrática.
O aplicativo centraliza o acesso aos informes de rendimentos dos profissionais.
Assim, cada um pode acessar os seus documentos, baixá-los ou enviá-los por e-mail assim que necessário.
Além disso, o aplicativo oferece vantagens incríveis de praticidade, como possibilidade de bater ponto quando em home office ou em viagem corporativa.
Cumprimento do prazo
Tudo isso contribui para que o seu RH e sua Contabilidade atuem com mais tranquilidade na emissão dos informes de rendimentos.
Afinal, a não ser que o funcionário solicite uma versão física, você pode compartilhar o arquivo digitalmente sem problemas.
Desse modo, é perfeitamente possível cumprir com o prazo da Receita Federal e agilizar os processos tributários de cada profissional dentro da empresa.
Redução de erros
O aplicativo serve como interface de uma plataforma já existente em seu negócio, o ERP.
Ou seja, os dados utilizados para compor o informe de rendimentos, o espelho de pontos e os demonstrativos de pagamentos são os mesmos do seu sistema.
Isso quer dizer que não há chances de erros, pois a solução apenas complementa àquela que já faz parte do seu backoffice.
Disponibilidade
Com um aplicativo para gerenciar seus processos de RH, é mais simples realizar a gestão da sua equipe e escapar das burocracias que sempre desnorteiam o setor.
Isso quer dizer que o RH tem um canal direto de comunicação com cada funcionário.
Trata-se de mais disponibilidade para atender às demandas e necessidades dos profissionais, que podem realizar solicitações diretamente pelo celular.
APP MEU RH
O App Meu RH, desenvolvido pela TOTVS, é uma daquelas tecnologias que podem resolver as dores do seu setor de recursos humanos e ainda oferecer mais mobilidade.
Com o App Meu RH, é possível oferecer além da visualização de envelopes de pagamento, o Informe de Rendimentos diretamente pelo celular ou tablet.
Com ele, seu funcionário terá em mãos uma interface simplificada que dá mais autonomia e poder de autogestão, facilitando o complexo trabalho do RH. É possível oferecer para o colaborador a funcionalidade de consultar, fazer o download e enviar por e-mail o informe de rendimentos. Tudo isso a poucos cliques de distância.
O App Meu RH abre o caminho para a digitalização do seu negócio, trazendo ainda mais processos para o ambiente virtual.
Assim, você reduz burocracias, agiliza rotinas e reduz custos!
Agora que te apresentamos o App Meu RH, que tal conhecer mais sobre seus benefícios e garantir logo para a sua empresa?
Conclusão
Neste conteúdo, você conseguiu entender tudo sobre o informe de rendimentos e a importância deste documento, tanto para a pessoa física quanto para a jurídica.
Para uma empresa, organizar seus processos de modo que possa emiti-lo dentro do prazo, sem erros e de maneira transparente, é a melhor forma de evitar problemas — especialmente com a Receita Federal!
Por isso, o uso da tecnologia e de um aplicativo para gestão do RH é uma ótima pedida:
Com a solução, você disponibiliza os informes diretamente no smartphone dos seus funcionários, além de automatizar e agilizar uma série de tarefas antes burocráticas.
Por isso, escolha com sabedoria como você quer conduzir seu processo de emissão e envio dos informes de rendimento.
E para mais conhecimentos, dicas e conteúdos completos sobre gestão de negócios, recomendamos continuar lendo o nosso blog!
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