Departamento Pessoal: por que aderir um software no setor?

O departamento pessoal tem um papel fundamental para que as atividades que envolvem questões trabalhistas sejam executadas com eficácia. A fim de que o trabalho seja otimizado, vale a pena contar com soluções tecnológicas como um sistema de gestão. Elaboramos este artigo para explicar algumas coisas sobre o tema. Primeiro, queremos te mostrar tudo sobre …

Equipe TOTVS | 01 março, 2021

O departamento pessoal tem um papel fundamental para que as atividades que envolvem questões trabalhistas sejam executadas com eficácia.

A fim de que o trabalho seja otimizado, vale a pena contar com soluções tecnológicas como um sistema de gestão.

Elaboramos este artigo para explicar algumas coisas sobre o tema.

Primeiro, queremos te mostrar tudo sobre o departamento pessoal. Afinal, o que é um DP? Quais suas principais funções? O departamento pessoal é o mesmo que o RH?

Além disso, vamos te explicar como um sistema de gestão empresarial pode ser vantajoso para o setor, porque essa ferramenta é importante e como pode ser implantada.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue conosco e saiba mais sobre o tema.

O que é o departamento pessoal (DP)?

O departamento pessoal está à frente de vários processos burocráticos em relação aos colaboradores de uma empresa.

O DP atua ativamente  durante a jornada de cada funcionário na organização: do momento que é contratado, do seu vínculo enquanto colaborador e do seu desligamento, contando todo processo demissional e as tratativas acerca do pagamento da rescisão.

O setor é essencial no cumprimento das normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Ou seja, o departamento pessoal é um setor que realiza a gestão estratégica dos funcionários dentro da empresa.

Entre suas atribuições burocráticas, é possível citar a gestão e emissão de documentos. O setor atua também no controle do índice de rotatividade, bem como na gestão de ausências dos colaboradores.

O departamento pessoal é uma das válvulas de escape de um negócio.

Ou seja, é essencial em qualquer estrutura organizacional, pois serve de proteção contra problemas jurídicos, mantendo a empresa correta, seguindo o compliance adequado.

Quais são as principais funções do departamento pessoal?

O departamento realiza incontáveis funções na empresa, especialmente dentro do quadro pessoal de funcionários.

Como você aprendeu, o DP atua de forma presente em toda a jornada do funcionário dentro do negócio.

Se você, leitor, já trabalhou sob o regime CLT, com certeza já teve que lidar com o departamento pessoal. No entanto, talvez não se lembre muito bem, pois o setor se mantém na retaguarda do negócio, muitas vezes vinculado ao RH.

Em sua rotina, o DP se depara com várias tarefas diferentes. Confira as principais funções de quem trabalha no setor:

Controle de ponto

O departamento pessoal se encarrega do controle do ponto dos funcionários.

É essencial sua atuação nessa etapa da rotina do trabalho, pois possibilita um controle mais firme das ausências justificadas ou não, bem como horas extras para banco ou pagas, e atrasos de qualquer gênero.

Organização do calendário de férias

O setor também deve acompanhar as férias dos funcionários, sendo responsável por toda burocracia de documentos, bem como pelo monitoramento dos períodos de recesso.

Com isso, o DP se encarrega da manutenção das férias do time, estruturando um calendário coeso — conforme as preferências do colaborador, mas sem prejudicar a rotina produtiva da empresa.

Folha de pagamento

O DP também se encarrega de gerar a folha de pagamento, com devidos cálculos de descontos ou benefícios apurados.

Aqui, o departamento pessoal tem uma missão bem importante: considerar todos os fatores financeiros que rodeiam o salário.

Ou seja, além de descontos e benefícios, é preciso se ocupar com o décimo terceiro, recolhimento de taxas (imposto de renda, eSocial, taxa sindical, INSS e FGTS).

Dessa forma, o DP garante que os pagamentos sejam justos, de acordo com o contrato firmado com o funcionário e com as normas federais.

Gestão dos benefícios do colaborador

Além dos benefícios considerados na folha de pagamento, é necessário que o DP gerencie questões relativas aos extras, como:

  • Vale-Refeição;
  • Vale-Farmácia;
  • Vale-Transporte;
  • Planos de Saúde;
  • Vale-Combustível;
  • Vale-Alimentação;
  • Bolsa de Estudos;
  • Planos Odontológicos;
  • Entre outros.

Efetivação do processo demissional

O processo de demissão é composto de várias etapas que o departamento pessoal é responsável.

Entre eles, se destacam os cálculos dos valores de rescisão (conforme o tipo de desligamento), rescisão contratual, anotações em carteira e exame demissional.

totvs rh

Qual é a importância do setor de departamento pessoal para uma empresa?

A realização dos processos citados acima demandam tempo e muita atenção. Qualquer erro cometido resulta em um salário prejudicado.

Para evitar esse tipo de problema, a implementação de um sistema de gestão é essencial. Essa tecnologia está sendo cada vez mais adotada pelo setor.

Isso porque um software para departamento pessoal automatiza e agiliza muitas atividades.

Além de ser um local seguro para manter as informações pessoais dos colaboradores.

Assim, a empresa realiza o pagamento, atribui os benefícios e faz os demais procedimentos de maneira muito mais eficiente.

Qual a diferença de RH e departamento pessoal?

Departamento pessoal e RH têm atribuições muito  diferentes.

O departamento de Recursos Humanos é fundamental para o bom andamento da empresa, uma vez que o setor está intimamente ligado aos colaboradores.

Essa área é responsável em fazer a gestão estratégica de pessoas, garantir o cuidado com os profissionais e investir nos colaboradores, para que eles se sintam mais engajados e possam dar o melhor para obter resultados.

O RH busca, justamente, aprimorar as relações humanas.

Dessa forma, procura criar e moldar o clima e a cultura organizacional de acordo com os objetivos da empresa.

Além disso, o RH é encarregado de ações que promovam um ambiente com maior produtividade empresarial

Assim, intermedia conflitos, promove a inclusão e diversidade e busca implementar os valores da empresa em sua rotina.

Enquanto o RH tem relação direta com o capital humano, o departamento pessoal já está conectado a outro aspecto essencial: a parte burocrática que envolve as questões trabalhistas.

Sendo assim, as pessoas que trabalham nesse setor precisam atuar com rotinas ligadas a:

  • Organização da carteira de trabalho;
  • Relacionamento com sindicatos;
  • Folha de pagamento;
  • Controle de ponto;
  • Pagamento de taxas e guias de FGTS, INSS e outros tributos;
  • Gestão dos benefícios oferecidos.

Como um software de gestão pode ser útil no departamento pessoal?

Você já aprendeu que o trabalho do departamento pessoal não é simples. São incontáveis tarefas, em sua maioria essenciais para que a empresa se mantenha de pé em seu dia a dia.

Em especial, para que se alinhe com seu ativo mais importante: seus colaboradores.

É por isso que a tecnologia é um insumo muito bem-vindo ao DP.

Esse foi um dos benefícios da transformação digital, que possibilitou o desenvolvimento de inúmeras soluções para o setor.

Entre eles, destaca-se o software de gestão, que possibilita um amplo controle de dados e informações. Assim, os setores administrativos são capazes de controlar, informatizar e automatizar suas tarefas, potencializando sua agilidade.

A solução tecnológica auxilia na autonomia e integração do setor de departamento pessoal. Entre suas atribuições, destacam-se:

  • otimiza rotinas administrativas;
  • possibilita análise qualificada de dados;
  • permite monitoramento do ponto dos funcionários;
  • automatiza tarefas repetitivas e facilita a comunicação;
  • facilita o desenvolvimento e a melhoria de processos internos.

Já pensou controlar todo fluxo de trabalho do DP sem ferramentas tecnológicas? Na realidade atual, é quase impensável, ainda mais para empresas que continuam (ou pretendem) crescer.

Não se trata apenas de uma questão de facilitar tarefas diárias, mas de manter a empresa dentro de um compliance, bem como preservar os dados e se manter em dia com obrigações fiscais.

Quais são as vantagens de uma empresa aderir um software de gestão para o departamento pessoal?

Agora que você entende a importância de ter um sistema para departamento pessoal, veja a seguir as principais vantagens que essa tecnologia trará para seu negócio.

Aumento no controle de informações

A utilização de um software como esse ajuda a centralizar as informações e auxilia gestores a entender melhor o resultado dos processos, além de permitir que eles sejam executados com mais agilidade.

Conseguir informações importantes — independentemente da área — é sinônimo de poder.

Com elas, analistas e gestores obtêm insights importantes a respeito de melhorias e novas estratégias que podem ser aplicadas.

Além disso, elas contribuem para tornar o setor mais estratégico — com uma participação ainda maior no sucesso da empresa.

Redução de erros

A ferramenta também diminui o risco de erros e ajuda a aumentar a eficiência do setor.

No que diz respeito ao controle da folha de pagamento, por exemplo, o próprio software pode processar as informações de administração de departamento pessoal já que envolve questões ligadas ao acordo coletivo e à legislação nos cálculos.

O processo se torna mais ágil e confiável.

Essa automatização também reduz drasticamente a necessidade de se passar longas horas conferindo informações que podem estar erradas — geralmente, ocorridas por falhas humanas —, aumentando, consequentemente, a produtividade da equipe.

Eficácia na análise de desempenho

Poder contar com um banco de dados com as informações referentes aos colaboradores ajuda a identificar faltas, falhas, entre outros aspectos.

Isso gera insumos para a criação de indicadores de desempenho para conseguir uma análise mais fiel do desempenho e comprometimento do colaborador.

Inclusive, essas características podem ser usadas como critério para fazer uma promoção. Mas é claro: os números são conciliados ao fator humano.

Ou seja, além de auxiliar nas rotinas de departamento pessoal, as informações podem ser cruzadas para tornar os processos de RH ainda mais eficientes.

Aumento de produtividade

Uma solução tecnológica tem um alto potencial de maximizar a produtividade do seu time.

No caso do departamento pessoal, por conta da grande quantidade de processos, um software de gestão facilita a organização das demandas, bem como automatizar processos mais mecânicos.

São várias tarefas que exigem checagem, como monitoramento de pontos, que podem ser beneficiadas pelo advento da automação.

Assim, a equipe pode focar em questões mais estratégicas, enquanto as execuções operacionais ficam à cargo da inteligência do software.

Segurança de dados

Um software de gestão é estruturado para manter suas informações seguras. O DP, como é de se imaginar, lida com dados sensíveis de todos os colaboradores.

Para a empresa, é essencial prezar pela sua segurança.

Ao escolher o sistema de gestão certo, você tem a certeza de que sua infraestrutura é planejada para evitar falhas e vazamentos.

Assim, garante altos níveis de proteção para seus dados, guardando as informações de seus colaboradores “à sete chaves”.

Melhor organização da documentação

Um dos pilares da execução do DP é a gestão de documentos.

Como, hoje em dia, lidar com pilhas e mais pilhas de papéis?

Ou ainda: como organizar os documentos em pastas descentralizadas, sem backups recorrentes e nenhum nível de segurança?

Um software de gestão varre esses problemas da vista do departamento pessoal. A solução permite a centralização de toda documentação, com organização e níveis de acesso e edição.

Dessa forma, o compliance é seguido e a equipe evita falhas de comunicação. Além de ser um modelo mais seguro para não haver vazamento ou mesmo a perda de dados de algum colaborador. 

Como saber se vale a pena investir em um software para o setor de DP?

O software de gestão para o departamento pessoal é um verdadeiro braço tecnológico para auxiliar nas execuções do dia a dia.

Entre seus recursos, apresenta inovações como inteligência artificial, toda infraestrutura da cloud computing e diretrizes atualizadas para a segurança da informação.

No entanto, muitas vezes olhar para esses conceitos não diz muito para as empresas. Pode ser o caso da sua organização.

Então, como avaliar a contratação de um software de gestão para o DP?

Algumas circunstâncias podem ser decisivas para definir a validade do investimento. Confira!

Baixa produtividade

O retrabalho é algo comum no DP da sua empresa? O nível de atenção que o time precisa para realizar as tarefas é acima do normal, por conta de erros recorrentes?

Esses são sintomas latentes da baixa produtividade e eficiência do departamento pessoal.

Aqui, um software de gestão se encaixa como uma luva.

Afinal, permite a automatização de várias ações, diminuindo o índice de falhas e otimizando a rotina produtiva.

Quer um exemplo de automação para o DP? O cálculo da folha de pagamento, garantindo que benefícios e taxas sejam corretamente inseridos para cada funcionário.

Falta de padronização

Em várias empresas, é possível ver um processo descentralizado do DP. Ou seja, cada um faz à sua maneira, contribuindo para a incidência de falhas.

Uma solução digital que integra os dados permite a padronização de cada execução.

Dessa forma, a gestão se torna mais transparente e com rotinas bem mapeadas. Assim, os gestores podem melhorar o fluxo de trabalho, maximizando resultados.

Desorganização

Um processo manual e/ou arcaico acaba por prejudicar o fluxo de trabalho. Assim, os processos se tornam lentos e ineficientes — especialmente pelo teor burocrático do serviço.

A solução? Um software de gestão que otimize esse fluxo, integrando informações e disponibilizando funcionalidades que facilitem a conclusão das tarefas.

Assim, a empresa se destaca na rapidez e cumpre com as normas federais, sem correr riscos.

Excesso de gastos com papel

Pode não parecer, mas o DP contribui bastante para o excesso de impressões em papel.

Com um software de gestão, você adota o armazenamento digital. Ou seja, em vez de imprimir incontáveis folhas todos os dias, apenas centraliza a documentação em formato digital.

Além da mobilidade na organização, você economiza bastante com impressão (custos de papel, tinta, manutenção de impressoras, etc) e também com redução do espaço físico para armazenamento.

Trata-se de um capital valioso para seu negócio, que pode ser realocado em investimentos que realmente gerem valor para a empresa.

Como implementar um software de gestão para o departamento pessoal?

Agora que você já entendeu como um software para departamento de pessoal funciona e alguns dos benefícios, listamos algumas dicas para que a ferramenta possa ser implantada na empresa. Vamos a elas!

Identifique os déficits

Antes de iniciar o projeto, é preciso definir os objetivos e as necessidades que serão supridas com o uso do software.

A partir daí, fica mais fácil levantar as características que a ferramenta deve oferecer.

Além de também fazer a busca de quais soluções são capazes de atender às demandas da sua organização.

Mapeie a rotina do setor

Como é o dia a dia do departamento pessoal da sua empresa? Qual seu fluxo de trabalho e quais os processos mais relevantes? Há alguma hierarquia de tarefas?

Isso é essencial para entender como o software de gestão se encaixa.

Ao mapear a rotina do DP, você pode implementá-lo com maior propriedade sobre o processo, atuando de forma incisiva em pontos críticos previamente identificados.

Avalie as opções de softwares de gestão

Com as definições iniciais feitas, é o momento de buscar as soluções que atendam às necessidades de administração de pessoal da empresa.

Vale lembrar que é de suma importância contar com um fornecedor confiável e consolidado no mercado.

Isso é importante pois é o provedor do software que vai ser o principal ponto de apoio durante todo o projeto.

Ele oferecerá o suporte necessário para que os colaboradores tenham acesso às funcionalidades e saibam realizar uma análise com qualidade e agilidade.

Faça teste

Antes de implementar completamente, peça a ajuda da desenvolvedora para realizar alguns testes.

Eles podem ser localizados, sem a atuação inteira da solução, como por exemplo: automação pontual da checagem de ponto dos funcionários, enviando avisos para quem chegou além do horário permitido.

Esses testes podem mostrar ajustes, necessidades e oportunidades de melhoria que com certeza vão agregar valor ao processo.

Além disso, os testes vão te mostrar um outro lado da moeda: como a empresa trata a sua e lhe dá suporte. Esse é um ponto essencial!

Aqui, não falamos apenas de suporte técnico, mas do acompanhamento dela no dia a dia, os treinamentos disponíveis, os preços e pacotes disponíveis, além da possibilidade de customização.

Informe a equipe

Esse é o momento de definir quais profissionais farão parte da equipe de implantação do projeto.

Eles serão responsáveis por acompanhar os processos de perto e validar as ações para garantir a eficácia dos resultados.

Escolhendo a equipe, fica mais simples seguir com a implementação do sistema de gestão e adaptar as rotinas do departamento pessoal para o uso da tecnologia.

TOTVS RH

A TOTVS é uma empresa de tecnologia que oferece soluções para empresas dos mais diversos segmentos.

Como uma empresa 100% brasileira que entende e atende as diversas legislações fiscais do país, a TOTVS tem um sistema de RH especializado  capaz de facilitar as rotinas da sua organização.

Além disso, conte com nosso sistema de gestão empresarial para que os setores de recursos humanos e departamento pessoal da sua empresa trabalhem de maneira mais eficiente, gerando indicadores de performance, automatizando tarefas mecânicas e fazendo a melhor gestão de documentos. Tudo isso usando a tecnologia como aliada.

Continue acompanhando nosso blog e veja a importância de uma gestão estratégica de pessoas.

Nova call to action

Conclusão

Você já sabe que modernizar o departamento pessoal é uma necessidade latente para sua empresa, certo? Afinal, cada vez mais esse segmento vem se aperfeiçoando.

Mais que implementar tecnologia nas execuções, falamos de verdadeiramente transformar o processo do DP.

Ou seja, automatizar tarefas, centralizar as informações e facilitar toda gestão do setor, reduzindo os impactos da burocracia natural que ronda o DP.

Dessa forma, sua empresa se torna ainda mais evoluída estrategicamente, pronta para lidar com os desafios do futuro — e, mais importante, da concorrência.

E então, que tal dar esse passo para a modernização do seu negócio, começando pelo departamento pessoal?

Conte com a TOTVS, maior empresa brasileira de tecnologia, que conta com uma suíte completa de soluções de gestão para o seu negócio.

Esperamos que esse conteúdo seja enriquecedor para você e o ajude a tomar boas decisões de negócio!

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