Departamento pessoal: guia definitivo

O departamento pessoal tem um papel fundamental para que as atividades que envolvem questões trabalhistas sejam executadas com eficácia. A fim de que o trabalho seja otimizado, vale a pena contar com soluções tecnológicas como um sistema de gestão. Elaboramos este artigo para explicar algumas coisas sobre o tema. Primeiro, queremos te mostrar tudo sobre …

Equipe TOTVS | 04 novembro, 2022

O departamento pessoal tem um papel fundamental para que as atividades que envolvem questões trabalhistas sejam executadas com eficácia.

A fim de que o trabalho seja otimizado, vale a pena contar com soluções tecnológicas como um sistema de gestão.

Elaboramos este artigo para explicar algumas coisas sobre o tema.

Primeiro, queremos te mostrar tudo sobre o departamento pessoal. Afinal, o que é um DP? Quais suas principais funções? O departamento pessoal é o mesmo que o RH?

Além disso, vamos te explicar como um sistema de gestão empresarial pode ser vantajoso para o setor, porque essa ferramenta é importante e como pode ser implantada.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue conosco e saiba mais sobre o tema.

O que é o departamento pessoal (DP)?

O departamento pessoal está à frente de vários processos burocráticos em relação aos colaboradores de uma empresa.

O DP atua ativamente  durante a jornada de cada funcionário na organização: do momento que é contratado, do seu vínculo enquanto colaborador e do seu desligamento, contando todo processo demissional e as tratativas acerca do pagamento da rescisão.

O setor é essencial no cumprimento das normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Ou seja, o departamento pessoal é um setor que realiza a gestão estratégica dos funcionários dentro da empresa.

Entre suas atribuições burocráticas, é possível citar a gestão e emissão de documentos. O setor atua também no controle do índice de rotatividade, bem como na gestão de ausências dos colaboradores.

O departamento pessoal é uma das válvulas de escape de um negócio.

Ou seja, é essencial em qualquer estrutura organizacional, pois serve de proteção contra problemas jurídicos, mantendo a empresa correta, seguindo o compliance adequado.

Quais são as rotinas de departamento pessoal?

O departamento realiza incontáveis funções na empresa, especialmente dentro do quadro pessoal de funcionários.

Como você aprendeu, o DP atua de forma presente em toda a jornada do funcionário dentro do negócio.

Se você, leitor, já trabalhou sob o regime CLT, com certeza já teve que lidar com o departamento pessoal. No entanto, talvez não se lembre muito bem, pois o setor se mantém na retaguarda do negócio, muitas vezes vinculado ao RH.

Em sua rotina, o DP se depara com várias tarefas diferentes. Confira as principais funções de quem trabalha no setor:

Processos de admissão

O gerenciamento do processo de contratação é uma das principais responsabilidades do departamento de pessoal de uma empresa.

É função dos profissionais de DP anunciar posições em aberto, selecionar candidatos, conduzir entrevistas e verificar suas referências — para citar alguns dos processos comuns na etapa de atração e recrutamento de talentos.

Não é novidade que contratar os funcionários certos é essencial para o sucesso de qualquer organização, portanto o DP deve ser preciso em seus esforços.

A fim de selecionar os melhores candidatos, o departamento deve primeiro desenvolver um claro entendimento das necessidades da empresa.

Uma vez identificadas essas necessidades, o departamento pode começar a selecionar os candidatos e procurar indivíduos que tenham as habilidades e qualificações necessárias para se destacarem em suas funções.

As entrevistas são então usadas para avaliar ainda mais a adequação de cada candidato para o cargo.

Com cuidadoso planejamento e execução, o departamento de pessoal pode garantir que somente os profissionais mais qualificados sejam contratados.

Sem esquecer também de ações complementares e necessárias, como a gestão de exames admissionais e demissionais.

Controle de ponto

O departamento pessoal se encarrega do controle do ponto dos funcionários.

É essencial sua atuação nessa etapa da rotina do trabalho, pois possibilita um controle mais firme das ausências justificadas ou não, bem como horas extras para banco ou pagas, e atrasos de qualquer gênero.

Organização do calendário de férias

O setor também deve acompanhar as férias dos funcionários, sendo responsável por toda burocracia de documentos, bem como pelo monitoramento dos períodos de recesso.

Com isso, o DP se encarrega da manutenção das férias do time, estruturando um calendário coeso — conforme as preferências do colaborador, mas sem prejudicar a rotina produtiva da empresa.

Gestão de documentos

Uma das responsabilidades mais importantes, mas frequentemente negligenciadas, do DP de uma empresa é o gerenciamento de documentos.

No mundo dos negócios de hoje, uma quantidade crescente de comunicação e transações é realizada eletronicamente, o que levou a um aumento correspondente no volume de documentos digitais com os quais uma empresa deve lidar diariamente.

De simples e-mails aos registros financeiros, o DP de uma empresa é responsável por assegurar que todos esses documentos sejam devidamente armazenados e organizados.

Além disso, cabe ao DP criar e manter sistemas de gestão de documentos, bem como treinar funcionários sobre como usar esses sistemas de forma eficaz.

Ao tomar medidas para assegurar que seus documentos sejam gerenciados adequadamente, uma empresa pode economizar uma quantidade considerável de tempo e dinheiro a longo prazo.

Folha de pagamento

O DP também se encarrega de gerar a folha de pagamento, com devidos cálculos de descontos ou benefícios apurados.

Aqui, o departamento pessoal tem uma missão bem importante: considerar todos os fatores financeiros que rodeiam o salário.

Ou seja, além de descontos e benefícios, é preciso se ocupar com o décimo terceiro, recolhimento de taxas (imposto de renda, eSocial, taxa sindical, INSS e FGTS).

Dessa forma, o DP garante que os pagamentos sejam justos, de acordo com o contrato firmado com o funcionário e com as normas federais.

Gestão dos benefícios do colaborador

Além dos benefícios considerados na folha de pagamento, é necessário que o DP gerencie questões relativas aos extras, como:

  • Vale-Refeição;
  • Vale-Farmácia;
  • Vale-Transporte;
  • Planos de Saúde;
  • Vale-Combustível;
  • Vale-Alimentação;
  • Bolsa de Estudos;
  • Planos Odontológicos;
  • Entre outros.

Efetivação do processo demissional

O processo de demissão é composto de várias etapas que o departamento pessoal é responsável.

Entre eles, se destacam os cálculos dos valores de rescisão (conforme o tipo de desligamento), rescisão contratual, anotações em carteira e exame demissional.

Pagamento de taxas e impostos

Pagar impostos não é exatamente a atividade preferida das pessoas e empresas, mas é um contratempo necessário a fim de manter a infraestrutura e os serviços públicos.

Para as empresas, o pagamento de impostos é outra das responsabilidades do departamento de pessoal.

Eles são responsáveis por garantir que todos os tributos sejam pagos em tempo e na íntegra.

Esta pode ser uma tarefa complexa e demorada, já que muitas vezes há muitos tipos diferentes de impostos e taxas que precisam ser quitados.

Entretanto, é importante lembrar que o pagamento de impostos é uma parte essencial do negócio e ajuda a apoiar os serviços vitais com os quais a empresa conta.

Representação da empresa frente a instituições oficiais

O DP também deve representar a empresa perante as instituições oficiais.

Na prática, é algo que inclui comparecer perante agências governamentais para obter licenças e permissões, bem como testemunhar perante órgãos legislativos em nome da empresa.

O departamento também é responsável por manter contato com esses órgãos e instituições em assuntos que afetam os funcionários da empresa, tais como leis e regulamentos trabalhistas.

Além disso, o DP pode ser chamado para representar a empresa em processos judiciais, tais como casos de discriminação ou disputas trabalhistas.

Promover uma imagem positiva da empresa para os funcionários do governo e o público em geral é essencial para o sucesso de qualquer negócio, e o DP desempenha um papel crucial neste esforço.

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Qual a importância do departamento pessoal para as empresas?

A realização dos processos citados anteriormente, como folha de pagamento e gestão de documentos, demandam tempo e muita atenção. Qualquer erro cometido resulta em um salário prejudicado.

Para evitar esse tipo de problema, a implementação de um sistema de gestão é essencial. Essa tecnologia está sendo cada vez mais adotada pelo setor.

Isso porque um software para departamento pessoal automatiza e agiliza muitas atividades.

Além de ser um local seguro para manter as informações pessoais dos colaboradores.

Assim, a empresa realiza o pagamento, atribui os benefícios e faz os demais procedimentos de maneira muito mais eficiente.

A evolução do departamento pessoal

O departamento de pessoal sempre foi uma parte importante das empresas, mas seu papel tem evoluído ao longo dos anos.

No passado, o departamento de pessoal era o principal responsável pelas tarefas operacionais, tais como processamento de folha de pagamento e benefícios.

Entretanto, nos últimos anos, o departamento de pessoal se tornou mais estratégico, com foco em iniciativas que apóiam os objetivos gerais da empresa.

Por exemplo, o DP pode agora ser responsável pelo desenvolvimento e implementação de programas de gerenciamento de talentos.

Isso pode incluir vários fatores, como a escolha e manutenção de um sistema de gestão de aprendizagem corporativa, bem como a implementação de uma filosofia de lifelong learning.

Outro ponto é o papel do setor ao assegurar a gestão do conhecimento, conjunto de boas práticas que ajudam a criar, gerenciar e compartilhar informações na organização.

Além disso, o departamento de pessoal também pode desempenhar um papel na promoção da cultura e valores corporativos.

Como a força de trabalho continua a evoluir, o papel do departamento de pessoal continuará a evoluir junto com ela.

Qual a diferença de departamento pessoal e Recursos Humanos?

Departamento pessoal e RH têm atribuições muito  diferentes.

O departamento de Recursos Humanos é fundamental para o bom andamento da empresa, uma vez que o setor está intimamente ligado aos colaboradores.

Essa área é responsável em fazer a gestão estratégica de pessoas, garantir o cuidado com os profissionais e investir nos colaboradores, para que eles se sintam mais engajados e possam dar o melhor para obter resultados.

O RH busca, justamente, aprimorar as relações humanas.

Dessa forma, procura criar e moldar o clima e a cultura organizacional de acordo com os objetivos da empresa.

Além disso, o RH é encarregado de ações que promovam um ambiente com maior produtividade empresarial

Assim, intermedia conflitos, promove a inclusão e diversidade e busca implementar os valores da empresa em sua rotina.

Enquanto o RH tem relação direta com o capital humano, o departamento pessoal já está conectado a outro aspecto essencial: a parte burocrática que envolve as questões trabalhistas.

Sendo assim, as pessoas que trabalham nesse setor precisam atuar com rotinas ligadas a:

  • Organização da carteira de trabalho;
  • Relacionamento com sindicatos;
  • Folha de pagamento;
  • Controle de ponto;
  • Pagamento de taxas e guias de FGTS, INSS e outros tributos;
  • Gestão dos benefícios oferecidos.

Os principais indicadores que esse setor precisa acompanhar

Como qualquer setor, o DP tem a função de controlar resultados e compor, à sua maneira, uma frente proativa em busca dos objetivos da empresa.

Assim, o departamento também precisa monitorar vários indicadores essenciais. Que tal conferir os principais?

Acidente de trabalho

O KPI de acidente de trabalho é autoexplicativo: trata de medir o número de acidentes que ocorrem dentro da organização.

Ao monitorar este KPI, o departamento de pessoal pode identificar tendências e tomar medidas para evitar que acidentes aconteçam.

Além disso, monitorar esse indicador também pode ajudar o departamento de pessoal a avaliar a eficácia dos protocolos e procedimentos de segurança.

É uma forma de assegurar que a organização está tomando todas as medidas necessárias para proteger seus funcionários.

Absenteísmo

O KPI de absenteísmo é  outro indicador importante para o departamento de pessoal.

Ele mede o número de dias em que os funcionários estão ausentes do trabalho.

Ao manter o controle de tais padrões, o DP pode identificar quaisquer problemas potenciais e tomar medidas corretivas antes que eles se tornem problemáticos.

Em geral, o absenteísmo pode apontar vários problemas internos, como a insatisfação dos funcionários, e ocasionar problemas como baixa produtividade.

Por isso, mantê-lo sob controle é essencial.

Turnover

Um dos principais indicadores, o KPI de turnover (rotatividade de funcionários), faz parte da rotina do setor de DP.

Cabe aos profissionais identificar seus padrões e pensar em maneiras de reduzi-lo a um nível considerado mínimo e ideal.

Isso pode passar por várias tarefas que também envolvem o departamento, como um estudo e aplicação de melhores processos de onboarding, implementação de programas de treinamento e capacitação, o uso de feedback e feedforwards, entre outras ações.

Horas extras X trabalhadas

Outro indicador autoexplicativo, este KPI é utilizado para entender o balanço entre as horas extras e horas trabalhadas pelos colaboradores.

Na prática, o indicador aponta se há certa sobrecarga sobre os times e se é necessário contratar mais funcionários.

Erros que a área de DP não deve cometer

Uma das funções mais importantes de um departamento de pessoal é contratar funcionários. Este processo pode ser muito complexo, e há uma série de erros potenciais que podem ser cometidos.

Por exemplo, um DP pode falhar na seleção adequada de candidatos, levando à contratação de um funcionário não qualificado ou inadequado.

Alternativamente, o departamento pode fazer uma oferta a um candidato sem antes verificar referências, o que pode resultar na contratação de alguém com um passado quadriculado.

Outro erro em potencial é a falha em incorporar adequadamente novos funcionários, o que pode levar à confusão e à frustração — ou seja, erros no onboarding.

Outros erros são mais técnicos, mas ainda assim importantes, como erros na distribuição de benefícios. 

Além disso, é necessário realizar um controle assíduo das horas dos funcionários, para um correto cálculo do pagamento (incluindo adicionais, como horas extras ou horas noturnas).

Um ponto de atenção é a realização de exames admissionais e demissionais, já que são uma exigência legal para toda empresa.

Esses erros podem ser caros e podem causar problemas para a empresa no caminho. Entre os pontos de atenção, podemos mencionar ainda:

  • Reter a carteira de trabalho por mais de 48h;
  • Fracionamento ou a não concessão das férias;
  • Manutenção do banco de horas sem que haja acordo sindical.

Como é o mercado de trabalho para departamento pessoal?

O mercado de trabalho no caso do DP é extremamente competitivo.

Há muitos candidatos qualificados competindo para cada posição, e as empresas muitas vezes relutam em contratar sem grande experiência.

No entanto, há algumas coisas que os candidatos podem fazer para melhorar suas chances de conseguir uma posição.

Primeiro, é importante demonstrar um forte interesse no campo. Os candidatos devem ter uma compreensão completa dos vários aspectos do trabalho de DP, tais como recrutamento, treinamento e gestão de desempenho, pesquisas internas, entre outros.

Eles também devem ser capazes de mostrar que estão familiarizados com as últimas tendências e desenvolvimentos no campo. Além disso, os candidatos devem ser capazes de demonstrar excelente comunicação e habilidades interpessoais.

O trabalho de pessoal requer interação frequente com os funcionários, e aqueles que são capazes de efetivamente construir relacionamentos e resolver conflitos estarão em uma vantagem distinta.

Finalmente, também é importante ter um histórico sólido de sucesso em funções anteriores.

Aqueles que podem mostrar que ajudaram as organizações a alcançar seus objetivos serão muito procurados pelos recrutadores.

Quais são os principais cargos e funções do departamento pessoal?

Mas qual o perfil do mercado de trabalho e quais as principais funções exercidas dentro do DP? Separamos algumas de destaque para você entender. Confira!

Gerente de departamento pessoal

O gerente do departamento de pessoal é o responsável pelo setor.

Ou seja, ele gerencia os processos desempenhados pelo DP, como a contratação, treinamento e gerenciamento dos funcionários da empresa, bem como a gestão de documentos, controle de ponto, emissão de folha de pagamento, gestão de benefícios, entre outros.

Além da gestão em si, é quem analisa resultados, ouve os colegas abaixo na linha hierárquica e propõe soluções.

Ele assegura que os funcionários sejam devidamente treinados e que eles estejam seguindo as políticas e procedimentos da empresa.

Além disso, também trabalha com o departamento de Recursos Humanos para assegurar que os funcionários estejam sendo pagos corretamente e que seus benefícios estejam em dia.

Além disso, o gerente do departamento de pessoal é responsável por investigar quaisquer reclamações dos funcionários e assegurar que elas sejam resolvidas de forma oportuna e justa.

Coordenador de departamento pessoal

O coordenador do departamento de pessoal é responsável por uma variedade de tarefas dentro de uma empresa, e responde diretamente ao gerente.

Eles podem ser responsáveis por gerenciar os registros dos funcionários, coordenar programas de treinamento, e lidar com a folha de pagamento e benefícios.

Além disso, o coordenador do departamento de pessoal também pode ser responsável pelo recrutamento e contratação.

O coordenador do departamento de pessoal é uma parte importante da empresa, e eles desempenham um papel vital para assegurar que a empresa funcione sem problemas.

Assistente de departamento pessoal

O assistente do departamento de pessoal é o profissional que auxilia nos processos do departamento.

Estes processos incluem, mas não estão limitados a, processos de recrutamento e seleção, controle de ponto, emissão da folha de pagamento, bem como programas de treinamento de funcionários.

Os assistentes do departamento de pessoal fornecem suporte ao departamento mantendo todos os registros precisos, atualizados e organizados — ou seja, têm função essencial na correta gestão de documentos.

Eles também desempenham um papel importante no processo de comunicação, assegurando que todos os funcionários recebam informações de maneira oportuna e eficiente.

Auxiliar de departamento pessoal

O auxiliar desempenha um papel semelhante ao assistente, apenas com um nível hierárquico abaixo — normalmente desempenhado por profissionais mais novos em sua carreira.

Além de suporte nas tarefas do setor, eles também mantêm registros atualizados, desempenham ações repetitivas e que não podem ser automatizadas e auxiliam no recrutamento e seleção.

Eles também desempenham um papel chave na promoção da comunicação entre o departamento de pessoal e outros departamentos dentro da empresa.

Como tal, eles devem ser altamente organizados e ter excelentes habilidades interpessoais. 

Analista de departamento pessoal

Existem muitos tipos diferentes de analistas, mas os analistas do DP geralmente têm várias responsabilidades específicas dentro de uma empresa.

Primeiramente, eles podem ser responsáveis por acompanhar o desenvolvimento e o desempenho dos funcionários.

Isto inclui criar relatórios e analisar dados para identificar quaisquer áreas onde os funcionários precisam melhorar.

Em segundo lugar, os analistas também podem ser responsáveis por conduzir pesquisas sobre vários tópicos de RH, tais como clima organizacional, retenção de funcionários ou programas de capacitação.

Finalmente, os analistas também podem ser responsáveis por auxiliar na implementação de novas iniciativas de RH. Em resumo, eles desempenham um papel crucial na otimização da função de recursos humanos de uma empresa.

Qual o salário de quem atua no departamento pessoal?

Como em qualquer empresa, a remuneração dos profissionais vai depender de uma série de fatores, como o mercado em que a organização está inserida, tamanho da empresa, entre outros.

Compilamos alguns dados do portal Vagas.com para mostrar a média salarial das vagas mais recentes. Que tal conferir?

  • Analista de Departamento Pessoal: R$2.790,00
  • Assistente de Departamento Pessoal: R$1.982,00
  • Gerente/Coordenador de Departamento Pessoal: R$3.922,00

No entanto, os valores podem variar bastante. No caso do coordenador, por exemplo, o salário pode chegar a até R$5.337,00.

O que é preciso para trabalhar no departamento pessoal?

Para estabelecer uma carreira no departamento pessoal, o profissional deve buscar uma formação com foco em Administração e Recursos Humanos.

Existem formações técnicas e mais compactas, mas também mais específicas, com foco mais teórico e prático na rotina de DP.

Entre as soft skills envolvidas, destaca-se a necessidade de saber ser organizado.

O DP é responsável por gerenciar muitas informações importantes dos funcionários, então é fundamental que tudo seja mantido no prumo.

Você também deve ter excelentes habilidades de comunicação, pois você gastará muito tempo conversando com os funcionários e respondendo às suas perguntas.

Finalmente, é importante ser paciente e compreensivo.

O departamento de pessoal lida com muitas questões sensíveis, então é crucial que você seja capaz de lidar com estas questões com sensibilidade.

Os melhores cursos de departamento pessoal 

Afinal, qual a melhor formação de DP? Existe algum curso de departamento pessoal gratuito? Separamos algumas opções para você conferir:

Livros sobre departamento pessoal que você precisa ler

Que tal maximizar seus conhecimentos no tema? Uma das melhores maneiras de estudar é por meio da leitura.

Fizemos uma breve, mas cuidadosa, curadoria para separar alguns livros de DP que podem lhe interessar. Que tal conferir?

  • Conversas Cruciais (Amazon);
  • Inteligência Emocional (Amazon);
  • O novo gerente-minuto (Amazon);
  • Equipes 100% Energizadas (Amazon);
  • Planejamento Estratégico de Recursos Humanos (Amazon);
  • Gestão de pessoas: rotinas trabalhistas e dinâmicas do departamento de pessoal (Amazon);
  • Gestão de pessoas: o novo papel dos Recursos Humanos nas organizações (Amazon);
  • Cultura organizacional e gestão estratégica: a cultura como recurso estratégico (Amazon).

Dicas para manter esse setor organizado

Poucas coisas são mais importantes para o sucesso de um negócio do que o seu departamento de pessoal. Afinal, é o DP que é responsável por recrutar, contratar e treinar novos funcionários — para citar apenas alguns processos-chave.

É também o departamento que trata da folha de pagamento e dos benefícios, assegurando que os funcionários sejam pagos a tempo e tenham os recursos necessários para fazer seu trabalho de forma eficaz.

Para manter o DP de sua empresa organizado e funcional, há algumas dicas a seguir:

Primeiro, não deixe de nomear um gerente qualificado e experiente para supervisionar o departamento. Essa pessoa será responsável por estabelecer metas e assegurar que todos os funcionários estejam cumprindo-as.

Além disso, certifique-se de manter registros precisos de todas as informações dos funcionários.

Isto inclui informações de contato, histórico de emprego e revisões de desempenho.

Finalmente, a comunicação regular com todos os membros do departamento é essencial. Seguindo estas dicas, você pode ajudar a garantir que o departamento de pessoal da sua empresa funcione de forma suave e eficiente.

Tendências e expectativas quanto ao futuro do departamento pessoal

O departamento de pessoal está passando por muitas mudanças. No passado, o foco principal era o recrutamento e a contratação.

Entretanto, o papel do departamento está se expandindo, e agora ele é responsável por uma ampla gama de atividades.

As mudanças na força de trabalho também estão tendo um impacto sobre o DP.

Por exemplo, o aumento de trabalhadores em modelos mais flexíveis, como de trabalho híbrido ou anywhere office, tornou necessário que o DP desenvolvesse novas políticas e procedimentos.

Além disso, o uso crescente da tecnologia está mudando a maneira como o departamento de pessoal opera.

Por exemplo, muitas empresas estão agora utilizando sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) para gerenciar anúncios de emprego e aplicações.

O Applicant Tracking System é um software que ajuda as empresas a manter o controle dos dados dos funcionários.

Ele pode ser usado para armazenar tudo, desde currículos e aplicações de trabalho até revisões de desempenho e dados de performance dos funcionários.

O ATS também pode ser usado para rastrear a presença e ausência dos funcionários, e para agendar turnos e férias. Em resumo, o ATS é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que queira manter o controle de seus funcionários.

Outra inserção tecnológica e metodológica diz respeito ao People Analytics.

Esse é um campo relativamente novo que usa dados e estatísticas para estudar o comportamento humano.

Esse tipo de informação pode ser usada para melhorar o desempenho organizacional.

Por exemplo, o People Analytics pode prever quais funcionários provavelmente deixarão a empresa, identificar necessidades de treinamento, ou avaliar o impacto de intervenções ergonômicas no local de trabalho.

Em geral, o DP é uma área que pode se beneficiar da análise de pessoas.

Ao entender os padrões de comportamento dos funcionários, o departamento pode desenvolver políticas e procedimentos mais eficazes.

Por exemplo, os analistas podem sugerir mudanças na forma como os candidatos ao emprego são selecionados ou recomendar novos programas de capacitação para os funcionários.

Em última análise, a análise de pessoas pode ajudar o DP a entender melhor e servir as necessidades dos funcionários.

É provável que o futuro do departamento de pessoal seja ainda mais complexo à medida que as empresas lidam com essas mudanças.

Entretanto, uma coisa é certa: o DP continuará a desempenhar um papel vital para garantir que as empresas tenham os recursos necessários para o sucesso.

Como um software de gestão pode ser útil no departamento pessoal?

Você já aprendeu que o trabalho do departamento pessoal não é simples. São incontáveis tarefas, em sua maioria essenciais para que a empresa se mantenha de pé em seu dia a dia.

Em especial, para que se alinhe com seu ativo mais importante: seus colaboradores.

É por isso que a tecnologia é um insumo muito bem-vindo ao DP.

Esse foi um dos benefícios da transformação digital, que possibilitou o desenvolvimento de inúmeras soluções para o setor.

Entre eles, destaca-se o software de gestão, que possibilita um amplo controle de dados e informações. Assim, os setores administrativos são capazes de controlar, informatizar e automatizar suas tarefas, potencializando sua agilidade.

A solução tecnológica auxilia na autonomia e integração do setor de departamento pessoal. Entre suas atribuições, destacam-se:

  • otimiza rotinas administrativas;
  • possibilita análise qualificada de dados;
  • permite monitoramento do ponto dos funcionários;
  • automatiza tarefas repetitivas e facilita a comunicação;
  • facilita o desenvolvimento e a melhoria de processos internos.

Já pensou controlar todo fluxo de trabalho do DP sem ferramentas tecnológicas? Na realidade atual, é quase impensável, ainda mais para empresas que continuam (ou pretendem) crescer.

Não se trata apenas de uma questão de facilitar tarefas diárias, mas de manter a empresa dentro de um compliance, bem como preservar os dados e se manter em dia com obrigações fiscais.

Quais são as vantagens de uma empresa aderir um software de gestão para o departamento pessoal?

Agora que você entende a importância de ter um sistema para departamento pessoal, veja a seguir as principais vantagens que essa tecnologia trará para seu negócio.

Aumento no controle de informações

A utilização de um software como esse ajuda a centralizar as informações e auxilia gestores a entender melhor o resultado dos processos, além de permitir que eles sejam executados com mais agilidade.

Conseguir informações importantes — independentemente da área — é sinônimo de poder.

Com elas, analistas e gestores obtêm insights importantes a respeito de melhorias e novas estratégias que podem ser aplicadas.

Além disso, elas contribuem para tornar o setor mais estratégico — com uma participação ainda maior no sucesso da empresa.

Redução de erros

A ferramenta também diminui o risco de erros e ajuda a aumentar a eficiência do setor.

No que diz respeito ao controle da folha de pagamento, por exemplo, o próprio software pode processar as informações de administração de departamento pessoal já que envolve questões ligadas ao acordo coletivo e à legislação nos cálculos.

O processo se torna mais ágil e confiável.

Essa automatização também reduz drasticamente a necessidade de se passar longas horas conferindo informações que podem estar erradas — geralmente, ocorridas por falhas humanas —, aumentando, consequentemente, a produtividade da equipe.

Eficácia na análise de desempenho

Poder contar com um banco de dados com as informações referentes aos colaboradores ajuda a identificar faltas, falhas, entre outros aspectos.

Isso gera insumos para a criação de indicadores de desempenho para conseguir uma análise mais fiel do desempenho e comprometimento do colaborador.

Inclusive, essas características podem ser usadas como critério para fazer uma promoção. Mas é claro: os números são conciliados ao fator humano.

Ou seja, além de auxiliar nas rotinas de departamento pessoal, as informações podem ser cruzadas para tornar os processos de RH ainda mais eficientes.

Aumento de produtividade

Uma solução tecnológica tem um alto potencial de maximizar a produtividade do seu time.

No caso do departamento pessoal, por conta da grande quantidade de processos, um software de gestão facilita a organização das demandas, bem como automatizar processos mais mecânicos.

São várias tarefas que exigem checagem, como monitoramento de pontos, que podem ser beneficiadas pelo advento da automação.

Assim, a equipe pode focar em questões mais estratégicas, enquanto as execuções operacionais ficam à cargo da inteligência do software.

Segurança de dados

Um software de gestão é estruturado para manter suas informações seguras. O DP, como é de se imaginar, lida com dados sensíveis de todos os colaboradores.

Para a empresa, é essencial prezar pela sua segurança.

Ao escolher o sistema de gestão certo, você tem a certeza de que sua infraestrutura é planejada para evitar falhas e vazamentos.

Assim, garante altos níveis de proteção para seus dados, guardando as informações de seus colaboradores “à sete chaves”.

Melhor organização da documentação

Um dos pilares da execução do DP é a gestão de documentos.

Como, hoje em dia, lidar com pilhas e mais pilhas de papéis?

Ou ainda: como organizar os documentos em pastas descentralizadas, sem backups recorrentes e nenhum nível de segurança?

Um software de gestão varre esses problemas da vista do departamento pessoal. A solução permite a centralização de toda documentação, com organização e níveis de acesso e edição.

Dessa forma, o compliance é seguido e a equipe evita falhas de comunicação. Além de ser um modelo mais seguro para não haver vazamento ou mesmo a perda de dados de algum colaborador. 

Como saber se vale a pena investir em um software para o setor de DP?

O software de gestão para o departamento pessoal é um verdadeiro braço tecnológico para auxiliar nas execuções do dia a dia.

Entre seus recursos, apresenta inovações como inteligência artificial, toda infraestrutura da cloud computing e diretrizes atualizadas para a segurança da informação.

No entanto, muitas vezes olhar para esses conceitos não diz muito para as empresas. Pode ser o caso da sua organização.

Então, como avaliar a contratação de um software de gestão para o DP?

Algumas circunstâncias podem ser decisivas para definir a validade do investimento. Confira!

Baixa produtividade

O retrabalho é algo comum no DP da sua empresa? O nível de atenção que o time precisa para realizar as tarefas é acima do normal, por conta de erros recorrentes?

Esses são sintomas latentes da baixa produtividade e eficiência do departamento pessoal.

Aqui, um software de gestão se encaixa como uma luva.

Afinal, permite a automatização de várias ações, diminuindo o índice de falhas e otimizando a rotina produtiva.

Quer um exemplo de automação para o DP? O cálculo da folha de pagamento, garantindo que benefícios e taxas sejam corretamente inseridos para cada funcionário.

Falta de padronização

Em várias empresas, é possível ver um processo descentralizado do DP. Ou seja, cada um faz à sua maneira, contribuindo para a incidência de falhas.

Uma solução digital que integra os dados permite a padronização de cada execução.

Dessa forma, a gestão se torna mais transparente e com rotinas bem mapeadas. Assim, os gestores podem melhorar o fluxo de trabalho, maximizando resultados.

Desorganização

Um processo manual e/ou arcaico acaba por prejudicar o fluxo de trabalho. Assim, os processos se tornam lentos e ineficientes — especialmente pelo teor burocrático do serviço.

A solução? Um software de gestão que otimize esse fluxo, integrando informações e disponibilizando funcionalidades que facilitem a conclusão das tarefas.

Assim, a empresa se destaca na rapidez e cumpre com as normas federais, sem correr riscos.

Excesso de gastos com papel

Pode não parecer, mas o DP contribui bastante para o excesso de impressões em papel.

Com um software de gestão, você adota o armazenamento digital. Ou seja, em vez de imprimir incontáveis folhas todos os dias, apenas centraliza a documentação em formato digital.

Além da mobilidade na organização, você economiza bastante com impressão (custos de papel, tinta, manutenção de impressoras, etc) e também com redução do espaço físico para armazenamento.

Trata-se de um capital valioso para seu negócio, que pode ser realocado em investimentos que realmente gerem valor para a empresa.

Como implementar um software de gestão para o departamento pessoal?

Agora que você já entendeu como um software para departamento de pessoal funciona e alguns dos benefícios, listamos algumas dicas para que a ferramenta possa ser implantada na empresa. Vamos a elas!

Identifique os déficits

Antes de iniciar o projeto, é preciso definir os objetivos e as necessidades que serão supridas com o uso do software.

A partir daí, fica mais fácil levantar as características que a ferramenta deve oferecer.

Além de também fazer a busca de quais soluções são capazes de atender às demandas da sua organização.

Mapeie a rotina do setor

Como é o dia a dia do departamento pessoal da sua empresa? Qual seu fluxo de trabalho e quais os processos mais relevantes? Há alguma hierarquia de tarefas?

Isso é essencial para entender como o software de gestão se encaixa.

Ao mapear a rotina do DP, você pode implementá-lo com maior propriedade sobre o processo, atuando de forma incisiva em pontos críticos previamente identificados.

Avalie as opções de softwares de gestão

Com as definições iniciais feitas, é o momento de buscar as soluções que atendam às necessidades de administração de pessoal da empresa.

Vale lembrar que é de suma importância contar com um fornecedor confiável e consolidado no mercado.

Isso é importante pois é o provedor do software que vai ser o principal ponto de apoio durante todo o projeto.

Ele oferecerá o suporte necessário para que os colaboradores tenham acesso às funcionalidades e saibam realizar uma análise com qualidade e agilidade.

Faça teste

Antes de implementar completamente, peça a ajuda da desenvolvedora para realizar alguns testes.

Eles podem ser localizados, sem a atuação inteira da solução, como por exemplo: automação pontual da checagem de ponto dos funcionários, enviando avisos para quem chegou além do horário permitido.

Esses testes podem mostrar ajustes, necessidades e oportunidades de melhoria que com certeza vão agregar valor ao processo.

Além disso, os testes vão te mostrar um outro lado da moeda: como a empresa trata a sua e lhe dá suporte. Esse é um ponto essencial!

Aqui, não falamos apenas de suporte técnico, mas do acompanhamento dela no dia a dia, os treinamentos disponíveis, os preços e pacotes disponíveis, além da possibilidade de customização.

Informe a equipe

Esse é o momento de definir quais profissionais farão parte da equipe de implantação do projeto.

Eles serão responsáveis por acompanhar os processos de perto e validar as ações para garantir a eficácia dos resultados.

Escolhendo a equipe, fica mais simples seguir com a implementação do sistema de gestão e adaptar as rotinas do departamento pessoal para o uso da tecnologia.

TOTVS RH

A TOTVS é uma empresa de tecnologia que oferece soluções para empresas dos mais diversos segmentos.

A onze anos consecutivos vencendo o prêmio Top of Mind na categoria Gestão de RH, a TOTVS trabalha de forma inteligente, arquitetando módulos precisos para que as suas soluções mantenham tamanho peso no mercado de recursos humanos.

Nossas soluções de RH também estão 100% adequadas ao e-Social e consolidam informações com automação fiscal para geração de obrigações.

Temos sistemas de RH especializados, capazes de facilitar as rotinas da sua organização.

Se aprofunde em cada uma das nossas linhas:

TOTVS RH – Linha RM            TOTVS RH – Linha Protheus             TOTVS RH – Linha Datasul

Além disso, temos o melhor da tecnologia móvel para levar ainda mais praticidade para a sua gestão de departamento pessoal. Conheça a seguir, em apenas um minuto, o que o app Meu RH é capaz de fazer. Centralize informações, acesse histórico salarial, espelho de ponto, banco e abono de horas, atestados, batida com geolocalização e muito mais!

Conclusão

Você já sabe que modernizar o departamento pessoal é uma necessidade latente para sua empresa, certo? Afinal, cada vez mais esse segmento vem se aperfeiçoando.

Mais que implementar tecnologia nas execuções, falamos de verdadeiramente transformar o processo do DP.

Ou seja, automatizar tarefas, centralizar as informações e facilitar toda gestão do setor, reduzindo os impactos da burocracia natural que ronda o DP.

Dessa forma, sua empresa se torna ainda mais evoluída estrategicamente, pronta para lidar com os desafios do futuro — e, mais importante, da concorrência.

E então, que tal dar esse passo para a modernização do seu negócio, começando pelo departamento pessoal?

Conte com a TOTVS, maior empresa brasileira de tecnologia, que conta com uma suíte completa de soluções de gestão para o seu negócio.

Esperamos que esse conteúdo seja enriquecedor para você e o ajude a tomar boas decisões de negócio.Continue acompanhando nosso blog e veja a importância de uma gestão estratégica de pessoas!

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