Você sabe como fazer a migração de um sistema ERP? Entenda como guiar o processo na sua empresa

Você sabe como fazer a migração de um sistema ERP? Entenda como guiar o processo na sua empresa

Equipe TOTVS | ERP | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 21 dezembro, 2018

A migração de um sistema ERP não é uma tarefa simples. Como envolve uma ferramenta que é utilizada por todos os setores da empresa, esse processo pode contar com múltiplas etapas e ter alta complexidade, além de ser extremamente delicado, já que o ERP impacta diretamente nos resultados do negócio.

O medo de errar faz com que muitos gestores tentem adiar ao máximo essa troca, o que acaba deixando a equipe com um software obsoleto e inadequado, que certamente limitará o potencial produtivo dos colaboradores. Por isso, é fundamental saber quando é a hora certa de migrar e ser capaz de guiar esse processo com suavidade para evitar falhas.

Neste artigo, vamos falar sobre os desafios da migração de um sistema ERP e como conduzi-la em uma empresa. Para isso, conversamos com Marcelo Nuzzi, gestor de serviços do segmento de manufatura da TOTVS. Confira!

Quando é a hora de migrar?

Diversos fatores podem motivar a migração de um sistema ERP. E para não errar na hora da mudança, é importante identificar e observar bem quais são os principais indicativos de que é hora de escolher uma nova solução.

Um problema comum é quando a empresa cresce e o software não acompanha esse desenvolvimento. Apesar de, em teoria, todo ERP ser escalável, não são todos os fornecedores que conseguem entregar funcionalidades para atender às demandas de negócios de qualquer porte.

“Quando uma empresa utiliza o Protheus, ela está preparada para ser auditada por auditorias de mercado, por exemplo”, destaca Marcelo Nuzzi.

Outro fator que pode indicar a hora de trocar de ERP é o custo da ferramenta. Muitas vezes, existem opções no mercado tão boas quanto ou inclusive melhores do que o ERP atual, com um custo bem mais competitivo. Fazer a migração pode, então, ajudar a equilibrar as contas.

Como é feita a migração de um sistema ERP?

Cada fornecedor e cada cliente pode adotar um processo diferente para a migração de um ERP, mas existe uma estrutura básica que precisa ser respeitada para o sucesso da operação.

A primeira etapa é o mapeamento de processos. Antes de definir detalhes, como os módulos que serão contratados e as personalizações no sistema, é importante elaborar uma estrutura de processos formalizada que descreva de forma objetiva e completa como e qual é o valor gerado no negócio.

Muitas empresas já contam com uma estrutura de processos bem definida e moldada por boas práticas de mercado. Nesses casos, a implantação do ERP certamente será mais simples. Entretanto, em outras situações, pode ser preciso mapear e, até mesmo, sugerir mudanças nos processos da empresa.

Com base nesse mapeamento, é hora de partir para o dimensionamento da solução, que será a definição das funcionalidades que precisam existir e quais módulos ou customizações atenderão a essas demandas.

A próxima etapa é preparar a equipe para a mudança. Qualquer virada de ERP é um momento recheado de riscos que podem afetar bastante a produtividade e geração de valor em uma empresa. Por isso, é interessante capacitar o time para a nova ferramenta, realizar prototipação e muitos testes para minimizar falhas no ambiente de produção.

“Na TOTVS, realizamos um plano de virada e o go live com muita atenção, para que, quando o ERP estiver disponível para toda a empresa, os riscos de falhas sejam mínimos”, afirma Marcelo.

Quais são os principais riscos que merecem atenção?

O maior risco em um processo de migração de ERP é o momento da transferência de dados de sistemas legados para o novo software. “A má qualidade dos dados é algo bem complicado. O ERP depende das informações imputadas para funcionar bem e, muitas vezes, é necessário um saneamento dos dados para que isso aconteça”, explica Nuzzi.

Outra ameaça que precisa ser observada é a qualificação técnica do time. Trocar a ferramenta utilizada na empresa pode exigir treinamentos para muitas pessoas, para minimizar erros posteriores.

“Na metodologia de implantação TOTVS, temos uma planilha de riscos para avaliar esses e outros gargalos”, completa Nuzzi.

Esse processo pode ficar caro? Qual é o custo?

O custo da migração pode variar imensamente. Em uma empresa com milhares de funcionários e muitos processos, a mudança certamente sairá mais cara do que em um micronegócio com poucos envolvidos.

Para dimensionar quanto vai custar, é preciso antes entender quais serão todas as despesas diretas e indiretas com a migração. Com esse cálculo feito, é importante também considerar alguns custos extras, como é o caso de empresas que utilizam processos fora do padrão.

“Se o cliente não usa as práticas de mercado e não está disposto a passar a utilizá-las, essa implantação pode encarecer porque é preciso desenvolver customizações específicas para atender a essas expectativas”, considera Nuzzi.

Portanto, é seguro afirmar que o custo de migração e implantação de um ERP é algo que será proporcional ao tamanho da empresa e à complexidade das suas operações, em relação ao que é oferecido pela solução.

O Protheus, por exemplo, é formatado de acordo com as melhores práticas de mercado. Por isso, muitos clientes optam pelo ERP sem nenhuma alteração estrutural grave, apenas personalizações menores.

A recomendação aqui é: na hora de avaliar os custos de contratação de um novo ERP, estimar os gastos junto ao processo de migração para sempre tomar a melhor decisão.

O que deve ser levado em conta na escolha de um novo fornecedor?

Um ERP é a espinha dorsal da gestão. E justamente por ser tão importante, é necessário calcular muito mais que custos e despesas na hora de fechar a contratação com um fornecedor.

O ponto mais decisivo aqui é a qualidade e disponibilidade do atendimento técnico. Mesmo o melhor software pode falhar e, quando isso acontecer, é recomendável contar com uma equipe disponível para solucionar o problema.

Por fim, também é fundamental que os fornecedores que estão sendo cogitados sejam capazes de entregar as demandas exigidas pelos clientes.

Agora que você já sabe que a migração de um sistema ERP não é um bicho de sete cabeças, que tal aproveitar para entrar em contato com a TOTVS e descobrir como migrar para o Protheus? Esperamos por você!

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