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Kanban: Como funciona e quais seus benefícios?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 03 junho, 2020

Um processo que vem ganhando força nesse setor é a utilização da metodologia Kanban, que busca ampliar a eficiência da produção e otimizar as suas funções de movimentação.

O Kanban se baseia em técnicas que controlam e fazem a gestão dos fluxos de produção para as empresas. Com foco no aumento de produtividade e na otimização dos processos, essa metodologia pode transformar sua empresa. Confira neste artigo que preparamos! 

Como funciona a metodologia Kanban?

O termo “Kanban” é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”, e propõe o uso de cartões (post-its) para indicar e acompanhar o andamento da produção dentro da indústria.

Trata-se de um sistema visual que busca gerenciar o trabalho conforme ele se move pelo processo. A metodologia visualiza o fluxo previsto, com todas as etapas envolvidas e o trabalho real, e seu objetivo é identificar os possíveis gargalos, fazendo correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.

Definição de colunas

Existem essas três colunas básicas como “a fazer”, “fazendo” e “feito”, porém a metodologia Kanban pode ser organizada conforme sua necessidade. Por isso, antes de mais nada, é preciso definir quais serão as colunas e o que elas representarão. 

Limite de trabalho em progresso

Outro ponto importante nesse esquema é saber limitar o trabalho em progresso, como por exemplo, não iniciar uma produção sem antes haver despachado um pedido pronto. Isso deve ser feito para evitar o atraso nas entregas e manter um bom fluxo de trabalho. O foco sempre deve ser em entregar as atividades com qualidade e evitar que sejam gerados gargalos entre as etapas.

Kanban e metodologia ágil

O Kanban pode ser considerado também como uma metodologia ágil exatamente por ter o objetivo  de evitar a procrastinação e render mais no dia a dia. Essa metodologia ajuda a tornar os processos mais ágeis já que se trata de uma forma de organização que facilita que o workflow aconteça de maneira produtiva.

Metodologia lean Kanban

Essa lógica de pensamento é muito vista na metodologia lean, onde se evitam desperdícios. A junção desses conceitos pode ser chamada de “lean Kanban”, onde o fluxo de trabalho segue por etapas de forma enxuta. 

Quais são os benefícios dessa metodologia?

Como já dito, a metodologia Kanban também apresenta diversos benefícios para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns deles:

  • Flexibilidade: esse sistema faz com que haja maior produtividade nas mesmas circunstâncias. Assim não é preciso que hajam grandes gastos em estrutura, apenas um jeito diferente de organização;
  • Visualização do fluxo de trabalho: por ter um apelo visual, a metodologia permite observar melhor o fluxo de trabalho, explorando atividades paradas e que foram finalizadas em tempo hábil. O resultado são decisões com clareza e menos desperdícios;
  • Informação atualizada: como é revisto constantemente, o Kanban disponibiliza dados atuais, permitindo um maior controle dos processos e das atividades,
  • Diminuição de custos: trabalha com eficácia e estabelece o fluxo de trabalho, o que impacta a redução de gastos cortando o desperdício de materiais.

Tipos de Kanban

Assim como o conceito do lean manufacturing, o Kanban não se limita a apenas um estilo de implementação ou atuação. Ele pode se adequar ao que sua empresa mais precisa no momento. Confira quais são os tipos de Kanban que você pode adotar.

Kanban de produção

No modo kanban de produção, os murais normalmente são divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feitas (done). Cada cartão precisa apresentar dados mínimos sobre cada atividade a ser desempenhada:

  • O que é necessário fazer;
  • O prazo para conclusão,
  • O responsável por promover a atividade.

As cores podem servir para indicar o andamento da tarefa ou o segmento responsável. Quando os trabalhos começam, os cartões vão para a etapa posterior, até a finalização. A coluna que estiver com uma vaga em aberto diz se pode receber uma nova tarefa, “puxando” mais um item da linha de produção. 

Kanban de movimentação

Para entender melhor o kanban de movimentação, um exemplo claro é o da Toyota, idealizadora do método. Vamos supor que a fábrica criasse um lote de 200 veículos. A produção, porém, só avança a cada vinte carros, cujas fases são: montagem, pintura e acabamento.

O ritmo de produção se torna proporcional ao padrão de consumo e ao giro dos itens. Quanto maior o consumo e giro, maior a quantidade produzida. Isso é possível por causa dos recursos humanos e financeiros que são usados de forma responsável e sustentável.

E-Kanban

É uma adaptação do procedimento japonês para o ambiente digital. Esse modelo permite maior agilidade e eficiência para processos de comunicação interna das empresas.

Pode ser adaptado a um software de gestão empresarial ou a sistemas e aplicativos voltados para tablets e smartphones, por exemplo.

Como implantar o Kanban na sua empresa?

O primeiro passo para implementar a metodologia ágil Kanban é preparar a equipe para essa nova modalidade de fluxo. Invista em treinamentos para que todos compreendam os benefícios da aplicação e as vantagens da metodologia.

Depois, é preciso mapear os processos internos e verificar quem está com qual responsabilidade. É fundamental que todos tenham total clareza sobre as suas atribuições.

Na parte superior do quadro, inclua atividades com prioridade. A partir daí, mantenha sempre o quadro atualizado e busque apoio tecnológico para a gestão

Veja mais metodologias ágeis

Vimos que o Kanban é uma estratégia utilizada há quase meio século. Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos os ramos da empresa. 
Se você se identifica com esse tema, continue acompanhando nosso blog. Confira mais leituras sobre as metodologias ágeis e como elas podem ajudar sua empresa.

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