Kanban: Conceito, como funciona, vantagens e implementação

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 12 janeiro, 2021

O Kanban é parte essencial de uma boa gestão de projetos, com uma abordagem simples, eficiente e direta para a administração de demandas. Considerado evolucionário, o método propõe um olhar mais ativo e construtivo para a resolução de tarefas.

Com certeza você já ouviu falar em Kanban, certo?

É um tema comum da matéria de gestão de projetos.

Uma abordagem popular, que já não se limita ao quadro branco pendurado nas salas e escritórios, o sistema Kanban  compõe a estrutura de aplicativos de gestão famosos no mundo todo.

Sua popularidade tem motivo: o Kanban é um método simples de aplicar e que apresenta resultados rápidos.

Por isso, ao pesquisar por métodos ágeis, geralmente um dos primeiros que você vai se deparar é o Kanban.

O Kanban se baseia em técnicas que controlam e fazem a gestão dos fluxos de produção para as empresas.

Com foco no aumento de produtividade e na otimização dos processos, essa metodologia pode transformar sua empresa.

Que tal entender tudo sobre a metodologia? Você vai conferir um verdadeiro guia completo sobre Kanban: o que é, como funciona, vantagens e como aplicar! 

 

lean manufacturing

 

O que é Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de trabalho.

Em geral, o conceito de Kanban pode ser definido pelos seguintes itens:

  • O sistema visual: um processo, definido em um quadro com colunas de separação, que permite dividir o trabalho em segmentos ou pelo seu status, fixando cada item em um cartão e colocando em uma coluna apropriada para indicar onde ele está em todo o fluxo de trabalho. 
  • Os cartões: que descrevem o trabalho real que transita por este processo.
  • A limitação do trabalho em andamento: que permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.

Ou seja, o Kanban é um fluxo de trabalho que busca indicar (e limitar) o trabalho em andamento — ou WIP, Work In Progress.

O Kanban pode ser considerado também como uma metodologia ágil exatamente por ter o objetivo de evitar a procrastinação e render mais no dia a dia.

Isso acontece porque todo o sistema é pautado  de uma forma organizada para tornar  o workflow mais produtivo.

Essa lógica de pensamento é muito vista na metodologia lean, onde se evitam desperdícios.

A junção desses conceitos pode ser chamada de “lean Kanban”, onde o fluxo de trabalho segue por etapas de forma enxuta. 

Portanto, o método Kanban pode ser descrito como um processo para melhorar gradualmente tudo o que você faz.

Como e quando surgiu o Kanban?

Originalmente, o kanban (com k minúsculo) foi introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa em 1940, mais especificamente dentro do Sistema Toyota de Produção.

O kanban, até então, era um cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, “puxando” as novas demandas para a produção.

Seu objetivo era simples: facilitar o controle do estoque de materiais, promovendo harmonia entre almoxarifado e linha produtiva.

O termo em minúsculo é utilizado aqui pois, até esse momento, o kanban não significava nada além da sua tradução literal do japonês: “cartão”.

Foi em 2004, porém, que o mundo viu o nascimento do método Kanban (com K maiúsculo).

David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, para a criação do Kanban como conhecemos hoje. 

Entre suas contribuições, que podem ser estudadas em seu primeiro livro (veja “Kanban” na Amazon), é possível encontrar conceitos como sistemas puxados, teoria de filas e fluxo.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

Após uma meteórica origem industrial, voltada para a manufatura, o Kanban passou a ser incorporado por empresas de desenvolvimento de software.

Ainda hoje, o método é utilizado por indústrias e empresas de tecnologia. No entanto, não se engane:

O Kanban pode ser aplicado em qualquer projeto, seja ele corporativo (independente do nicho e do setor interno, tanto no escritório, como nochão de fábrica ou no setor de vendas), ou mesmo pessoal.

Qual é o objetivo da metodologia Kanban?

O foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Isso é possível graças ao método evolutivo do Kanban, que busca fugir de disrupções. Na verdade, o Kanban serve para instaurar melhorias contínuas e graduais

Ao seguir seus princípios, é possível melhorar seu fluxo de trabalho, aumentando o valor entregue aos clientes.

Para entender um pouco melhor sobre o método, vamos te mostrar seus quatro pilares básicos:

  • Comece com aquilo que você está fazendo agora: em vez da disrupção, a evolução, lembra? No Kanban, mudanças em sua configuração atual de trabalho não são recomendadas.

O intuito é corrigir o processo aos poucos, começando pela sua organização. O fluxo de trabalho a ser considerado deve ser o atual, evitando transformações que impactam a produtividade.

  • Busque mudanças incrementais e evolutivas: esqueça os radicalismos.

Com o Kanban, sua empresa deve se adequar através de pequenas e pontuais mudanças, evitando atritos dentro da equipe — já acostumada a um fluxo.

  • Respeite as responsabilidades e cargos atuais: com o Kanban não há exigência de mudanças organizacionais.

Ou seja, colaboradores que entregam bem, dentro dos conformes, continuam em suas funções.

O objetivo é implementar, colaborativamente, as alterações, sem que haja aquele “medo” que costuma existir antes de mudanças na empresa.

  • Incentive atos de liderança: lembra que falamos de colaboração?

No Kanban, a melhoria contínua é uma missão de todos, por isso deve-se incentivar a participação ativa, inclusive com atos de liderança, de todos os colaboradores, não apenas de gerentes.

É com a contribuição de todos que é possível moldar o fluxo de trabalho ao ponto mais ideal.

Isso se reflete bem quando pensamos que o Kanban prega a autonomia do time e do profissional para realizar sua tarefa.

Dessa forma, ao utilizar o Kanban, é possível identificar gargalos potenciais em seu processo.

Ao corrigi-los, você otimiza o fluxo, reduz custos, maximiza a velocidade de entregas  e aumenta o rendimento ideal.

Quais são os tipos de Kanban?

Assim como o conceito do lean manufacturing, o Kanban não se limita a apenas um estilo de implementação ou atuação.

Ele pode se adequar ao que sua empresa mais precisa no momento.

Em geral, essa metodologia é representada por um board, conhecido como Quadro Kanban. Trata-se de uma excelente forma de organizar e priorizar seu fluxo com responsabilidade e transparência.

Isso  leva a focar em status em vez de datas de vencimento.

Você move cada tarefa por diferentes estágios, da esquerda para a direita.

Confira quais são os tipos de Kanban que você pode adotar.

Kanban de produção

No modo kanban de produção, os murais normalmente são divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).

Cada cartão precisa apresentar dados mínimos sobre cada atividade a ser desempenhada:

  • O que é necessário fazer;
  • O prazo para conclusão,
  • O responsável por promover a atividade.

As cores podem servir para indicar o andamento da tarefa ou o segmento responsável.

Quando os trabalhos começam, os cartões vão para a etapa posterior, até a finalização dentro do quadro Kanban.

A coluna que estiver com uma vaga em aberto pode receber uma nova tarefa, “puxando” mais um item da linha de produção. 

Kanban de movimentação

Para entender melhor o kanban de movimentação, um exemplo claro é o da Toyota, já que, afinal, é a idealizadora do método.

Vamos supor que a fábrica criasse um lote de 200 veículos.

A produção, porém, só avança a cada vinte carros, cujas fases são: montagem, pintura e acabamento.

O ritmo de produção se torna proporcional ao padrão de consumo e ao giro dos itens.

Quanto maior o consumo e giro, maior a quantidade produzida.

Isso é possível por causa dos recursos humanos e financeiros que são usados de forma responsável e sustentável.

E-Kanban

É uma adaptação do procedimento japonês para o ambiente digital.

Esse modelo permite maior agilidade e eficiência para processos de comunicação interna das empresas.

Pode ser adaptado a um software de gestão empresarial ou a sistemas e aplicativos voltados para tablets e smartphones, por exemplo.

Qual é a diferença entre Kanban e Scrum?

Não é incomum ver por aí relações bem fortes entre os conceitos de Kanban e Scrum. Apostamos que mesmo você já viu algo do tipo pela Internet, certo?

Mas é bom ter prudência: Kanban e Scrum não são sinônimos.

Para entendê-los, é importante voltar alguns passos e compreender um pouco mais sobre metodologia ágil.

Conceitualmente falando, a metodologia ágil  se trata de um conjunto de ideais que visa o melhor gerenciamento do desenvolvimento de projetos.

A metodologia ágil como se conhece tem sua base no Manifesto Ágil.

É basicamente um mindset que serve para otimizar a produtividade dos projetos.

O que o Kanban e Scrum têm a ver com isso?

Bom, os dois são algumas das ferramentas para se colocar a metodologia ágil em prática.

Ambos são relacionados por isso, porque compartilham de princípios semelhantes. No entanto, são estruturados de maneiras diferentes.

Enquanto o Kanban é um método, o Scrum é considerado mais como um framework.

O Kanban é um processo de melhoria contínua, que utiliza um sistema visual que torna o fluxo de trabalho mais transparente. Com ele, você limita o WIP, conquistando mais eficiência.

Já o Scrum é um framework que busca fracionar o trabalho em intervalos predefinidos (os famosos “sprints”).

Seu objetivo é agilizar as execuções ao máximo, centralizando feedbacks e aumentando a quantidade de entregas e implementações.

No entanto, há diferentes formas de aplicar os dois conceitos. Existe até mesmo um chamado de “Scrumban”, que é uma mistura dos dois – em que na filosofia Scrum é utilizado o quadro Kanban para priorizar atividades.

Como a metodologia Kanban funciona na prática?

O termo “Kanban” é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”, e propõe o uso de cartões (post-its) para indicar e acompanhar o andamento da produção dentro da indústria.

Trata-se de um sistema visual que busca gerenciar o trabalho conforme ele se move pelo processo.

A metodologia visualiza o fluxo previsto, com todas as etapas envolvidas e o trabalho real, e seu objetivo é identificar os possíveis gargalos, fazendo correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.

Definição de colunas

Existem essas três colunas básicas (“a fazer”, “fazendo” e “feito”), porém a metodologia Kanban pode ser organizada conforme sua necessidade.

Por isso, antes de mais nada, é preciso definir quais serão as colunas e o que elas representarão.

Abaixo, você vai conferir uma descrição sobre as três colunas principais, mas saiba que há várias outras que podem compor o quadro.

Como falamos, vai de acordo com seu fluxo de trabalho.

É comum, por exemplo, possuir uma coluna (geralmente a primeira, à esquerda) de backlog, com cartões de tarefas que devem ser feitas, mas não são urgentes, ou que deverão ser acionadas apenas no futuro, ou mesmo que demandem aprovações.

Outra coluna comum é a de revisão ou aprovação do que foi feito internamente. Geralmente, é posicionada logo após a coluna “To Do”.

To do: tarefas a serem feitas

Costuma ser uma das primeiras colunas à esquerda e contém os cartões das tarefas que devem ser feitas na sequência. Essa divisão costuma ser chamada de Backlog, e precisa ser gerenciada de maneira estratégica de acordo com a metodologia de trabalho.

Ou seja, assim que uma tarefa sair da coluna seguinte (Doing), o primeiro cartão na coluna To Do é movido para seu lugar.

Doing: tarefas sendo executadas

Nesta coluna, estão os cartões que o time ou colaborador está se dedicando no momento. Por ser um processo de entrega contínua, assim que um cartão sai, outro entra.

Done: tarefas concluídas

Se o cartão está nessa coluna, pode respirar mais aliviado: a tarefa foi concluída! O objetivo é arrastar todos os cartões para cá com máxima agilidade.

Limite de trabalho em progresso

Outro ponto importante nesse esquema é saber limitar o trabalho em progresso, como por exemplo, não iniciar uma produção sem antes despachar um pedido pronto.

Isso deve ser feito para evitar o atraso nas entregas e manter um bom fluxo de trabalho.

O foco sempre deve ser em entregar as atividades com qualidade e evitar que sejam gerados gargalos entre as etapas.

Quais são as vantagens de adotar a metodologia Kanban?

Como já dito, a metodologia Kanban também apresenta diversos benefícios no ambiente de trabalho.

Em um estudo de 2017 da Forbes Insights, 82% dos entrevistados responderam que a capacidade de incorporar abordagens ágeis é importante para implementar iniciativas estratégicas.

Ainda, vale mencionar um dado interessante:

De acordo com o The State of Agile, de 2018, 55% das empresas que optaram por adotar alguma metodologia ágil o fizeram para melhorar sua produtividade.

Ou seja, melhorias estratégicas de negócios e produtividade são os pilares por trás da adoção de uma metodologia ágil.

Em ambos os casos, o Kanban aparece como um meio para conquistar esses objetivos.

Veja a seguir alguns dos benefícios desse método:

Otimizar a produtividade

O Kanban disponibiliza dados atuais de cada projeto, permitindo um maior controle dos processos e das atividades.

Isso potencializa a produtividade, pois encurta caminhos e torna cada execução mais direcionada..

O Kanban serve como forma de dar mais autonomia aos profissionais, organizando seu processo produtivo.

No fim das contas, as entregas são alinhadas e migram de coluna para coluna com mais rapidez.

Priorizar tarefas importantes

Por ter um apelo visual, a metodologia permite observar melhor o fluxo de trabalho, explorando atividades paradas e que foram finalizadas em tempo hábil.

Seu esquema hierárquico, que pode ser composto por sinalizações de prioridade nos cartões, permite balancear as demandas, estruturando as mais importantes em detrimento das menos relevantes.

O resultado são decisões com clareza e menos desperdícios.

Reduzir custos

No Kanban, sua empresa trabalha com eficácia e estabelece o fluxo de trabalho, o que impacta a redução de gastos cortando o desperdício de materiais.

Incentivar a comunicação entre a equipe

A colaboração é uma peça-chave para o sucesso do Kanban.

A metodologia preza pela comunicação interna, a troca de ideias e feedbacks, de forma a criar um ecossistema plural, mais centralizado na produção.

Com o tempo, a tendência é que as execuções sejam aprimoradas e se tornem mais intuitivas, mas a comunicação seja mantida pelo bem da produtividade do projeto.

Melhorar o fluxo de demandas

O sistema Kanban faz com que haja maior produtividade, mesmo que seu fluxo de trabalho se mantenha o mesmo.

Dessa forma, é possível partir da base já estabelecida em sua empresa — familiar aos seus colaboradores, confortável a eles — e apenas realizar adequações e mudanças pontuais.

Dessa forma, você não causa impactos muito relevantes na rotina produtiva.

Ao contrário, age de forma assertiva, corrigindo detalhes que farão toda diferença na melhoria do fluxo de demandas.

Como implementar a metodologia Kanban em sua empresa?

Apesar de soar complexo em alguns momentos, o Kanban não é um método difícil de se aplicar.

Na verdade, o elemento principal você já conhece: o quadro kanban de gestão de projetos

Você pode fazê-lo manualmente ou optar por um sistema de gestão que disponha de um quadro virtual, que facilita a manutenção do status de cada tarefa e coluna – ou até mesmo ter os dois!

Com relação às etapas de implementação, há 3 ações essenciais que você deve levar em conta. Confira abaixo e prepare-se para instaurar o Kanban em seu negócio!

Instruir a equipe

O primeiro passo para implementar a metodologia ágil Kanban é preparar a equipe para essa nova modalidade de fluxo.

Invista em treinamentos para que todos compreendam os benefícios da aplicação e as vantagens da metodologia.

Mapear as demandas

Depois, é preciso mapear os processos internos e verificar quem está com qual responsabilidade. É fundamental que todos tenham total clareza e autonomia sobre as suas atribuições.

Defina as prioridades

Na parte superior do quadro, inclua atividades de maneira hierárquica do que ter mais prioridade para o que tem menos. A partir daí, mantenha sempre o quadro atualizado e busque apoio tecnológico para a gestão

Ferramentas para a implementação do Kanban

Uma das grandes vantagens do Kanban é a sua simplicidade. Com raízes no Japão de mais de meio século atrás, o método não precisa de muito esforço para ser implementado.

Por isso, as ferramentas são reduzidas.

Como você já aprendeu, para criar um Kanban físico em seu escritório, basta um quadro para poder organizar as colunas e colar os post-its ou imãs.

Já para opções virtuais, há alguns diferentes tipos que você pode conferir.

O que vai te ajudar a decidir é, justamente, seu potencial de integração com seu software de gestão, bem como a integração.

Vale a pena investir em um software de Kanban?

A versão automatizada do método, o e-Kanban, é uma forma de ajudar os clientes do ERP da TOTVS a organizarem suas demandas e melhorarem suas entregas.

Com um painel eletrônico integrado ao software de gestão, o e-Kanban é uma adição da TOTVS à sua suíte de soluções de gestão.

Um complemento bem-vindo, que agiliza a produtividade do seu time, sem perder aqueles princípios básicos de uma solução tecnológica: a eficiência e a integração.

O e-Kanban facilita a geração do fluxo de produção do item a partir das informações de estrutura e processo de fabricação cadastradas no ERP.

Com usabilidade simplificada, conserva as bases visuais que ditam o sistema, e expande suas capacidades. Afinal, pode ser acessado de qualquer local.

Conclusão

Vimos que o Kanban é uma estratégia utilizada há quase meio século.

Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos os ramos da empresa.

Muitas empresas já conhecem e usam, inclusive adequando as bases do Kanban para seu próprio fluxo de trabalho.

E para o seu negócio, que tal aproveitar dos benefícios desse método incrível?

Esperamos que o conteúdo sirva de guia para uma implementação mais eficaz do Kanban!

Se você se identifica com esse tema, continue acompanhando nosso blog. Confira mais leituras sobre as metodologias ágeis e como elas podem ajudar sua empresa!

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