O fechamento de caixa é muito importante para todas as empresas, pois proporciona um controle financeiro essencial para o lucro do negócio. É claro que fazer o controle de entradas, saídas e todas as movimentações durante o dia não é uma tarefa fácil.
Entretanto, é algo necessário e que dará o direcionamento para a empresa, o que auxilia no planejamento financeiro e em estratégias que possam auxiliar nas vendas. Por isso, é preciso saber a movimentação financeira diária do seu negócio, mesmo que muitos pensem em deixar isso de lado.
Isso porque 48% dos consumidores brasileiros não controlam as próprias finanças, segundo um levantamento feito pela Confederação Nacional de Dirigente Lojistas (CNDL) e pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil).
Para mudar as estatísticas e fazer com que a sua empresa se preocupe com as finanças, separamos as principais informações sobre abertura e fechamento de caixa, bem como um passo a passo para que você saiba fazê-lo corretamente.
Vamos lá?
O que é fechamento de caixa? Qual é a sua função?
É a conferência de saídas e entradas de uma empresa em um determinado período. Assim, é possível verificar os valores disponíveis de acordo com as despesas e ganhos do dia.
Imagine que Rafaela tem uma loja de roupas. No final de cada dia, ela faz o registro de quantas peças foram vendidas, o desconto que foi dado, qual foi o valor e se o fornecedor foi pago.
Isso auxilia que Rafaela organize os pagamentos, visualize todo o lucro e verifique o estoque para saber o dinheiro que tem em caixa. Dessa maneira, ele avalia e controla os valores que saem do caixa.
É importante destacar que Rafaela utiliza um sistema de fechamento e gerenciamento de caixa, porque antes não fazia o registro dos ganhos e nem dos gastos. Assim, como os 20% dos consumidores brasileiros, segundo a mesma pesquisa mencionada anteriormente.
Qual é a importância de realizar esse processo no varejo?
O fechamento de caixa diário para o varejo é importante porque você consegue elaborar um planejamento financeiro que é baseado nas saídas e entradas. Assim, consegue evitar retiradas que não foram planejadas e podem causar prejuízos.
Além disso, é possível evitar também cobranças equivocadas, vender um produto com valor incorreto ou dar um troco ao cliente errado. Para isso, a checagem ao final do dia é fundamental.
Imagine fechar o caixa e verificar que um produto foi vendido com um valor incorreto. Com o controle de todas as movimentações, você identifica essa divergência rapidamente.
Com ele, é possível ter o controle das contas da empresa, além de disciplina e organização para cuidar melhor das finanças do seu negócio.
Quem deve fazer o fechamento de caixa?
Normalmente, o relatório de fechamento de caixa é feito ao final do expediente pela pessoa que é responsável pelo monitoramento dele ou que cuida somente da conferência do caixa de uma empresa.
No entanto, também é possível que as empresas tenham caixas que troquem de turno, com funcionários que têm um expediente que começa às oito horas da manhã e encerra na hora do almoço, por exemplo. Assim, é preciso fechar o caixa em cada um dos turnos.
Ou seja, é feito o fechamento parcial do caixa em um primeiro momento e depois o fechamento total, como é feito no fechamento de caixa supermercado.
Como fazer fechamento de caixa: passo a passo
Agora que você já sabe o que é fechamento e como ele funciona, explicaremos como fazer o fechamento de caixa passo a passo.
Confira:
Defina um responsável
Para evitar informações incorretas, é preciso definir quem será responsável por fechar o caixa, bem como a sua abertura. Assim, você evita que muitas pessoas se envolvam no faturamento da empresa, o que diminui as chances de erros.
Estabeleça um processo financeiro
O processo financeiro precisa ser definido pela empresa para que você siga um padrão na gestão e tenha um controle do fluxo de caixa. Para facilitar, procure um sistema de gestão que possa auxiliar no planejamento financeiro, o que otimiza o tempo e agiliza os processos.
Defina a periodicidade do processo
O fechamento de caixa deve ser feito sempre ao final do dia, mas isso pode ser definido de acordo com o setor da sua empresa. Muitas precisam fazer o fechamento parcial do caixa e o fechamento total ao final do dia.
Faça o registro da abertura do caixa
Sempre que o dia começar, há um saldo disponível no caixa. É importante fazer o registro desse saldo e a previsão de despesas que precisam ser pagas naquele dia, como contas, despesas com funcionários e pagamentos para fornecedores, por exemplo.
Registre todas as movimentações financeiras
Faça um registro de todas as entradas e saídas, ou seja, as movimentações financeiras que foram realizadas durante o dia. Dessa maneira, anote todas as despesas e as receitas que foram geradas pelas vendas dos produtos ou com serviços prestados.
Para melhorar a organização e controle, crie um fluxo de caixa com alguns tópicos que facilite na hora dos registros, como:
- custo dos funcionários;
- divisão de recebimentos em dinheiro e em cartões de crédito;
- despesas operacionais;
- divisão de recebimentos em dinheiro e em cartões de débito.
É importante ressaltar que os gastos podem variar de acordo com o segmento da sua empresa. No entanto, a maioria tem gastos com combustível, energia, água e emissão de notas fiscais eletrônicas, que devem ser organizadas para facilitar o fechamento de caixa.
Faça a checagem dos valores
A conferência de todos os valores, por menor que seja, é fundamental no fechamento, seja ele parcial ou total.
Por isso, é preciso verificar as despesas e as receitas, bem como fazer a separação conforme o tipo de movimentação. Ou seja, faça a classificação por dinheiro, cartão, cheque e tickets.
Além disso, é preciso somar todos os pagamentos que foram feitos, seja para funcionários ou operacional. Assim, é possível identificar possíveis divergências, saber o que está certo e precisa ser resolvido.
Conclua o fechamento
Se todas as etapas anteriores foram feitas adequadamente, para fazer a conclusão do seu fechamento, basta subtrair as receitas das despesas para saber o resultado do saldo atualizado. Ele será o saldo do dia seguinte.
A tecnologia como aliada para um fechamento de caixa eficiente
Como você percebeu, fechar o caixa tem várias etapas que precisam ser seguidas para que seja feito de maneira correta. Por isso, a tecnologia serve como aliado para que o fechamento possa ser eficiente.
Isso porque o fechamento de caixa simples ou os registros manuais tomam tempo do responsável que pode passar algum valor despercebido, que fará diferença no fechamento. Além disso, muitas vezes, não é possível identificar com tanta precisão os valores incorretos.
É importante ressaltar que a tecnologia pode automatizar todo o processo e deixar o uso dos comprovantes de entradas e saídas para uma conferência futura. Por isso, em alguns negócios, é importante guardar os comprovantes físicos.
TOTVS Varejo
As tecnologias TOTVS Varejo permitem a total gestão de caixa, garantindo mais tranquilidade na conferência dos valores de um fechamento de compras, por exemplo. Elas automatizam todos os processos administrativos e financeiros.
Além disso, com muita agilidade e poucos cliques, você tem o controle completo das movimentações da sua loja, além de um acompanhamento do estoque.
Os sistemas da TOTVS são ideais para o setor varejista e gerenciam diferentes canais de vendas de maneira integrada.
Tenha em mente que, conforme o seu negócio cresce, é preciso contar com soluções para lidar com a demanda de movimentação, otimizar o estoque e trazer mais eficiência no atendimento aos clientes.
Deixe o controle financeiro manual da sua empresa para trás e automatize os processos. Conheça os sistemas e aplicações TOTVS Varejo!
Conclusão
Fechar o caixa é fundamental para saber o lucro da empresa. Para isso, o processo precisa ser feito de maneira adequada, de acordo com os passos que mostramos para você neste artigo.
Com isso, você garantirá que todo o registro das movimentações sejam feitos de maneira correta. No entanto, para agilizar todo o processo, é fundamental ter um sistema de fechamento de caixa.
Ele precisa atender às necessidades do seu negócio e fazer o controle financeiro das suas operações. Assim, poderá simplificar na tomada de decisão e integrar todas as aplicações da sua loja, como fazem as tecnologias TOTVS Varejo.
Aproveite e aprenda mais com o nosso artigo sobre produtividade empresarial.
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