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Como a TOTVS pode ajudar na manutenção dos documentos e comunicação da empresa

13/07/17 - por Equipe TOTVS
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Em qualquer modelo de qualidade ou processo, a documentação é uma etapa comum e fundamental em que todas as informações serão construídas de forma planejada e padronizada, garantindo que a comunicação seja compartilhada e mantida para todos os colaboradores envolvidos.

Para que haja qualidade na confecção dos documentos da empresa, é uma boa  prática que existam equipes multidisciplinares de vários departamentos participando de todas as etapas no processo de construção do documento, estas etapas podem ser descritas como:

Digitação
Elaboração
Revisão
Aprovação
Homologação (em alguns casos)

Caso a empresa seja composta por várias unidades, os colaboradores das unidades podem se revezar nas funções e participando em processos que não estão diretamente ligados.



Após passar por todas as etapas construtivas e ter o documento aprovado, nem sempre quer dizer que o documento deve ser publicado, principalmente quando falamos em legislações ou mudanças de cultura que serão implantadas posteriormente. Para isso, a existência de um departamento de controle das publicações e distribuições farão a gestão de cópias eletrônicas e controladas, as cópias impressas devem ter um controle específico para que tenham toda a rastreabilidade de local e responsável, para que em caso de revisões, as cópias anteriores sejam recolhidas e destinadas aos locais corretos.


 
A informação agora elaborada e distribuída deve ser levada a cada colaborador, respeitando as áreas de atuação e cultura da organização. Algumas empresas deixam os documentos à disposição dos funcionários e controlam sua leitura. Empresas que têm uma grande equipe operacional realizam treinamentos evidenciando a presença dos treinandos. Já há alguns anos, além da disponibilização da informação e dos treinamentos, o controle de competência sobre a informação recebida é exigida, para que a cobrança pela aplicação do conhecimento adquirido seja feita.



A governança das informações da empresa vão garantir que todos os dados, etapas de realização e colaboradores envolvidos sejam gerenciados, para que haja a cobrança sobre o cronograma estipulado e mantendo um histórico. Assim, a cultura da empresa pode ser mantida e utilizada como base para melhoria contínua da organização.



Colaboradores envolvidos e engajados devem ser estimulados para criticarem e sugerirem correções, mudanças e melhorias dos documentos e processos, para isso é importante que as solicitações possam ser enviadas por qualquer colaborador. Estas sugestões devem ser analisadas e, caso aceitas, um procedimento de ajuste deve ser iniciado; se forem reprovadas, o retorno do “porquê” de forma clara deve ser feito para que não haja desmotivação da equipe.



O ambiente de controle de documentos da TOTVS garante as melhores práticas desde a confecção do documento até sua gestão de mudanças e conhecimento.

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