O que é substituição tributária do ICMS? Entenda a importância

Equipe TOTVS | 20 abril, 2022

A Substituição Tributária é uma forma diferenciada de recolhimento de tributos, comumente utilizada para quitar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de Comunicação e Transporte Interestadual e Intermunicipal (ICMS).

Essa forma de contribuição pode ser um pouco complexa de entender, mas é essencial que empreendedores e gestores de negócios que recolham o ICMS estejam cientes sobre o que é, como funciona e quais os tipos de substituição tributária.

Além disso, compreender mais sobre a Substituição Tributária é também essencial em relação ao seu compliance fiscal: constantemente, o governo atualiza as diretrizes sobre essa forma de contribuição.

Estar ciente desses pontos é fundamental para garantir que seu negócio pague corretamente os valores devidos ao governo.

Preparamos um guia completo sobre Substituição Tributária, explicando esses e outros pontos envolvendo esse mecanismo de arrecadação. Siga a leitura para continuar aprendendo!

O que é substituição tributária?

A Substituição Tributária (ST) é uma forma de pagamento destinada à antecipação da retenção do ICMS. Assim, esse tributo é recolhido uma vez antes de todas as operações subsequentes da cadeia de produção até que o produto chegue ao consumidor final.

A Substituição Tributária é um regime previsto no artigo 150, parágrafo 7 da Constituição Federal.

Assim, na prática, a Substituição Tributária elimina a necessidade dos clientes de uma indústria (bem como de seus próprios clientes) de pagarem o ICMS.

ICMS-ST

O ICMS-ST é, basicamente, a sigla para a Substituição Tributária do ICMS, que ocorre logo na primeira etapa de fabricação/operação de uma mercadoria ou serviço na cadeia de produção.

Ou seja, em vez de todas as empresas participantes na jornada de um produto ou serviço até chegar ao consumidor pagarem sua parcela do ICMS, quem se responsabiliza pelo recolhimento é a primeira empresa deste processo.

Pense em um exemplo simples, como uma fábrica de peças de reposição para fogões domiciliares: com a Substituição Tributária, quem recolhe o ICMS de todas as partes envolvidas é a empresa fabricante.

Nesse caso, essa organização segue um mecanismo definido pelo próprio governo (composto por cálculos e formas de cobrança e recolhimento) para que o contribuinte possa realizar o pagamento devido.

Assim, uma vez que a fabricante em questão recolhe o ICMS através da Substituição Tributária, nenhuma outra empresa a partir daquele ponto da cadeia de circulação da mercadoria precisará recolher o ICMS — enquanto a mercadoria ainda circular dentro do estado.

Nesse processo, temos dois conceitos que valem a pena abordar:

  • Contribuinte Substituto: o Contribuinte responsável por antecipar a retenção do ICMS e pagá-lo à Receita.
  • Contribuinte Substituído: o(s) Contribuinte(s) que recebe e circula a mercadoria cujo tributo já está pago.

Qual é o objetivo da substituição tributária?

O objetivo da Substituição Tributária é de facilitar a fiscalização sobre os tributos plurifásicos, que são aqueles que incidem múltiplas vezes dentro da cadeia de circulação de um produto ou serviço.

A Substituição Tributária traz vantagens tanto para as empresas, como para a Receita Federal.

  • Para as empresas: o ICMS-ST simplifica o trato das organizações com esse tributo tão importante para o seu dia a dia e para a governança corporativa
  • Para a Receita Federal: além de simplificar a fiscalização, o recebimento antecipado dos tributos também encurta um ciclo que poderia durar meses. Com isso, há também uma significativa redução na sonegação de impostos, o que por si só aumenta a arrecadação e potencializa o compliance tributário das empresas.

Como funciona a substituição tributária? 

Na prática, a Substituição Tributária se trata do recolhimento antecipado do ICMS. Independente da complexidade e do tamanho da cadeia de circulação, toda arrecadação é feita em uma fase. Agora, como isso é possível?

Cada empresa que participa dessa cadeia (sendo responsável por operações de venda, transporte e comunicação) sabe o valor de ICMS que deverá arcar.

No caso da Substituição Tributária apenas a primeira (ou em alguns casos a última, situação que logo explicaremos) faz o recolhimento de todo ICMS que seria recolhido ao longo da cadeia.

Agora, uma coisa precisa ficar clara: o substituto tributário não é o responsável por arcar com todo o ICMS da cadeia de circulação — apenas por recolhê-lo.

Ou seja, todas as empresas (os substituídos) ainda pagam seus tributos normalmente, mas quem recolhe e repassa à Receita Federal é o substituto tributário.

Na prática, funciona assim:

Seguindo nosso exemplo anterior da cadeia de circulação de peças de reposição de fogões domiciliares.

A indústria que os fabrica é o Contribuinte Substituto da cadeia de circulação destes produtos.

No momento em que a varejista que as vende compra as peças, o Contribuinte Substituto vai emitir uma nota fiscal para registrar a operação.

Nesta Nota Fiscal Eletrônica estarão discriminados tanto o ICMS referente à operação, como também a alíquota de ICMS-ST que a varejista (nesse caso, uma das Contribuintes Substituídas) deve pagar.

Ou seja, o imposto a ser pago pela Substituição Tributária é somado na fatura que o adquirente do produto deverá pagar.

Quais são os tipos de substituição tributária? 

A Substituição Tributária é um conceito que muitos consideram complexo não pelo seu funcionamento em si, mas porque existem variantes deste mecanismo.

Por exemplo: o funcionamento que lhe apresentamos logo acima é apenas uma de suas aplicações.

Na teoria, quando falamos de Substituição Tributária, devemos também compreender os diferentes tipos de substituições que podem acontecer.

Quem define o tipo de substituição que uma empresa deve seguir é a legislação estadual. Portanto, fique de olho!

Que tal conhecê-los? Confira nossa explicação!

Substituição propriamente dita

Na substituição propriamente dita (ou concomitante), o contribuinte é substituído por outro que participa do mesmo negócio. Ou seja, acontece quando uma empresa é obrigada a ser substituta de outra no pagamento do ICMS — pois a outra empresa, cuja atividade gerou ICMS, não pode/consiga recolhê-lo.

Pode parecer um pouco mais complexo de entender, mas existem alguns exemplos que podem facilitar a compreensão aqui.

Um exemplo é quando uma organização (imagine que seja a varejista de peças, que utilizamos no exemplo anterior) contrata um prestador de serviços autônomo para realizar o transporte intermunicipal da determinada peça de fogão que ela comprou da fabricante.

No entanto, esse prestador de serviços não possui CNPJ e nem Inscrição Estadual e, logo, não pode emitir NF-e e nem pode ser tributado.

Nesse caso, a varejista que contratou seus serviços deverá ser a substituta do prestador de serviços, realizando o pagamento do tributo.

É claro, isso não significa que a varejista do exemplo “perderá” o dinheiro, basta deduzi-lo do pagamento ao prestador de serviços.

Substituição para frente

A substituição para frente trata-se da arrecadação antecipada do ICMS, efetuado pela primeira empresa na cadeia de circulação do produto ou serviço.

A base de cálculo para que o ICMS-ST seja cobrado com exatidão dos Contribuintes Substituídos é definido pelo próprio Estado, seguindo a realidade de cada mercado.

A substituição para frente é o processo que ilustramos no exemplo dado no tópico de funcionamento (entre fabricante de peças e a varejista).

Substituição para trás ou diferimento

Na substituição para trás (ou por diferimento), o que ocorre é o contrário: quem recolhe o ICMS de todos os participantes da cadeia de circulação é a última empresa a participar dela.

Nesse caso, também são pagos todos os valores referentes a todas as operações fiscais que o produto ou serviço gerou enquanto circulava no mercado.

Qual é a importância da arrecadação da substituição tributária? 

A Substituição Tributária é um mecanismo de grande importância para as empresas e também para a Receita Federal. Primeiro, pois garante que todos os envolvidos na cadeia de circulação cumpram com seu papel de seguir a lei e honrar suas obrigações fiscais e tributárias.

De acordo com dados do Impostômetro, o ICMS é o principal tributo na categoria de Produção e Circulação.

Esse dado já dá a ideia do quão importante o ICMS é para os estados brasileiros.

Por isso que o seu não pagamento ou mesmo a sonegação desse imposto — bem como de qualquer outro, é claro — pode trazer vários prejuízos e sanções para a empresa, sujando seu nome e reputação.

Além disso, é importante lembrar que o próprio sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo.

Qualquer erro de cálculo em alguma das etapas da cadeia de circulação pode ocasionar um valor maior ou menor repassado ao cliente (ou consumidor final), ocasionando em um recolhimento indevido do ICMS.

A Substituição Tributária, por sua vez, é uma forma de mitigar erros como esse e de simplificar o emaranhado sistema por trás do ICMS.

Em quais situações a substituição tributária é aplicada? 

O regime de Substituição Tributária pode ser aplicado em operações que envolverem produtos enquadrados na Nomenclatura Comum do Mercosul e que possuírem um Código Especificador da Substituição Tributária (CEST).

A lista de produtos conveniados ao regime ICMS-ST é elaborada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária.

Um detalhe muito importante: essa lista é atualizada de tempos em tempos. Então sugerimos que você sempre busque saber quais as últimas inclusões, exclusões e mudanças efetuadas.

Atualmente, no momento de publicação deste guia, a última atualização é o Convênio ICMS 74/21, que traz algumas alterações de redação.

Em relação ao segmento de mercadorias, a lista seguida é a definida no Convênio ICMS 142/18, sendo:

ITEMNOME DO SEGMENTOCÓD. DO SEGMENTO
01Autopeças01
02Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope02
03Cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas03
04Cigarros e outros produtos derivados do fumo04
05Cimentos05
06Combustíveis e lubrificantes06
07Energia elétrica07
08Ferramentas08
09Lâmpadas, reatores e “starter”09
10Materiais de construção e congêneres10
11Materiais de limpeza11
12Materiais elétricos12
13Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário13
14Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros14
15Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha16
16Produtos alimentícios17
17Produtos de papelaria19
18Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos20
19Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos21
20Rações para animais domésticos22
21Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas23
22Tintas e vernizes24
23Veículos automotores25
24Veículos de duas e três rodas motorizados26
25Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta28

Em quais situações a substituição tributária não é aplicada? 

A Substituição Tributária não é aplicada diante de alguns cenários comerciais definidos pelo Convênio 142/18, sendo:

  1. às operações interestaduais que destinem bens e mercadorias submetidas ao regime de substituição tributária a estabelecimento industrial fabricante do mesmo bem e mercadoria, assim entendido aquele classificado no mesmo CEST.
  2. às transferências interestaduais promovidas entre estabelecimentos do remetente, exceto quando o destinatário for estabelecimento varejista.
  3. às operações interestaduais que destinem bens e mercadorias a estabelecimento industrial para emprego em processo de industrialização como matéria-prima, produto intermediário ou material de embalagem, desde que este estabelecimento não comercialize o mesmo bem ou mercadoria;
  4. às operações interestaduais que destinem bens e mercadorias a estabelecimento localizado em unidade federada que lhe atribua a condição de substituto tributário em relação ao ICMS devido na operação interna
  5. às operações interestaduais com bens e mercadorias produzidas em escala industrial não relevante (conferir a lista de produtos no Anexo XXVII).

Como calcular a substituição tributária?

Para calcular o valor da Substituição Tributária é necessário utilizar uma base de cálculo que, apesar de toda complexidade que o conceito pode apresentar, é simples de ser executada.

No entanto, ressaltamos que você e o seu contador devem estar atentos à legislação estadual.

Afinal, o ICMS é um tributo do Estado. Logo, é ele quem define as regras para o funcionamento do mecanismo de ICMS-ST, bem como sua base de cálculo.

Em geral, na maioria dos modelos de base de cálculo, você vai encontrar os seguintes fatores (não necessariamente todos eles, que fique claro):

Margem de Valor Agregado (MVA)

A Margem de Valor Agregado (Índice de Valor Adicionado Setorial, IVA, como é chamado em São Paulo) é uma margem de lucro definida por cada Sefaz. A MVA é aplicada com a finalidade de permitir um maior equilíbrio entre os preços das  aquisições internas e interestaduais, no cálculo do ICMS que deve ser pago por substituição.

Afinal, como cada estado possui taxas de ICMS diferentes, seria injusto para algumas indústrias denominadas Substitutas onerar seu caixa (e perderem em relação à concorrência) apenas por ter sua operação em um estado diferente de outra empresa.

O MVA é utilizado de modo a equilibrar os preços.

Preço médio

O preço médio ponderado é estabelecido mediante um levantamento de preços de cada Sefaz, levando em conta os preços praticados no mercado para cada categoria de produto.

Sugestão

Valor sugerido previamente pelo fabricante ou importador (normalmente, na própria embalagem).

Tabelamento

Trata-se do preço determinado por alguma autoridade competente.

Cálculo da Substituição Tributária

Vamos por passos? Veja como esse cálculo pode ser simples se efetuado com clareza.

1. Calcule o ICMS da Nota Fiscal

Digamos que o valor do produto seja de R$ 10.000,00. Nesse estado, a alíquota de ICMS é de 14%. Logo:

Base de cálculo do ICMS x alíquota interna=

10.000 x 14% = 1400

O ICMS próprio registrado na NF é de R$ 1.400,00.

2. Calcule a base do cálculo da ICMS-ST

Agora, é hora de trazer para a equação dois elementos muito importantes: o MVA (que você já conhece) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Lembramos que a base do MVA, além do IPI, pode ser composta por valores de seguros, fretes e de outros encargos cobrados ou transferíveis ao adquirente ou tomador de serviço.

Neste caso, vamos considerar os seguintes números:

  • MVA: 25%
  • IPI: R$ 800,00

A fórmula seria a seguinte:

Base de cálculo do ICMS com IPI x (1 + (margem ÷ 100)) =

10000 + 800 x (1+(25÷100))=

10800 x 1,25 = R$ 13.500

Ou seja, R$ 13.500,00 é o valor da base da ICMS-ST.

3. Calcule o valor final da Substituição Tributária

O valor que você descobriu acima não é a Substituição Tributária em si, mas seu valor base. Agora, é necessário realizar mais um cálculo para descobrir o valor final.

A fórmula é:

(Valor base da ST x (alíquota de ICMS do estado÷100)) – ICMS comum da nota=

(13.500 x (14 ÷ 100)) – 1400 =

(13.500 x 0,14) – 1400 =

1.890 – 1400 = 490

Ou seja, o valor da Substituição Tributária é de R$ 490,00.

No entanto, lembre-se: este é apenas um exemplo. A base de cálculo muda de estado para estado. Então faça questão de se informar com a legislação vigente!

Como um ERP financeiro auxilia a sua empresa a estar em conformidade com a lei? 

A gestão tributária e fiscal de um negócio pode ser uma das etapas mais complicadas da sua governança.

Garantir que todos os dados sejam lançados no sistema de maneira correta, com notas fiscais contendo valores e alíquotas exatas e atualizadas, é essencial para manter um rígido compliance e não se complicar com o Fisco.

No entanto, realizar tudo isso de forma manual ou com sistemas não integrados pode ser o começo do fim para sua empresa.

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Conclusão 

Ao longo deste conteúdo, te explicamos tudo sobre a Substituição Tributária: o que é, como funciona, qual sua importância, em quais casos se aplica e quais não se aplica, e muito mais!

O ICMS-ST é um mecanismo que, embora complexo à primeira vista, simplifica muito a relação da cadeia de circulação de produtos com a Receita Federal.

No entanto, calcular suas alíquotas e saber os valores corretos a pagar para a Receita — especialmente em estruturas mais robustas — é um desafio e tanto.

Para isso, conte com a ajuda de uma tecnologia escalável, capaz de ser o braço direito do seu negócio: conte com os ERPs da TOTVS!

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