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Como fazer um gerenciamento de arquivos eficiente?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE SERVIÇOS | 19 março, 2020

A informação é hoje um ativo tão importante quanto qualquer outro para as empresas. Com a transformação digital, a possibilidade de convertê-la em valor para os negócios se tornou ainda maior. Por esse motivo, o gerenciamento de arquivos se tornou uma parte tão importante da rotina do gestor.

A estratégia de armazenamento adotada, principalmente nos processos de gestão, é fundamental para que haja organização e, consequentemente, eficiência no uso. Pensando nisso, mostraremos aqui algumas dicas essenciais para a gestão de arquivos eficiente.

1. Invista em tecnologia

A digitalização dos negócios é uma tendência inevitável. O gerenciamento de arquivos e pastas feito de forma manual não só está se tornando uma prática obsoleta como tende a apresentar problemas.

Documentos perdidos ou extraviados, roubos de informações sigilosas, alto custo de armazenamento e impressão, desperdício de papel e dificuldade para localizar arquivos são apenas alguns deles.

Por esse motivo, é essencial investir em um sistema de gerenciamento de arquivos. Atualmente, nem o servidor interno é mais um grande obstáculo — as empresas estão migrando amplamente para a nuvem.

Basicamente, os seus arquivos ficam armazenados em um servidor digital contratado e os seus funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. Tudo isso por meio de autorização da empresa e de uma senha. Os próprios custos com segurança digital são reduzidos, pois essa responsabilidade passa a ser da provedora do serviço.

A digitalização não só favorece esse tipo de redução de gastos como otimiza o acesso e o armazenamento dos documentos. A era do papel impresso está definitivamente ficando para trás, ainda que ele seja necessário em determinados processos.

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2. Crie um código específico

A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Dados (ABGD) aponta que um dos principais problemas relacionados a essa prática é a dificuldade de encontrar arquivos importantes.

Isso acontece pela falta de padronização adotada ao gerenciar arquivos. Cada arquivo é nomeado e armazenado com critérios diferentes, por pessoas diferentes. Entretanto, o tempo perdido para encontrar os documentos é enorme. Por isso, é preciso criar uma padronização para a nomeação de arquivos, baseando-se em um código específico.

Um bom exemplo é começar com a inicial do setor, o nome do autor e o nome do documento. Por exemplo: “F-Silva-Solicitação de compras”, para um arquivo do setor financeiro.

No caso de grandes empresas, o nome do autor pode ser substituído por sua matrícula. O padrão, no entanto, deve ser pensado de forma a atender às necessidades específicas da empresa.

3. Padronize o tipo de arquivo

Separar os arquivos em tipos específicos, de acordo com a sua finalidade, permite que o acesso e o gerenciamento desses dados sejam facilitados. Um bom exemplo é a distinção entre documentos ativos e inativos.

Os ativos são de uso frequente (formulários de inscrição, planilhas de valores, contratos, etc.). Já os inativos, são menos utilizados (documentos de acordos específicos, plantas, projetos, etc.) e documentos nulos, que raramente são procurados.

Esse tipo de distinção será mais eficiente se aplicado às pastas nas quais os arquivos estão armazenados, pois reduzirá o número total de itens em cada uma.

4. Defina o formato e o suporte

É importante que os documentos tenham informações para ajudar a rastrear a sua origem, assim como o formato específico em que se encontram. Essa é uma prática que muitas empresas costumam ignorar, mas que faz uma grande diferença. Principalmente no caso de documentos que são mantidos com cópias impressas.

Imagine que um técnico da manutenção vai atualizar um checklist das ações preventivas de uma máquina na virada do mês. O papel assinado deve ser armazenado e um novo documento deve ser impresso. Entretanto, se ele não encontra na folha o link para o local de origem ou o endereço do servidor, não é possível que ele conclua seu trabalho

Com essa dificuldade, ele perderá muito mais tempo para encontrar e imprimir o novo documento. E isso se repetirá com cada técnico, em cada máquina, todos os meses. Logo, é importante que haja uma padronização de formato e suporte (físico ou digital) de cada arquivo por meio de uma gerência do sistema de arquivos.

5. Determine a temporalidade do documento

O excesso de documentos pode ser um problema tão grande quanto a ausência de um deles. Sabemos que, principalmente no caso de auditoria ou fiscalização, é importante garantir que certos arquivos estejam disponíveis. Contudo, o acúmulo de documentos sobrecarrega a gestão, dificultando o acesso àqueles que são importantes.

A pessoa com a função de ser o organizador de arquivos pode criar uma tabela de temporalidade. Assim os funcionários encontrarão o prazo específico para cada tipo de documento. Além disso, a gestão poderá executar limpezas periódicas.

Documentos de projetos terminados, por exemplo, podem passar de ativos para inativos. Contratos encerrados, por sua vez, se transformam em nulos, pois raramente serão acessados — ainda que o armazenamento continue sendo necessário.

6. Estabeleça níveis de acesso

A gestão de documentos depende de diversos fatores, mas nenhum deles tende a ser eficiente sem a colaboração total dos funcionários da empresa. É preciso treiná-los e conscientizá-los sobre a importância de manter os documentos armazenados, de acordo com a política estabelecida pela companhia.

Por este motivo, cada profissional só deve ter acesso aos documentos que são necessários para executar a sua função. O compartilhamento indevido de arquivos deve ser combatido.

Além de colocar em risco a segurança jurídica da sua empresa, promove uma cultura de tráfego não-monitorado da informação. Em pouco tempo, a organização e controle de documentos pode ser totalmente comprometida.

7. Unifique o arquivo e mantenha backups

Armazenar os arquivos em um único lugar é a melhor forma de garantir a organização. Se eles ficam espalhados, torna-se mais difícil encontrá-los. A ausência do profissional que sabe a localização de um documento específico pode prejudicar o desempenho de outros setores.

É preciso estar atento à segurança dessa informação, entretanto isso não significa simplesmente estar protegido contra roubo de dados. Um sistema de gestão que faz o backup dos arquivos pode ser a solução ideal para evitar esse problema.

Entenda mais sobre como fazer a segurança da informação corretamente no seu negócio e garantir que seus dados estejam sempre muito bem protegidos.

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