Controladoria jurídica: mais agilidade e segurança para o setor jurídico do seu negócio

A controladoria jurídica é um setor que vem ganhando cada vez mais espaço e relevância nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas. 

Por isso é importante entender os processos e como a figura de um controller jurídico é essencial para cuidar dessa parte de um negócio.

Ainda há muitos desafios no setor, mas novas tecnologias de gestão prometem revolucionar essa área, se usadas da forma adequada.

Confira tudo sobre o conceito, as funções, os desafios e as vantagens de implementar uma controladoria eficaz ao setor jurídico do seu negócio.

O que é controladoria jurídica?

A controladoria jurídica é, como o próprio termo nos diz, o setor responsável por fazer o controle de uma série de atividades relacionadas ao mundo jurídico no que diz respeito à condução dos processos judiciais ou administrativos.

Isso pode envolver desde o cadastro e encerramento de processos, a realização de protocolos e o controle de prazos, até a gestão do software jurídico e a contratação de correspondentes. 

Com isso, o advogado pode dedicar-se inteiramente aos aspectos técnicos de seu trabalho, como a redação e elaboração de peças e teses. Assim, consegue aumentar a qualidade e produtividade, bem como elevar a proteção dos interesses da organização.

Em suma, é a atividade de controle e gestão da produção jurídica.

Pela natureza das atividades, é importante que a área seja gerida por um profissional capacitado, preferencialmente com formação em Direito, e com autonomia para aplicar os processos necessários da forma adequada.

E isso vale para o escritório de advocacia ou para o departamento jurídico corporativo de uma empresa, certo?

As principais funções e responsabilidades da área

As principais funções e responsabilidades da controladoria jurídica se referem a gestão de software, qualidade e de resultados, bem como o gerenciamento das atividades relacionadas aos processos.

Na prática, seria:

• Contratar correspondentes;
• Fazer o levantamento de alvarás;
• Realizar protocolos físicos e/ou digitais;
• Agendar despachos ou sustentações orais;
• Organizar documentos (processuais ou não);
• Emitir relatórios gerenciais para clientes internos e externos;
• Alimentar o software do escritório e/ou do cliente, com a criação de cadastros;
• Acompanhar os andamentos processuais para antecipar informações para a equipe e clientes;
• Registrar e dar retornos sobre visitas a repartições públicas e fóruns, e sobre decisões judiciais;
• Fazer dupla checagem dos lançamentos realizados, das publicações colhidas, dos prazos cumpridos ou adiados;
• Informar gestores e clientes sobre a situação de cada processo e do desempenho dos profissionais do escritório;
• Controlar e organizar processos e prazos, o que inclui recebimento de publicações, indicação e lançamento de prazos;
• Analisar os indicadores de desempenho (KPIs) e propor metas e estratégias para alcançar maior produtividade e excelência dos resultados.

Por que contar com um setor de controladoria jurídica no escritório?

O setor jurídico de qualquer negócio é fundamental para a longevidade da empresa, afinal, são inúmeros os contratos a serem geridos.

Qualquer erro pode resultar em processos, por isso é tão importante que a empresa esteja em dia com o compliance.

Além disso, implementar um setor de controladoria jurídica no escritório traz vantagens competitivas, como:

Otimização do lucro

Ao ter uma gestão mais eficiente das atividades jurídicas, o escritório ou departamento jurídico pode reduzir inúmeros custos operacionais.

Além disso, evita multas e perdas processuais, aumenta a rentabilidade dos contratos e melhora a precificação e a entrega dos serviços.

Aumento da produtividade

Com a controladoria cuidando das demandas administrativas e burocráticas, os advogados podem se concentrar nas questões técnicas e jurídicas.

Isso otimiza o tempo e a qualidade do trabalho, bem como a gestão dos recursos.

Dessa forma, os profissionais podem se dedicar a atividades mais estratégicas, focando no crescimento competitivo da organização.

Tomada de decisão mais estratégica

Por meio de tecnologias é possível aplicar a controladoria para recolher e armazenar informações importantes sobre o desempenho do escritório ou empresa.

Com isso, o gestor tem uma visão ampla do negócio para uma tomada de decisão muito mais acertada e alinhada com os propósitos da companhia.

Melhora na satisfação dos clientes

O escritório ou departamento pode oferecer um atendimento mais ágil, personalizado e transparente aos seus clientes, aumentando a confiança e a fidelização.

Também pode implementar ferramentas para mensurar a satisfação dos clientes, como pesquisas de NPS, por exemplo.

Competitividade no mercado

Todos esses benefícios citados tornam os processos dos escritórios e empresas muito mais ágeis, sem a necessidade de grandes investimentos em capital humano.

Assim, o gestor pode fazer contratações estratégicas a fim de agregar mais competitividade à sua atuação no mercado.

Movimentação operacional otimizada

A controladoria jurídica padroniza e organiza os processos internos do escritório ou departamento, reduz erros, retrabalhos, atrasos e desperdícios, e garante mais segurança e qualidade nas entregas.

Nesse sentido, a tecnologia é muito importante para automatizar processos repetitivos, organizar tarefas, acompanhar processos e muito mais.

Gerenciamento de riscos

O acompanhamento das atividades fica concentrado em um único setor para que você possa monitorar e controlar os riscos envolvidos nas atividades jurídicas.

Situações como o cumprimento de prazos, conformidade com as normas, proteção dos dados e a prevenção de fraudes são facilmente geridas pelo controller jurídico, se houver processos padronizados.

Qual a diferença entre controladoria jurídica e Legal Ops?

A controladoria jurídica possui como função primordial o controle e gestão da produção jurídica. 

Seu foco é a gestão interna do negócio, pois tem íntima relação à condução processual. Por isso, é executada por pessoas com formação em Direito e estagiários da área.

Ela é considerada por muitos como a atividade que deu origem ao Legal Ops.

Já Legal Ops é um termo que vem do inglês, Legal Operations, e que significa operações jurídicas. 

Trata-se de um conceito que engloba todas as atividades que visam otimizar a gestão do departamento jurídico de uma empresa, desde a contratação de pessoal até a implementação de tecnologias.

A área faz a análise geral de todo o fluxo das operações internas do escritório ou departamento jurídico, e seu foco é a eficiência. Por isso, sua equipe é multidisciplinar.

Qual o perfil de um controller jurídico?

O controller jurídico é o profissional que atua na execução de todas as tarefas ligadas à gestão e condução de processos administrativos e judiciais. 

É ideal que esse seja um profissional completo, com habilidades de administrador de um negócio, mas necessariamente com formação em Direito.

Ele deve ser proativo, portanto, precisa ter autonomia suficiente para cuidar e executar todas as atividades relevantes para o setor.

Algumas das habilidades técnicas indispensáveis ao controller jurídico são:

• Formação em Direito;
• Visão estratégica e analítica;
• Organização e planejamento;
• Proatividade e resolução de problemas;
• Comunicação e relacionamento interpessoal;
• Capacidade de liderança e trabalho em equipe;
• Domínio de ferramentas de gestão e tecnologia;
• Conhecimento das rotinas e processos jurídicos;

As soft skills são um grande diferencial nesse sentido, uma vez que o profissional lidera equipes que têm de trabalhar em sintonia para o sucesso da operação.

O mercado de trabalho para o controller jurídico é promissor, pois cada vez mais escritórios e departamentos jurídicos buscam profissionais qualificados para gerenciar suas atividades. 

O salário médio da função no Brasil é de R$ 4.500,00 segundo as principais plataformas de recrutamento.

O valor pode variar conforme o porte da empresa, a região e a experiência do profissional.

Como estruturar uma área de controladoria jurídica na empresa?

Para implementar o setor de controladoria jurídica na empresa é preciso ter uma boa estrutura e planejamento, afinal, são muitas áreas integradas para serem geridas.

A tecnologia pode ser uma boa forma de organizar o seu escritório sem que haja investimentos altos.

Além disso, algumas etapas vão nortear essa implementação, como:

• Definição dos objetivos e as metas da controladoria jurídica;
• Mapeamento dos processos e das atividades do escritório ou do departamento jurídico;
• Identificação dos pontos críticos e das oportunidades de melhoria;
• Escolha dos indicadores de desempenho (KPIs) que serão acompanhados;
• Seleção de profissionais que farão parte da equipe de controladoria jurídica;
• Treinamento dos colaboradores para as funções do setor;
• Adoção de um software jurídico que facilite a gestão das informações;
• Monitoramento dos resultados e implementação de ajustes conforme necessário.

Importante ressaltar que, a depender do tamanho do escritório ou do setor na empresa, serão necessárias etapas intermediárias para uma gestão eficaz dos processos.

Como os métodos ágeis podem ser aplicados dentro desse cenário?

Os métodos ágeis são abordagens que visam entregar valor ao cliente de forma rápida, eficiente e adaptável. 

Eles se baseiam em premissas de colaboração, entregas contínuas, feedbacks constantes e aprimoramentos dos processos para garantir a qualidade da execução.

Outro ponto é que as metodologias ágeis não são engessadas, ou seja, permitem flexibilidade para ajustes conforme surjam necessidades operacionais.

Podem ser aplicadas na controladoria jurídica para tornar a gestão das atividades mais dinâmica, produtiva e alinhada às expectativas dos clientes. 

Alguns exemplos de métodos ágeis que podem ser usados são:

Scrum

É um framework que divide o projeto em ciclos curtos chamados sprints, nos quais são entregues partes funcionais do produto ou serviço, com base nas prioridades definidas pelo cliente.

Demanda a presença de um scrum master, que é a pessoa que vai gerir as tarefas no entorno de forma a manter a equipe focada nas partes que precisam entregar.

Isso facilita a conclusão de tarefas complexas em menor tempo.

Kanban 

O método Kanban utiliza um quadro visual para organizar e acompanhar o fluxo de trabalho, limitando o número de tarefas em cada etapa para identificar gargalos e desperdícios.

Ele permite uma organização simplificada para que as equipes possam focar em etapas mais relevantes a fim de concluir um processo com qualidade e em menor tempo.

OKR

Essa ferramenta estabelece objetivos e resultados-chave para medir o progresso e o alinhamento da equipe com a estratégia da empresa.

A sigla quer dizer Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave) e cria uma forma simples de mensurar o progresso rumo à conclusão de objetivos importantes para seu escritório.

Lean

A metodologia lean se baseia em uma filosofia que busca eliminar os desperdícios e maximizar o valor entregue ao cliente.

Tem como pilar os princípios de melhoria contínua, aprendizado validado e entrega enxuta.

O método permite uma gestão mais eficiente dos recursos materiais e humanos, sem comprometer a qualidade das entregas finais.

Software jurídico da TOTVS

Para implementar e gerenciar a controladoria jurídica de forma eficaz, é fundamental contar com um software jurídico que facilite a gestão das informações, dos processos e das atividades. 

O software jurídico da TOTVS é uma solução completa e integrada que oferece todos os recursos para implementar a controladoria no seu escritório ou no setor jurídico da empresa.

Com ele você terá controle total dos processos judiciais e administrativos, com acompanhamento automático dos andamentos. Você pode configurar alertas de prazos, fazer a gestão de documentos, emitir relatórios gerenciais e muito mais.

A ferramenta tem total integração com outros setores como o financeiro, para controle de receitas, despesas, honorários, faturamento, cobrança e conciliação bancária.

Também permite uma gestão de contratos inteligente, com automatização da elaboração, revisão, aprovação, assinatura eletrônica e armazenamento dos documentos.

Além disso, dá ao gestor as informações de clientes e as tarefas das equipes em um único lugar, facilitando a organização e distribuição das atividades para as funções adequadas.

Com isso, as entregas ficam muito mais ágeis e alinhadas com as expectativas dos clientes, elevando o grau de fidelização.

Para finalizar, você ainda pode integrar com outros sistemas TOTVS e plataformas externas com mobilidade e segurança de acesso via web ou aplicativo.

É a solução ideal para quem busca uma controladoria jurídica moderna, ágil e eficiente. 

Conheça todos os detalhes do software jurídico da TOTVS e tenha uma gestão muito mais vantajosa dos processos jurídicos do seu negócio!

Conclusão

A controladoria jurídica é um setor que pode fazer a diferença na gestão das atividades jurídicas de um escritório ou departamento. 

Ao adotar essa área na sua empresa, você pode obter diversos benefícios, como otimização do lucro, aumento da produtividade, tomada de decisão mais estratégica, entre outras vantagens.

Sem dúvidas, a tecnologia é o principal ativo na hora de implementar a controladoria dos processos jurídicos na sua empresa ou escritório.

Por isso, conhecer o software jurídico da TOTVS é o primeiro passo para fazer um investimento certeiro rumo a uma gestão eficaz dos processos.

Aproveite também para saber como um CRM jurídico pode auxiliar nos resultados do seu escritório ou setor jurídico da sua empresa.

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