Lean é uma metodologia que consiste em deixar operações de uma empresa mais enxutas, com foco em diminuir desperdícios sem prejudicar a qualidade da solução final.
Esse conceito tem sido adotado por vários tipos de empresas, principalmente startups que precisam de alta performance com menos custos operacionais.
Para você ter uma ideia, em 2020, houve um aumento de 20% no uso de metodologias ágeis nas empresas brasileiras, o que mostra que há uma tendência.
Por isso, neste artigo, vamos aprofundar um pouco mais na metodologia lean para que fique claro como sua aplicação pode otimizar processos, reduzir custos e ainda trazer ganhos na performance do seu negócio.
Continue a leitura e confira todas as vantagens da metodologia lean a seguir.
O que é a metodologia Lean? Para que ela serve?
A metodologia lean é uma filosofia que visa a zerar desperdícios, diminuir custos e aumentar a produtividade dentro de uma empresa.
Aliado ao uso de tecnologias, esse método fornece os meios para uma gestão eficiente com foco em garantir uma entrega de máxima qualidade para o cliente final.
Isto pode ser feito ao eliminar atividades que não agregam valor real, utilizando softwares para aumento de performance ou por meio de pequenos ajustes não tão óbvios que resultam em grandes mudanças positivas.
Se quisermos traduzir o conceito, a palavra ideal seria “enxuto”, pois é isso que a metodologia vai entregar: processos otimizados, menos custos e melhor entrega para o consumidor final.
Como e onde surgiu esse conceito?
A ideia primordial foi aplicada nos anos de 1940 pela Toyota, e surgiu dentro de um contexto de pós-Segunda Guerra Mundial, em que o Japão precisava de uma recuperação massiva em vários setores de sua economia.
Nesse cenário de revés, a Toyota Motor Corporation se viu com poucos recursos e baixa produtividade, ou seja, enxugar seus processos não era exatamente uma escolha, mas sim uma necessidade.
Então, o engenheiro e chefe de produção da montadora, Taiichi Ohno, se juntou ao fundador da empresa, Toyota Sakichi e seu filho Toyoda Kiichiro, para solucionar esse problema a partir da criação do Toyota Production System (TPS), posteriormente conhecido como “Toyotismo”.
Hoje, como mencionamos na introdução a partir de um dado divulgado pela Exame, é uma metodologia muito popular nas empresas brasileiras.
Quais são os 5 princípios do Lean?
Esses princípios são chamados de “lean thinking”, em que o gestor considera os princípios básicos da metodologia para aplicar em todos os setores da empresa.
Podemos dividir a filosofia em 5 pilares base que vão direcionar a sua aplicação em todo tipo de operação. Confira:
- Valor;
- Fluxo de valor;
- Fluxo contínuo;
- Produção puxada;
- Perfeição.
1. Valor
Refere-se ao que a solução oferecida pela empresa vai entregar de fato para o cliente final. Logo, o processo de aplicação do lean jamais deve diminuir esse valor percebido.
Vamos exemplificar: se sua empresa vende alarme com sensor de presença que, ao disparar, pode tocar vários tipos de músicas de acordo com a escolha do cliente. Talvez esse último item seja indiferente para quem de fato só quer um sistema de segurança eficiente.
Ou seja, neste caso, o som que o alarme fará é irrelevante e não entrega nenhum valor real.
2. Fluxo de valor
O próximo princípio consiste em mapear quais processos contribuem para a geração do benefício.
Isso vai envolver uma visão mais lógica do fluxo de atividades da linha de produção, eliminação de desperdícios e foco no aumento da produtividade.
3. Fluxo contínuo
O próximo princípio da metodologia é uma cadeia de produção sem interrupções. Dessa forma, é possível atingir um padrão produtivo muito mais ágil, mitigar erros e aumentar o volume da produção.
Em última análise, isso vai se refletir em uma entrega de mais qualidade em um tempo menor.
4. Produção puxada
Seguimos para a produção puxada, que visa principalmente a reduzir os desperdícios e também o estoque.
Pense assim: em um fluxo contínuo de produção sem desperdícios, sua operação vai precisar de um estoque bem mais enxuto para entregar o mesmo nível de qualidade.
Essa é a ideia central da produção puxada: calibrar o fluxo de prioridades e aprimorar os processos operacionais.
5. Perfeição
Você sabe, é aquilo que sempre dizem: é impossível alcançar a perfeição. Então, por que ela é um dos princípios aqui?
Encare de um jeito diferente: no Lean, existe uma busca contínua pela melhoria.
Por isso que o último princípio trata sobre o aprimoramento dos processos em geral, como relacionamento entre os times da empresa, implementação de softwares que possam otimizar as tarefas, ajustes e afins, sempre tendo como guia um produto final de alto valor.
Cada tipo de atuação vai ter suas particularidades nessa busca por processos mais enxutos e, além do lean, agregar outros modelos de metodologias ágeis poderá ser uma maneira de atingir melhores resultados em menor tempo.
Os 7 desperdícios do Lean
Dentro dessa filosofia, além dos princípios, há uma divisão em 7 desperdícios mais comuns nas operações que precisam ser extinguidos para que realmente se obtenha sucesso na aplicação da metodologia.
A seguir você confere quais são e como lidar com esses desperdícios:
- Estoque;
- Espera;
- Superprodução;
- Correção;
- Processamento excessivo;
- Transporte;
- Movimentação.
1. Estoque
Gestão de estoque eficiente ocorre quando não há faltas, nem excessos. Esse gerenciamento é imprescindível para enxugar os custos, já que mercadorias paradas representam capital parado, o que é prejudicial para a saúde financeira da empresa.
Portanto, ter um bom giro de estoque, aliado a uma previsão de demanda assertiva, contribui para que não haja desperdícios de insumos para produção e nem de mercadorias em si.
Importante pontuar que o estoque é uma das áreas que mais podem prejudicar a metodologia lean, por isso é um setor que precisa de ajustes, aprimoramentos constantes e um controle bem preciso.
2. Espera
Se tem algum funcionário ou maquinário parado por estar esperando a conclusão de outra atividade, é sinal que o sistema de lean não está funcionando da forma adequada.
Vimos que o fluxo contínuo é determinante para que tudo transcorra com eficiência, e quando há participantes da cadeia produtiva parados, quer dizer que está havendo desperdício de tempo e de dinheiro.
Isso vale também para informações, pois se um colaborador depende de algum gestor trazer uma resposta para assim dar continuidade a um processo, essa espera será um desperdício.
Por isso que nessa metodologia a comunicação tem que ser integrada e ágil.
3. Superprodução
Esse item vai ao encontro com algo que já citamos, que é a previsão de demanda assertiva. Sem isso, a empresa pode produzir mais do que o necessário para atender seus clientes.
Busque otimizar os processos para que cada etapa produza só o necessário para atender a próxima até chegar ao consumidor. Tenha em mente que esse tipo de desperdício é o mais impactante para uma empresa, justamente porque vai impactar todos os demais citados por aqui.
Quando sua empresa produz mais que o necessário, você terá estoque demais, gastará mais recursos de produção, mão de obra, transporte, etc.
Ou seja, uma série de gastos que não cumprirão o objetivo primário:atender a demanda de forma competente.
4. Correção
É um dos consensos entre a maioria dos empresários que o retrabalho é um dos grandes gargalos de qualquer operação. Portanto, buscar acertar de primeira é uma das premissas do lean thinking.
Por essa razão, muitas corporações investem ostensivamente no período de treinamento da sua equipe antes de colocá-los para atuar na operação.
Uma etapa depende da outra para o fluxo contínuo do processo, e um erro vai gerar um efeito em cascata que prejudica toda a cadeia produtiva.
Neste ponto, o uso de tecnologias é um grande aliado para o seu negócio, ainda mais quando alguns processos podem ser automatizados, pois isso pode diminuir (ou até zerar) a incidência de erros.
5. Processamento excessivo
Esse item basicamente quer dizer: fazer mais do que é necessário.
Ou seja, realizar procedimentos que serão irrelevantes para o produto final.
Entenda que isso é diferente de dar atenção aos detalhes de uma produção e tem mais a ver com situações durante a etapa de produção, cuja eliminação nada afetariam no resultado final.
Um exemplo prático é quando funcionários são delegados para conferir algo que já foi conferido por outro colaborador, ou seja, uma checagem dupla que é contraproducente e nada agrega no valor da solução.
6. Transporte
É possível dizer que esse é um gargalo produtivo que afeta empresas em escala global, já que o custo de movimentação de mercadorias é sempre alto e qualquer tipo de atraso representa prejuízos relevantes.
Fora que essa área específica é uma das que menos dá para se ter algum tipo de controle, já que está sujeita a várias situações, desde desastres naturais até fechamentos de rodovias, como houve nos protestos dos caminhoneiros em 2018.
Por conta de tantos fatores envolvidos, e também dos altos custos, é vital evitar transportes desnecessários nas operações da sua empresa.
Dedique sempre um tempo para planejar o fluxo de transporte de mercadorias, tanto no ambiente interno da empresa quanto no externo, para antecipar problemas, quando possível, e para otimizar os custos com a logística.
7. Movimentação
Assim como movimentar mercadorias sem necessidade é um desperdício, a movimentação de pessoas também pode ser um fator prejudicial à cadeia produtiva.
E essa ideia vai desde o colaborador andar pela empresa a procura de determinada ferramenta, até o deslocamento para uma reunião que poderia ser executada por videoconferência, por exemplo.
Também é importante pensar na disposição das estações de trabalho que privilegiam a troca entre os funcionários, como compartilhamento de informações, documentos, entre outros itens importantes para o operacional.
Mais recentemente temos visto também como modelos de trabalho home office e híbridos tem sido positivo para as empresas, tanto na otimização do tempo de deslocamento como de custos com espaço físico corporativo.
Obviamente que nem todas as áreas de atuação podem se beneficiar de um modelo de trabalho home office, mas para aquelas onde é possível a aplicação, vale a pena considerar.
Conheça os benefícios do método Lean para as empresas
Ao longo deste conteúdo pudemos ver que a metodologia tem muito a agregar para as empresas, independentemente de qual seja a natureza da operação.
Principalmente nas indústrias, esse modelo operacional mais enxuto já é algo bastante difundido, muitas vezes até de forma empírica.
Contudo, ao entender bem os conceitos, podemos ver o quão benéfica essa filosofia é para todo tipo de empresa que deseja aumentar sua produtividade e reduzir seus custos, sem diminuir o valor percebido da entrega final.
Em suma, podemos dizer que os principais benefícios da aplicação do método lean nas empresas são:
- redução de vários desperdícios da cadeia produtiva;
- otimização do tempo que o produto leva para chegar a mão do cliente (Time-to-Market);
- aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos;
- aproveitamento mais eficiente dos recursos da empresa;
- melhorias no desempenho dos colaboradores e aumento na produtividade de forma geral;
- simplificação da grande maioria (ou todos) os processos operacionais.
Como implementar a filosofia Lean em sua organização?
Aplicar a filosofia lean em uma operação não é algo que possa ser feito do dia para noite, pois vai demandar um planejamento extenso, esforço de todos os envolvidos e, claro, receptividade para uma mudança que muitas vezes é estrutural na cultura da empresa.
O primeiro passo é justamente mapear todos os processos e atividades da empresa e fazer uma análise criteriosa para encontrar os pontos de desperdício e onde podem ser feitos os aprimoramentos imediatos.
Com isso, será possível identificar os fluxos de valores, ou seja, o caminho mais eficiente até a entrega de uma solução de qualidade para os clientes.
As principais ferramentas da metodologia Lean
Neste ponto, é preciso considerar um conjunto de soluções, afinal, a metodologia depende não só da redução de desperdícios, mas também da otimização da produtividade de todos os setores.
Para simplificar, a priori você precisa buscar ferramentas que atendam os seguintes critérios:
- melhorar o atendimento, os produtos e serviços sempre com foco em uma experiência do cliente mais positiva;
- organizar e otimizar o uso dos recursos operacionais da empresa;
- aumento na produtividade;
- aumento nos lucros.
Sistemas de gestão da TOTVS
Para atender a todos os requisitos citados, você vai precisar de uma plataforma robusta e eficiente que agregue as ferramentas necessárias para aplicação da metodologia lean.
Os sistemas de gestão da TOTVS têm justamente essa premissa de acompanhar o crescimento da sua empresa ao oferecer os meios para que você otimize os processos, organize tarefas e mantenha todo o time conectado para uma comunicação mais ágil e eficaz.
Isso porque as nossas tecnologias são configuráveis para se encaixarem nas necessidades operacionais do seu negócio e não o contrário.
Ficou curioso? Conheça mais sobre as soluções de gestão que a TOTVS tem para o seu negócio.
Conclusão
Por fim, você pode acompanhar como a metodologia lean é uma filosofia que se aplicada na sua operação adequadamente vai modificar a cultura da empresa e a forma como os participantes da cadeia produtiva devem encarar os processos operacionais.
Com isso, é possível atingir melhores resultados na ponta final, construindo um caminho bem mais eficiente capaz de gerar mais valor para o cliente e menos custos para sua empresa.
Aplique as etapas no seu negócio com o auxílio de soluções tecnológicas que vão de fato otimizar os processos, faça isso com os sistemas de gestão TOTVS.
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