CRM jurídico: como auxilia nos resultados de escritórios de advocacia

O CRM jurídico é uma ferramenta essencial para escritórios de advocacia. Afinal, um aspecto determinante para um negócio no setor jurídico é, além da qualidade dos serviços prestados, a forma como os relacionamentos são geridos.

É necessário prezar pela qualidade do atendimento, entendendo as necessidades e dores dos clientes para prestar uma assistência mais ágil, eficiente e próxima.

Porém, gerenciar as comunicações e os relacionamentos com os clientes de um escritório de advocacia requer muitos recursos, bem como muita atenção dos profissionais.

É aí que o sistema jurídico entra como solução: ele pode otimizar o gerenciamento de cada serviço, simplificando o manuseio da papelada, bem como (e principalmente) fornecer os recursos para melhor administrar o relacionamento com os clientes.

Neste guia completo, vamos te explicar tudo sobre o CRM jurídico, como funciona, quais os benefícios de investir nesse sistema e como escolher o melhor para o seu negócio. Vamos lá?

O que é um CRM jurídico?

O CRM jurídico é uma ferramenta de Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Ele ajuda as empresas a melhor administrarem sua relação com o cliente, otimizando e automatizando vários processos para melhor atendê-lo e, consequentemente, fidelizá-lo.

Quando falamos de CRM, podemos encarar o conceito de duas perspectivas: a estratégia e o software.

Hoje, no mercado, é comum citar o CRM como o sistema de gestão de relacionamentos. No entanto, a tecnologia só existe por conta da estratégia.

A gestão de relacionamento com o cliente trata-se do conjunto de boas práticas, políticas e ações que colocam o cliente no foco dos processos.

Na parte tecnológica do assunto, o sistema CRM é o responsável por integrar setores e dados, operacionalizando a estratégia de gestão de relacionamento adotada.

Desse modo, com um sistema CRM jurídico, os escritórios podem digitalizar a documentação, agilizar a resolução dos processos e, com base nos dados gerados a cada interação do cliente com sua empresa, entender suas necessidades para melhor atendê-los.

Para que serve um CRM jurídico?

O CRM jurídico é um sistema capaz de integrar processos, canais de comunicação e dados, simplificando o atendimento e possibilitando maior personalização.

Na prática, essa tecnologia fornece insights sobre os seus clientes e o relacionamento que você mantém com cada um.

Assim, mostra a você e ao seu time alguns pontos críticos nos quais agir para alavancar o engajamento, mostrar maior presença e qualidade na prestação dos serviços.

A verdade é que a velocidade e o fluxo de trabalho no setor jurídico tradicional não acompanha as expectativas dos clientes de hoje, já acostumados à comodidade dos serviços e produtos digitais.

Agora, o setor jurídico deve funcionar de modo abrangente e ágil, orientado por dados e com uma cultura proativa.

Não à toa, o uso de sistemas jurídicos tem crescido cada vez mais. 

Só na América Latina, o mercado de tecnologias jurídicas, incluindo os CRMs especializados no setor, alcançou US$ 1,7 bilhão em 2024. 

A expectativa é que o faturamento chegue a US$ 4,8 bilhões em 2033, segundo dados da consultoria IMARC Group. 

Com um CRM para o setor jurídico, o objetivo é sistematizar a gestão de relacionamentos, de modo que os seus funcionários sejam capazes de criar conexões mais significativas, bem como manter as suas informações atualizadas.

Além disso, é claro, com a coleta e processamento de dados, é possível realizar análises sobre os clientes e os leads de forma mais assertiva.

Desse modo, a tecnologia permite que você os acione de maneira mais fácil, por meio da automação de marketing, de modo a criar campanhas de comunicação verdadeiramente eficazes, convertendo o maior número de leads possível.

Como funciona um CRM jurídico?

O CRM jurídico simplifica o dia a dia da firma ou escritório de advocacia com a digitalização e automação de tarefas que costumam tomar muito tempo da equipe. 

Esse tipo de negócio lida com muita documentação, inclusive no que diz respeito à gestão do relacionamento com clientes. Com o sistema, você digitaliza toda essa etapa.

Requisições dos clientes, suas informações de contato, detalhes de serviços prestados, conversas passadas, e-mails e o conteúdo de cada ligação: independente do tamanho do seu negócio, manter tudo isso mapeado é um grande desafio.

Hoje, as empresas do setor jurídico precisam de uma gestão de contatos simplificada, que possibilite o contato rápido com cada cliente cadastrado em sua base.

Além disso, dependendo da solução escolhida, é possível que cada funcionário otimize sua autogestão.

Tudo com base em um dashboard inteligente e intuitivo, que fornece todas as informações relevantes sobre o cliente ou lead, bem como suas interações passadas. Na prática, falamos de recursos como:

• Centralização de dados;
• Atendimento ativo em vez de reativo;
• Detalhamento sobre todos os leads e clientes;
• Automação de ações de comunicação e de marketing digital;
• Possibilidade de se antecipar às necessidades dos clientes.

Qual é a diferença entre um CRM e ERP jurídico?

A diferença entre CRM e ERP é que o CRM é uma solução que visa otimizar a gestão do relacionamento com clientes. Já o ERP é umaferramenta de gestão empresarial, destinado à gestão dos recursos, pessoas e processos de forma geral.

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Empresariais. É um sistema mais amplo do que o CRM e possui um maior número de recursos, pois abrange mais áreas do setor administrativo e mesmo operacional do negócio.

Com o ERP, a empresa monitora seu desempenho e produtividade, gerencia o estoque, controla o financeiro e o setor de compras, bem como o RH.

Ou seja, é uma solução própria para a gestão do negócio como um todo.

Já o CRM é mais específico, com recursos e funcionalidades capazes de otimizar o funil de vendas e as estratégias de comunicação do negócio.

Como escritórios de advocacia dependem inteiramente da satisfação dos seus clientes para continuar faturando e crescendo, o CRM jurídico é uma solução indispensável.

Por que investir em um CRM para o escritório de advocacia?

Os clientes são a base para o funcionamento do escritório de advocacia. Sem um bom relacionamento com eles, o seu negócio dificilmente vai prosperar e, justamente por isso, o CRM torna-se parte essencial da operação.

No dia a dia, o sistema atua como um guia estratégico, que orienta os passos necessários para fortalecer essa relação. 

Isso porque ele dá uma nova, e mais completa, perspectiva sobre a jornada do seu cliente.

Ele expande, em forma de dados e em um dashboard visual aprofundado, o funil pelo qual seu cliente percorre, isto é, todos os seus passos dentro da sua base, desde a primeira interação com algum ponto de contato.

Até aqui, você já entendeu o que é, como funciona e quais os principais diferenciais do CRM jurídico, é hora de entender os motivos que justificam o investimento nessa solução.

É o que vamos explicar a seguir, contextualizando quais os principais diferenciais dessa ferramentas, bem como as vantagens para o seu negócio. Vamos lá?

Automatiza atividades rotineiras

Com um CRM, você automatiza várias tarefas da rotina de comunicação e gestão dos clientes, como o cadastro de suas informações e de dados relativos às interações dos leads e clientes.

Além disso, o CRM pode servir para contextualizar os profissionais, antecipando as suas necessidades com base em processos passados, o que chamamos de jurimetria.

Assim, a resolução de problemas se torna mais eficiente e proativa.

Auxilia no relacionamento com os clientes

O principal objetivo de um negócio é manter os clientes existentes satisfeitos e, ao mesmo tempo, trazer novos.

Por isso, em um escritório de advocacia, é importante garantir que lidar com a papelada (tanto para o cliente quanto para os profissionais) não seja um processo estressante.

Um software de CRM jurídico pode automatizar vários processos dentro da gestão do cliente, como seu cadastro na base de dados, bem como monitorar sua jornada como consumidor.

Com isso, o escritório pode automatizar avisos e lembretes, via SMS ou e-mail, para manter os clientes informados sobre as atualizações de qualquer caso, bem como para compartilhar a papelada legal.

Aumenta a credibilidade

Com mais tempo para focar nas soluções destinadas aos problemas do cliente, a qualidade do atendimento só melhora.

Além disso, a tecnologia e a automatização de processos reduzem a incidência de erros humanos, o que torna cada interação mais eficaz.

Ou seja, você consegue facilmente entender o problema do cliente e, com base nas informações que possui, solucioná-lo.

No fim das contas, são aspectos que contribuem para melhorar a imagem do seu negócio, estimular o “boca a boca” e enriquecer a sua credibilidade.

Centraliza as informações

Não importa se o seu escritório tem um ou centenas de clientes, a papelada e os documentos nunca acabam.

Armazená-los, classificá-los, gerenciá-los e, quando necessário, classificá-los é um desafio e tanto.

Com um bom CRM, os documentos podem ser facilmente organizados em pastas, bem como compartilhados com os seus colegas e clientes, ou mesmo excluídos e modificados (por pessoas autorizadas, claro).

Além disso, por meio do CRM jurídico, é possível registrar rapidamente qualquer contato que você e a sua equipe possam ter com um cliente existente ou potencial.

Desse modo, não importa a velocidade dos atendimentos e interações, os dados estarão sempre disponíveis para você acessar.

Melhora a comunicação 

Por fim, o CRM jurídico proporciona as ferramentas e recursos para que a sua empresa otimize a comunicação.

Com esse sistema, é possível padronizar a linguagem que você usa para atender aos clientes. Ao mesmo tempo, você consegue personalizar as abordagens com base nos dados e necessidades dos seus contatos.

Além disso, o CRM permite que você segmente os leads que ainda não se tornaram clientes.

É uma forma de potencializar os esforços de marketing, criando campanhas personalizadas não para um ou outro lead, mas para diferentes “níveis” de maturidade no seu funil.

Como saber se sua empresa precisa de um CRM jurídico?

É simples: a sua empresa precisa de um CRM jurídico porque, sem uma solução para gerenciar os relacionamentos que você mantém com os clientes, você os perderá para a concorrência.

Os seus clientes e demais contatos (leads, prospects etc.) são ativos fundamentais para a sua empresa.

Adotar um sistema de CRM ajuda você a:

• Cultivar relacionamentos;
• Melhorar os índices de retenção, bem como expansão da base de clientes;
• Construir melhores, mais ricos e valiosos vínculos com todos os clientes.

Na prática, o CRM jurídico melhora os resultados de seus esforços direcionados ao desenvolvimento de negócios — o que, invariavelmente, impacta na receita da empresa.

Porém, nós sabemos que o meio jurídico é relutante em investir em tecnologia, especialmente porque os sistemas antigos e legados não oferecem o que eles precisam.

Hoje, no entanto, com a escolha certa, é possível integrar uma tecnologia completa, que entregue todas as funcionalidades necessárias para desenvolver as tarefas do setor jurídico, bem como gerenciar os clientes desse tipo de negócio.

Como escolher o melhor CRM jurídico para o escritório de advocacia?  

Se você decidiu fazer o investimento e quer implementar um CRM jurídico, o próximo passo é escolher um sistema adequado. Parece um processo fácil, mas envolve uma boa avaliação para encontrar uma ferramenta alinhada às necessidades da sua operação.  

Na prática, você já sabe que a plataforma certa de CRM agregará valor ao seu negócio e facilitará as operações. No entanto, ele deve possuir as funcionalidades, infraestrutura e toda segurança que o seu negócio, que lida com informações sensíveis, exige.

Por isso, veja bem: nem todo sistema CRM atenderá aos requisitos do seu negócio.

Você precisa de um CRM jurídico que se encaixe no orçamento, bem como nas necessidades jurídicas e comerciais da sua empresa.

Quando você investe em um CRM, mais do que nas finanças, você deve se concentrar em cumprir os seus objetivos principais. Para começar, reflita sobre esses pontos:

• Você está procurando um software para gerar novos leads ou para gerenciar o fluxo de trabalho?
• Você quer que o seu CRM ajude a melhorar a comunicação com os clientes ou apenas armazene documentos confidenciais?

Para descobrir como escolher o melhor CRM Jurídico, indicamos que você considere alguns fatores, como:

• Financeiro: busque por uma solução que equilibre custo-benefício e um bom retorno do investimento;
• Fornecedor renomado: ao adquirir um SaaS, você certamente vai estabelecer um relacionamento de longo prazo com o fornecedor. Por isso, busque reviews sobre o sistema e sobre a marca, além de informações sobre o suporte oferecido;
• Integração com outros aplicativos: é essencial que o seu CRM jurídico permita a integração do sistema com outras soluções e ferramentas. Isso potencializa a automação de processos e cria um ecossistema tecnológico que agregue valor ao negócio.

Tecnologias TOTVS para escritórios de advocacia

As nossas tecnologias para escritórios de advocacia oferecem tanto um CRM como um ERP para o seu estabelecimento. Ou seja, tratam-se de soluções que vão além e colocam o seu negócio em outro patamar.

Com os softwares e aplicações jurídicas da TOTVS, você automatiza tarefas, se conecta aos seus clientes e aumenta a lucratividade do seu negócio.

Tenha dados em tempo real, que facilitem a gestão do relacionamento com os clientes e permitam que melhores insights sejam mapeados.

Além disso, conte com uma suíte completa de funcionalidades que complementam o seu backoffice, capacitando a sua gestão de documentos, por exemplo.

Que tal conferir os benefícios dos sistemas jurídicos da TOTVS na prática? Confira o depoimento do escritório Lefosse Advogados:

Conclusão

Cada vez mais, o relacionamento entre escritórios de advocacia e seus clientes está evoluindo, afinal, a expectativa dessas pessoas só cresce.

Com um CRM jurídico, é possível não só fortalecer os relacionamentos com os seus clientes, mas também aprimorar a comunicação com leads e encontrar formas de fidelizar a sua base e maximizar as receitas.

Neste conteúdo, você entendeu como a solução funciona na prática e conferiu dicas para encontrar o sistema mais adequado para as necessidades do seu negócio.

Se você quer criar um ecossistema integrado e garantir maior controle de ponta a ponta na sua operação, as tecnologias TOTVS para escritórios de advocacia são uma ótima escolha.

Independente dos objetivos para o seu escritório, uma coisa é certa: a transformação digital é parte dos processos diários de qualquer empresa e acompanhar a evolução tecnológica é fundamental não só para garantir eficiência, mas também competitividade. 

E aí, gostou do nosso guia completo? Aproveite para conferir também o conteúdo sobre inteligência artificial na advocacia e entenda como essa tecnologia tem potencializado ainda mais a digitalização no setor.

FAQ: perguntas frequentes sobre CRM jurídico

Como escolher um CRM jurídico adequado para escritórios de advocacia?

Avalie as necessidades específicas do seu escritório, como gestão de clientes, processos e prazos. Além disso, verifique a integração do CRM com sistemas jurídicos, facilidade de uso, suporte e segurança dos dados da ferramenta. 

Quais funcionalidades são essenciais num CRM jurídico?

Gestão de contatos e clientes, controle de processos, acompanhamento de prazos, histórico de interações, automação de tarefas e relatórios são recursos indispensáveis em qualquer CRM jurídico.

A integração com agendas e sistemas jurídicos também é importante para centralizar informações e otimizar a rotina do escritório.

Quais são as vantagens de usar um CRM específico para advocacia?

O CRM especializado no setor jurídico atua em diversos pontos, mas especialmente na organização de informações, melhora do relacionamento com clientes e controle de prazos e processos. 

A partir disso, o sistema contribui para o aumento da produtividade, redução de erros operacionais e tomada de decisões com base em dados, construindo uma gestão mais eficiente no escritório.