CRM jurídico: como auxilia nos resultados de escritórios de advocacia

Equipe TOTVS | 11 março, 2022

O CRM jurídico é uma ferramenta essencial para escritórios de advocacia. Um aspecto determinante para um negócio no setor jurídico é, além da qualidade dos serviços prestados, a forma como os relacionamentos são geridos.

É necessário prezar pela qualidade do atendimento, entendendo as necessidades e dores dos clientes para prestar uma assistência mais ágil, eficiente e próxima.

Porém, gerenciar as comunicações e os relacionamentos com os clientes de um escritório de advocacia requer muitos recursos, bem como muita atenção dos profissionais.

É aí que o sistema jurídico entra como solução: ele pode otimizar o gerenciamento de cada serviço, simplificando o manuseio da papelada, bem como — e principalmente — fornecer os recursos para melhor administrar o relacionamento com os clientes.

Neste guia completo, vamos te explicar tudo sobre o CRM jurídico, como funciona, quais os benefícios de investir nesse sistema e como escolher o melhor para o seu negócio. Vamos lá?

O que é um CRM jurídico?

O CRM jurídico é uma ferramenta de Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Ele ajuda as empresas a melhor administrarem sua relação com o cliente, otimizando e automatizando vários processos para melhor atendê-lo e, consequentemente, fidelizá-lo.

Quando falamos de CRM, podemos encarar o conceito de duas perspectivas: a estratégia e o software.

Hoje, no mercado, é comum citar o CRM como o sistema de gestão de relacionamentos. No entanto, a tecnologia só existe por conta da estratégia.

A gestão de relacionamento com o cliente trata-se do conjunto de boas práticas, políticas e ações que colocam o cliente no foco dos processos.

Na parte tecnológica do assunto, o sistema CRM é o responsável por integrar setores e dados, operacionalizando a estratégia de gestão de relacionamento adotada.

Desse modo, com um sistema CRM jurídico, os escritórios podem digitalizar a documentação, agilizar a resolução dos processos e, com base nos dados gerados a cada interação do cliente com sua empresa, entender suas necessidades para melhor atendê-los.

A transformação digital na área jurídica 

A transformação digital no setor jurídico é um movimento de digitalização de cada aspecto da experiência legal: das entregas ao fluxo de trabalho, gestão de processos, colaboração interna e, claro, engajamento com o cliente.

Hoje, é possível visualizar a transformação digital como uma direção clara para o setor jurídico.

A necessidade de incorporar tecnologia nos processos, bem como de tornar os processos internos mais visíveis e, claro, de superar as crescentes expectativas dos clientes é o que impulsiona essa transformação.

Veja bem, isso acontece por um motivo claro:

Os escritórios de advocacia não podem mais se isolar de todo o aparato corporativo. Não há sucesso sendo independente em relação ao que acontece no mercado.

A velocidade e o fluxo de trabalho no setor jurídico tradicional não acompanha as expectativas dos clientes de hoje, já acostumados à comodidade dos serviços e produtos digitais.

Agora, o setor jurídico deve funcionar de modo abrangente e ágil, orientado por dados e com uma cultura proativa.

Na prática, as empresas desse setor devem agir para além do aconselhamento jurídico. Mas, para onde rumar?

É preciso reimaginar o propósito da empresa, com base na perspectiva da empresa e do cliente.

Nesse movimento, a tecnologia e a digitalização dos processos têm importância fundamental, pois ajudarão as empresas a entenderem o próximo passo

Para que serve um CRM jurídico?

O CRM jurídico é um sistema apropriado para melhorar os relacionamentos que você possui com os seus clientes. É uma tecnologia capaz de integrar processos, canais de comunicação e dados, simplificando o atendimento e possibilitando maior personalização.

Na prática, um CRM jurídico fornece insights sobre os seus clientes e o relacionamento que você mantém com cada um.

Assim, mostra a você e ao seu time alguns pontos críticos nos quais agir para alavancar o engajamento, mostrar maior presença e qualidade na prestação dos serviços.

Na verdade, de acordo com dados da Statista, cerca de 84% das empresas jurídicas viram um aumento da eficiência operacional ao utilizar tecnologia em seus processos, como o CRM.

Com um CRM Jurídico, o objetivo é sistematizar a sua gestão de relacionamentos, de modo que os seus funcionários sejam capazes de criar conexões mais significativas, bem como manter as suas informações atualizadas.

Além disso, é claro, com a coleta e processamento de dados, é possível realizar análises sobre os clientes e os leads em seu banco de dados.

Desse modo, a tecnologia permite que você os acione de maneira mais fácil, por meio da automação de marketing, de modo a criar campanhas de comunicação verdadeiramente eficazes, convertendo o maior número de leads possível.

Como funciona um CRM jurídico?

O CRM jurídico simplifica o dia a dia da firma ou escritório de advocacia. Esse tipo de negócio lida com muita documentação, inclusive no que diz respeito à gestão do relacionamento com clientes. Com o sistema, você digitaliza toda essa etapa.

Ou seja, requisições dos clientes, suas informações de contato, detalhes de serviços prestados, conversas passadas, e-mails e o conteúdo de cada ligação.

Independente do tamanho do seu negócio, manter tudo isso mapeado é um grande desafio.

Hoje, as empresas do setor jurídico precisam de uma gestão de contatos simplificada, que possibilite o contato rápido com cada cliente cadastrado em sua base.

Além disso, dependendo da solução escolhida, é possível que cada funcionário otimize sua autogestão.

Tudo com base em um dashboard inteligente e intuitivo, que fornece todas as informações relevantes sobre o cliente ou lead, bem como suas interações passadas. Na prática, falamos de recursos como:

  • Centralização de dados;
  • Atendimento em ativo em vez de reativo;
  • Detalhamento sobre todos os leads e clientes;
  • Automação de ações de comunicação e de marketing digital;
  • Possibilidade de se antecipar às necessidades dos clientes.

Como um CRM auxilia na visibilidade e nos resultados de escritórios de advocacia? 

Quando falamos em CRM jurídico, nos referimos a uma ferramenta que melhora a gestão do relacionamento com o cliente. Mas o que isso significa? Os principais pontos são: maior visibilidade que leva a melhores resultados.

Como?

É que o CRM jurídico lhe dá uma nova, e mais completa, perspectiva sobre a jornada do seu cliente.

Ele expande, em forma de dados e em um dashboard visual aprofundado, o funil pelo qual seu cliente percorre — isto é, todos os seus passos dentro da sua base, desde a primeira interação com algum ponto de contato.

Além disso, o CRM permite que você segmente os leads que ainda não se tornaram clientes.

É uma forma de potencializar os esforços de marketing, criando campanhas personalizadas não para um ou outro lead, mas para diferentes “níveis” de maturidade no seu funil.

Possui algumas centenas de leads pouco qualificados?

Então, segmente-os e crie campanhas de meio de funil, buscando conhecê-lo e inteirá-lo sobre a sua empresa e serviços.

E agora, 10% desses leads avançaram no funil? É hora de continuar nutrindo-os com conteúdos e contatos frequentes, buscando conhecê-los e ativá-los dentro do ecossistema de comunicação do seu negócio.

Assim, você terá em mãos as melhores e mais qualificadas informações para saber como abordar o lead e torná-lo, finalmente, um cliente.

Com o CRM jurídico, você melhora os resultados pois otimiza os esforços de marketing e de comunicação, alimentando o time de vendas com leads cada vez mais qualificados.

Além disso, é claro, tem os recursos necessários para gerenciar o relacionamento com os clientes existentes, aumentando seu lifetime value (LTV) e fidelizando-os aos seus serviços.

Qual é a diferença entre um CRM e ERP jurídico?

A diferença entre CRM jurídico e ERP é que o CRM é uma solução que visa otimizar a gestão do relacionamento com clientes. Seu foco é converter leads e fidelizar clientes. Já o ERP é uma ferramenta de gestão empresarial, destinado à gestão dos recursos, pessoas e processos de forma geral.

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Empresariais.

É um sistema mais amplo do que o CRM e possui um maior número de recursos, pois abrange mais áreas do setor administrativo e mesmo operacional do negócio.

Com o ERP, a empresa monitora seu desempenho e produtividade, gerencia o estoque, controla o financeiro e o setor de compras, bem como o RH.

Ou seja, é uma solução própria para a gestão do negócio como um todo.

Já o CRM é mais específico, com recursos e funcionalidades capazes de otimizar o funil de vendas e as estratégias de comunicação do negócio.

Como escritórios de advocacia dependem inteiramente da satisfação dos seus clientes para continuar faturando e crescendo, o CRM jurídico é uma solução indispensável.

Por que investir em um CRM para o escritório de advocacia?

Até aqui, você já entendeu o que é, como funciona e quais os principais diferenciais do CRM jurídico, é hora de entender os motivos que justificam o investimento nessa solução.

Por que seu escritório deveria contar com um CRM jurídico?

É o que vamos explicar a seguir, contextualizando quais os principais diferenciais dessa ferramentas, bem como as vantagens para o seu negócio. Vamos lá?

Automatização da rotina

Com um CRM, você automatiza várias tarefas da rotina de comunicação e gestão dos clientes, como o cadastro de suas informações e de dados relativos às interações dos leads e clientes.

Além disso, o CRM pode servir para contextualizar os profissionais, antecipando as suas necessidades com base em processos passados — o que chamamos de jurimetria.

Assim, a resolução de problemas se torna mais eficiente e proativa.

Auxilia no relacionamento com os clientes

O principal objetivo de um negócio é manter os clientes existentes satisfeitos e, ao mesmo tempo, trazer novos.

Por isso, em um escritório de advocacia, é importante garantir que lidar com a papelada (tanto para o cliente quanto para os profissionais) não seja um processo estressante.

Um software de CRM jurídico pode automatizar vários processos dentro da gestão do cliente, como seu cadastro na base de dados, bem como monitorar sua jornada como consumidor.

Com um CRM jurídico, o escritório pode automatizar avisos e lembretes, via SMS ou e-mail, para manter os seus clientes informados sobre as atualizações de qualquer caso, bem como para compartilhar a papelada legal.

Aumenta a credibilidade

Com mais tempo para focar nas soluções destinadas aos problemas do cliente, a qualidade do atendimento só melhora.

Além disso, a tecnologia e a automatização de processos reduzem a incidência de erros humanos, o que torna cada interação mais eficaz.

Ou seja, você consegue facilmente entender o problema do cliente e, com base nas informações que possui, solucioná-lo.

No fim das contas, são aspectos que contribuem para melhorar a imagem do seu negócio, estimular o “boca a boca” e enriquecer a sua credibilidade.

Centraliza as informações

Não importa se o seu escritório tem um ou centenas de clientes, a papelada e os documentos nunca acabam.

Armazená-los, classificá-los, gerenciá-los e, quando necessário, classificá-los é um desafio e tanto.

Com um bom CRM, os documentos podem ser facilmente organizados em pastas, bem como compartilhados com os seus colegas e clientes, ou mesmo excluídos e modificados (por pessoas autorizadas, claro).

Além disso, por meio do CRM jurídico, é possível registrar rapidamente qualquer contato que você e a sua equipe possam ter com um cliente existente ou potencial.

Desse modo, não importa a velocidade dos atendimentos e interações, os dados estarão sempre disponíveis para você acessar.

Melhora a comunicação 

Por fim, o CRM jurídico proporciona as ferramentas e recursos para que a sua empresa otimize a comunicação.

Com esse sistema, é possível padronizar a linguagem que você usa para atender aos clientes — ao mesmo tempo em que personaliza as abordagens, com base nos dados e necessidades dos seus contatos.

sistema de gestão jurídica

Como saber se sua empresa precisa de um CRM jurídico?

É simples: a sua empresa precisa de um CRM jurídico porque, sem uma solução para gerenciar os relacionamentos que você mantém com os clientes, você os perderá para a concorrência.

Os seus clientes e demais contatos (leads, prospects etc.) são ativos cruciais para a sua empresa.

Adotar um sistema de CRM ajuda você a:

  • cultivar relacionamentos;
  • melhorar os índices de retenção, bem como expansão da base de clientes;
  • construir melhores, mais ricos e valiosos vínculos com todos os clientes.

Na prática, o CRM jurídico melhora os resultados de seus esforços direcionados ao desenvolvimento de negócios — o que, invariavelmente, impacta na receita da empresa.

Porém, nós sabemos que o meio jurídico é relutante em investir em tecnologia, especialmente porque os sistemas antigos e legados não oferecem o que eles precisam.

Hoje, no entanto, com a escolha certa, é possível integrar uma tecnologia completa, que entregue todas as funcionalidades necessárias para desenvolver as tarefas do setor jurídico, bem como gerenciar os clientes desse tipo de negócio.

Como escolher o melhor CRM jurídico para o escritório de advocacia?  

Ok, você decidiu fazer o investimento e quer implementar um CRM jurídico em seu escritório. E agora, qual o próximo passo para garantir que você faça a melhor escolha de CRM?

Na prática, você já sabe que a plataforma certa de CRM agregará valor ao seu negócio e facilitará as operações. No entanto, ele deve possuir as funcionalidades, infraestrutura e toda segurança que o seu negócio — que lida com informações sensíveis — exige.

Por isso, veja bem: nem todo sistema CRM atenderá aos requisitos do seu negócio.

Você precisa de um CRM jurídico que se encaixe no orçamento, bem como nas necessidades jurídicas e comerciais da sua empresa.

Quando você investe em um CRM, mais do que nas finanças, você deve se concentrar em cumprir os seus objetivos principais.

  • Você está procurando um software para gerar novos leads ou para gerenciar o fluxo de trabalho?
  • Você quer que o seu CRM ajude a melhorar a comunicação com os clientes ou apenas armazene documentos confidenciais?

Para descobrir como escolher o melhor CRM Jurídico, indicamos que você busque pelos seguintes pontos:

Financeiro

O propósito de usar uma solução de CRM é aumentar a eficiência da comunicação com seus clientes, maximizando os lucros.

Mas busque pela solução com preços compatíveis e que caibam no seu bolso.

Fornecedor renomado

Veja bem: ao adquirir um SaaS, você certamente vai estabelecer um relacionamento de longo prazo com o fornecedor. Por isso, busque por aquele que melhor possa suprir as necessidades da sua empresa.

Busque reviews dos produtos, bem como observe como a marca se relaciona com os seus clientes, entendendo como o atendimento é realizado.

Integração com outros aplicativos

É essencial que o seu CRM jurídico permita a integração do sistema com outras soluções e ferramentas.

É uma forma de potencializar a automação de processos, integrar informações e criar um ecossistema tecnológico que realmente agregue valor às suas entregas.

Tecnologias TOTVS para escritórios de advocacia

As nossas tecnologias para escritórios de advocacia oferecem tanto um CRM como um ERP para o seu estabelecimento. Ou seja, tratam-se de soluções que vão além e colocam o seu negócio em outro patamar.

Com os softwares e aplicações jurídicas da TOTVS, você automatiza tarefas, se conecta aos seus clientes e aumenta a lucratividade do seu negócio.

Tenha dados em tempo real, que facilitem a gestão do relacionamento com os clientes e permitam que melhores insights sejam mapeados.

Além disso, conte com uma suíte completa de funcionalidades que complementam o seu backoffice, capacitando a sua gestão de documentos, por exemplo.

Que tal conferir os benefícios das nossas tecnologias na prática? Confira o depoimento do escritório de advocacia Pacheco Neto logo abaixo.

Conclusão

Cada vez mais, o relacionamento entre escritórios de advocacia e seus clientes está evoluindo — afinal, a expectativa dessas pessoas só cresce.

Com um CRM jurídico, é possível fortalecer os relacionamentos com os seus clientes, aprimorar a comunicação com leads e encontrar formas de fidelizar a sua base e maximizar as receitas.

Para tanto, você já sabe: conte com as tecnologias TOTVS para escritórios de advocacia!E aí, gostou do nosso guia completo? Esperamos que fique aqui no blog para ler outros conteúdos sobre gestão jurídica. Temos uma seção inteira dedicada ao tema!

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