10 razões para adotar um sistema jurídico para o seu escritório

Quando falamos de sistema jurídico há dois significados possíveis. Um deles é o próprio sistema legal, ou seja, o conjunto de normas jurídicas interdependentes, reunidas por um elemento unificador, com o objetivo de disciplinar a convivência social e a conduta dos indivíduos.

Como profissional do Direito, você deve saber disso melhor do que ninguém.

Mas há um outro sentido para a expressão: o da tecnologia. Nesse caso, o sistema jurídico ou ERP jurídico é um software de gestão especializado para automatizar as rotinas e dar mais eficiência ao dia a dia de escritórios de advocacia, advogados autônomos ou departamentos jurídicos de empresas.

E é neste segundo sentido que pretendemos explorar o artigo, explicando o que é um sistema jurídico e como o software pode transformar a sua rotina e modernizar a sua prática.

 O que é um sistema jurídico?

Mas, afinal, o que é um sistema jurídico? E por que ele é tão importante para os profissionais que atuam no Direito? Bem, a função do software jurídico, seja em uma empresa ou num escritório de advocacia, é gerenciar todas as tarefas de rotina, automatizando atividades repetitivas ou burocráticas.

Além de executar as tarefas com maior eficiência,o sistema de gestão jurídica faz com que você ganhe tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas. 

O resultado é uma rotina mais produtiva, que aumenta a capacidade da sua empresa ou do seu escritório em lidar com um maior número de processos judiciais simultaneamente.

Além disso, investir em um ERP Jurídico pode apresentar muitas vantagens para garantir uma qualidade maior de cases bem sucedidos no seu portfólio. Quer entender mais sobre? Então continue a leitura.

 Qual a diferença entre um ERP Jurídico e um convencional?

Se você não está familiarizado com a sigla, ERP quer dizer Enterprise Resource Planning. Ou seja, Planejamento de Recursos da Empresa. Trata-se de um software para armazenamento e gestão de todos os dados de uma organização.

Um ERP Jurídico é, portanto, um sistema de gestão especializada, desenvolvido para atender as demandas específicas dos profissionais de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. 

Trata-se de um software de gestão mais completo e mais eficiente para o segmento jurídico do que um ERP convencional. Com funcionalidades, ferramentas e dashboards já pré-personalizados de acordo com as necessidades do segmento.

Por esse mesmo motivo, um software jurídico também é capaz de atender as necessidades de captação, retenção e relacionamento com clientes de forma mais adequada para escritórios de advocacia do que um sistema comum de CRM (Customer Relationship Management).

Ainda está em dúvida? Então, confira 10 s para você contratar um sistema jurídico.

 1. Redução de Custos

Seja no departamento jurídico de uma empresa ou em um escritório de advogados, o sistema jurídico é uma poderosa ferramenta para reduzir custos.

“Em um departamento jurídico, por exemplo, um ERP permite, por exemplo, que você identifique claramente as fontes das despesas jurídicas”, diz André Spirigoni, coordenador de Desenvolvimento de Software para Departamentos Jurídicos da TOTVS. 

“Se você gastou R$ 1 milhão em indenizações judiciais, a empresa saberá o motivo para tomar as providências e corrigir o problema”.

  2. Controle de Prazos

Com um software para escritório de advocacia ou para o departamento jurídico, você consegue fazer o controle de prazos de seus processos. Os controles automatizados de um sistema de gestão alertam os profissionais para todos os prazos processuais de forma automática.

Ao cumprir todos os prazos corretamente, você evita prejuízos para a sua empresa, ou para os clientes do seu escritório. Além disso, o controle automatizado libera os profissionais da execução de uma tarefa mecânica. 

Com isso, você tem mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas e a processos jurídicos.

 3. Otimização de acordos

Um bom sistema digital jurídico também ajuda você a agilizar a realização de acordos e evitar litígios desgastantes ou desnecessários para sua empresa e para os clientes do seu escritório de advocacia.

Na prática, você pode usar os dados do seu software jurídico para avaliar se uma proposta de acordo está em linha com as negociações realizadas em casos anteriores. 

Ou ainda, avaliar as chances de vitória em um caso com base na análise de processos anteriores, para ver se o acordo vale a pena.

O sistema de gestão jurídica ainda ajuda você a provisionar os recursos para a realização dos acordos, permitindo distribuir a verba prevista de maneira mais eficiente.

 4. Cliente Intake

O processo de Cliente Intake está ligado à captação e recebimento dos clientes em um escritório de advogados. E o sistema digital jurídico é fundamental para que não haja surpresas nessa rotina.

“Através de um colegiado sistêmico no ERP Jurídico, formado por sócios do escritório, inicia-se uma fase de avaliação de Conflito de Interesse, decidindo por recepcionar ou não aquele novo Cliente ou Caso”, explica Cláudio Moraes, gerente de Produtos do segmento Jurídico da TOTVS. “Assim você evita conflitos de interesse”, completa.

Entre outras ferramentas que auxiliam o Cliente Intake do escritório de advocacia, está o sistema de DBM (Database Marketing). 

Moraes explica ainda que um bom software para escritórios de advocacia pode ajudar na gestão de oportunidades, dentro das rotinas de captação e Cliente Intake. “Sempre de acordo com os limites impostos pelo Código de Ética dos advogados”, ressalta.

  5. Controle de Formação de Preços

Com um bom ERP jurídico, o seu escritório de advogados tem um melhor controle da formação de preços dos serviços oferecidos. 

Admitiu um novo cliente no escritório? O software vai permitir que você concilie todos os indicadores da prestação do serviço com os dados financeiros.

Afinal, a ferramenta é totalmente integrada com o backoffice da empresa, possibilitando uma gestão financeira muito mais eficiente. 

Dessa maneira, você saberá se está utilizando o número de horas e os profissionais corretos para o atendimento. 

E se der algum desconto antes ou durante o processo, por exemplo, o sistema digital jurídico vai indicar para você como isso vai afetar a sua margem, para que o seu escritório não tenha prejuízo.

6. Máximo proveito da tecnologia 

Um sistema jurídico é o primeiro passo para você começar a  transformação digital em seu escritório. A automação de rotinas e a digitalização dos dados permitem organizar com muito mais eficiência as suas atividades.

E isso é só o começo!

O ERP para gestão jurídica permite aproveitar melhor o uso de novas tecnologias que estão revolucionando a prática e dando origem a uma nova era do direito 4.0. 

Como a Jurimetria Digital, por exemplo. Com a análise de dados estatísticos aplicada ao Direito, você calcula probabilidades de sucesso ou fracasso em litígios, e prevê tendências de comportamento nos tribunais.

E quando você soma os dados dessas fontes externas às informações internas do escritório ou departamento jurídico no seu ERP, o resultado é um ganho exponencial de eficiência.

  7. Melhor controle processual

Chega de papelada, chega de planilhas! Quem tem um bom software jurídico não precisa de nada disso para o controle de processos jurídicos, mesmo quando se trata de grandes volumes de informações. Muito pelo contrário, inclusive.

As buscas de processos podem ser automatizadas, tornando a atividade mais rápida e ágil.

As ferramentas do ERP jurídico  também permitem acompanhar todo o ciclo de vida dos processos, desde a abertura até o encerramento. 

Por meio do acompanhamento automatizado é possível até mesmo saber que um processo foi aberto contra a sua empresa ou algum cliente do seu escritório, antes mesmo da notificação oficial.

Sem falar, é claro, no acompanhamento de realização de audiências, controle de incidentes processuais e cálculo de despesas e garantias ao longo de um processo.

  8. Melhor visão estratégica

Com um bom sistema jurídico de gestão em mãos, você não se perde nas rotinas do dia a dia e consegue ter uma visão completa de todos os indicadores de desempenho jurídico. 

Os dados estão todos lá, a um clique de distância para que você decida com base nessas informações, sem depender da intuição. 

O resultado é muito mais assertivo para facilitar a tomada de decisões estratégicas, seja na empresa ou no escritório.

 9. Memória jurídica

Sem um software de gestão jurídica, a sua empresa perde a memória e histórico de informações. Por outro lado, se você conta com um sistema eficiente, todos os detalhes dos processos envolvendo a sua empresa ou os seus clientes ficam registrados, e você pode consultá-los facilmente.

“Em resumo, você tem condições de olhar o passado, para entender o seu presente e moldar o seu futuro”, diz Spirigoni.

 10. Melhor atendimento ao cliente

Um software jurídico permite que você ofereça o melhor atendimento a seu cliente.  Afinal, o ERP jurídico oferece muito mais agilidade e inteligência no atendimento das demandas, seja para atuação nos tribunais, para emissão de pareceres, atividades de due dilligence, análise de contratos, gestão de riscos, etc.

Conheça o TOTVS Jurídico

O software jurídico da TOTVS tem o objetivo de automatizar tarefas e aumentar a lucratividade de um departamento ou escritório de advocacia. 

Com soluções que vão além de um ERP Jurídico, fazendo toda a integração e disponibilização de dados em tempo real para sua equipe, os profissionais do Direito poderão contar com ferramentas que facilitam a gestão de documentos, sistemas para automação de processos e aplicativo para avisar os clientes sobre a situação de seus processos registrados. 

Tudo isso visando máximo proveito e aumento da produtividade do seu negócio. 

Ficou interessado em conhecer mais sobre o software de gestão jurídico da TOTVS? Então confira o depoimento do escritório de advocacia Pacheco Neto logo abaixo.

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, abordamos alguns dos mais importantes aspectos sobre os sistemas jurídicos e a importância deles para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. 

Explicamos também as principais razões para você adotar um ERP jurídico e como essa ferramenta pode ajudar você a dar mais produtividade e inteligência estratégica na sua prática jurídica.

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do país e acredita no Brasil que faz. Não seria diferente com o segmento jurídico, ajudando a gerar valor em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de qualquer porte.

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