O controle de mercadorias é muito importante para manter seus produtos organizados, padronizados e armazenados de maneira correta.
Mas você sabe como fazer isso de forma eficiente e segura? Quais são os passos para um bom controle de mercadorias em estoque?
Se você não tem a resposta para essas perguntas, continue lendo este artigo!
Separamos as principais informações sobre o assunto, além de algumas dicas práticas e simples que te ajudarão a gerenciar melhor o seu estoque e evitar prejuízos. Vamos lá?
Como fazer o controle de mercadorias na empresa?
O controle de mercadorias na empresa é o processo de registrar, monitorar e organizar os produtos que entram e saem do seu negócio.
Ele é essencial para garantir que você tenha sempre a quantidade certa de itens para atender à demanda dos seus clientes, sem desperdiçar recursos ou espaço.
Além disso, também permite ter uma visão mais clara do seu fluxo de caixa, do seu giro de estoque e do lucro. Assim, você pode tomar decisões mais assertivas e planejar melhor o seu crescimento.
Mas como fazer o controle de mercadorias na empresa de forma eficaz? Aqui estão alguns passos que você pode seguir:
1. Padronize o cadastro dos itens
A padronização pode auxiliar qualquer setor, inclusive o de cadastro de itens. Por isso, é importante separar cada um deles por categoria, data de chegada, demanda de venda, características dos produtos e todas as informações que você achar relevante para o processo.
Você pode criar uma ficha para cada produto, com informações como:
- código;
- descrição;
- preço;
- fornecedor;
- categoria;
- unidade de medida;
- quantidade mínima e máxima;
- validade.
Com isso, facilita o trabalho de todos os colaboradores que são responsáveis por receber e retirar a mercadoria, por exemplo.
2. Conte com uma ficha de estoque
Uma ficha ou planilha para o controle de mercadorias e de estoque pode auxiliar no processo. Ela pode ser física ou digital e registrar todas as movimentações de um determinado produto no seu estoque.
As principais informações que ela deve conter são:
- data;
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- saldo e origem;
- destino da movimentação.
O seu objetivo é catalogar o controle de mercadoria, entrada e saída de produtos e permitir que você acompanhe o histórico de cada produto, sabendo exatamente quando ele entrou ou saiu do seu estoque, por qual motivo e por qual valor.
Vale ressaltar que o registro de entradas deve ser feito no recebimento da mercadoria com a nota fiscal. Já o registro de saídas, deve ser feito com base na requisição de mercadorias.
3. Programe os pedidos
Tenha todos os pedidos programados, com os produtos separados e fora do estoque para ser enviado. Além disso, é preciso planejar com antecedência quais produtos comprar, em que quantidade e em que frequência.
Para isso, deve ser levado em conta fatores como:
- a demanda dos clientes;
- a sazonalidade do mercado;
- o prazo de entrega dos fornecedores;
- a capacidade do seu estoque.
Ao programar os pedidos, você evita ficar sem produtos ou comprar mais do que precisa. Assim, pode negociar melhores condições de pagamento e entrega com os seus fornecedores.
4. Evite o excesso de produtos
O excesso de produtos pode prejudicar o controle das mercadorias e fazer com que diversos itens fiquem parados no estoque. Isso mostra que o gerenciamento dele está sendo feito de maneira incorreta.
Além disso, pode gerar diversos problemas, como:
- aumento do custo de armazenagem;
- perda de validade ou qualidade dos produtos;
- obsolescência ou desatualização das mercadorias;
- dificuldade de organização e localização dos produtos;
- redução do fluxo de caixa e do capital de giro.
Por isso, é importante que cada mercadoria tenha um tempo de circulação e permanência no estoque. Fazer promoções e oferecer produtos com desconto pode evitar o excesso de produtos e que eles não fiquem parados por lá.
5. Atente-se ao período médio de armazenagem
O armazenamento de cada produto é muito importante para manter a qualidade do mesmo. Por isso, é preciso se atentar às regras de armazenagem e como cada um deve ser armazenado e permanecer no estoque.
O período médio de armazenagem é o tempo médio que um produto fica no seu estoque antes de ser vendido. Ele é calculado pela seguinte fórmula:
Período médio de armazenagem = (Estoque médio / Custo das vendas) x 360
Esse indicador mostra a velocidade com que os produtos são vendidos e o quanto eles representam um investimento ou um custo para o negócio.
Quanto menor for o período médio de armazenagem, melhor será o seu giro de estoque e maior será o seu retorno sobre o investimento.
Por outro lado, quanto maior for o período médio de armazenagem, maior será o seu custo de oportunidade e menor será a sua liquidez.
6. Capacite sua equipe
A capacitação da equipe é fundamental para ter um eficiente controle de mercadorias, pois ela precisa saber todas as regras e como funciona o processo.
Com treinamentos de equipe periódicos e todos os colaboradores com o conhecimento sobre as atividades do controle do estoque, ele pode se tornar efetivo e garantir os melhores resultados.
Além disso, é importante que você motive e reconheça os seus colaboradores pelo bom desempenho das suas funções. Isso pode aumentar a produtividade.
7. Conte com a tecnologia
A tecnologia é sempre uma aliada em todos os processos e não seria diferente com o controle de mercadoria.
É fundamental investir em uma ferramenta, sistema ou programa para controle de produtos que possa automatizar a gestão do seu estoque e garantir o tempo de armazenamento correto, a quantidade ideal de produtos e a organização das mercadorias.
Com isso, você não corre o risco de ter prejuízos com os produtos e garante o bom gerenciamento do estoque e de todas as mercadorias da empresa.
TOTVS Checklist
Agora que você sabe como fazer o controle de mercadorias, nada melhor do que conhecer uma ferramenta que pode ser incorporada na gestão da sua empresa.
O TOTVS Checklist executa as rotinas de controle e vistoria aos sistemas digitais, eliminando os controles manuais.
Ele é ideal para as operações logísticas, evitando erros no registro de dados, dificuldade de rastreamento e falta de padronização.
Além disso, ele é 100% SaaS e com alta escalabilidade, que proporciona que você possa organizar as rotinas de vitórias, organizar as informações e configurar todos os processos de acordo com as necessidades do seu negócio.
Deixe o controle manual para trás e utilize uma ferramenta de controle totalmente digital como o TOTVS Checklist!
Conclusão
Já deu para perceber que o controle de mercadorias é fundamental para qualquer empresa, certo? Por isso, elaboramos este artigo com os principais passos de como fazer um controle de estoque de mercadorias eficiente.
Além disso, mostramos como é importante capacitar a equipe, padronizar os produtos e utilizar a tecnologia para automatizar os processos.
Para isso, você pode contar com o TOTVS Checklist que é um controle totalmente digital das suas rotinas administrativas para vários segmentos.
Que tal aproveitar e continuar a leitura com o nosso artigo sobre estoque máximo?
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