Controle de mercadorias: como fazer em 7 passos

O controle de mercadorias é muito importante para manter seus produtos organizados, padronizados e armazenados de maneira correta.

Mas você sabe como fazer isso de forma eficiente e segura? Quais são os passos para um bom controle de mercadorias em estoque?

Se você não tem a resposta para essas perguntas, continue lendo este artigo!

Separamos as principais informações sobre o assunto, além de algumas dicas práticas e simples que te ajudarão a gerenciar melhor o seu estoque e evitar prejuízos. Vamos lá?

Como fazer o controle de mercadorias na empresa?

O controle de mercadorias na empresa é o processo de registrar, monitorar e organizar os produtos que entram e saem do seu negócio. 

Ele é essencial para garantir que você tenha sempre a quantidade certa de itens para atender à demanda dos seus clientes, sem desperdiçar recursos ou espaço.

Além disso, também permite ter uma visão mais clara do seu fluxo de caixa, do seu giro de estoque e do lucro. Assim, você pode tomar decisões mais assertivas e planejar melhor o seu crescimento.

Mas como fazer o controle de mercadorias na empresa de forma eficaz? Aqui estão alguns passos que você pode seguir:

1. Padronize o cadastro dos itens

A padronização pode auxiliar qualquer setor, inclusive o de cadastro de itens. Por isso, é importante separar cada um deles por categoria, data de chegada, demanda de venda, características dos produtos e todas as informações que você achar relevante para o processo.

Você pode criar uma ficha para cada produto, com informações como: 

• código;
• descrição;
• preço;
• fornecedor;
• categoria;
• unidade de medida;
• quantidade mínima e máxima;
• validade.

Com isso, facilita o trabalho de todos os colaboradores que são responsáveis por receber e retirar a mercadoria, por exemplo.

2. Conte com uma ficha de estoque

Uma ficha ou planilha para o controle de mercadorias e de estoque pode auxiliar no processo. Ela pode ser física ou digital e registrar todas as movimentações de um determinado produto no seu estoque. 

As principais informações que ela deve conter são: 

• data;
• quantidade;
• valor unitário;
• valor total;
• saldo e origem;
• destino da movimentação.

O seu objetivo é catalogar o controle de mercadoria, entrada e saída de produtos e permitir que você acompanhe o histórico de cada produto, sabendo exatamente quando ele entrou ou saiu do seu estoque, por qual motivo e por qual valor. 

Vale ressaltar que o registro de entradas deve ser feito no recebimento da mercadoria com a nota fiscal. Já o registro de saídas, deve ser feito com base na requisição de mercadorias.

3. Programe os pedidos

Tenha todos os pedidos programados, com os produtos separados e fora do estoque para ser enviado. Além disso, é preciso planejar com antecedência quais produtos comprar, em que quantidade e em que frequência.

Para isso, deve ser levado em conta fatores como: 

• a demanda dos clientes;
• a sazonalidade do mercado;
• o prazo de entrega dos fornecedores;
• a capacidade do seu estoque.

Ao programar os pedidos, você evita ficar sem produtos ou comprar mais do que precisa. Assim, pode negociar melhores condições de pagamento e entrega com os seus fornecedores.

4. Evite o excesso de produtos

O excesso de produtos pode prejudicar o controle das mercadorias e fazer com que diversos itens fiquem parados no estoque. Isso mostra que o gerenciamento dele está sendo feito de maneira incorreta.

Além disso, pode gerar diversos problemas, como:

• aumento do custo de armazenagem;
• perda de validade ou qualidade dos produtos;
• obsolescência ou desatualização das mercadorias;
• dificuldade de organização e localização dos produtos;
• redução do fluxo de caixa e do capital de giro.

Por isso, é importante que cada mercadoria tenha um tempo de circulação e permanência no estoque. Fazer promoções e oferecer produtos com desconto pode evitar o excesso de produtos e que eles não fiquem parados por lá.

5. Atente-se ao período médio de armazenagem

O armazenamento de cada produto é muito importante para manter a qualidade do mesmo. Por isso, é preciso se atentar às regras de armazenagem e como cada um deve ser armazenado e permanecer no estoque.

O período médio de armazenagem é o tempo médio que um produto fica no seu estoque antes de ser vendido. Ele é calculado pela seguinte fórmula:

Período médio de armazenagem = (Estoque médio / Custo das vendas) x 360

Esse indicador mostra a velocidade com que os produtos são vendidos e o quanto eles representam um investimento ou um custo para o negócio.

Quanto menor for o período médio de armazenagem, melhor será o seu giro de estoque e maior será o seu retorno sobre o investimento. 

Por outro lado, quanto maior for o período médio de armazenagem, maior será o seu custo de oportunidade e menor será a sua liquidez.

6. Capacite sua equipe

A capacitação da equipe é fundamental para ter um eficiente controle de mercadorias, pois ela precisa saber todas as regras e como funciona o processo.

Com treinamentos de equipe periódicos e todos os colaboradores com o conhecimento sobre as atividades do controle do estoque, ele pode se tornar efetivo e garantir os melhores resultados.

Além disso, é importante que você motive e reconheça os seus colaboradores pelo bom desempenho das suas funções. Isso pode aumentar a produtividade.

7. Conte com a tecnologia

A tecnologia é sempre uma aliada em todos os processos e não seria diferente com o controle de mercadoria.

É fundamental investir em uma ferramenta, sistema ou programa para controle de produtos que possa automatizar a gestão do seu estoque e garantir o tempo de armazenamento correto, a quantidade ideal de produtos e a organização das mercadorias.

Com isso, você não corre o risco de ter prejuízos com os produtos e garante o bom gerenciamento do estoque e de todas as mercadorias da empresa.

TOTVS Checklist

Agora que você sabe como fazer o controle de mercadorias, nada melhor do que conhecer uma ferramenta que pode ser incorporada na gestão da sua empresa.

O TOTVS Checklist executa as rotinas de controle e vistoria aos sistemas digitais, eliminando os controles manuais.

Ele é ideal para as operações logísticas, evitando erros no registro de dados, dificuldade de rastreamento e falta de padronização.

Além disso, ele é 100% SaaS e com alta escalabilidade, que proporciona que você possa organizar as rotinas de vitórias, organizar as informações e configurar todos os processos de acordo com as necessidades do seu negócio. 

Deixe o controle manual para trás e utilize uma ferramenta de controle totalmente digital como o TOTVS Checklist!

Conclusão

Já deu para perceber que o controle de mercadorias é fundamental para qualquer empresa, certo? Por isso, elaboramos este artigo com os principais passos de como fazer um controle de estoque de mercadorias eficiente.

Além disso, mostramos como é importante capacitar a equipe, padronizar os produtos e utilizar a tecnologia para automatizar os processos.

Para isso, você pode contar com o TOTVS Checklist que é um controle totalmente digital das suas rotinas administrativas para vários segmentos.

Que tal aproveitar e continuar a leitura com o nosso artigo sobre estoque máximo?