OTIF: o que é, importância e como calcular

Equipe TOTVS | 18 janeiro, 2022

Uma das maneiras mais eficientes de medir o desempenho da sua operação de coleta e entrega é com o acompanhamento de indicadores logísticos. O OTIF, sigla para On-Time In-Full, é uma delas, que mede se o item foi entregue no prazo e dentro das especificações esperadas pelo cliente.

Você conhece esse KPI, utiliza em seu negócio e sabe da sua importância para a gestão logística da sua empresa?

Apesar de parecer simples, o OTIF é um indicador extremamente valioso e completo, que permite que a equipe logística entenda o nível de satisfação em diferentes etapas do ciclo de entrega.

Se interessou pelo assunto? Preparamos um guia completo sobre o indicador, explicando o que significa OTIF, o que é OTIF na logística, o cálculo do KPI e quais as vantagens de implementá-lo na sua gestão de entregas. Vamos lá?

O que significa a sigla OTIF?

OTIF é um indicador-chave da gestão logística e para a administração do supply chain. A sigla significa “On-Time In-Full”. Ou seja, se uma entrega aconteceu dentro do prazo e em perfeitas condições, conforme as expectativas do cliente.

Geralmente é calculado como uma porcentagem do total de entregas concluídas dentro do prazo estipulado no momento da compra.

Esse indicador é empregado para entender se uma determinada quantidade de pedidos foi entregue no local desejado e no momento correto.

Ou seja, o OTIF mede a qualidade do processo logístico em diferentes frentes: na capacidade de entregar os itens dentro do prazo e em conformidade com o que o cliente espera, sem que o produto precise retornar.

Aqui, vale ressaltar que o OTIF é uma métrica utilizada tanto por empresas B2B como B2C — ou, essencialmente, qualquer negócio que lide com entregas aos seus clientes.

Em especial, claro, transportadoras, distribuidoras e operadores logísticos.

On-Time

Você percebeu que o OTIF trata-se de dois conceitos unidos em um só. O primeiro, “On-Time”, refere-se ao prazo da entrega ao cliente, no local por ele determinado.

Para que ele seja considerado um sucesso, é necessário que a entrega do item aconteça dentro do espaço de tempo prometido e no endereço que o cliente especificou.

O que conta como “On-Time” varia de acordo com a empresa. Pode-se dizer que o componente de pontualidade mede o quanto uma entrega chega perto de cumprir seu compromisso.

E aqui, lembre-se, falamos dos dois extremos: a capacidade de evitar atrasos e também antecipações.

Chegadas antecipadas podem afetar os sistemas e operações de distribuição (especialmente no B2B), consumindo a capacidade do setor.

Se uma remessa for antecipada, o varejista precisa encontrar uma maneira de armazenar o estoque extra, que pode vir com seus custos extras e não esperados.

Nesse ponto, vê-se que o OTIF não é importante apenas para a gestão logística, mas também para o planejamento de estoque e atendimento de pedidos.

In-Full

Já o segundo fator do conceito, “In-Full”, diz respeito às especificações do item entregue.

Para que seja considerado um sucesso, o item deve corresponder exatamente àquilo que o cliente comprou.

Ou seja, se ele comprou um liquidificador vermelho e bivolt, a entrega deve ser exatamente deste produto.

Caso a primeira entrega feita ao cliente, em referência a esse pedido, seja de um liquidificador prata e 110 volts, a empresa falhou em alguma etapa no ciclo logístico e vai arcar com isso.

Agora, pense além da perspectiva do cliente B2C e inclua o B2B:

Embora alguns varejistas aceitem receber mais do que o solicitado, isso pode sobrecarregar suas capacidades de armazenamento.

E no caso do fornecedor, é uma situação que pode levar a prejuízos, já que está fornecendo produtos extras sem pagamento. Por esses motivos, é essencial garantir que a entrega siga as especificações do cliente — muito mais do que para a sua empresa, mas para todas as entidades em uma cadeia de suprimentos.

Com a entrega total, varejistas e clientes têm o que precisam quando precisam.

O que são KPIs? 

Antes de avançar no assunto, é importante esclarecer um termo que muitas vezes mencionamos ao longo do conteúdo: KPIs. A sigla diz respeito aos Key-Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Performance.

São ferramentas extremamente úteis e populares para administrar a performance de uma empresa, em múltiplos setores e de acordo com diferentes dados.

Para saber quais são os KPIs de um negócio ou setor, é necessário que a liderança faça um brainstorming e analise o que é realmente importante para o sucesso da operação.

Vale dizer ainda que, apesar de parecido, o KPI não é o mesmo que uma meta corporativa.

A meta é a sua linha de chegada, como por exemplo: “Ao fim do ano, reduzir em 15% o gasto com combustível nas entregas“.

O KPI é um indicador que mostra o avanço (ou não) em relação à meta. Um KPI relativo à meta acima seria, por exemplo, o “tempo de percurso de uma rota diária“.

Afinal, quanto menos tempo gasto para cada entrega, menor o consumo de combustível.

E se o setor logístico precisar responder por uma das metas corporativas, de melhorar a experiência do cliente como um todo?

Então uma das métricas aplicadas é o OTIF, que mede a qualidade e pontualidade das entregas.

Qual a importância da análise de KPIs? 

A análise de KPIs é um dos pilares de uma gestão de indicadores eficiente. Essa leitura, quando feita com auxílio de sistemas modernos que centralizem os dados, permite que os líderes compreendam o estado do seu negócio em tempo real.

Assim, é possível entender o andamento das operações, bem como agir rapidamente para realizar ações que impactem o planejamento estratégico, de modo a corrigir eventuais falhas para conquistar melhores resultados.

Desse modo, os dados sempre estarão à frente de qualquer tomada de decisão.

É uma atividade essencial para empresas que buscam implementar uma cultura de gestão data driven, onde o trabalho é baseado em dados e informações relevantes para o negócio.

Como funciona o OTIF?

O OTIF é um indicador que funciona como um tradutor do quão competente é o ciclo de entregas de uma empresa. Em um mundo ideal, as organizações sempre iriam buscar por 100% de compliance com o “On-Time In-Full”.

No entanto, situações inesperadas e imprevistos acontecem. Por isso, por todo mercado, considera-se uma boa meta alcançar cerca de 80 a 90% de OTIF.

Talvez você se pergunte de onde vieram esses números.

Basta dar um passo atrás no que conhecemos como OTIF para entender que as diretrizes do indicador (e do On-Time In-Full como metodologia) foram criadas pela Walmart, gigante do varejo, em 2017.

Hoje, a Walmart exige que os distribuidores precisam atingir 98% do OTIF. Ou seja, 98% das entregas devem chegar na data definida e segundo as especificações realizadas na hora do pedido.

Caso os distribuidores falhem, há a aplicação de uma espécie de multa: 3% em cima dos valores dos bens vendidos por cada perda.

Como se calcula o indicador OTIF?

O cálculo do OTIF não é especialmente complexo, mas depende de uma base de dados consideravelmente extensa — ao menos, de 6 meses. Além disso, em um primeiro momento, você precisará dividir o cálculo em dois.

Isso porque, como você percebeu, o OTIF é a união de duas métricas em uma só: entregas no prazo e entregas sem erro.

Indicamos que cada elemento seja analisado, primeiramente, de maneira separada, de modo a evitar desentendimentos.

A lógica por trás do cálculo é simples, mas preste atenção em como deve ser feito:

Digamos que a empresa de Marina tenha que enviar 200 pares de lentes de óculos para a empresa de José dentro de 7 dias úteis.

A primeira parte do cálculo do OTIF seria de avaliar a entrega no prazo. Neste caso, aconteceu dentro dos 7 dias. Logo, o On-Time foi de 100% (1,0).

Agora, vamos calcular a segunda parte do OTIF: dos 200 pares de lentes, 10 sofreram avarias e chegaram a José inutilizáveis. Ou seja, o In-Full foi de 95% (0,95).

O cálculo do índice como um todo segue a seguinte fórmula:

%OTIF = (% On time x %In full)

No caso do exemplo de Marina, o OTIF no pedido de José foi calculado assim:

%OTIF = 1 x 0,95

%OTIF = 0,95

OTIF = 95%

Qual a necessidade de acompanhar o OTIF? 

E afinal, por que é importante que as empresas acompanhem o OTIF? No momento em que um varejista avalia possíveis parcerias, a capacidade de uma transportadora de entregar o produto no prazo e de acordo com o pedido é muito importante em sua tomada de decisão.

Ou seja, se as equipes de logística não estão cumprindo as metas estabelecidas pelos principais clientes, elas dificilmente serão contratadas por outros varejistas — e ainda se arriscam a perder seus clientes.

Com o OTIF, a empresa do ramo logístico consegue provar sua eficiência ao mesmo tempo em que, na ocasião de erros, ela possa mapear a origem do problema.

Com o indicador OTIF, as empresas possuem um índice claro de qual o patamar esperado delas. Como exemplificamos antes, a Walmart padronizou o OTIF que espera de seus distribuidores.

E no mercado brasileiro, hoje, muitas empresas já fazem o mesmo.

Com o cálculo do OTIF e com tecnologias capazes de auxiliar na gestão logística, é possível que os envolvidos no ciclo de entrega possuam mais visibilidade sobre o que influencia no seu compliance do OTIF.

Por exemplo, um percentual baixo está relacionado a problemas da cadeia de produção, na gestão de estoque ou em algum gargalo causado na separação dos pedidos no centro de distribuição?

Talvez a transportadora não esteja empregando tempo de trânsito suficiente ou a roteirização esteja equivocada.

Quais as vantagens de implementar o OTIF no seu negócio?

Com o OTIF e plataformas que aumentem a visibilidade sobre as operações logísticas, é possível identificar gargalos, problemas e processos falhos dentro do ciclo de entrega, tornando-o continuamente mais eficiente.

Entre as vantagens de acompanhar o indicador OTIF, destacamos também:

Identificar erros 

Como mencionamos, o OTIF é um dos pontos de partida para que a empresa identifique os erros que colocam seu percentual lá embaixo.

A ajuda da tecnologia, claro, é essencial para criar essa sintonia entre o que acontece na prática e os dados que vão para o sistema.

Com uma plataforma que permite maior visibilidade em tempo real, é possível rastrear informações em questão de minutos, como onde um caminhão está ou que horas a entrega foi realizada.

Se houver atrasos, os operadores do sistema de roteirização podem determinar e registrar os motivos, relacionando-os a vários fatores, como o próprio produto, dificuldades no armazenamento, intensidade do trânsito ou se for por culpa humana, como dos motoristas.

Otimizar entregas 

O OTIF ajuda a empresa a regularizar a gestão do supply chain, tornando seu ciclo de entregas mais eficiente.

Isso quer dizer que os itens, quando despachados sob a ótica do OTIF, tendem a chegar mais rapidamente e, de maneira constante, sem erros aos seus clientes.

Com isso, a empresa também torna sua gestão de frotas mais eficaz, já que pode utilizar o tempo/homem de cada motorista de maneira a realizar mais entregas em um único expediente, por exemplo.

Os benefícios se espalham por toda organização.

Cortar custos 

Ao compreender o OTIF de suas entregas dos últimos 6 meses, 1 ano ou mais de operação, é possível identificar de onde vêm os principais problemas, mapeando-os a partir da percepção final: do cliente.

Isso é essencial para empresas que entregam diretamente aos clientes finais, já que suas janelas de recebimento são normalmente mais fechadas e os produtos variam bastante.

No caso da logística B2B, o OTIF ajuda a cortar custos logísticos relacionados ao armazenamento de itens, separação, embalagem e entrega, de modo que um percentual maior dos pedidos cheguem conforme o pedido dos clientes — evitando o rompimento de contratos de fornecimento, por exemplo.

Satisfação dos clientes 

Um OTIF alto é uma maneira da empresa cumprir suas promessas.

Se define um determinado prazo e especificações de um produto, os clientes que efetuaram a compra esperam que a entrega siga essas determinações.

E por simplesmente atender as expectativas, os fornecedores podem construir uma relação mais significativa com os clientes, aumentando a confiança nos seus processos e aprimorando os índices de satisfação.

Eles também são mais propensos a trabalhar com uma empresa pontual e com entrega de qualidade em outras ocasiões, criando um senso de lealdade essencial para que a empresa mantenha suas receitas.

Como implementar o OTIF? 

E agora, como a sua empresa pode implementar o OTIF de maneira bem-sucedida? Como qualquer KPI dentro de uma gestão de indicadores, ele precisa ser avaliado pelas lideranças dos responsáveis pelo ciclo de entregas.

Podemos adiantar que, para a gestão logística, o OTIF é um dos principais KPIs. Logo, é muito comum que as empresas e setores aceitem implementá-lo sem muita discussão.

E agora, como fazer isso direito, sem que a medida de uma nova métrica atrapalhe o seu planejamento e execução? Confira alguns passos:

Colaboração da equipe 

O primeiro fator é a colaboração da equipe. Ela deve estar ciente dos objetivos e entender que OTIF é uma das métricas capazes de levar a empresa a atingir suas metas.

Além disso, a colaboração se torna importante já que, para uma correta gestão do OTIF, é essencial contar com o registro fidedigno de todas as informações.

Documentação do processo de transporte

E já que falamos de registros, uma boa ideia é documentar todas as etapas do seu processo de transporte dentro da empresa.

Afinal, o OTIF — em médio a longo prazo — vai fornecer insights que vão ajudar seu time a justamente mudar esses processos para melhor.

Ferramentas de gestão 

E agora, como fazer a melhor gestão das entregas? Com um sistema completo, você muda o patamar do seu negócio e pode controlar todos os processos por trás da coleta e entrega de mercadorias.

Com uma plataforma que permite que você visualize em tempo real sua frota, roteirize os trajetos para entrega com base em fatores como distância, clima e qualidade das estradas, você eleva o patamar de qualidade dos serviços logísticos.

Análise de dados 

E claro, uma das grandes premissas da gestão de indicadores, como o OTIF, é a análise dos dados para que se chegue a conclusões valiosas que enriqueçam o processo.

Desse modo, é possível criar uma cultura de melhoria contínua que, mês a mês, entrega a entrega, otimize a gestão logística.

Tecnologias TOTVS para a gestão logística

Pronto para colocar sua empresa no mapa dos principais players de serviços logísticos? Então, o primeiro passo é tornar sua gestão de primeira.

Isso você consegue com os sistemas TOTVS para o segmento de logística.

Pensados para otimizar processos de acordo com as premissas da Logística 4.0 e demais evoluções do mercado, as soluções TOTVS permitem que você controle todas as etapas do ciclo de entregas:

Da gestão do armazém, até o controle de movimentação de mercadorias e a administração dos documentos fiscais, operacionais e financeiros relativos à cada rota.

As tecnologias TOTVS para gestão logística aumentam sua visibilidade sobre cada ação do momento em que uma mercadoria entra no seu armazém até quando chega nas mãos ou prateleiras de seus clientes.

Tudo isso, claro, com foco nos principais indicadores do setor.

Que tal conferir mais sobre as possibilidades? Conheça toda suíte de tecnologias TOTVS para logística!

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Conclusão

Neste guia completo, explicamos tudo sobre o indicador OTIF: o que é, como funciona, qual a importância, como calcular e como implementar no seu negócio.

Para uma operação com resultados cada vez melhores, é essencial investir em uma gestão apurada e baseada em dados. O OTIF serve justamente para isso.E agora, que tal seguir lendo os conteúdos do nosso blog sobre gestão logística? Confira tudo sobre o planejador de rotas e sua importância!

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