Uma das maneiras mais eficientes de medir o desempenho da sua operação de coleta e entrega é com o acompanhamento de indicadores logísticos. O OTIF, sigla para On-Time In-Full, é uma delas, que mede se o item foi entregue no prazo e dentro das especificações esperadas pelo cliente.
Apesar de parecer simples, é um indicador extremamente valioso e completo, que permite que a equipe logística entenda o nível de satisfação em diferentes etapas do ciclo de entrega.
Se interessou pelo assunto? Preparamos um guia completo sobre o indicador, explicando o que significa, o que é On-Time In-Full na logística, o cálculo do KPI e quais as vantagens de implementá-lo na sua gestão de entregas. Vamos lá?
O que significa a sigla OTIF?
OTIF é um indicador-chave da gestão logística e para a administração do supply chain. A sigla significa “On-Time In-Full”. Ou seja, se uma entrega aconteceu dentro do prazo e em perfeitas condições, conforme as expectativas do cliente.
Geralmente, é calculado como uma porcentagem do total de entregas concluídas dentro do prazo estipulado no momento da compra.
Esse indicador é empregado para entender se uma determinada quantidade de pedidos foi entregue no local desejado e no momento correto.
Ou seja, mede a qualidade do processo logístico em diferentes frentes: na capacidade de entregar os itens dentro do prazo e em conformidade com o que o cliente espera, sem que o produto precise retornar.
Aqui, vale ressaltar que o On-Time In-Full é uma métrica utilizada tanto por empresas B2B como B2C — ou, essencialmente, qualquer negócio que lide com entregas aos seus clientes.
Em especial, claro, transportadoras, distribuidoras e operadores logísticos.
On-Time
O conceito de OTIF é composto por On Time In Full, ou seja “no prazo” e “completo”.
Essa primeira parte mensura se o tempo decorrido de uma entrega, do despacho até a chegada na mão do consumidor, está dentro do prazo estipulado.
Cada tipo de mercadoria passará por processos distintos, o que pode afetar o prazo de entrega. Contudo, essa métrica ajuda a compreender melhor pontos de otimização para garantir uma maior taxa de acerto.
In-Full
Já o segundo fator do conceito, “In-Full”, diz respeito às especificações do item entregue.
Para que seja considerado um sucesso, o item deve corresponder exatamente àquilo que o cliente comprou.
Ou seja, se ele comprou um liquidificador vermelho e bivolt, a entrega deve ser exatamente essa.
Caso seja de um liquidificador prata e 110 volts, a empresa falhou em alguma etapa no ciclo logístico e vai arcar com isso.
Com a entrega total, varejistas e clientes têm o que precisam quando precisam.
Como funciona o OTIF?
O OTIF é um indicador que funciona como um tradutor do quão competente é o ciclo de entregas de uma empresa.
Em um mundo ideal, as organizações sempre iriam buscar por 100% de compliance com o “On-Time In-Full”.
No entanto, situações inesperadas e imprevistos acontecem. Por isso, por todo mercado, considera-se uma boa meta alcançar cerca de 80 a 90% de On-Time In-Full.
Talvez você se pergunte de onde vieram esses números.
Basta dar um passo atrás no que conhecemos dessa métrica para entender que as diretrizes do indicador (e do On-Time In-Full como metodologia) foram criadas pela Walmart, gigante do varejo, em 2017.
Hoje, a Walmart exige que os distribuidores precisam atingir 98% do OTIF. Ou seja, 98% das entregas devem chegar na data definida e segundo as especificações realizadas na hora do pedido.
Caso os distribuidores falhem, há a aplicação de uma espécie de multa: 3% em cima dos valores dos bens vendidos por cada perda.
Como se calcula o indicador OTIF?
O cálculo do OTIF não é especialmente complexo, mas depende de uma base de dados consideravelmente extensa — de no mínimo 6 meses. Além disso, em um primeiro momento, você precisará dividir o cálculo em dois.
Como vimos, o On-Time In-Full é a união de duas métricas em uma só: entregas no prazo e entregas sem erro.
Indicamos que cada elemento seja analisado, primeiramente, de maneira separada, de modo a evitar desentendimentos.
A lógica por trás do cálculo é simples, mas preste atenção em como deve ser feito:
Digamos que a empresa de Marina tenha que enviar 200 pares de lentes de óculos para a empresa de José dentro de 7 dias úteis.
A primeira parte do cálculo do OTIF seria de avaliar a entrega no prazo. Neste caso, aconteceu dentro dos 7 dias. Logo, o On-Time foi de 100% (1,0).
Agora, vamos calcular a segunda parte do OTIF: dos 200 pares de lentes, 10 sofreram avarias e chegaram a José inutilizáveis. Ou seja, o In-Full foi de 95% (0,95).
O cálculo do índice como um todo segue a seguinte fórmula:
%OTIF = (% On time x % In full)
No caso do exemplo de Marina, o On-Time In-Full no pedido de José foi calculado assim:
%OTIF = 1 x 0,95
%OTIF = 0,95
OTIF = 95%
Qual a necessidade de acompanhar o OTIF?
Manter suas entregas dentro de um percentual razoável de On-Time In-Full é importante para a competitividade da sua empresa, portanto, o acompanhamento precisa ser bem assertivo.
Além de promover uma experiência satisfatória ao cliente, este indicador é chave na hora de monitorar suas equipes internas e analisar fornecedores.
Ou seja, se as equipes de logística não estão cumprindo as metas estabelecidas pelos principais clientes, elas dificilmente serão contratadas por outros varejistas — e ainda se arriscam a perder seus clientes.
Com esse indicador, a empresa do ramo logístico consegue provar sua eficiência ao mesmo tempo em que, na ocasião de erros, ela pode mapear a origem do problema.
Seguindo o exemplo da padronização do On-Time In-Full na Walmart, vimos que a empresa usa a métrica para medir o desempenho de seus distribuidores.
Dessa forma, pode aplicar penalidades a estes parceiros, a fim de reduzir os prejuízos financeiros e de imagem da marca.
No mercado brasileiro, também há muitas empresas que fazem o mesmo.
Com o cálculo e com tecnologias capazes de auxiliar na gestão logística, é possível que os envolvidos no ciclo de entrega possuam mais visibilidade sobre o que influencia no seu compliance do OTIF.
Imagine que o percentual baixo está relacionado a problemas da cadeia de produção, na gestão de estoque ou em algum gargalo causado na separação dos pedidos no centro de distribuição.
Nesse caso, a transportadora deverá avaliar e aplicar mais critérios na roteirização para diminuir o tempo de deslocamento dos veículos de carga.
Quais as vantagens de implementar o OTIF no seu negócio?
Com o OTIF e plataformas que aumentem a visibilidade sobre as operações logísticas, é possível identificar gargalos, problemas e processos falhos dentro do ciclo de entrega, tornando-o continuamente mais eficiente.
Entre as vantagens de acompanhar o indicador, destacamos também:
- Identificar erros: com o acompanhamento preciso das etapas, é possível encontrar os erros rapidamente e resolvê-los para minimizar os impactos na entrega final;
- Otimizar as entregas: em busca de formas de reduzir o tempo de entrega, a otimização dos processos será inevitável, o que vai representar qualidade no que o consumidor recebe;
- Cortar custos: automatizar processos, elevar produtividade da equipe e minimizar erros faz com que os custos operacionais sejam muito menores, permitindo investimentos em outras soluções;
- Satisfação dos clientes: o objetivo final é garantir que o cliente receba o que pediu no prazo e de forma correta. Quanto mais isso acontecer, mais fiel será a sua base de consumidores, bem como haverá aumento na reputação da empresa no mercado.
Como implementar o OTIF em 4 passos
Como qualquer KPI dentro de uma gestão de indicadores, ele precisa ser avaliado pelas lideranças dos responsáveis pelo ciclo de entregas.
Podemos adiantar que, para a gestão logística, o OTIF é um dos principais KPIs. Logo, é muito comum que as empresas e setores aceitem implementá-lo sem muita discussão.
E agora, como fazer isso direito, sem que a medida de uma nova métrica atrapalhe o seu planejamento e execução? Confira alguns passos:
1. Conte com a colaboração da equipe
O primeiro fator é a colaboração da equipe. Ela deve estar ciente dos objetivos e entender que On-Time In-Full é uma das métricas capazes de levar a empresa a atingir suas metas.
Além disso, a colaboração se torna importante já que, para uma correta gestão da métrica, é essencial contar com o registro fidedigno de todas as informações.
2. Documente os processo de transporte
Documentar todas as etapas do seu processo de transporte dentro da empresa é importante para identificar eventuais gargalos na operação.
O On-Time In-Full — em médio a longo prazo — vai fornecer insights que vão ajudar seu time a justamente mudar esses processos para melhor.
3. Utilize ferramentas de gestão
Com um sistema completo, você muda o patamar do seu negócio e pode controlar todos os processos por trás da coleta e entrega de mercadorias.
Com uma plataforma que permite que você visualize em tempo real sua frota, roteirize os trajetos para entrega com base em fatores como distância, clima e qualidade das estradas, você eleva o patamar de qualidade dos serviços logísticos.
4. Análise os dados coletados
Uma das grandes premissas da gestão de indicadores é a análise dos dados para que se chegue a conclusões valiosas que enriqueçam o processo.
Desse modo, é possível criar uma cultura de melhoria contínua que, mês a mês, entrega a entrega, otimize a gestão logística.
Tecnologias TOTVS para a gestão logística
Conheça os recursos da líder nacional em tecnologias para gestão de processos logísticos e veja o que a Suíte Logística TOTVS tem a oferecer:
- Agende e gerencie as suas entregas e coletas com o TOTVS Agendamentos, nossa ferramenta que permite evitar atrasos, cancelamentos e devoluções, além de proporcionar uma melhor experiência para os seus clientes;
- Realize checklists digitais dos veículos e das cargas com o TOTVS Checklist, além de verificar as condições dos itens antes e depois do transporte, evitando multas, avarias e perdas que podem comprometer a qualidade e a quantidade das entregas;
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- Controle o fluxo de entrada e saída de veículos e cargas no seu pátio com o TOTVS YMS a solução que permite reduzir o tempo de espera e aumentar a produtividade dos seus recursos;
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Tudo isso com suporte especializado e integração com os principais ERPs do mercado para que você tenha plena gestão da cadeia de suprimentos.
Confira mais detalhes e aplicações da Suíte Logística da TOTVS e como ela pode melhorar o seu OTIF e te destacar no mercado.
Conclusão
Neste guia completo, explicamos tudo sobre o indicador OTIF: o que é, como funciona, qual a importância, como calcular e como implementar no seu negócio.
Para uma operação com resultados cada vez melhores, é essencial investir em uma gestão apurada e baseada em dados. O On-Time In-Full serve justamente para isso.E agora, que tal seguir lendo os conteúdos do nosso blog sobre gestão logística?
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