Sua empresa sofre com falhas, atrasos e incapacidade de lidar com as demandas? Com um sistema para controle de estoque, você pode evitar esse tipo de problema.
É comum vermos negócios com dificuldades em gerenciar esta área, o que impacta nas vendas, traz divergências ao setor financeiro e prejudica a satisfação dos clientes.
Você já sabe que a tecnologia é essencial para empresas que precisam melhorar seus processos e automatizar várias tarefas. E os diversos tipos de sistemas de controle de estoque atuam neste sentido.
Eles permitem rastrear e gerenciar o armazenamento, garantir mais visibilidade e controle na requisição, compra e movimentação de itens.
Quer descobrir como essas soluções contribuem para uma rotina otimizada? Continue a leitura e entenda como ela é fundamental nesse processo!
O que é um sistema de controle de estoque?
O sistema de controle de estoque é um software que permite o rastreio, o gerenciamento e a organização de produtos (finalizados ou semi-fabricados), bem como insumos ou matérias-primas no estoque de uma empresa.
Esse sistema, portanto, integra o setor de produção com as vendas, o que contribui para controlar as compras de materiais e para o alinhamento de outros processos de produção, como o Planejamento e Controle de Produção (PCP).
Até alguns anos atrás, era comum que as empresas realizassem a gestão de estoque baseada em anotações manuais, em cadernos de papel.
Hoje, com um bom sistema de gestão de estoque, é possível aproveitar tecnologias como a leitura de códigos de barras ou identificação por radiofrequência (RFID) para rastrear e localizar rapidamente os itens em seu armazém.
Ao utilizar esta tecnologia, as empresas podem reduzir o tempo e os esforços que antes eram dedicados ao rastreamento tradicional.
Ao invés disso, concentram-se em analisar, encontrar e reduzir ineficiências em seu modelo.
Como funciona um sistema de controle de estoque?
Os sistemas de gestão de estoque automatizam o registro e monitoramento de produtos, integrando-se aos processos da empresa. Dentre as suas funções, estão:
- Registrar entradas e saídas para fornecer dados essenciais para análise de vendas e decisões de compras;
- Estabelecer limites de estoque para otimizar reposições, de modo a prevenir excessos ou escassez;
- Viabilizar a análise de custos e lucratividade por produto, o que permite decisões mais acertadas para maximizar eficiência operacional e lucros;
- Realizar inventários com precisão para reduzir divergências entre estoque físico e dados registrados no sistema;
- Integrar setores da empresa, conectando estoque, compras, vendas e logística para tornar a operação mais fluida.
A centralização dos dados minimiza erros, proporcionando uma gestão precisa e eficaz do inventário.
Quais os tipos de sistemas de controle de estoque?
Existem diferentes tipos de sistema de gestão de estoque, e provavelmente você já ouviu falar deles, mas pode ter algumas dúvidas sobre a sua aplicação.
Cada um desses sistemas apresenta características específicas, que podem contribuir para necessidades diferentes. Por isso, é importante entender o funcionamento, as diferenças e os benefícios de cada modelo antes de escolher o melhor para sua operação.
Vamos esclarecer o que cada um significa:
Planilha de controle de estoque
Uma ferramenta básica e limitada, que permite o controle manual do estoque. É boa para operações pequenas, de microempresas. No entanto, pode ocasionar falhas.
Esse tipo de controle oferece benefícios como custo praticamente zero, facilidade de uso e personalização manual de informações.
Por isso, funciona bem como ponto de partida para microempresas que ainda não têm condições de investir em um sistema para controle de estoque mais estruturado.
Por outro lado, traz limitações como:
- Maior risco de erros;
- Ausência de automação;
- Dificuldade em manter dados atualizados conforme a empresa cresce.
ERP
O ERP é um sistema de gestão empresarial completo, que cobre cada aspecto de um negócio, incluindo o estoque. É um software único, que integra toda a empresa.
É ideal para negócios que precisam de controle centralizado, visão unificada e informações em tempo real, como empresas em expansão, operações com múltiplos setores ou filiais.
Com um bom ERP, é possível manter o estoque integrado ao restante da operação e ter acesso a dados atualizados automaticamente, o que reduz gargalos e otimiza o fluxo de entrada e saída de mercadorias.
WMS (Warehouse Management System)
O Warehouse Management System (Sistema de Gestão de Armazém), conhecido como WMS, é um sistema que empodera o time do armazém para que trabalhe da maneira mais eficiente e ágil possível.
É uma ótima escolha para empresas que precisam de alto desempenho operacional, como indústrias, atacados e centros de distribuição.
Isso porque o WMS ajuda a controlar cada etapa dentro do armazém, desde o picking até a armazenagem.
Dessa forma, operações com grandes volumes de produtos conseguem otimizar o espaço do armazém enquanto garantem rastreabilidade completa dos itens.
Como consequência, o processo de recebimento e expedição fica mais ágil e eficiente.
YMS (Yard Management System)
O Yard Management System (Sistema de Gestão de Pátio), ou YMS, é uma tecnologia que otimiza o controle logístico e de distribuição das empresas, especificamente sobre as etapas de carregamento e descarregamento nos centros de distribuição.
Ele complementa o sistema de gestão de estoque, ajudando na organização da movimentação de veículos no pátio.
Ao monitorar em tempo real as entradas e saídas, o software permite reduzir filas e tempo ocioso, além de trazer mais eficiência na expedição de mercadorias.
Por isso, é muito indicado para empresas que lidam com grande fluxo de caminhões, operações de cross-docking, centros de distribuição e indústrias.
Para ajudar na escolha do melhor sistema, vale comparar cada um:
| Tipo de sistema | Quando utilizar | Benefícios principais |
| Planilha de controle de estoque | Microempresas, operações simples e baixo volume de produtos | Baixo custo, fácil de usar |
| ERP | Empresas em crescimento que precisam integrar áreas e centralizar dados | Integração total, redução de erros, visão da operação em tempo real |
| WMS | Armazéns, indústrias, atacados e centros de distribuição com grande fluxo e alta complexidade | Otimiza armazém, melhora picking, aumenta agilidade |
| YMS | Operações com movimento intenso de caminhões e docas | Reduz filas, organiza pátio, acelera expedição |
A importância do planejamento e gestão de estoque
Um bom planejamento de controle de estoque é essencial ao crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa.
Esta atividade evita, por exemplo, a falta de produtos ou mercadoria parada muito tempo em estoque. Ambos os casos acarretam prejuízos financeiros para a empresa.
Na prática, o planejamento e gestão de estoque ajudam o gestor a:
- Garantir eficiência operacional, pois otimizam os processos, minimizando o excesso ou a falta de produtos;
- Reduzir custos e despesas desnecessárias relacionadas a excesso de estoque, obsolescência ou armazenamento inadequado;
- Otimizar os recursos financeiros, pois evita investimentos excessivos em estoque e libera recursos para outras áreas essenciais do negócio;
- Ter previsibilidade, uma vez que permite antecipar demandas futuras, o que contribui para estratégias de crescimento e expansão bem-sucedidas;
- Ter mais acuracidade na tomada de decisões, uma vez que fornece dados precisos para análise e permite decisões embasadas sobre compras, vendas e estratégias de marketing;
- Aprimorar o atendimento ao cliente, pois garante que os produtos estejam disponíveis quando necessários, o que melhora também a satisfação e fidelidade dos clientes.
Principais funcionalidades dos sistemas de controle de estoque
Na hora de buscar o melhor sistema de controle de estoque, você deve observar as funcionalidades das opções disponíveis.
É importante considerar as particularidades e necessidades da sua operação, mas, em geral, existem algumas funções indispensáveis em qualquer software para garantir uma boa gestão de estoque.
Saiba mais sobre cada uma delas a seguir.
Curva ABC
A análise da curva ABC otimiza as regras de movimentação no estoque, seguindo a classificação de cada produto. Essa atualização de entrada e saída é realizada automaticamente.
Dessa forma, é possível identificar a sazonalidade e preparar o estoque para receber produtos em épocas específicas, como Natal, Dia das Mães, Dia dos Namorados etc.
Isso permite definir quais produtos devem estar mais próximos às áreas de embarque, agilizando a movimentação e evitando desperdícios.
Mapeamento por pedidos de expedição
A preparação de pedidos para expedição analisa e separa os produtos, de acordo com o endereço de expedição, fazendo uma comparação das movimentações diárias com a capacidade máxima do estoque.
A partir dessa funcionalidade, o sistema para gestão de estoque permite planejar as ações a partir de simulações de situações.
O gestor é capaz de obter um panorama de crescimento do negócio, com a projeção das separações de expedição por período e sazonalidade.
Solicitações por preparação para pedidos de expedição
Movimentações no estoque ocorrem quando há procura por uma mercadoria. Um único operador de estoque dificilmente dá conta de controlar todas as fases da operação, como a chegada do item ao estoque, solicitação de carga e entrega.
Com o uso do software para estoque são analisados determinados períodos, juntamente com a indicação do melhor mapeamento do endereço de expedição.
A solução pode, por exemplo, sugerir melhorias para uma grande movimentação de caixas, se o endereço do produto não estiver adequado.
Visões em tela única
Um bom sistema para controle de estoque conta com uma análise gerencial apresentada em apenas uma tela, facilitando a visualização e leitura. Essa tela indica uma série de dados, como:
- Movimentações internas dos itens;
- Recebimento;
- Expedição;
- Documentos movimentados;
- Visualização por período,
- Setores de estoque que precisam de novos recursos.
O sistema pode indicar a necessidade de compras de produtos novos, seguindo a ordem de saída dos itens e a quantia em dinheiro que precisa ser disponibilizada para a aquisição, evitando a ruptura de estoque.
Embora pareçam complexas, essas operações são dinâmicas, com influência direta para o gestor, que pode bater o martelo nas prioridades do momento e focar em ações estratégicas baseadas em resultados.
As análises dos relatórios emitidos permitem compreender o andamento dos processos por setor e como um todo.
Registro de entradas e saídas
Compreender todas as entradas e saídas é essencial para que os responsáveis pelo estoque, pelo chão de fábrica e pelo setor de compras se organizem ao longo do dia a dia.
É dessa forma que você sabe exatamente qual o status de um produto no seu estoque, se existe um pedido de compra ativo ou se é necessário repor determinado insumo, por exemplo.
Com um sistema de gestão de estoque, é possível automatizar esses registros e manter todo o histórico em um só lugar, facilitando o acesso aos dados sempre que necessário.
Análise de perdas
Um dos grandes problemas dentro do estoque é a perda de mercadorias. Ela acontece quando há uma diferença entre o que se calcula individualmente e se compara com o volume informado no sistema.
Caso haja uma diferença negativa, representa uma perda de estoque.
O sistema de controle de estoque permite que a sua empresa possa rastrear em detalhes toda a movimentação de mercadorias, aumentando seu poder de controle, reduzindo perdas e custos.
Como escolher o melhor sistema para controle de estoque?
Agora que você sabe o que é um software de controle de estoque, é importante saber como escolher o tipo ideal. Para isso, certifique-se de que a solução tem as funcionalidades que sua empresa precisa para ter controle e visibilidade dos processos.
A partir das necessidades específicas da sua empresa, não se esqueça de considerar:
- Custo-benefício: avalie não apenas o preço, mas o retorno que a solução pode gerar em eficiência e redução de perdas;
- Integração com outros sistemas: priorize soluções que se conectem facilmente a ERP, vendas e logística para garantir uma gestão mais integrada e estratégica;
- Facilidade de uso: uma interface intuitiva reduz erros, acelera o treinamento da equipe e aumenta a produtividade no dia a dia;
- Escalabilidade: escolha um sistema que acompanhe o crescimento da empresa, sem limitar operações futuras ou dificultar adaptações de funcionalidades;
- Credibilidade do fornecedor: avalie a reputação, o tempo de mercado e o suporte oferecido, já que isso influencia diretamente na segurança e continuidade da operação;
- Monitoramento e controle integrados: o ideal é que a gestão de estoque e armazenagem funcionem de forma conjunta, com dados centralizados e atualizados;
- Relatórios e indicadores: sistemas que geram insights ajudam na tomada de decisão e no planejamento estratégico.
E não se esqueça de firmar SLAs flexíveis e adequados para sua operação, de modo que contribuam com sua produtividade e a mantenha estável.
Como a Suíte Logística da TOTVS auxilia no controle de estoque?
Contar com tecnologia especializada faz toda a diferença para garantir mais eficiência e precisão no controle de estoque.
Nesse cenário, a Suíte Logística da TOTVS reúne soluções completas para integrar processos e ampliar a visibilidade das operações.
Os sistemas WMS da TOTVS, por exemplo, possibilitam automatizar rotinas, acompanhar movimentações em tempo real e reduzir erros operacionais.
A ferramenta organiza desde o recebimento até a expedição, otimizando o uso do espaço e melhorando a acuracidade do estoque.
Além disso, a Suíte Logística permite integração com outros sistemas de gestão, centralizando dados e facilitando a tomada de decisão. Isso contribui para uma operação mais ágil, conectada e preparada para crescer de forma sustentável.
Outro ponto importante é a padronização de processos, que aumenta a produtividade da equipe e reduz desperdícios, impactando diretamente os custos logísticos.
Se a sua empresa busca mais controle, eficiência e integração, vale conhecer as soluções da TOTVS.
Otimize sua operação logística com o sistema de controle de estoque da TOTVS!
Conclusão
O sistema para controle de estoque é uma tecnologia que moderniza todas as operações relacionadas à atividade, além de integrar o setor de produção e vendas.
Por isso, ele traz diversos benefícios aos negócios, como maior eficiência operacional, redução de custos, otimização dos recursos financeiros, previsibilidade, acuracidade na tomada de decisões e melhor atendimento ao cliente.
As vantagens, porém, dependem da escolha correta do melhor sistema de controle de estoque.
Como vimos neste conteúdo, funcionalidades adequadas, como mapeamento por pedidos de expedição e análise de perdas, e um bom fornecedor são um ponto de partida.
Quer encontrar outras maneiras de integrar o seu estoque? Saiba mais sobre automação logística e descubra outras maneiras de otimizar sua operação com o apoio da tecnologia.
FAQ: perguntas frequentes
O que é um sistema de gestão de estoque e quais seus benefícios?
O sistema para gestão de estoque é uma ferramenta que automatiza o controle de entradas, saídas e níveis de produtos.
Alguns dos principais benefícios trazidos pelo sistema são maior precisão nas informações, redução de perdas, otimização de reposições, integração com outros setores e apoio à tomada de decisão com base em dados atualizados.
Como escolher um sistema para controle de estoque para varejo?
No varejo, priorize sistemas com controle em tempo real, integração com vendas (PDV), gestão de múltiplos produtos e relatórios de desempenho.
Também é importante que seja fácil de usar e acompanhe o ritmo das operações para evitar falhas e rupturas no estoque.
Como escolher a plataforma ideal para controle de estoque?
Avalie se as funcionalidades estão alinhadas às necessidades da sua operação, integração com outros sistemas, facilidade de uso, escalabilidade e suporte técnico. Também considere a reputação do fornecedor e o custo-benefício do sistema para controle de estoque.
Como funciona um sistema para controle de estoque baseado em nuvem?
O sistema de controle de estoque em nuvem funciona por meio de acesso online, sem necessidade de instalação local. Os dados ficam armazenados na nuvem, permitindo acesso em tempo real de qualquer lugar.
Isso facilita a atualização das informações e a integração entre equipes, além de aumentar a segurança e disponibilidade dos dados.
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