Você vive perdendo tempo procurando um contrato importante ou tem dificuldades em enviar um recibo para o setor financeiro? Esses são problemas comuns que impactam a produtividade e a eficiência da sua gestão, mas um app para escanear documentos pode resolver.
Ele pode transformar a câmera do seu celular em um scanner de alta performance, capaz de digitalizar, organizar e compartilhar qualquer documento em segundos. Chega de papelada que se acumula, gerando dores de cabeça com a organização.
A busca por informações importantes e o compartilhamento ágil de documentos são necessidades de toda empresa e aplicativos que escaneiam documentos são a solução.
Este artigo foi criado para guiar você através das melhores opções disponíveis no mercado, mostrando como um simples app para escanear documentos pode revolucionar a forma como sua empresa lida com a informação, trazendo praticidade, agilidade e organização para o seu dia a dia.
Descubra como ele pode ser o seu maior aliado na busca por uma gestão empresarial mais eficiente e livre de papel.
Boa leitura!
Por que usar um app para escanear documentos?
A transição do papel para o digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma necessidade. Utilizar um app para escanear documentos oferece inúmeras vantagens que impactam diretamente a eficiência operacional da sua empresa.
Imagine a facilidade de ter todos os seus documentos importantes armazenados de forma organizada e acessível a qualquer momento e de qualquer lugar.
Um app para escanear documentos elimina a necessidade de equipamentos volumosos e caros, como scanners tradicionais, democratizando o acesso à digitalização. Além disso, contribui significativamente para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel.
Ele oferece uma solução prática que se adapta tanto a grandes corporações quanto a pequenos empreendedores. Quando combinado com a conectividade da nuvem, você não só economiza espaço físico, mas também facilita o compartilhamento seguro de dados importantes.
Para ilustrar o crescimento da digitalização, a Mordor Intelligence prevê que o mercado mundial de scanners de documentos alcançará 8,62 bilhões de dólares americanos até 2029, com uma taxa de crescimento anual composta de 5,09%.
Além disso, a McKinsey & Company descobriu em suas pesquisas que as empresas que passaram a usar ferramentas digitais em seus processos conseguiram aumentar a produtividade em até 30%. Essa mudança tem um efeito enorme nos resultados da empresa como um todo.
O estudo também revelou que digitalizar tarefas repetitivas pode cortar em até 90% o tempo gasto para realizá-las. Traduzindo, os processos da empresa ficam muito mais rápidos e eficientes, sobrando mais tempo para que os funcionários foquem em atividades que realmente fazem a diferença e impulsionam a estratégia do negócio.
Vantagens de usar um app para escanear documentos
Com um app para escanear documentos, você desfruta de vários benefícios que vão além da simples digitalização.
Nem sempre você está próximo de um scanner tradicional, mas com o celular no bolso, o scanner está sempre à mão. Isso é especialmente útil para profissionais em movimento ou para aqueles que precisam rastrear notas fiscais e recibos fora do escritório.
Confira as principais vantagens de usar um app para escanear documentos:
Praticidade e mobilidade
A praticidade é uma das maiores vantagens de usar um app para escanear documentos.
Diferente dos scanners tradicionais, apps no celular são portáteis e podem ser utilizados em qualquer lugar. Um bom exemplo é durante viagens de trabalho, onde pode ser necessário capturar documentos em tempo real e enviá-los para colegas ou superiores.
Além disso, a utilização é intuitiva; basta posicionar o telefone sobre o documento e o aplicativo faz o resto.
Mas a praticidade também envolve adaptação ao fluxo de trabalho diário. Com esses apps, não há interrupções na rotina diária: escaneie, edite e compartilhe em instantes, garantindo que sua equipe sempre tenha acesso aos documentos mais recentes.
Digitalização automática e corte inteligente
Você sabia que, de acordo com um levantamento da Confederação Nacional da Indústria (CNI), chamado Sondagem Especial Indústria 4.0: Cinco Anos Depois, o uso de várias tecnologias digitais já é realidade em sete de cada dez empresas aqui no Brasil.
Para se ter uma ideia do avanço, há cinco anos, menos da metade das empresas (48%) utilizava essas ferramentas.
Isso mostra como a digitalização automática e o corte inteligente são recursos notáveis dos apps modernos. Eles não apenas capturam a imagem, mas também aprimoram a qualidade automaticamente.
Imagine escanear um contrato volumoso e o app reconhecer automaticamente os limites das páginas, ajustando brilho, contraste e nitidez. Isso garante que cada detalhe seja preservado, eliminando a necessidade de revisões manuais demoradas.
Esses recursos são especialmente valiosos em ambientes empresariais onde o tempo é essencial.
A implementação de corte inteligente significa que, após a captura de documentos, há mínimas necessidades de ajustes antes de compartilhar com partes interessadas.
Exportação em PDF, JPG e outros formatos
Outro benefício de usar apps para escanear documentos é a flexibilidade na exportação. Seja um PDF para relatórios formais ou JPG para imagens de recibos, a escolha do formato ideal é simples.
Essa versatilidade garante que os documentos se adequem a múltiplos usos, facilitando desde a formalização de contratos até o gerenciamento de arquivos pessoais.
Integrar arquivos digitalizados a softwares de gestão internos melhora ainda mais a eficiência da empresa. Relatórios personalizados ao alcance de um clique? Isso é realidade com esses apps.
Armazenamento direto na nuvem
Integrar a digitalização de documentos ao armazenamento na nuvem é um diferencial estratégico. Aplicativos que garantem upload direto para plataformas como Google Drive ou Dropbox eliminam a preocupação com back-ups.
Assim, eles não apenas protegem contra perda de dados, mas possibilitam o acesso instantâneo a todos os documentos, não importando onde você esteja.
Essa conectividade é essencial em estratégias empresariais modernas, onde informação e segurança caminham lado a lado.
Leia também: Apps de armazenamento em nuvem: lista dos 10 melhores
Quais são os melhores apps para escanear documentos pelo celular?
A decisão pelo melhor app para escanear documentos exige considerar funcionalidades específicas. Seja buscando simples facilidade de uso ou integrações avançadas, cada opção traz um valor único ao escaneamento de documentos.
Confira os principais.
Adobe Scan
Desenvolvido pela Adobe, o Adobe Scan é um app para escanear documentos que oferece digitalização automática com detecção de bordas precisa, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar imagens em texto editável e integração com o Adobe Document Cloud, facilitando o armazenamento e o compartilhamento de PDFs.
O Adobe Scan é uma excelente opção para quem já utiliza outros produtos da Adobe, além de ser ideal para empresas que lidam com muitos documentos textuais, pois também permite exportação direta para PDFs, integrando-se ao pacote Adobe para edição posterior.
Google Drive
Embora seja primariamente um serviço de armazenamento na nuvem, o Google Drive também funciona como um eficiente app para escanear documentos.
Através da função de digitalização, você pode capturar imagens de documentos, ajustar as bordas e salvar diretamente no seu Drive em formato PDF.
Além disso, a integração com o ecossistema Google facilita o acesso e o compartilhamento dos arquivos digitalizados.
Microsoft Office Lens
O Microsoft Office Lens é um app para escanear documentos gratuito e versátil. Ele permite digitalizar documentos, quadros brancos e cartões de visita, com opções de corte inteligente e aprimoramento de imagem.
A integração com outros aplicativos da Microsoft, como OneDrive e OneNote, torna o fluxo de trabalho mais fluido para quem utiliza essas ferramentas.
Ele otimiza a captura de quadros brancos e documentos, exportando-os diretamente para Word ou PowerPoint.
Para treinamentos ou reuniões, onde anotações rápidas são essenciais, seu uso melhora a produtividade, permitindo que os usuários se concentrem na interação ao invés de anotações sem fim.
CamScanner
O CamScanner é um app popular para escanear documentos que oferece diversas funcionalidades, incluindo digitalização com otimização de imagem, OCR para conversão de imagem em texto, anotações e compartilhamento.
Apesar de algumas preocupações de segurança levantadas no passado, o CamScanner continua sendo uma opção utilizada por muitos usuários que buscam recursos avançados.
Leia também: Como guardar arquivos na nuvem de forma segura?
Como escolher o melhor app para escanear documentos?
Escolher um app para escanear documentos adequado às suas necessidades é um equilíbrio de funcionalidades e praticidade.
Considere quem na sua equipe usará o app, quais são as necessidades específicas de digitalização e qual o ambiente tecnológico existente.
Considere os seguintes fatores ao tomar sua decisão:
- Facilidade de uso: a interface do aplicativo deve ser intuitiva e fácil de navegar;
- Qualidade da digitalização: verifique a precisão da detecção de bordas e a qualidade da imagem final;
- Recursos oferecidos: avalie se o aplicativo oferece funcionalidades como OCR, anotações e opções de exportação que você precisa;
- Integração com outros serviços: considere a compatibilidade do app com seus serviços de armazenamento na nuvem e outros aplicativos que você utiliza;
- Custo: alguns apps para escanear documentos são gratuitos com funcionalidades básicas, enquanto outros oferecem planos pagos com recursos avançados;
- Avalie os termos de privacidade de dados: que é um aspecto essencial considerando a natureza sensível de muitos documentos empresariais;
- Compatibilidade com seus sistemas existentes e facilidade de integração também são aspectos importantes para garantir um fluxo de trabalho sem rupturas.
TAE: uma alternativa mais robusta e eficiente para gestão e assinatura de documentos
Enquanto os apps descritos oferecem conveniência, o TAE (TOTVS Assinatura Eletrônica) surge como uma solução mais completa e eficiente para a gestão de assinatura de documentos empresariais.
Ele representa um avanço significativo para empresas que buscam robustez e funcionalidade ampliada.
O TAE integra funcionalidades de gestão e assinatura eletrônica, simplificando fluxos de trabalho complexos.
Com o TAE, você pode:
- Gerenciar documentos digitalizados de forma centralizada e organizada;
- Enviar documentos para assinatura eletrônica com validade jurídica;
- Acompanhar o status dos documentos em tempo real;
- Integrar com outros sistemas de gestão empresarial (ERPs, CRMs, etc.);
- Garantir a segurança da informação e a integridade dos seus documentos.
Implementar o TAE permite que as empresas centralizem seus processos de documentação, garantindo segurança e conformidade em todos os setores.
Sua capacidade de se adaptar a diferentes indústrias oferece uma flexibilidade insuperável. Enquanto os apps resolvem demandas pontuais, o TAE posiciona sua empresa para desafios mais complexos.
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Conclusão
Como você viu, a digitalização de documentos não é apenas uma conveniência moderna; é uma necessidade no ambiente de negócios.
Usar um app para escanear documentos transforma tarefas diárias, promovendo eficiência e segurança, além de simplificar a gestão documental no dia a dia, oferecendo praticidade, mobilidade e recursos inteligentes de digitalização.
Opções como Adobe Scan, Google Drive, Microsoft Office Lens e CamScanner demonstram a variedade de soluções disponíveis no mercado.
No entanto, para uma gestão documental mais completa, segura e com validade jurídica, especialmente no contexto empresarial, o TAE se apresenta como uma alternativa superior, abrangendo desde a organização até a assinatura eletrônica de documentos. Aproveite e leia o nosso artigo sobre segurança digital!
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