modelagem-de-processos

Como fazer a modelagem de processos na sua empresa?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 14 Maio, 2020

A modelagem de processos pode ser uma alternativa vantajosa para melhorar a administração de uma empresa. Com ela é possível reorganizar rotinas, atividades funções, entre outros aspectos do negócio.

Tudo isso com a finalidade de encontrar modelos mais enxutos e eficazes para o gerenciamento da companhia. Neste artigo, explicamos melhor sobre como esse modelos de processos ajuda a otimizar a produção, melhorando o desempenho e o controle dos recursos.

O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos de negócio consiste em um conjunto organizado de processos, desenvolvido com a finalidade de proporcionar um determinado resultado para um cliente, mercado ou empresa.

Aqui o foco está em como o trabalho é executado na empresa, objetivando otimizar processos para aprimorá-los. Veja os elementos que compõem essa tática:

  • Evento: se trata de um acontecimento que inicia um fluxo (inicial), que impacta o comportamento dele (intermediário) ou que encerra o próprio processo (final);
  • Entradas: envolvem os insumos para o processo a ser feito;
  • Saídas: são os produtos finais gerados no encerramento do processo;
  • Atividades: são um conjunto de ações executadas;
  • Recursos: esse elemento pode ser físico ou abstrato, como a informação, por exemplo. Integram a realização de cada atividade;
  • Agentes: responsáveis pelas atividades,
  • Regras: geram dependências entre elas.

Esse método, também conhecido como Business Process Management (BPM), permite que seja feita a diagramação dos processos, obtendo uma visão lógica das atividades. Deste modo, é possível entender como deve ser o modo ideal de executar o trabalho na empresa.

A modelagem pode resultar em um mapa, diagrama ou modelo. O diagrama retrata os principais elementos do fluxo de processo e omite detalhes menores do fluxo de trabalho. Já o mapa proporciona uma visão mais ampla dos principais componentes do processo, portanto é mais preciso do que um diagrama.

E o modelo de processo possui alto grau de detalhamento, apresentando os recursos envolvidos (pessoas, informações, entre outros). O modelo possibilita uma simulação do processo em ambiente virtual.

A importância da modelagem de processos

As empresas que utilizam a modelagem buscam ter uma gestão de processos mais eficiente. É uma forma de aperfeiçoar a organização e a qualidade gerada por esses processos.

Assim, é possível tornar a linha de produção em uma fábrica, por exemplo, ou em qualquer tipo de negócios mais eficaz, organizar as rotinas de manutenção preventiva, além de ter suporte para a automatização de processos. Portanto, conforme a organização evolui, os fluxos de trabalho passam se adaptam a essas mudanças.

Como otimizar a modelagem de processos?

Após verificar a importância da modelagem de processos, podemos implementar esse método. Veja a seguir dicas de como otimizar a modelagem:

Defina seus objetivos

Sempre que optamos por implementar alguma nova metodologia, é preciso primeiro estabelecer os objetivos que se busca com ela. Seja para aprimorar processos existentes ou criar novos procedimentos, a modelagem pode ajudar.

Por isso, tenha essas questões em mente antes de iniciar a implementação da modelagem na companhia. Assim, as metas ficam mais claras e fica mais fácil definir o caminho a ser seguido para atingi-las.

Escolha a abordagem

Para estruturar um projeto de modelagem é preciso decidir a abordagem que será utilizada. Veja:

  • Método: sequência de etapas para levantamento e organização dos dados que serão parte do processo;
  • Meta-modelo: grupo de dados a serem modelados;
  • Solução tecnológica: para servir de apoio para a documentação dos dados;
  • Notação: compreende regras e símbolos para representar informações. Agrega fluxogramas, diagramas similares e também ícones padronizados para desenhar fluxos de trabalho,
  • Modelagem adequada ao tipo de indústria: analisar os modelos de processos que atendem às necessidades da fábrica.

Também é preciso definir se a abordagem será top down — a modelagem é feita primeiro de modo geral e depois detalhadamente em cada processo — ou bottom up — compreendendo cada processo de forma detalhada e depois chegar a uma visão macro.

O BPMN é um padrão para modelagem orientada a objetos. Se trata de uma representação gráfica que é feita utilizando ícones que simbolizam o fluxo de processo. A partir dessa notação é possível fazer o mapeamento de todos os processos.

Implemente a cultura orientada a processos

Ao longo da modelagem é importante também criar uma cultura organizacional orientada a processos, com a adoção da gestão BPM. É preciso que a empresa seja focada na forma como os fluxos de trabalho se desenvolvem.

Isso a tornará mais compatível com a modelagem de processos escolha pela empresa, tornando o método mais eficaz.

Invista em tecnologia

A otimização de processos passa a ser mais eficiente quando a empresa adota uma ferramenta como um sistema de gestão empresarial. Com essa solução é possível ter mais controle sobre todos os setores da organização, centralizando as informações e favorecendo decisões estratégicas.

Essa tecnologia também produz indicadores de desempenho que auxiliam a monitorar os fluxos de trabalho. Leia neste artigo, mais informações sobre o que um sistema de gestão pode fazer pelo seu negócio!
Nova call to action

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *