Como assinar contrato digital online? Confira melhores ferramentas

Equipe TOTVS | 11 maio, 2022

Sua empresa está contratando novos funcionários, mas não sabe como assinar contrato digital online? 

Se você não sabe como prosseguir nesses casos de contratação de prestação de serviço, está no lugar certo.

Com o aumento do trabalho híbrido e do home office, especialmente na pandemia, essa situação se tornou muito frequente na rotina das equipes de recursos humanos.

E considerando que está cada vez mais comum na rotina das empresas o compartilhamento e armazenamento digital de documentos, torna-se obrigatório entender as opções de como assinar um contrato com assinatura digital.

A boa notícia é que existem diversas opções para assinatura de documentos empresariais e contratos com validade legal, tornando toda a negociação segura, independente de ser efetuada no ambiente digital.

Para esclarecer todas as suas dúvidas e conhecer as principais ferramentas, siga com a leitura!

O que é e como funciona o contrato digital?

Contrato digital é um documento de formalização efetuado por duas ou mais pessoas de maneira digital. 

Por isso, dispensa a necessidade de impressão de documentos ou de ser validado com a assinatura feita à mão. E por ser digital, pode ser assinado via celular, tablet ou computador.  

Além de não ter etapas de envio até o destinatário e armazenamento de papeladas, o contrato digital se destaca como uma opção mais moderna e segura.

Isso porque a assinatura de contratos e documentos digitais funcionam a partir de uma chave de segurança criptografada, o que garante a veracidade das informações, assim como a identidade do assinante e dos dados disponibilizados por meio de um certificado digital.

Quais são as vantagens de assinar um contrato digital?

As empresas que têm como preferência assinar os contratos digitalmente podem ser beneficiadas de diversas formas. 

Por isso, listamos abaixo as vantagens de investir em um sistema de assinatura eletrônica:

  • redução de custos: o contrato digital evita gastos com impressões (tinta, papéis e manutenção de máquinas) e envio de documentos;
  • facilidade de acesso: por conta do armazenamento em nuvem, permite o acesso e assinatura de documentos pelo celular, tablet ou desktop, exigindo apenas conexão à internet;
  • agilidade em negociações: a assinatura digital acelera negociações, seja na contratação de prestadores de serviços ou fornecedores. Isso porque ambas as partes podem assinar o contrato de qualquer lugar do mundo, ampliando até mesmo as opções de negociações, já que não é necessário contar com a presença física para ter a validação dos documentos;
  • economia de espaço: por ser uma maneira digital de assinatura e armazenamento, esse recurso dispensa a necessidade de um espaço físico para guardar e preservar os documentos;
  • organização: ferramentas de assinatura digital permitem maior organização de documentos, com divisão em pastas e subpastas, o que facilita a pesquisa — diferente de arquivos físicos; 
  • segurança das informações: é possível contar com dispositivos que protegem e restringem o acesso aos contratos. Além disso, a assinatura digital possui chaves de segurança criptografadas, garantindo ainda mais segurança nas informações.

Como assinar contrato digital?

As empresas podem realizar a assinatura de contrato digital por meio de vários aplicativos e ferramentas online. As principais alternativas, com suas vantagens e desvantagens, são:

Microsoft Word

O Microsoft Word sempre entra na lista de aplicativos para assinar documentos grátis, pois ele permite criar e salvar uma assinatura própria. 

No entanto, quem conhece a ferramenta sabe que esse não é o foco do uso, por isso é necessário seguir uma série de passos até assinar o documento digitalmente.

Ou seja, perde-se muito tempo em uma tarefa simples de assinatura digital de contrato online

Para se ter uma ideia, o passo a passo consiste em:

  • abrir o documento no formato Word;
  • clicar em “arquivo” e depois em “informações”;
  • selecionar a opção “proteger documento”;
  • depois, ir em “adicionar uma assinatura digital”;
  • preencher as informações solicitadas na próxima etapa e informações de objetivo de assinatura;
  • conferir se o certificado digital selecionado está correto;
  • clicar em assinar.

Em outras ferramentas desenvolvidas para empresas, as etapas são mais simples, sem necessidade de preenchimento de informações e burocracia em todos os contratos assinados.

Plataforma de assinatura

Pensando na dinâmica de assinaturas de documentos empresariais, a melhor alternativa é optar por uma plataforma de assinatura eletrônica.

Com a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, é possível assinar contratos e fazer a gestão de documentos em uma interface muito intuitiva e fácil de editar.

Veja o passo a passo dessa solução:

Insira o contrato na plataforma

Para fazer a inserção dos contratos digitais na plataforma, basta fazer o login com o usuário e senha. 

Depois, na página inicial da ferramenta, clique na opção de inserir documentos para procurar entre os arquivos PDF do seu computador ou celular, ou simplesmente arraste os arquivos até o local indicado. Além de incluir os arquivos que vão compor o seu envelope, você poderá nomear esse conjunto de documentos para facilitar a busca no futuro.

Adicione os signatários

Depois de inserir o contrato digital, é hora de selecionar os signatários. 

Quem está solicitando a assinatura deve selecionar se o documento será assinado pelo remetente ou não e, logo em seguida, inserir os nomes e e-mails das partes envolvidas (os ícones de contatos e grupos podem facilitar na busca dos seus contatos mais frequentes). 

Nas outras abas, a plataforma também permite que o usuário anexe outros tipos de documentos ao envelope ou selecione se há a exigência de uma assinatura manuscrita (desenhada) dos destinatários.

Nessa ferramenta de assinatura, existe também a vantagem de indicar uma ordem de assinatura, criando assim um fluxo mais otimizado para conseguir efetuar uma negociação.

Na TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode submeter envelopes de documentos para criar um fluxo de assinantes que são devidos na inserção dos e-mails de disparo.

Nessa definição do signatário, é possível definir também qual o tipo de ação que você deseja que o destinatário tenha, como assinar eletronicamente ou com certificado digital (A1/A3), observar, validar ou testemunhar o documento.

Colete as assinaturas das partes envolvidas

Por fim, basta fazer a coleta de assinaturas. Todas as partes envolvidas no contrato receberão por e-mail o documento para assinatura. 

Para assinar, basta clicar no documento e seguir a solicitação. Todo o processo é simples e seguro, com 100% de validade jurídica e certificado digital.

No vídeo abaixo, é possível rever o passo a passo e conhecer mais benefícios dessa ferramenta de assinatura:

Como assinar contrato digital: principais dúvidas

Confira as dúvidas mais frequentes sobre como assinar contrato digital.

Como assinar contrato digital pelo celular?

Para assinar contratos digitais pelo celular, as empresas podem utilizar diversas ferramentas, desde aplicativos mais simples como ferramentas mais completas de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Além da opção para desktop, essa ferramenta também possui um app para assinatura de contratos digitais no celular ou tablet. O app está disponível tanto para Android quanto para iOS.

Para quem pesquisa sobre como assinar contrato digital no iPhone, uma alternativa que existe no próprio aparelho é a função arquivos. 

Por essa alternativa também é possível assinar documentos, mas ainda assim com menos funcionalidades que uma ferramenta de assinatura eletrônica.

Como assinar um contrato com certificado digital?

Saber como assinar contrato digital com certificado é bem simples. Na prática, é possível inserir o aceite com certificado digital por meio de ferramentas de assinatura eletrônica que oferecem essa opção, como é a ferramenta da TOTVS.

Essa é a melhor forma de garantir validade jurídica e ter a praticidade de assinar os mais diversos documentos de onde estiver.

O certificado digital, para quem não conhece o conceito, é como se fosse a assinatura online de cada pessoa.

É uma alternativa confiável por apresentar a mesma autenticidade de confirmação de identidade que uma assinatura no papel.

Com esse certificado, é possível atestar segurança nas informações do contrato e na validação da assinatura de todas as partes envolvidas, tanto para pessoas físicas como jurídicas.

A assinatura digital é confiável?

Sim, o uso de assinatura digital é uma solução segura para as empresas. Agora que você sabe como assinar contrato digital, não é necessário temer pelo uso. 

Por ser uma tecnologia que usa chaves criptografadas e com certificado digital, as empresas têm garantia de um alto nível de autenticidade, segurança das informações e validade da identidade do signatário.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

A assinatura digital tem validade jurídica?

Sim, documentos com assinatura digital também possuem validade jurídica. Antes da criação da Lei da Assinatura Digital, existiam casos de exceção, mas hoje existe uma classificação de assinaturas mais claras e regras estabelecidas.

Se as empresas estiverem em dúvida se o documento terá ou não validade jurídica, basta consultar o que diz a legislação (Lei no 14.063/2020).

Em assinatura de contratos de prestação de serviço, por exemplo, a assinatura digital tem a mesma validade que a assinatura feita à mão.

Quais cuidados ter ao assinar um documento digitalmente?

Depois de acompanhar o passo a passo de como assinar contrato digital por meio das principais ferramentas, veja os cuidados que você deve ter na sua empresa no uso de assinaturas eletrônicas como essa:

  • conte com uma solução de gestão de documentos, como um software de assinatura eletrônica;
  • escolha o certificado digital que mais se adequa às necessidades de sua empresa e aos tipos de documentos assinados;
  • fique atento à validade do certificado e da assinatura digital;
  • crie senhas PIN com segurança máxima, garantindo ainda mais proteção aos documentos. É recomendado o uso de senhas com letras (maiúsculas e minúsculas), símbolos e números, se for possível;
  • tenha cuidado com assinaturas digitais em computadores compartilhados ou com acesso fácil ao e-mail de validação;
  •  encontre uma autoridade certificado que controle a emissão de chaves de segurança, com padrões e regras estabelecidas pela ICP-Brasil.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta desenvolvida para a gestão centralizada de assinaturas eletrônicas.

Desenvolvida pela maior empresa de tecnologia do Brasil, essa tecnologia além de garantir total segurança e validade jurídica aos documentos, apresenta uma ferramenta móvel, o app Minha Assinatura Eletrônica.

Com essa funcionalidade, sua empresa terá como assinar contrato digital de onde estiver, por meio do celular ou tablet.

Entre as vantagens, existe o cadastro, publicação, busca e assinatura dos mais variados documentos empresariais.

Assim, é possível ter muito mais controle das negociações pendentes e realizadas. Gostou desses benefícios? Então, aproveite! 

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Conclusão

Vimos que existem várias maneiras de assinar um documento digitalmente, mas considerando as demandas das organizações e volume de documentos empresariais que precisam ser validados no dia a dia, nem todas as ferramentas se encaixam como a opção mais vantajosa.

Por isso, na hora de escolher a melhor tecnologia para se investir, é importante levar em conta o custo-benefício.

Existem opções que podem ser indicadas para o uso pontual, mas que não apresentam funcionalidades completas, como gerenciamento e organização de documentos por data, status de pendência ou tipo de arquivo.

Assim, no fim das contas, tornam o trabalho dos gestores mais segmentado e menos produtivo.

Caso a ideia seja ter mais integração e segurança nas informações, o ideal é apostar em uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para empresas que precisam gerir documentos, seja contratos de prestação de serviços, notas fiscais, contratos com fornecedores etc.Agora que você já sabe como assinar contrato digital da melhor forma, que tal experimentar nossa ferramenta gratuitamente?

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