Contrato virtual: o que é, como funciona, vantagens e como criar

Equipe TOTVS | 08 junho, 2022

O contrato virtual é um documento que vem ganhando popularidade nos últimos anos devido à transformação digital.

O trabalho no ambiente online tornou-se comum e necessário para promover colaboração entre profissionais, redução de custos e maior produtividade das equipes.

Um bom exemplo é a assinatura eletrônica, essencial para um contrato virtual. Dados do MSB apontam que as empresas que utilizam esse recurso podem reduzir os custos de manuseio de documentos em até 85%.

Impressionante, não? 

Neste contexto, é fundamental saber como criar um modelo de contrato virtual para utilizar em sua empresa.

Pensando nisso, abordaremos neste texto o conceito de contrato virtual, como fazer, como assinar o documento e muito mais.

Vem com a gente!

O que é um contrato virtual?

O contrato virtual é um documento que formaliza as regras de um acordo, sendo elaborado em ambiente totalmente digital, por meio do uso de tecnologias. 

Na prática, o usuário pode redigi-lo em um editor de texto e enviá-lo para as partes para que coloquem a assinatura no contrato virtual.

Entendeu o que é um contrato virtual? Ele se assemelha a um contrato tradicional, que fixa direitos e deveres para as partes, mas com a particularidade de ser implementado de forma virtual. 

Assim, o que muda é somente a maneira como ele é feito. Isso, inclusive, traz à tona uma pergunta comum: contrato virtual tem validade? 

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Contrato virtual é válido?

Sim, o contrato virtual tem validade se reunir todos os requisitos gerais do contrato e se tiver uma assinatura eletrônica

Em outras palavras, o contrato virtual é válido se tiver:

  1. Assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital, dependendo da exigência da outra parte;
  2. Partes com capacidade civil, o que envolve a maioridade, além das condições físicas e psicológicas necessárias;
  3. Forma prescrita ou não defesa em lei, pois há documentos que devem seguir uma forma especial;
  4. Objeto possível (viável de ser cumprido), lícito (em conformidade com a lei), determinado ou determinável (específico ou passível de determinação).

Agora que você já sabe que o contrato virtual é válido, que tal aprender como ele funciona?

Como funciona o contrato virtual?

O contrato virtual funciona de forma semelhante aos contratos tradicionais, com cláusulas que traduzem o acordo entre as partes, seus direitos e obrigações. 

A diferença é a assinatura de contrato virtual, que é um de seus elementos de validade. Ela é tratada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Essa norma tem como objetivo “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”. Para tanto, há dois tipos de assinaturas válidas: 

  • Assinatura digital: uso de criptografia assimétrica (na prática, um certificado digital).
  • Assinatura eletrônica: identificação eletrônica confirmada por um conjunto de dados digitais e evidências, e que é aceita por todas as partes. Token, biometria, senha e login são alguns exemplos.

Quais são as vantagens do contrato virtual?

Você já viu que o contrato virtual é válido e entendeu seu funcionamento. Basicamente, ele traz as características dos contratos impressos, mas é feito em ambiente digital.

Isso é algo bastante vantajoso na atualidade, e você deve sentir isso no dia a dia da empresa na hora de gerenciar documentos.

Vamos entender como o contrato virtual pode beneficiar seu negócio?

Segurança

A segurança da informação é um conjunto de práticas de proteção aos dados, especialmente dos usuários e das organizações.

O uso de contrato virtual é bastante positivo neste sentido, pois as partes utilizam um ambiente digital que evita perdas e desvios dos contratos, desde a elaboração até o armazenamento.

Inclusive, é comum vermos o uso de sistemas baseados em nuvem, que também contam com criptografia para proteger os documentos e limitar o acesso a eles.

Rapidez na assinatura

Você sabia que bastam 37 minutos para obter uma assinatura de contrato virtual? A assinatura manuscrita demora, em média, 5 dias.

A rapidez na contratação é essencial para diversos departamentos de uma empresa. 

O gestor pode, por exemplo, fechar um contrato de trabalho com um grande talento por causa dessa rapidez após a entrevista. 

Isso também vale para oportunidades de investimento, parcerias e contratos com fornecedores.

Mais organização e sustentabilidade

Um dos pontos sensíveis de uma boa gestão de contratos é a organização. 

Como garantir que esses documentos sejam localizados de maneira fácil? Como separá-los em categorias? Como obter a assinatura de maneira rápida?

Utilizando um contrato virtual para que toda essa organização seja feita de maneira eficiente no ambiente online, evitando o fluxo de processos manual.

Além desse benefício do contrato virtual, o gerenciamento eletrônico de documentos proporciona mais sustentabilidade empresarial.

Sem o uso de papéis, a empresa dá um passo para atender ao critério sustentável do ESG, algo fundamental para sua reputação nos dias atuais.

Mobilidade

A mobilidade é uma vantagem evidente do uso do contrato virtual, pois basta um smartphone para o interessado acessar o documento.

Você pode baixá-lo para usar o contrato offline, acessá-lo diretamente na nuvem ao fazer login no sistema, enviar para um colega por aplicativo. As facilidades são muitas.

Em 2017, uma pesquisa da Forrester concluiu que 30% dos contratos são abertos a partir de um navegador móvel. Atualmente, a porcentagem deve ser bem maior, não?

Redução de custos

Uso reduzido de papéis, pouco espaço físico para armazenamento, economia com deslocamento para assinatura de documentos. 

Essas consequências do uso do contrato virtual promovem uma redução de custos relevante para seu negócio. 

Mais produtividade das equipes

Como criar um contrato virtual? O responsável precisa elaborar o documento conforme o acordo das partes, revisá-lo, enviar para a assinatura e armazená-lo.

Essas são as etapas básicas do ciclo contratual. Por serem realizadas em ambiente digital, há maior agilidade nos processos devido à colaboração facilitada.

Como consequência, os profissionais envolvidos serão mais produtivos, podendo destinar seu tempo a atividades estratégicas do negócio. 

E já que mencionamos o ciclo do contrato virtual, como fazer esse documento?

Como criar um contrato virtual?

Até o momento, vimos um pouco sobre a assinatura de contrato virtual, que é um dos seus elementos de validade. Falamos também do conceito e do funcionamento deste documento.

E como criar um contrato virtual? Seu foco é aprender como fazer contrato online grátis? Você precisará de um editor de texto para começar. 

Após escolher um, você deverá seguir as seguintes etapas:

  1. Analise os requisitos fundamentais do contrato: capacidade civil, forma, objeto e assinatura.
  2. Escreva as cláusulas imprescindíveis: quem busca um contrato virtual grátis, sem auxílio de advogado, deve saber as cláusulas imprescindíveis, que são a identificação, os direitos e as obrigações das partes, valores, prazos e condições de pagamento, dentre outras. 
  3. Saiba como assinar um contrato virtual: você pode utilizar assinatura eletrônica ou digital, mas recomendamos contar com uma plataforma específica para assinatura de contrato virtual.

Entendeu um pouco mais sobre contrato virtual, como fazer e estruturar o documento? 

Apresentamos a seguir um modelo de contrato virtual para que você entenda como ele é!

Modelo de contrato virtual

Cabeçalho do documento: identificação completa das partes contratantes e interessadas.

Coloque nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ, dados de representante e, se for o caso, endereço completo de todos.

Cláusula 1: descrição do objeto do contrato. 

Caso precise detalhar o objeto do contrato, utilize 1.1, 1.2 e assim por diante.

Cláusula 2: direitos e deveres da parte 1.

Nos subitens, você deve falar de valores envolvidos e condições de pagamento (forma, prazo, número de parcelas – se houver – etc.).

Cláusula 3: direitos e deveres da parte 2.

Detalhe o que for necessário em subitens, como “prestar os serviços na forma e nos prazos acordados e apontados nas cláusulas 2.1”. 

Cláusula 4: prazo de vigência do contrato virtual.

Cláusula 5: outros direitos e obrigações das partes ainda não mencionados.

Cláusula 6: reajustes do contrato.

Cláusula 7: condições de rescisão contratual.

Cláusula 8: arbitragem.

Cláusula 9: foro. 

Data e local.

Assinaturas eletrônicas (inclusive de testemunhas).

Contrato virtual, digital e eletrônico: quais as diferenças?

O que é um contrato virtual? Um contrato elaborado no ambiente digital, como ocorre com o contrato online. Por isso, é comum vermos ambos sendo tratados como semelhantes.

Considerando isso, um contrato virtual pode ser digital e eletrônico, já que a diferença entre estes é a modalidade do aceite.

Um contrato virtual ou online será um contrato digital se for utilizado o certificado digital na assinatura. 

Caso sejam utilizados outros métodos online de validação de documentos, como login e senha, biometria e tokens, o contrato virtual ou online será um contrato eletrônico.

Saiba como fazer uma gestão inteligente de contratos virtuais

Você sabia que, de acordo com o World Commerce and Contracting, o mau gerenciamento de contratos compromete 9% da receita anual das empresas?

Por isso, é preciso fazer uma gestão inteligente de contratos virtuais para ter maior controle sobre os riscos do negócio, que é seu maior objetivo.

Todo o ciclo de vida do documento se dá em âmbito digital, e isso envolve elaboração, aprovação, revisão e outras etapas. 

Considerando isso, como fazer uma gestão inteligente? 

Além de conhecer essas etapas, é preciso monitorar os contratos, fazer as revisões nos termos quando for necessário e ter atenção à organização.

Tudo isso é mais fácil com o uso de um software de gestão. Portanto, escolha um apropriado para seu negócio. A ferramenta pode auxiliar, inclusive, na assinatura.

Como assinar um contrato virtual?

Vimos anteriormente que o contrato virtual é válido quando apresentar seus requisitos fundamentais. Um deles é a assinatura. 

E como assinar um contrato virtual? Apresentamos algumas possibilidades:

  • Microsoft Word: é possível proteger o documento e adicionar uma assinatura digital, mas é uma ferramenta de edição de texto.
  • Plataforma de assinatura eletrônica: solução mais adequada para a assinatura de contrato virtual, pois se integra a outros sistemas gerenciais e apresenta funcionalidades importantes para a gestão de contratos.

Se você escolheu a plataforma de assinatura, deve entender o funcionamento básico dela.

De maneira simples, será preciso adicionar as pessoas que assinarão o documento, atendendo às informações solicitadas pela ferramenta. 

Em algumas soluções, você pode indicar a ordem das assinaturas.

Na sequência, selecione o tipo de assinatura (digital ou eletrônica) e colete as assinaturas das partes envolvidas. Elas receberão o link do documento por e-mail.

Por fim, fique atento a alguns cuidados básicos na hora de assinar os contratos.

Os principais cuidados ao assinar esse tipo de contrato

Você acabou de aprender como assinar um contrato virtual. Porém, antes de escolher qualquer solução, fique atento a algumas questões importantes, como:

  • O processo de assinatura é realmente rápido e prático, atendendo ao objetivo de conferir produtividade ao fluxo dos seus projetos?
  • Existe algum mecanismo de segurança de dados para garantir a validade da assinatura, como o padrão de criptografia SHA256?
  • É possível garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para que sua empresa atenda às normas de proteção de dados sensíveis?

Se a resposta for sim, ótimo. A assinatura de contrato virtual será rápida e segura.

Caso você escolha uma plataforma de assinatura eletrônica, analise as funcionalidades que ela apresenta. Ela deve ser simples, apresentar boa interface e ser fácil de usar. 

Dessa forma, garantirá a agilidade e a produtividade em todo o ciclo de tramitação do contrato. 

Um ótimo exemplo de plataforma é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é mais uma das soluções da maior empresa de tecnologia do Brasil que contribui diretamente para os resultados do seu negócio.

Focada na assinatura de documentos e na gestão dessa forma de identidade digital, ela apresenta funcionalidades que permitem aos usuários a localização rápida de documentos, o acompanhamento do andamento dos contratos e muito mais!

Para entender um pouco mais sobre a ferramenta da TOTVS, veja este breve vídeo:

Seja no computador, seja em dispositivo móvel, você poderá usufruir de rapidez nas negociações, segurança e validade jurídica dos documentos. Além disso, a ferramenta tem integração tanto com outras tecnologias TOTVS quanto com softwares de terceiros.

Nossa plataforma aborda todas as etapas de gestão de assinatura de contrato virtual.

Ela inclui inscrição e cadastro, remissão de documentos, assinatura e devolução, confirmação e verificação, além da gestão de assinaturas.

Essa é nossa proposta para trazer mais produtividade e agilidade para seus contratos.

Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e experimente grátis a ferramenta por 30 dias!

Conclusão

O contrato virtual é aquele elaborado em ambiente online. Ele é válido caso possua os requisitos fundamentais e pode trazer diversos benefícios para seu negócio.

Porém, é preciso ter especial atenção à sua assinatura, pois é um desses requisitos que podem invalidar o documento.

E, como apontamos, ela pode ser eletrônica ou digital, e deve ser preferencialmente feita em ferramenta própria para esta função.

Dessa maneira, ao utilizar um contrato virtual válido, sua empresa terá agilidade, produtividade e mobilidade no dia a dia.

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