Contrato virtual: o que é, como funciona, vantagens e como criar

O contrato virtual é um documento que vem ganhando popularidade nos últimos anos devido à transformação digital.

O trabalho no ambiente online tornou-se comum e necessário para promover colaboração entre profissionais, redução de custos e maior produtividade das equipes.

Um bom exemplo é a assinatura eletrônica, essencial para este tipo de contrato. Dados do MSB apontam que as empresas que utilizam esse recurso podem reduzir os custos de manuseio de documentos em até 85%.

Impressionante, não? 

Neste contexto, é fundamental saber como criar um modelo de contrato feito em ambiente digital para utilizar em sua empresa.

Pensando nisso, abordaremos neste texto o conceito  contrato virtual, como fazer, como assinar o documento e muito mais.

Vem com a gente!

O que é um contrato virtual?

O contrato virtual é um documento que formaliza as regras de um acordo, sendo elaborado em ambiente totalmente digital, por meio do uso de tecnologias. 

Na prática, o usuário pode redigi-lo em um editor de texto e enviá-lo para as partes para que coloquem a assinatura no contrato em ambiente digital.

Entendeu o que é um contrato virtual? Ele se assemelha a um contrato tradicional, que fixa direitos e deveres para as partes, mas com a particularidade de ser implementado de forma virtual. Assim, o que muda é somente a maneira como ele é feito. Isso, inclusive, traz à tona uma pergunta comum: contrato assinado online tem validade?

Contrato virtual tem validade?

Sim, o contrato virtual tem validade se reunir todos os requisitos gerais do contrato e se tiver uma assinatura eletrônica. 

Em outras palavras, ele será válido se tiver:

• Assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital, dependendo da exigência da outra parte;
• Partes com capacidade civil, o que envolve a maioridade, além das condições físicas e psicológicas necessárias;
• Forma prescrita ou não defesa em lei, pois há documentos que devem seguir uma forma especial;
• Objeto possível (viável de ser cumprido), lícito (em conformidade com a lei), determinado ou determinável (específico ou passível de determinação).

Agora que você já sabe que o contrato assinado online tem validade, outra pergunta surge: ele é seguro?

Contrato virtual é seguro?

Uma das principais preocupações de quem utiliza o contrato feito virtualmente é a segurança dos dados e das assinaturas envolvidas. 

Afinal, como garantir que o documento não será alterado, fraudado ou violado por terceiros?

A resposta é que este tipo de documento pode ser mais seguro do que o contrato físico, desde que sejam adotadas algumas medidas de proteção. Entre elas, podemos destacar:

• Escolher uma plataforma confiável para elaborar, enviar e assinar o contrato elaborado em ambiente virtual, que ofereça recursos como criptografia, certificação digital, biometria, tokens, entre outros;
• Verificar a identidade e a capacidade das partes que assinam o documento virtual, por meio de documentos, fotos, vídeos, reconhecimento facial, etc;
• Guardar uma cópia do contrato em um local seguro, como servidor em nuvem ou  plataforma de gestão de assinatura.

Seguindo essas dicas, sua empresa pode utilizar este contrato com tranquilidade e aproveitar as suas vantagens, como praticidade, rapidez, economia e sustentabilidade.

Vamos entender melhor seu funcionamento?

Como funciona o contrato virtual?

O contrato feito em ambiente digital funciona de forma semelhante aos contratos tradicionais, com cláusulas que traduzem o acordo entre as partes, seus direitos e obrigações. 

A diferença é a assinatura de contrato virtual, que é um de seus elementos de validade. Ela é tratada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Essa norma tem como objetivo “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”. Para tanto, há dois tipos de assinaturas válidas: 

• Assinatura digital: uso de criptografia assimétrica (na prática, um certificado digital).
• Assinatura eletrônica: identificação eletrônica confirmada por um conjunto de dados digitais e evidências, e que é aceita por todas as partes. Token, biometria, senha e login são alguns exemplos.

Quais são as vantagens do contrato virtual?

Você já viu que o contrato feito em ambiente digital é válido e entendeu seu funcionamento. Basicamente, ele traz as características dos contratos impressos, mas é feito em ambiente digital.

Isso é algo bastante vantajoso na atualidade, e você deve sentir isso no dia a dia da empresa na hora de gerenciar documentos.

Para deixar mais claro, mostramos a seguir como este tipo de contrato pode beneficiar seu negócio:

• Mobilidade: basta um smartphone para o interessado acessar o documento, baixá-lo para usar o contrato offline, acessá-lo diretamente na nuvem ao fazer login no sistema, ou enviar para um colega por aplicativo;
• Redução de custos: ao utilizar um contrato assinado online, a empresa reduz o uso de papéis, precisa de menos espaço físico para armazenamento, e promove a economia com deslocamento para assinatura de documentos.; 
• Sustentabilidade: o gerenciamento eletrônico de documentos também proporciona mais sustentabilidade. Sem o uso de papéis, a empresa dá um passo para atender ao critério sustentável do ESG, algo fundamental para sua reputação nos dias atuais;
• Mais produtividade das equipes: as etapas básicas do ciclo contratual, quando feitas online, confere maior agilidade nos processos devido à colaboração facilitada. Como consequência, os profissionais envolvidos serão mais produtivos, podendo destinar seu tempo a atividades estratégicas do negócio; 
• Segurança: o uso de um contrato feito em ambiente digital é uma prática aliada da segurança da informação. Isso porque é possível evitar perdas e desvios dos documentos, desde a elaboração até o armazenamento. Sem falar no uso de sistemas baseados em nuvem que contam com criptografia e controle de acesso;
• Mais organização:  com a adoção do contrato feito em ambiente digital, é possível melhorar a gestão de contratos. Os documentos podem ser localizados de maneira fácil, separados em categoria e assinados rapidamente. Em suma, toda a organização em torno dos documentos é feita no ambiente online, o que evita o fluxo de processos manual;
• Rapidez na assinatura: bastam 37 minutos para obter uma assinatura de contrato virtual, e essa rapidez na contratação é essencial para diversos departamentos de uma empresa. Ela, por exemplo, facilita as contratações pelo setor de recursos humanos, mas também otimiza as oportunidades de investimento, parcerias e contratos com fornecedores.

Ficou interessado com tantos benefícios? Então é hora de aprender como fazer um contrato virtual!

Como fazer um contrato virtual?

Até o momento, vimos um pouco sobre a assinatura de contrato feito em ambiente digital, que é um dos seus elementos de validade. Falamos também do conceito e do funcionamento deste documento.

E como fazer um contrato virtual? Seu foco é aprender como fazer contrato online grátis? Você precisará de um editor de texto para começar. 

Após escolher um, você deverá seguir as seguintes etapas:

• Analise os requisitos fundamentais do contrato: capacidade civil, forma, objeto e assinatura.
• Escreva as cláusulas imprescindíveis: quem busca um contrato virtual grátis, sem auxílio de advogado, deve saber as cláusulas imprescindíveis, que são a identificação, os direitos e as obrigações das partes, valores, prazos e condições de pagamento, dentre outras. 
• Saiba como assinar um contrato virtual: você pode utilizar assinatura eletrônica ou digital, mas recomendamos contar com uma plataforma específica para assinatura deste documento.

Entendeu um pouco mais sobre contrato virtual, como fazer e estruturar o documento? 

Apresentamos a seguir um modelo para que você entenda como ele é!

Modelo de contrato virtual

Cabeçalho do documento: identificação completa das partes contratantes e interessadas.

Coloque nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ, dados de representante e, se for o caso, endereço completo de todos.

Cláusula 1: descrição do objeto do contrato. 

Caso precise detalhar o objeto do contrato, utilize 1.1, 1.2 e assim por diante.

Cláusula 2: direitos e deveres da parte 1.

Nos subitens, você deve falar de valores envolvidos e condições de pagamento (forma, prazo, número de parcelas – se houver – etc.).

Cláusula 3: direitos e deveres da parte 2.

Detalhe o que for necessário em subitens, como “prestar os serviços na forma e nos prazos acordados e apontados nas cláusulas 2.1”. 

Cláusula 4: prazo de vigência do contrato.

Cláusula 5: outros direitos e obrigações das partes ainda não mencionados.

Cláusula 6: reajustes do contrato.

Cláusula 7: condições de rescisão contratual.

Cláusula 8: arbitragem.

Cláusula 9: foro. 

Data e local.

Assinaturas eletrônicas (inclusive de testemunhas).

Contrato virtual, digital e eletrônico: quais as diferenças?

Contrato virtual ou online são considerados sinônimos e designam os contratos elaborados no ambiente digital.

Há quem aponte que o contrato online é aquele exclusivamente feito com conexão à internet, por meio de ferramentas online ou em nuvem, como o uso de Google Docs. Neste caso, ele seria uma espécie de contrato considerado virtual.

Seja como for, este contrato feito em ambiente virtual pode ser digital e eletrônico: a diferença entre eles é a modalidade do aceite.

Um contrato virtual ou online será um contrato digital se for utilizado o certificado digital na assinatura. 

Caso sejam utilizados outros métodos online de validação de documentos, como login e senha, biometria e tokens, estaremos diante de um um contrato eletrônico.

Como fazer uma gestão inteligente de contratos virtuais?

Você sabia que, de acordo com o World Commerce and Contracting, o mau gerenciamento de contratos compromete 9% da receita anual das empresas?

Por isso, é preciso fazer uma gestão inteligente de contratos virtuais para ter maior controle sobre os riscos do negócio, que é seu maior objetivo.

Todo o ciclo de vida do documento se dá em âmbito digital, e isso envolve elaboração, aprovação, revisão e outras etapas. 

Considerando isso, como fazer uma gestão inteligente? 

Além de conhecer essas etapas, é preciso monitorar os contratos, fazer as revisões nos termos quando for necessário e ter atenção à organização.

Tudo isso é mais fácil com o uso de um software de gestão. Portanto, escolha um apropriado para seu negócio. A ferramenta pode auxiliar, inclusive, na assinatura.

Como assinar um contrato virtual?

Vimos anteriormente que o contrato assinado online tem validade quando apresentar seus requisitos fundamentais. Um deles é a assinatura. 

E como assinar um contrato virtual? Apresentamos algumas possibilidades:

• Microsoft Word: é possível proteger o documento e adicionar uma assinatura digital, mas é uma ferramenta de edição de texto;
• Plataforma de assinatura eletrônica: solução mais adequada para a assinatura de contratos feitos virtualmente, pois se integra a outros sistemas gerenciais e apresenta funcionalidades importantes para a gestão de contratos.

Se você escolheu a plataforma de assinatura, deve entender o funcionamento básico dela.

De maneira simples, será preciso adicionar as pessoas que assinarão o documento, atendendo às informações solicitadas pela ferramenta. 

Em algumas soluções, você pode indicar a ordem das assinaturas.

Na sequência, selecione o tipo de assinatura (digital ou eletrônica) e colete as assinaturas das partes envolvidas. Elas receberão o link do documento por e-mail.

Por fim, fique atento a alguns cuidados básicos na hora de assinar os contratos.

Os principais cuidados ao assinar esse tipo de contrato

Você acabou de aprender como assinar um contrato virtual. Porém, antes de escolher qualquer solução, fique atento a algumas questões importantes, como:

• O processo de assinatura é realmente rápido e prático, atendendo ao objetivo de conferir produtividade ao fluxo dos seus projetos?
• Existe algum mecanismo de segurança de dados para garantir a validade da assinatura, como o padrão de criptografia SHA256?
• É possível garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para que sua empresa atenda às normas de proteção de dados sensíveis?

Se a resposta for sim, ótimo. A assinatura deste contrato será rápida e segura.

Caso você escolha uma plataforma de assinatura eletrônica, analise as funcionalidades que ela apresenta. Ela deve ser simples, apresentar boa interface e ser fácil de usar. 

Dessa forma, garantirá a agilidade e a produtividade em todo o ciclo de tramitação do contrato. 

Um ótimo exemplo de plataforma é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é mais uma das soluções da maior empresa de tecnologia do Brasil que contribui diretamente para os resultados do seu negócio.

Focada na assinatura de documentos e na gestão dessa forma de identidade digital, ela apresenta funcionalidades que permitem aos usuários a localização rápida de documentos, o acompanhamento do andamento dos contratos e muito mais!

Para entender um pouco mais sobre a ferramenta da TOTVS, veja este breve vídeo:

Seja no computador, seja em dispositivo móvel, você poderá usufruir de rapidez nas negociações, segurança e validade jurídica dos documentos. Além disso, a ferramenta tem integração tanto com outras tecnologias TOTVS quanto com softwares de terceiros.

Nossa plataforma aborda todas as etapas de gestão de assinatura de contrato virtual.

Ela inclui inscrição e cadastro, remissão de documentos, assinatura e devolução, confirmação e verificação, além da gestão de assinaturas.

Essa é nossa proposta para trazer mais produtividade e agilidade para seus contratos.

Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e experimente grátis a ferramenta por 30 dias!

Conclusão

O contrato virtual é aquele elaborado em ambiente online. Ele é válido caso possua os requisitos fundamentais e pode trazer diversos benefícios para seu negócio.

Porém, é preciso ter especial atenção à sua assinatura, pois é um desses requisitos que podem invalidar o documento.

E, como apontamos, ela pode ser eletrônica ou digital, e deve ser preferencialmente feita em ferramenta própria para esta função.

Dessa maneira, considerando que um contrato assinado online tem validade se obedecidos os requisitos, sua empresa terá agilidade, produtividade e mobilidade no dia a dia.

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