e-CNPJ: o que é, para que serve, como emitir e valores

No ambiente empresarial, o certificado digital e-CNPJ da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) é uma ferramenta essencial. 

Com ele, é possível acessar sistemas restritos para cumprir obrigações junto aos órgãos governamentais, emitir com facilidade notas fiscais, dentre outras ações rotineiras.

Essas vantagens têm feito com que cada vez mais organizações busquem os certificados digitais.

De acordo com a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), o número de emissões bateu recordes em 2024, ultrapassando a marca de 10 milhões.

Neste conteúdo, vamos falar especificamente sobre o certificado digital para Pessoas Jurídicas. Aqui, você vai entender para que serve este documento,  quais são os principais tipos e como emiti-lo. 

Aproveite a leitura!

O que é o e-CNPJ?

O e-CNPJ é um tipo de certificado digital que serve como uma versão eletrônica da identidade da pessoa jurídica. Ele viabiliza transações em ambiente eletrônico e a autenticação em sistemas públicos ou privados em nome da empresa.

Ele funciona a partir de um par de chaves criptográficas, capazes de confirmar a identidade de uma empresa e garantir a sua autenticidade na internet e no meio eletrônico.

Vale destacar que apenas pessoas jurídicas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e em plena atividade legal podem adquirir este certificado.

Confira a seguir o que sua empresa pode fazer a partir do momento em que utiliza a ferramenta!

Para que serve o e-CNPJ?

Além de simplificar e agilizar vários processos, o certificado digital para pessoas jurídicas garante a autenticidade das operações realizadas em ambiente virtual.

Com esse documento, você mantém a segurança das suas transações digitais, com total validade jurídica, enquanto otimiza seus processos. 

Dentre as suas aplicações, podemos citar:

• Cadastrar procurações;
• Emitir notas fiscais eletrônicas;
• Assinar documentos eletronicamente;
• Fazer consultas em sistemas diversos;
• Acessar informações restritas de sistemas públicos e privados;
• Acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC);
• Realizar e autenticar transações online, como as financeiras e comerciais;
• Emitir declarações importantes, como as tributárias (DIPJ, DCTF e DITR), dentre outras.

Quais são os tipos de certificado e-CNPJ?

Seja em formato de arquivo, em um dispositivo (token ou smart card) ou armazenado em nuvem, este certificado digital garante a validade jurídica e oferece segurança a processos burocráticos em sistemas de informação.

Conheça a seguir os dois principais modelos de certificados.

Certificado e-CNPJ A1

O certificado A1 é aquele armazenado no dispositivo da empresa (tablet, celular ou computador). Ele não depende de cartões ou tokens para funcionar.

No ato de instalação, você fornece a senha de acesso, que não será mais necessária ao realizar transações.

A validade deste certificado A1 é de um ano. 

Certificado A3

O certificado A3 é armazenado em um token (tipo um pen drive) ou cartão inteligente. Por isso, é possível utilizá-lo em qualquer dispositivo com entrada USB.

No entanto, ao trocar de computador, o profissional deverá configurar o cartão ou token novamente. 

Outra característica é a necessidade de fornecer a senha de acesso em cada transação.

O modelo A3 ainda oferece a opção de certificado digital CNPJ armazenado na nuvem. Essa identificação eletrônica é armazenada em um servidor HSM (Hardware Security Module).

A validade do certificado A3 é de até cinco anos.

Após compreender os diversos tipos de certificado para empresas, o que é e sua validade, fica mais fácil escolher aquele que é mais adequado para a realidade da sua organização. 

Com o modelo definido, o próximo passo é entender como gerar este documento.

Quais os benefícios do certificado digital CNPJ?

Segundo os dados divulgados pela ANCD, destacados no início deste conteúdo, o número de certificados ativos é de 14,2 milhões — e a maioria deles pertence a pessoas jurídicas (50,6%).

E há alguns motivos para isso.

Os certificados digitais para empresas trazem benefícios para a rotina da organização, em especial a economia de recursos e a redução da burocracia. Veja as principais vantagens:

• Economia de custos e praticidade: com a digitalização de processos, é possível eliminar gastos com impressões, armazenamento de documentos físicos e registros cartorários, além de economizar o tempo com o envio mais ágil de arquivos;
• Solução mais sustentável: devido à menor quantidade de papel usada e à redução no consumo de recursos naturais, o certificado digital contribui para a sustentabilidade;
• Maior segurança nas operações online: com o certificado, é possível garantir a validade jurídica dos documentos, bem como a integridade das informações compartilhadas;
• Acessibilidade a serviços digitais: algumas operações online, como a emissão de notas fiscais eletrônicas e serviços específicos de órgãos públicos exigem o uso de certificado digital.

Como emitir o e-CNPJ?

Qualquer certificado digital confiável no Brasil é emitido pelas chamadas Autoridades Certificadoras (ACs) vinculadas à ICP-Brasil. Por isso, o passo a passo de como gerar e-CNPJ começa pela escolha dessa instituição. 

Confira a seguir todas as etapas para emitir o seu certificado:

• Escolha uma Autoridade Certificadora: encontre a instituição que melhor se encaixa nas suas necessidades, inclusive financeiras;
• Selecione o tipo de certificado digital desejado: saiba quais modelos da ICP-Brasil estão disponíveis e escolha aquele mais adequado para a sua rotina empresarial;
• Faça a solicitação do certificado: no site da AC escolhida, veja as particularidades apresentadas pela instituição acerca do processo, especialmente quanto à documentação que deve ser apresentada;
• Agende uma data para validar o certificado: selecione uma data para  levar os documentos obrigatórios à Autoridade de Registro (AR). É neste momento que serão coletadas sua biometria, as impressões digitais e a foto. Há casos em que esta etapa pode ser realizada por videoconferência.
• Aguarde a emissão do certificado: depois de apresentar a documentação, você só precisa aguardar a elaboração e entrega do documento. Com o certificado em mãos, basta seguir as orientações de instalação e/ou uso do documento.

Como falamos de documentos, é importante saber quais devem ser apresentados ao solicitar seu certificado.

Quais documentos são necessários para a emissão?

Os documentos solicitados na emissão de um certificado digital CNPJ são:

• Documentos da empresa: documentos de constituição (estatuto, contrato social ou certidão do MEI), alterações contratuais e documentos de eleição da diretoria atual (se houver) e cartão CNPJ.
• Documentos do representante legal: documento de identificação (RG, passaporte, CNH, registro em conselho profissional), CPF, comprovante de endereço.
• Documentos adicionais (a critério da AC).

Como consultar o e-CNPJ online?

A consulta do certificado digital pode ser realizada online, diretamente no portal do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).  O processo é bem simples, confira o passo a passo:

• Acesse o portal ITI com seu perfil no “gov.br”;
• Com o login feito, role a tela inicial para baixo até a seção “Acesso Rápido” e clique em “Meu Certificado”;
• Você terá acesso a uma tela com os certificados digitais registrados em seu nome. Nela, encontrará todas as informações sobre tipo de certificado, instituição emissora e data de emissão e vencimento também constarão na tela.

Viu como a consulta é simples? Então vamos a outra questão importante: o valor deste modelo de certificado digital.

Quanto custa um certificado digital e-CNPJ?

O valor de um certificado digital para empresas varia conforme a Autoridade Certificadora, o modelo escolhido e o prazo de validade. O preço pode oscilar de cerca de R$150 a quase R$ 600. 

Como não existe um valor padrão, a dica é pesquisar e comparar diferentes opções para entender qual deles melhor se encaixa no orçamento da empresa.

Lembre-se sempre de verificar as credenciais da Autoridade Certificadora, confirmando sua vinculação ao ICP-Brasil. 

Existe algum e-CNPJ gratuito?

Não existe e-CNPJ gratuito. Porém, em casos de contratação de outro produto ou serviço, como emissor de NF-e ou sistema empresarial, o certificado pode sair “de graça” para o gestor.

MEI precisa ter e-CNPJ?

Conforme consta no Portal do Empreendedor, não há necessidade de o microempreendedor ter um certificado digital MEI, salvo se a legislação local exigir o recurso para emitir NF-e.

No entanto, há empreendedores que optam por utilizar o recurso para ter mais segurança nas operações eletrônicas.

Inclusive, para aproveitar o certificado como aliado da produtividade empresarial, muitas empresas utilizam plataformas de gestão e assinatura de documentos, como o TOTVS Assinatura Eletrônica!

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Já pensou em não precisar mais ir ao cartório para reconhecer firma em um documento? Ou otimizar processos internos com poucos cliques com a assinatura digital? 

Essas duas situações relatam um ganho expressivo de produtividade nas empresas que pode ser conquistado com o uso do TOTVS Assinatura Eletrônica. 

Quem precisa realizar transações e fechar negócios com rapidez, não pode depender exclusivamente dos envios físicos de documentos. Ao mesmo tempo, precisa garantir a validade jurídica das assinaturas, certo?

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode utilizar o seu certificado digital para pessoa jurídica do tipo A1 ou A3 para assinar qualquer documento com facilidade e agilidade.

A plataforma apresenta funcionalidades intuitivas, como a inscrição e o cadastro de novos usuários, o envio de documentos para assinatura, e muito mais.

E você pode fazer tudo isso na palma da mão, com o app Minha Assinatura Eletrônica.

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Conclusão

O e-CNPJ é um recurso que identifica a empresa no ambiente digital e traz  muitos benefícios para a rotina corporativa. 

Além da redução de custos e da promoção da sustentabilidade, é uma ferramenta que contribui para a maior agilidade e produtividade dos colaboradores.

Sua emissão é simples e semelhante aos demais certificados digitais, seja qual for o tipo escolhido. 

O gestor deve, apenas, ter atenção sobre a ferramenta mais adequada para os processos empresariais. Assim, poderá usufruir de todas as vantagens que mencionamos. 

Aproveite para conferir nosso conteúdo sobre Autoridade Certificadora e saiba como escolher a instituição ideal para emitir seu certificado CNPJ.