O certificado digital MEI é um documento eletrônico capaz de identificar o microempreendedor em suas operações na internet de forma segura.
Seja armazenado no computador, no tablet, na nuvem, no cartão inteligente ou em um token, essa espécie de identidade digital traz maior proteção à troca virtual de dados e às transações online.
Para o MEI, o certificado pode servir para a emissão de notas fiscais, por exemplo. Mas é necessário certificado digital para MEI? Seu uso é obrigatório? Como o microempreendedor individual pode usar essa tecnologia? Como emitir certificado digital MEI?
Vem com a gente que explicaremos algumas questões sobre o assunto!
Quem é MEI precisa de certificado digital?
De acordo com o Portal do Empreendedor, o MEI não precisa de certificado digital, exceto se a legislação local exigir o uso da tecnologia na emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e).
Vamos tomar como exemplo a cidade de São Paulo. O MEI precisa de certificado digital? Não. Ele pode emitir a nota fiscal apenas com a Senha Web fornecida pelo sistema.
Vale lembrar que a emissão de NF-e é obrigatória apenas quando o microempreendedor individual atende a pessoas jurídicas.
Diante disso, é importante se questionar para que serve o certificado digital para MEI, certo?
Para que serve o certificado digital MEI?
Apesar de não existir obrigatoriedade no uso de certificado digital MEI, a tecnologia pode facilitar o dia a dia do microempreendedor.
Com a certificação, ele pode:
- assinar documentos digitalmente;
- substituir o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos;
- fazer a autenticação em sistemas, como no Portal do Simples Nacional;
- cumprir obrigações fiscais, como envio de imposto de renda, o que agiliza o fluxo de tramitação com a Receita Federal.
Em suma, com a certificação digital, o empreendedor reduz a burocracia em sua rotina e tem mais agilidade na execução de suas tarefas.
Vale relembrar, ainda, que a adoção do certificado digital para MEI traz diversos benefícios, como:
- praticidade: é possível assinar digitalmente documentos em qualquer lugar e a qualquer momento.
- segurança: o certificado comprova a identidade do microempresário no ambiente digital, garante a segurança de suas ações e atesta a autenticidade da assinatura digital em contratos e documentos eletrônicos;
- redução de custos: o uso da tecnologia evita custos com impressão, deslocamento para coleta e entrega de documentos, além de reconhecimento de firma em cartório, uma vez que os arquivos poderão ser emitidos, assinados e armazenados eletronicamente.
- acesso fácil a serviços online do governo: a declaração do imposto de renda se torna mais simples.
Diante de tantos benefícios, já está se perguntando como obter o certificado digital para MEI? Antes de iniciar o processo, é preciso conhecer os tipos de certificações adequadas para o microempreendedor.
Qual o tipo de certificado digital para MEI?
Você provavelmente já se deparou com termos como e-MEI, e-CNPJ, NF-e ou e-CPF. Esses são tipos de certificados digitais categorizados conforme a finalidade.
O e-MEI é destinado apenas para microempreendedores individuais. O e-CNPJ se aplica a pessoas jurídicas em geral e só pode ser utilizado pelo representante da empresa.
O certificado NF-e permite apenas a emissão de nota fiscal eletrônica e pode ser utilizado pelo funcionário do MEI, por exemplo.
Por fim, o e-CPF, uma versão digital do CPF, também pode ser utilizado pelo microempreendedor para as mesmas finalidades.
Fato é que todos esses tipos de certificados pertencem à categoria A (Assinatura). Portanto, quando aparecer a pergunta “qual o tipo de certificado digital para MEI”, você já sabe que estamos falando dos certificados digitais A1 e A3.
Já adiantamos que a diferença entre eles é o local de armazenamento e o tempo de validade. Veja a seguir!
Certificado digital A1
O certificado digital A1 é aquele que é instalado em um dispositivo, como computador, tablet ou smartphone.
Ele possui validade de um ano.
Certificado digital A3
O certificado digital A3 fica disponível em um dispositivo físico, como um smartcard (que demanda o uso de um acessório para ler o cartão) ou um token (uma espécie de pendrive).
Ele pode ser inserido em qualquer dispositivo eletrônico, o que favorece a mobilidade do empreendedor.
Existem opções de certificado A3 válidas por até 5 anos, sendo o mais comum aquele válido por 3 anos.
Agora você já sabe qual o tipo de certificado digital para MEI. E será que existe algum que se destaca?
Qual o melhor certificado digital para MEI?
O melhor certificado digital para MEI é aquele que atende às suas necessidades e ao seu orçamento.
Em primeiro lugar, saiba que você não encontrará um certificado digital A1 gratuito MEI. O mesmo ocorre com o tipo A3. Ou seja, de qualquer maneira, você terá que desembolsar uma quantia para adquirir a certificação.
Outro fator a ser avaliado é a forma de pagamento. Existem Autoridades Certificadoras (ACs) que fazem o parcelamento do valor total, facilitando a aquisição do produto.
Além disso, você deverá decidir se é melhor emitir uma certificação do tipo A1 ou A3.
Quem precisa de mobilidade costuma optar pelo smartcard ou token. No entanto, as chances de perda do dispositivo são maiores neste caso.
Se você tem um funcionário para executar suas burocracias, pode ser melhor ter o certificado instalado diretamente no computador.
Avalie todos esses aspectos para escolher o melhor certificado digital para MEI.
Como obter o certificado digital MEI?
Para emitir certificado digital MEI, você precisa seguir alguns passos bem simples, veja só:
- Busque a lista das empresas autorizadas a emitir certificados (são as chamadas Autoridades Certificadoras vinculadas à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
- Faça uma pesquisa sobre as ofertas de cada Autoridade Certificadora, comparando custos, meios de pagamentos, tipos de certificado e, se for o caso, a compatibilidade do certificado com seu sistema de emissão de nota fiscal;
- Escolha a AC com a melhor proposta e solicite a emissão do seu certificado digital, mas se lembre de verificar a validade e o tipo (Certificado A1 ou A3, armazenado na nuvem, em dispositivo ou no computador);
- Escolha a forma de realizar a validação dos dados e documentos apresentados. Até pouco tempo atrás, era preciso fazer a validação presencial no local da Autoridade de Registro (AR) indicada pela AC escolhida, mas já existe validação por videoconferência;
- Aguarde a análise e a emissão do seu certificado digital para MEI.
Após recebê-lo, siga as instruções para instalar o certificado, ok?
Certificado digital para MEI: dúvidas frequentes
As dúvidas sobre a certificação digital para MEI são muito comuns. Afinal, MEI precisa de certificado digital para o eSocial? E para recolhimento de FGTS? Confira!
Como emitir nota fiscal eletrônica MEI com certificado digital?
O MEI que se depara com a necessidade de emitir nota fiscal eletrônica terá duas opções: emitir sem o certificado digital, por meio de senha de acesso, ou com a certificação.
E como emitir NF-e com o certificado? Veja um breve passo a passo:
- Faça o credenciamento do seu negócio na Secretaria da Fazenda do Estado, seguindo as exigências determinadas;
- Verifique se o seu certificado digital está dentro da validade;
- Acesse o site da prefeitura e faça o login;
- Emita a nota fiscal gratuitamente, preenchendo os dados necessários.
“E se eu não tiver um certificado”?
Como emitir nota fiscal MEI sem certificado digital?
É possível emitir nota fiscal MEI sem certificado digital no site da Prefeitura Municipal, com o código de acesso.
Como saber se tenho certificado digital para MEI?
Se você, em algum momento, realizou o passo a passo de como tirar certificado digital e pagou por ele, é provável que você tenha uma certificação. O importante é verificar se ela ainda está válida.
Neste caso de certificado MEI, a consulta será necessária no site da certificadora.
Outra opção é fazer a verificação no portal do ITI. Na parte “Acesso Rápido”, você deve clicar em “Meu Certificado” e fazer o login na plataforma. Na sequência, será possível ver os certificados em seu nome.
MEI precisa de certificado digital para FGTS?
Não, o MEI não é obrigado a ter uma certificação digital para o recolhimento do FGTS.
MEI precisa de certificado digital para o eSocial?
Caso opte por prestar suas informações por meio do eSocial Web Service, o MEI precisará de certificado digital para o eSocial
A seguir, apontamos as três formas a partir das quais o MEI pode prestar tais informações:
- eSocial Web Simplificado MEI: semelhante ao eSocial módulo Empregador Doméstico, é uma versão simplificada que não precisa de certificado;
- eSocial módulo geral Web Empresas: módulo geral e avançado, que é mais indicado para empreendedores com experiência com folhas de pagamento. Não precisa ter certificação;
- eSocial Web service: forma padrão de prestar informações ao eSocial, costuma ser a escolha dos escritórios de contabilidade. Neste caso, o MEI no eSocial precisa de certificado digital.
MEI com funcionário precisa de certificado digital?
Não. O empreendedor deve se cadastrar no eSocial pela página do Governo Federal, mas é possível acessar o sistema por um código de acesso.
Qual o valor do certificado digital para MEI?
O valor varia conforme a Autoridade Certificadora e a validade do certificado.
E qual o certificado digital mais barato para MEI? Você poderá encontrar opções a um custo de aproximadamente R$50,00 em uma rápida pesquisa pela internet.
Existe algum certificado digital MEI gratuito?
Não. Não existe certificado digital MEI gratuito.
A Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação vende um produto digital que pode ter um valor variado.
No entanto, diante de tudo que apontamos, há vantagens em emitir certificado digital MEI, certo? Uma delas é utilizar o certificado na assinatura eletrônica.
Para tanto, será preciso adotar uma plataforma para esta finalidade, como é o caso da TOTVS Assinatura Eletrônica.
Como tirar 2ª via do certificado digital MEI?
Caso tenha perdido ou danificado o seu certificado digital MEI, não se preocupe. Você pode solicitar a 2ª via de forma rápida e fácil. Confira como:
- acesse o portal do empreendedor e faça o login com o seu CPF e senha;
- na página inicial, clique em “Serviços” e depois em “Certificado Digital”;
- escolha a opção “Solicitar 2ª via do certificado digital MEI” e siga as instruções na tela;
- informe o motivo da solicitação da 2ª via, confirme os seus dados cadastrais e gere um boleto para pagamento da taxa de emissão do novo certificado;
- após o pagamento do boleto, você receberá um e-mail com o link para baixar o seu novo certificado digital MEI;
- instale o certificado no seu computador ou dispositivo móvel e pronto.
Por que meu certificado digital não é reconhecido?
Existem várias causas para esse problema e algumas soluções que podem ajudar a resolver.
Confira algumas delas:
- certificado digital está válido e não expirou: você pode consultar a validade do seu certificado no site da autoridade certificadora que o emitiu, ou no próprio navegador que você usa para acessar o site ou serviço. Se o seu certificado estiver vencido, você precisa renová-lo junto à autoridade certificadora;
- certificado digital está instalado corretamente no seu computador ou dispositivo: você pode verificar isso no painel de controle do seu sistema operacional, ou nas configurações do seu navegador. Se o seu certificado não estiver instalado, você precisa importá-lo para o seu computador ou dispositivo, seguindo as instruções da autoridade certificadora;
- site ou serviço que você está tentando acessar não reconhece o seu certificado digital: nem todos os sites ou serviços aceitam todos os tipos de certificados digitais, e alguns podem exigir certificados específicos de determinadas autoridades certificadoras. Por isso, é importante verificar isso no site ou serviço que você está tentando acessar, ou entrar em contato com o suporte técnico do mesmo;
- navegador não está configurado corretamente para usar o seu certificado digital: isso ocorre porque alguns navegadores podem exigir que você habilite opções de segurança ou privacidade para permitir o uso do seu certificado digital. Você pode verificar isso nas configurações do seu navegador, ou consultando a ajuda online do mesmo.
Quando o certificado digital perde a validade?
O certificado digital MEI perde a validade quando o seu prazo de emissão expira. Isso significa que ele não pode mais ser usado para assinar documentos ou acessar serviços online que exigem essa identificação. Por isso, é importante ficar atento à data de vencimento do seu certificado digital e renová-lo antes que ele expire.
A sua renovação pode ser feita de forma online ou presencial, dependendo do tipo e do modelo do seu certificado. Para renovar online, você precisa ter o seu certificado digital válido e acessar o site da autoridade certificadora que emitiu o seu documento. Lá, você vai seguir os passos indicados para solicitar a renovação e pagar a taxa correspondente.
Para renovar presencialmente, você precisa agendar um atendimento em um posto de validação da autoridade certificadora que emitiu o seu certificado digital. Você vai levar os seus documentos pessoais ou da sua empresa e o seu certificado digital válido. O atendente vai verificar os seus dados e emitir um novo certificado digital para você.
Lembre-se de que a renovação do certificado digital é importante para manter a sua identidade e a sua segurança na internet. Por isso, não deixe de acompanhar a validade do seu documento e renová-lo sempre que necessário.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Imagine que você é um MEI com certificado digital e deseja assinar um contrato de prestação de serviços com rapidez para garantir o preço proposto pelo fornecedor. Será que é preciso encontrar presencialmente a empresa para fechar o negócio?
E se você precisa fechar uma compra e venda em outro estado? Quanto tempo esperaria para o contrato físico chegar, você assinar e enviá-lo novamente?
Otimizar o tempo é uma necessidade para qualquer negócio, especialmente para pequenos empreendedores que possuem pouca margem de erros.
Nas duas situações, seria possível agilizar sua rotina com uma plataforma de assinatura, como é o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Com nosso sistema, você pode assinar seus documentos com certificado digital do tipo A1 ou A3 sem problemas.
Há muitas vantagens em adotar o TOTVS Assinatura Eletrônica, como:
- enviar documentos em lotes;
- inserir sua marca nos documentos;
- receber notificações sobre o status dos documentos;
- fazer a integração com o Google Drive e outras plataformas;
- controlar o processo de assinaturas em um dashboard intuitivo;
- utilizar assinaturas e rubricas manuscritas, caso não seja necessário assinar com certificado digital.
Em suma, com a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil você dispõe de diversas funcionalidades que agilizam a assinatura e gestão de documentos em seu negócio.
E o melhor: temos versão mobile ou para desktop, para você aproveitar a solução de onde estiver e a qualquer tempo.
Conheça já e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
O certificado digital MEI não é obrigatório na maioria das situações às quais o microempreendedor se submete. No entanto, seu uso traz diversos benefícios ao negócio, especialmente a segurança e a validade jurídica dos documentos.
Há uma grande preocupação do MEI, por exemplo, em emitir NF-e ou transmitir obrigações acessórias ao Fisco. Mesmo nesses casos, não é necessário ter um certificado digital MEI.
No entanto, caso você opte pela solução, poderá fazer tudo isso e muito mais com apenas alguns cliques.
O uso de outras tecnologias associadas, como a plataforma de assinatura eletrônica, é também uma forma de garantir agilidade no uso dos certificados. E esse tipo de solução ajuda a automatizar contratos em seu negócio, sabia? Aprenda o que é automação de contratos!
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