Certificado digital MEI: é obrigatório? Para que serve?

Equipe TOTVS | 24 agosto, 2022

O certificado digital MEI é um documento eletrônico capaz de identificar o microempreendedor em suas operações na internet de forma segura. 

Seja armazenado no computador, no tablet, na nuvem, no cartão inteligente ou em um token, essa espécie de identidade digital traz maior proteção à troca virtual de dados e às transações online.

Para o MEI, o certificado pode servir para a emissão de notas fiscais, por exemplo. Mas é necessário certificado digital para MEI? Seu uso é obrigatório? Como o microempreendedor individual pode usar essa tecnologia?

Vem com a gente que explicamos algumas questões sobre o assunto!

É necessário certificado digital para MEI?

De acordo com o Portal do Empreendedor, o MEI não precisa de certificado digital, exceto se a legislação local exigir o uso da tecnologia na emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Vamos tomar como exemplo a cidade de São Paulo. O MEI precisa de certificado digital? Não. Ele pode emitir a nota fiscal apenas com a Senha Web fornecida pelo sistema.

Vale lembrar que a emissão de NF-e é obrigatória apenas quando o microempreendedor individual atende a pessoas jurídicas.

Diante disso, é importante se questionar para que serve o certificado digital para MEI, certo?

Para que serve o certificado digital MEI?

Apesar de não existir obrigatoriedade no uso de certificado digital para MEI, a tecnologia pode facilitar o dia a dia do microempreendedor.

Com a certificação, ele pode:

Em suma, com a certificação digital, o empreendedor reduz a burocracia em sua rotina e tem mais agilidade na execução de suas tarefas.

Vale relembrar, ainda, que a adoção do certificado digital para MEI traz diversos benefícios, como:

  • Praticidade: é possível assinar digitalmente documentos à distância, de qualquer lugar e a qualquer momento.
  • Segurança: o certificado comprova a identidade do microempresário no ambiente digital, garantindo a segurança de suas ações e atestando a autenticidade da assinatura digital em contratos e documentos eletrônicos;
  • Redução de custos: o uso da tecnologia evita custos com impressão, deslocamento para coleta e entrega de documentos, além de reconhecimento de firma em cartório, uma vez que os arquivos poderão ser emitidos, assinados e armazenados eletronicamente. 
  • Acesso fácil a serviços online do governo: a declaração do imposto de renda e das informações econômico-fiscais da pessoa jurídica (DIPJ) se tornam mais simples.

Diante de tantos benefícios, já está se perguntando como obter o certificado digital para MEI? Antes de iniciar o processo, é preciso conhecer os tipos de certificações adequadas para o microempreendedor.

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Qual o tipo de certificado digital para MEI?

Você provavelmente já se deparou com termos como e-MEI, e-CNPJ, NF-e ou e-CPF. Esses são tipos de certificados digitais categorizados conforme a finalidade.

O e-MEI é destinado apenas para microempreendedores individuais. O e-CNPJ se aplica a pessoas jurídicas em geral e só pode ser utilizado pelo representante legal da empresa. 

O certificado NF-e permite apenas a emissão de nota fiscal eletrônica e pode ser utilizado pelo funcionário do MEI, por exemplo.

Por fim, o e-CPF, uma versão digital do CPF, também pode ser utilizado pelo microempreendedor para as mesmas finalidades. 

Fato é que todos esses tipos de certificados pertencem à categoria A (Assinatura). Portanto, quando aparecer a pergunta “qual o tipo de certificado digital para MEI”, você já sabe que estamos falando dos certificados digitais A1 e A3.

Já adiantamos que a diferença entre eles é o local de armazenamento e o tempo de validade. Veja a seguir!

Certificado digital A1

O certificado digital A1 é aquele que é instalado em um dispositivo, como computador, tablet ou smartphone. 

Ele possui validade de um ano.

Certificado digital A3

O certificado digital A3 fica disponível em um dispositivo físico, como um smartcard (que demanda o uso de um acessório para ler o cartão) ou um token (uma espécie de pendrive). 

Ele pode ser inserido em qualquer dispositivo eletrônico, o que favorece a mobilidade do empreendedor. 

Existem opções de certificado A3 válidas por até 5 anos, sendo o mais comum aquele válido por 3 anos.

Agora você já sabe qual o tipo de certificado digital para MEI. E será que existe algum que se destaca?

Qual o melhor certificado para MEI?

O melhor certificado digital para MEI é aquele que atende às suas necessidades e ao seu orçamento.

Em primeiro lugar, saiba que você não encontrará um certificado digital A1 gratuito MEI. O mesmo ocorre com o tipo A3. Ou seja, de qualquer maneira, você terá que desembolsar uma quantia para adquirir a certificação.

Outro fator a ser avaliado é a forma de pagamento. Existem Autoridades Certificadoras (ACs) que fazem o parcelamento do valor total, facilitando a aquisição do produto.

Além disso, você deverá decidir se é melhor emitir uma certificação do tipo A1 ou A3. 

Quem precisa de mobilidade costuma optar pelo smartcard ou token. No entanto, as chances de perda do dispositivo são maiores neste caso.

Se você tem um funcionário para executar suas burocracias, pode ser melhor ter o certificado instalado diretamente no computador.

Avalie todos esses aspectos para escolher o melhor certificado digital para MEI.

Como obter o certificado digital MEI?

Para emitir certificado digital, você precisa seguir alguns passos bem simples, veja só:

  1. Busque a lista das empresas autorizadas a emitir certificados (são as chamadas Autoridades Certificadoras vinculadas à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
  2. Faça uma pesquisa sobre as ofertas de cada Autoridade Certificadora, comparando custos, meios de pagamentos, tipos de certificado e, se for o caso, a compatibilidade do certificado com seu sistema de emissão de nota fiscal;
  3. Escolha a AC com a melhor proposta e solicite a emissão do seu certificado digital, mas se lembre de verificar a validade e o tipo (Certificado A1 ou A3, armazenado na nuvem, em dispositivo ou no computador);
  4. Escolha a forma de realizar a validação dos dados e documentos apresentados. Até pouco tempo atrás, era preciso fazer a validação presencial no local da Autoridade de Registro (AR) indicada pela AC escolhida, mas já existe validação por videoconferência;
  5. Aguarde a análise e a emissão do seu certificado digital para MEI.

Após recebê-lo, siga as instruções para instalar o certificado, ok?

Certificado digital para MEI: dúvidas frequentes

As dúvidas sobre a certificação digital para MEI são muito comuns. Afinal, MEI precisa de certificado digital para o eSocial? E para recolhimento de FGTS? Confira!

Como emitir nota fiscal eletrônica MEI com certificado digital?

O MEI que se depara com a necessidade de emitir nota fiscal eletrônica terá duas opções: emitir sem o certificado digital, por meio de senha de acesso, ou com a certificação.

E como emitir nota fiscal eletrônica com o certificado? Veja um breve passo a passo:

  1. Faça o credenciamento do seu negócio na Secretaria da Fazenda do Estado, seguindo as exigências determinadas;
  2. Verifique se o seu certificado digital está dentro da validade;
  3. Acesse o site da prefeitura e faça o login;
  4. Emita a nota fiscal gratuitamente, preenchendo os dados necessários.

“E se eu não tiver um certificado”?

Como emitir nota fiscal MEI sem certificado digital?

É possível emitir nota fiscal MEI sem certificado digital no site da Prefeitura Municipal, com o código de acesso.

Como saber se tenho certificado digital para MEI?

Se você, em algum momento, realizou o passo a passo de como tirar certificado digital e pagou por ele, é provável que você tenha uma certificação. O importante é verificar se ela ainda está válida.

Neste caso de certificado MEI, a consulta será necessária no site da certificadora.

Outra opção é fazer a verificação no portal do ITI. Na parte “Acesso Rápido”, você deve clicar em “Meu Certificado” e fazer o login na plataforma. Na sequência, será possível ver os certificados em seu nome.

MEI precisa de certificado digital para FGTS?

Não, o MEI não é obrigado a ter uma certificação digital para o recolhimento do FGTS.

MEI precisa de certificado digital para o eSocial?

O MEI precisa de certificado digital para o eSocial caso opte por prestar suas informações por meio do eSocial Web Service.

A seguir, apontamos as três formas que o microempreendedor individual pode prestar tais informações:

  • eSocial Web Simplificado MEI: semelhante ao eSocial módulo Empregador Doméstico, é uma versão simplificada que não precisa de certificado;
  • eSocial módulo geral Web Empresas: módulo geral e avançado, que é mais indicado para empreendedores com experiência com folhas de pagamento. Não precisa ter certificação;
  • eSocial Web service: forma padrão de prestar informações ao eSocial, costuma ser a escolha dos escritórios de contabilidade. Neste caso, o MEI no eSocial precisa de certificado digital.

MEI com funcionário precisa de certificado digital?

Não. O empreendedor deve se cadastrar no eSocial pela página do Governo Federal, mas é possível acessar o sistema por um código de acesso. 

Qual o valor do certificado digital para MEI?

O valor varia conforme a Autoridade Certificadora e a validade do certificado.

E qual o certificado digital mais barato para MEI? Você poderá encontrar opções a um custo de aproximadamente R$50,00 em uma rápida pesquisa pela internet.

Existe algum certificado digital MEI gratuito?

​​Não. Não existe certificado digital MEI gratuito.

A Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação vende um produto digital que pode ter um valor variado.

No entanto, diante de tudo que apontamos, há vantagens em emitir certificado digital MEI, certo? Uma delas é utilizar o certificado na assinatura eletrônica.

Para tanto, será preciso adotar uma plataforma para esta finalidade, como é o caso da TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Imagine que você é um MEI com certificado digital e deseja assinar um contrato de prestação de serviços com rapidez para garantir o preço proposto pelo fornecedor. Será que é preciso encontrar presencialmente a empresa para fechar o negócio?

E se você precisa fechar uma compra e venda em outro estado? Quanto tempo esperaria para o contrato físico chegar, você assinar e enviá-lo novamente?

Otimizar o tempo é uma necessidade para qualquer negócio, especialmente para pequenos empreendedores que possuem pouca margem de erros. 

Nas duas situações, seria possível agilizar sua rotina com uma plataforma de assinatura, como é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Com nosso sistema, você pode assinar seus documentos com certificado digital do tipo A1 ou A3 sem problemas. 

Há muitas vantagens em adotar o TOTVS Assinatura Eletrônica, como:

  • Enviar documentos em lotes;
  • Inserir sua marca nos documentos;
  • Receber notificações sobre o status dos documentos;
  • Fazer a integração com o Google Drive e outras plataformas;
  • Controlar o processo de assinaturas em um dashboard intuitivo;
  • Utilizar assinaturas e rubricas manuscritas, caso não seja necessário assinar com certificado digital.

Em suma, com a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil você dispõe de diversas funcionalidades que agilizam a assinatura e gestão de documentos em seu negócio.

E o melhor: temos versão mobile ou para desktop, para você aproveitar a solução de onde estiver e a qualquer tempo. 

Conheça já e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O certificado digital MEI não é obrigatório na maioria das situações às quais o microempreendedor se submete. No entanto, seu uso traz diversos benefícios ao negócio, especialmente a segurança e a validade jurídica dos documentos.

Há uma grande preocupação do MEI, por exemplo, em emitir nota fiscal eletrônica ou transmitir obrigações acessórias ao Fisco. Mesmo nesses casos, não é necessário ter um certificado digital para MEI.

No entanto, caso você opte pela solução, poderá fazer tudo isso e muito mais com apenas alguns cliques. 

O uso de outras tecnologias associadas, como a plataforma de assinatura eletrônica, é também uma forma de garantir agilidade no uso dos certificados. E esse tipo de solução ajuda a automatizar contratos em seu negócio, sabia? Aprenda o que é automação de contratos!

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