Certificado digital CNPJ: o que é, para que serve, tipos

Equipe TOTVS | 23 agosto, 2022

Se você busca formas de assinar documentos digitalmente ou emitir uma nota fiscal eletrônica, saiba que precisará de um certificado digital CNPJ

Essa ferramenta passou a integrar o dia a dia das empresas em 2001, com a edição da Medida Provisória nº 2.200-02, e é aplicável em inúmeras situações.

Mesmo com 20 anos de existência no Brasil, há muitos empreendedores que não têm conhecimento sobre este importante recurso.

Você sabe qual o melhor certificado digital para CNPJ? Seria o certificado digital A1 CNPJ ou o certificado digital A3 CNPJ? Qual o valor da ferramenta? Como emitir a certificação?

Apontamos a resposta para essas e outras questões a seguir. Confira!

O que é certificado digital para CNPJ?

Certificado digital para CNPJ é uma espécie de identidade digital da empresa no meio eletrônico, pois permite sua identificação neste ambiente de forma segura e legal.

O empreendedor pode, por exemplo, se autenticar em sistemas públicos ou privados, assinar documentos digitalmente, se comunicar com a Receita Federal e muito mais. 

Para que seja inviolável e válido juridicamente, o recurso se vale de um par de chaves criptográficas que se vincula a determinado arquivo eletrônico com dados sobre a pessoa jurídica. 

É o chamado sistema de criptografia assimétrica, com a chave privada (atesta a identidade sobre a empresa nas ações executadas) e a chave pública (serve somente para decodificar o que foi criptografado pela chave privada).

Por isso, o certificado digital do CNPJ permite a troca de informações entre as partes de forma segura, garantindo a integridade da mensagem e a identidade do signatário.

Entendeu o que é certificado digital para CNPJ? Vamos então ver algumas aplicações e benefícios deste recurso para as empresas!

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Para que serve o certificado digital CNPJ?

Existem inúmeras ações e procedimentos que podem ser realizadas por meio de um certificado digital CNPJ. 

Com ele, o empresário não precisa marcar presença física em órgãos públicos, instituições financeiras e outros locais.

Veja alguns exemplos:

  • Executar transações bancárias;
  • Cumprir obrigações fiscais e tributárias juntos aos órgãos governamentais;
  • Acessar ambientes virtuais e sistemas com dados restritos de forma segura e rápida;
  • Assinar e enviar contratos, declarações (DIRF, DOI, RAIS etc.) e outros documentos pela internet;
  • Emitir nota fiscal eletrônica (aconselhável se apenas o  próprio  titular  do  certificado for o  emissor  das  notas);
  • Utilizar o certificado digital do CNPJ para enviar informações ao INSS, eSocial, Receita Federal, juntas comerciais e outros programas, órgãos e instituições.

Após compreender para que serve o certificado digital CNPJ, o empreendedor consegue ver diversos benefícios em seu uso, tais como:

  • Facilidade na assinatura de documentos, pois não é necessário estar presente para assiná-los;
  • Mobilidade, uma vez que tudo é feito por meio eletrônico, dando ao usuário a possibilidade de utilizá-lo de onde estiver;
  • Redução de custos de operação, como gastos com coleta e envio de documentos, ou compra, impressão e armazenamento de papel;
  • Maior produtividade dos profissionais, pois o certificado digital traz mais agilidade e praticidade na execução de atividades e no fechamento de negócios.

Agora você já sabe para que serve o certificado digital CNPJ e os benefícios que ele proporciona ao dia a dia empresarial.

A seguir, apontamos quais são os tipos de certificação que as empresas podem adotar em sua rotina.

Quais são os tipos de certificado digital CNPJ?

Você já ouviu falar em certificado digital A1 ou A3? Provavelmente sim, pois são os certificados mais comuns e mais utilizados, exatamente por realizarem assinaturas digitais com identificação do titular. 

No entanto, temos 12 certificados digitais para usuários finais, como certificados tipos A, T, A CF-e-SAT, OM-BR e S.

Sem entrar no mérito de todos eles, vamos explicar os dois mais comuns, que são os certificados A1 e A3. Como apontamos, ambos realizam assinaturas digitais, e a diferença entre eles é a validade e o armazenamento.

Certificado A1

O certificado digital A1 é armazenado no dispositivo da empresa (computador, tablet, notebook ou smartphones). Ele não depende de cartões ou tokens para funcionar.

A senha de acesso deverá ser fornecida apenas no ato de instalação, não sendo mais necessária quando o gestor for realizar as transações.

Em geral, tem extensão .P12 ou .PFX, e sua validade é de 1 ano. 

Certificado A3

O certificado digital A3 é armazenado em um smart card ou em um token (semelhante a um pen drive). Ou seja, não é acessado diretamente pelo computador.

Na prática, sempre que o profissional trocar de notebook ou computador, deverá configurar o cartão ou token novamente. A vantagem é que ele pode ser utilizado em qualquer máquina com entrada USB.

Mas não se esqueça de que será preciso utilizar a senha de acesso em cada transação, certo?

Este certificado tem validade entre três a cinco anos.

Com a compreensão sobre os tipos de certificado digital para CNPJ, o gestor já consegue ter uma noção do que é mais adequado para sua realidade. 

Porém, será que seu tipo de organização pode ter este certificado?

Qualquer empresa pode ter um certificado digital CNPJ?

Sim, qualquer empresa pode ter um certificado digital CNPJ, que também se aplica a ONGs, órgãos, organizações sociais e entidades públicas.

Como apontamos, o uso do recurso traz diversos benefícios às organizações, além de garantir a segurança jurídica dos documentos.

Diante disso, vamos ver como fazer certificado digital CNPJ?

Como fazer certificado digital CNPJ?

Fazer o certificado digital para CNPJ é muito simples, e com poucos passos você conseguirá ter o recurso em mãos para utilizar em sua empresa. 

Em primeiro lugar, você deve ter em mente que os certificados seguros, no Brasil, são emitidos por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil. 

Portanto, você pode pesquisar os diversos modelos disponíveis nas ACs antes de escolher por aquele mais adequado para seu dia a dia. 

E como fazer certificado digital CNPJ? Confira o passo a passo:

  1. Escolha o modelo do certificado adequado às necessidades empresariais; 
  2. Entre no site da Autoridade Certificadora habilitada pela ICP-Brasil que você escolheu;
  3. Apresente os documentos para certificado digital CNPJ (em geral, são dados pessoais e da empresa) para fazer a validação do certificado (poderá ser por videoconferência ou presencial);
  4. Receba as orientações para instalação no dispositivo (tipo A1) ou a mídia que contém o certificado (tipo A3) .

Como instalar o certificado digital CNPJ?

A instalação do certificado digital CNPJ dependerá do tipo de certificação que você escolheu. A Autoridade Certificadora enviará um e-mail com as orientações para instalar seu certificado, certo?

Antes de começar, atente-se às exigências do sistema operacional. 

Não se esqueça também das senhas PIN (alterada na hora da validação do certificado e solicitada no uso do certificado A3) e PUK (senha de recuperação, que dá opção de criar uma nova senha de acesso se a PIN for bloqueada).

E como instalar o certificado digital do CNPJ?

No caso de certificado digital A1 CNPJ, você deve fazer o download do software do certificado e executar o arquivo baixado. Basta seguir as instruções propostas e concluir a instalação.

No caso de token ou smart card (certificado digital A3), é preciso baixar o driver que reconhecerá a mídia externa no dispositivo. Na sequência, é só instalá-lo conforme orientações e testar o certificado ao inserir a mídia no dispositivo.

Certificado digital CNPJ: dúvidas frequentes

Existe certificado digital CNPJ gratuito? Como funciona o certificado digital para CNPJ inapto? Como renovar o recurso? 

Existem muitas dúvidas em torno da ferramenta, e esclarecemos algumas delas a seguir!

Quanto custa um certificado digital para CNPJ?

O valor do certificado digital CNPJ muda conforme seu tipo e a Autoridade Certificadora escolhida. 

E em média? Quanto custa um certificado digital para CNPJ? É possível encontrar certificados entre R$ 200,00 e R$ 300,00, com validade de 1 ano. 

Existe algum certificado digital CNPJ gratuito?

Não existe certificado digital CNPJ gratuito, pois é um produto vendido por empresas autorizadas.

Porém, é comum vermos o certificado “gratuito” em caso de aquisição de outro serviço ou de um sistema empresarial que oferece a certificação como “bônus”.

Como saber se meu CNPJ tem certificado digital?

O jeito mais certo de saber se o CNPJ tem certificado digital é consultá-lo no portal do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

O interessado deve ter um perfil no “gov.br” para acessar o serviço. Com o login e senha em mãos, basta ir em “Acesso Rápido” e clicar em “Meu Certificado”.

Após o login, você verá uma tela com todos os certificados digitais em seu nome e os dados relacionados a ele (tipo de certificado, AC emissora, data de emissão e de vencimento).

É possível emitir certificado digital com CNPJ inapto?

Sim. É possível emitir certificado digital com CNPJ inapto, mas não são todos os tipos permitidos.

De acordo com o Anexo I da Portaria RFB/Sucor/Cotec nº 42/2020, não é possível emitir certificados e-CNPJ para pessoas jurídicas enquadradas como suspensas, inaptas, baixadas ou nulas.

Porém, é possível emitir o chamado certificado digital e-PJ. 

Ele pode ser vinculado ao CPF do titular responsável pela empresa, caso em que será semelhante ao e-CNPJ e poderá ser utilizado nos mesmos acessos e funcionalidades que este recurso.

Como renovar o certificado digital CNPJ?

Para renovar o certificado digital, você deve entrar em contato com a Autoridade Certificadora que o emitiu.

Em caso de certificados A3, e-CNPJ e NF-e, eles ainda devem apresentar alguns dias de validade para que a renovação seja feita pelo site.

No caso de certificado A1, ela será realizada por videoconferência.

Qual o melhor certificado digital para CNPJ?

O melhor certificado digital para CNPJ é aquele que atende às necessidades do gestor empresarial.

O certificado A3, por exemplo, possui validade mais extensa e dá mais mobilidade ao usuário por estar inserido em uma mídia. No entanto, há o risco de perda ou furto.

O certificado A1 é indicado para quem não quer utilizar uma leitora (no caso de smart card) ou deseja instalar e armazenar o certificado simultaneamente em vários computadores da empresa.

Após analisar as necessidades da empresa e os desejos do gestor, é possível escolher o melhor certificado digital para CNPJ.

Para aproveitar melhor esse recurso, muitas organizações adotam plataformas de gestão e assinatura de documentos.

Uma delas é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Imagine que você adquiriu um certificado digital CNPJ do tipo A1 para ter mais segurança na hora de realizar transações e fechar negócios.

Um de seus fornecedores de insumo está com um novo endereço do outro lado da cidade. O contrato de venda precisa ser fechado o quanto antes para garantir o melhor preço. Ao invés de depender das horas no trânsito para coletar assinaturas, você pode utilizar o sistema da maior empresa de tecnologia do Brasil para ter mais agilidade!

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma forma simples e rápida de assinar documentos com certificado digital, seja do tipo A1 ou A3!

Pela plataforma, você consegue inscrever e cadastrar novos usuários, enviar documentos para assinatura, confirmar e validar todo esse processo.

Além de permitir o controle por um dashboard intuitivo, você pode aproveitar o app Minha Assinatura Eletrônica para fazer tudo isso de onde quiser!

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Conclusão

O certificado digital CNPJ é a identidade digital de uma empresa no ambiente eletrônico. Por meio do sistema de criptografia assimétrica, ele identifica pessoas jurídicas em transações e assinaturas de documentos.

Os tipos mais comuns utilizados por empresas são os certificados A1 e o A3, e ambos podem ser emitidos e instalados com facilidade. 

De acordo com as necessidades da organização, o gestor deve escolher aquele que mais se adequa às suas necessidades, o que também interfere no preço. 

A única certeza é que é possível encontrar boas opções com ótimo custo benefício, pois o uso dos certificados, inclusive na plataforma de assinatura eletrônica, traz muitos benefícios ao negócio.

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