Gestão remota: o que é, desafios e 9 dicas

A gestão remota é uma tendência que ganhou maior espaço no mercado de trabalho com a adoção do trabalho a distância nos últimos anos.

Os resultados positivos deste modelo fizeram com que as organizações incorporassem de vez o trabalho híbrido em sua rotina, mas não sem desafios.

Como liderar equipes remotas? Gestores e colaboradores estão ainda se adaptando às transformações que tendem a permanecer. 

Vamos, então, sanar algumas dúvidas em torno do tema, apontar os desafios enfrentados na liderança remota e dar dicas sobre como fazer uma gestão remota eficiente e produtiva.

Ficou curioso? Então, continue lendo e confira!

O que é gestão remota?

A gestão remota é o processo de liderar e coordenar uma equipe que trabalha fora do escritório, seja em casa (home office), em um coworking ou em qualquer outro lugar. 

Nesse modelo, que pode envolver o trabalho 100% remoto ou híbrido, os colaboradores têm mais autonomia e flexibilidade para organizar suas tarefas e horários. Por outro lado, precisam de mais disciplina e comprometimento para cumprir suas metas e prazos. 

No caso do líder, é necessário ter uma série de habilidades e competências, como comunicação, confiança, feedback, motivação e inovação, para conseguir gerir de forma eficaz.

Considerando essas características da gestão, é fundamental que a empresa tenha ferramentas e tecnologias que permitam a integração e a colaboração entre os membros da equipe.

Entendeu o que é trabalhar de forma remota? Este modelo traz uma série de desafios para a gestão.

Os maiores desafios enfrentados nesse tipo de gestão

A empresa de consultoria Gartner prevê que 39% dos profissionais do conhecimento devem adotar o trabalho híbrido até o final de 2023.

Para Ranjit Atwal, analista diretor sênior, a adaptação dos empregadores passa por implementar “um design de trabalho centrado no ser humano – incluindo flexibilidade, colaboração intencional e gestão baseada em empatia – que se adapta aos funcionários híbridos.”

Esse é um caminho interessante para exercitar a liderança remota, mas que não vem sem desafios. 

Confira os principais obstáculos que precisam ser superados pelo líder e pela equipe:

Comunicação

A comunicação é um dos pilares da gestão remota. Sem ela, é impossível alinhar expectativas, transmitir informações, resolver problemas e manter o engajamento da equipe. 

No entanto, a comunicação à distância pode ser mais difícil do que a presencial, pois depende de canais adequados e de uma linguagem clara e objetiva. 

Além disso, é preciso evitar ruídos, mal-entendidos e excesso ou falta de comunicação.

Produtividade 

A produtividade era um aspecto que causava muito temor nos gestores empresariais quando o trabalho remoto se tornou necessário. 

Pesquisadores da Microsoft, em novo estudo divulgado em 2022, chamaram essa falta de confiança na produtividade dos trabalhadores de “paranoia da produtividade”.

No entanto, as previsões de baixa produtividade não se confirmaram, felizmente.

O relatório do Future Forum de 2022 traz dados interessantes, e o principal é: trabalhadores com flexibilidade total de horário relatam produtividade 29% maior e 53% maior capacidade de foco do que trabalhadores sem capacidade de mudar sua agenda.

Mas tenha em mente que a produtividade no trabalho remoto é uma construção. 

Para que ela exista, o líder precisa acompanhar o desempenho da equipe, definir metas e prazos claros e mensuráveis e oferecer feedbacks constantes. 

Já os colaboradores devem ter um ambiente adequado para trabalhar, uma rotina bem definida e um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

E esses são dois desafios relevantes, porque a liderança precisa de tempo para realizar tais tarefas e confiar que os profissionais terão uma rotina produtiva.

Clima organizacional

Outro obstáculo que merece destaque é o clima organizacional. 

Esse conjunto de percepções e sentimentos que os colaboradores têm em relação à empresa, ao líder e aos colegas de trabalho influencia diretamente na motivação, na satisfação e na retenção dos talentos. 

No entanto, manter um bom clima organizacional à distância pode ser um desafio para a gestão remota, pois há menos contato pessoal, interação social e reconhecimento entre os membros da equipe. 

Por isso, é preciso que o líder promova momentos de integração, celebração e diversão entre os colaboradores, além de valorizar e recompensar os resultados alcançados.

Adaptação a processos

Para finalizar, a adaptação a processos é outro desafio na hora de saber como liderar equipes remotas. 

Muitas vezes, os processos que funcionam no escritório não funcionam no teletrabalho, pois exigem mais tempo, burocracia e recursos. 

Diante desse cenário, o líder deve revisar e otimizar os processos da sua equipe. Sua busca deve ser por simplificar, automatizar e digitalizar as atividades, uma vez que a colaboração será feita em ambiente virtual. 

Neste sentido, algumas ferramentas podem facilitar a gestão e a execução dos processos à distância, como os ERPs e as plataformas de gestão de assinatura eletrônica.

Após conhecer os desafios, chegamos à principal questão: como gerenciar remotamente?

Como fazer uma boa gestão remota?

Aprender como liderar equipes remotas leva algum tempo, pois os gestores precisam entender os novos processos.

Algumas dicas pode contribuir para isso, veja:

1. Tenha regras bem definidas

A primeira dica para fazer uma boa gestão remota é ter regras bem definidas. 

Estabeleça com a sua equipe quais são as normas, os valores e os objetivos da empresa, além das responsabilidades, dos direitos e dos deveres de cada um. 

Formalize essas regras em um documento, como um contrato ou um manual de trabalho remoto, e garanta que todos tenham acesso e concordem com elas.

Dessa forma, previne-se confusões, conflitos e frustrações entre os colaboradores. 

2. Alinhe expectativas

Alinhar expectativas é uma medida de suma importância na hora de exercer a liderança remota. 

Você comunica com clareza e transparência o que espera da sua equipe em termos de resultados, qualidade, prazos e comportamento? 

Se não, adote esta prática para evitar surpresas, decepções e cobranças desnecessárias entre você e os colaboradores. 

Além disso, ouça o que a sua equipe espera de você em termos de apoio, orientação, feedback e reconhecimento nesta relação sem presença física. 

É uma forma de criar sentimentos de confiança, respeito e parceria entre você e os colaboradores.

3. Invista na comunicação interna

A comunicação interna é uma das bases do teletrabalho. A empresa precisa escolher canais adequados para se comunicar com os profissionais de acordo com o tipo, a urgência e a relevância da mensagem. 

Por exemplo, você pode usar: 

• E-mail: documentos e informações formais;
• Zoom ou Google Meet: reuniões online e videochamadas;
• Slack: conversas sobre assuntos relacionados ao trabalho.

Ao investir na comunicação interna, o gestor garante que todos recebam as informações necessárias no tempo certo e no formato certo.

4. Oriente e estimule a equipe a desenvolver uma rotina

Lembra-se que falamos sobre a “paranoia da produtividade”? A liderança remota precisa lidar com isso de maneira prática, que seria orientar e estimular a equipe a desenvolver uma rotina. 

Sim. Para aprender como liderar equipes remotas é preciso ajudá-las a se organizarem em relação a tarefas e horários de forma eficiente e equilibrada. 

Por exemplo, você pode sugerir que eles façam um planejamento semanal ou diário das atividades que precisam realizar. Isso envolve definir pausas, descanso e lazer, bem como prioridades, prazos e recursos necessários para a execução do trabalho. 

Desse modo, os colaboradores conseguem ter mais foco, disciplina, produtividade, energia, criatividade e bem-estar no trabalho remoto.

5. Defina metas e prazos 

Intimamente ligado à produtividade está a definição de metas e prazos. 

Estabeleça com a sua equipe quais são os resultados esperados em cada projeto ou atividade, quantificando-os e qualificando-os sempre que possível. 

Se a ideia é entregar um relatório de 20 páginas até o final da semana, o profissional sabe o que deve ser feito, e você consegue medir seu desempenho, cobrar os resultados e reconhecer os esforços. 

Com essa definição, o gestor consegue organizar o fluxo de trabalho da equipe, evitar atrasos e garantir a qualidade.

6. Avalie o desempenho dos funcionários

Uma boa prática para a gestão remota eficiente é avaliar o desempenho dos funcionários. 

É provável que você sempre tenha acompanhado e mensurado os resultados da sua equipe no trabalho presencial, certo? O mesmo deve ocorrer no trabalho à distância. 

É a maneira mais certa para o gestor identificar os pontos fortes e os pontos de melhoria de cada colaborador. 

Nesta avaliação, não se esqueça de oferecer feedbacks constantes e construtivos para os colaboradores, elogiar os acertos, corrigir os erros e sugerir ações de desenvolvimento. 

Assim, há estímulo ao crescimento profissional e pessoal de cada profissional, e maior motivação e confiança da equipe.

7. Crie momentos de interação da equipe

A distância física não precisa ser motivo para que os profissionais de uma equipe trabalhem de maneira isolada. Por isso, outra dica para a liderança remota é criar momentos de interação da equipe. 

Promover atividades que favoreçam a integração, a colaboração e a diversão entre os membros da equipe é uma medida importante. E quais são elas? Veja:

• Reuniões periódicas: servem compartilhar as novidades, os desafios e as conquistas da equipe;
• Eventos virtuais: servem para celebrar datas especiais, como aniversários, feriados e metas alcançadas;
• Jogos, dinâmicas e brincadeiras: servem para descontrair também ajudam a fortalecer o vínculo, a confiança e o senso de pertencimento entre os colaboradores, além de melhorar o clima organizacional.

8. Atente-se à saúde mental dos colaboradores

Um ponto muito sensível da gestão remota é saber como o profissional está se sentindo. A preocupação com a saúde mental dos colaboradores é, assim, uma questão central para os líderes no trabalho remoto.

Afinal, como estar atento aos sinais de alerta que os colaboradores podem apresentar se não há presença física?

Para cuidar do bem-estar emocional e psicológico da equipe, o gestor precisa desenvolver uma boa comunicação neste sentido. 

Sinais como queda de produtividade, falta de motivação, isolamento social e alterações de humor são bons indicativos de que algo está errado.

Diante disso, é preciso oferecer apoio e suporte aos colaboradores que precisarem, ouvindo-os com empatia, orientando-os com sensibilidade e encaminhando-os para profissionais especializados quando necessário. 

Incentive-os a cuidarem da sua saúde mental, com a prática de hábitos saudáveis como exercícios físicos, meditação, hobbies e terapia.

Assim, é mais fácil combater problemas como estresse, ansiedade, depressão e burnout. 

9. Conte com ferramentas para otimizar processos

Por fim, como liderar equipes remotas sem o auxílio de soluções tecnológicas para otimizar os processos internos?

A empresa deve buscar ferramentas que facilitem a gestão e a execução das atividades à distância, tornando-as mais simples, rápidas e seguras.

Veja alguns exemplos:

• ERP em nuvem: sistema de gestão integrada que possibilita a colaboração entre as equipes e dá visibilidade aos gestores sobre todos os processos;
• CRM (Customer Relationship Management): gerencia e analisa interações com clientes, de modo a otimizar a eficiência em vendas, marketing e atendimento;
• Plataformas de comunicação unificada (Slack ou Microsoft Teams): permitem comunicações internas em tempo real e integram chat, chamadas de voz e vídeo, e colaboração em documentos.

Além delas, temos também as ferramentas de videochamada e de gestão de projetos, como o Asana, contribuem para a parte prática da rotina de trabalho.

A escolha das ferramentas dependerá do seu segmento econômico e das necessidades da empresa, certo?

O setor de RH, por exemplo, lida com inúmeros documentos que demandam assinatura dos profissionais, tais como contratos de trabalho, licenças, acordos e muito mais. 

Uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas resolve esse problema, certo? 

Veremos melhor sobre ela a seguir, mas antes vamos esclarecer ainda mais como a liderança é exercida na gestão de equipes remotas.

Como liderar de forma remota?

Exercer a liderança remota é um desafio, como apontamos, mas existem práticas que contribuem para a ação dos líderes à distância. 

Além de resumir algumas já apontadas, separamos outras. Veja:

• Encoraje a autonomia e confie em sua equipe, evitando microgerenciamento;
• Estabeleça metas claras e objetivos de desempenho para manter a equipe focada;
• Esteja disponível e acessível, mostrando empatia e apoio aos membros da equipe;
• Priorize o bem-estar dos colaboradores, reconhecendo os desafios do trabalho remoto;
• Ofereça feedback contínuo e construtivo para manter a equipe motivada e informada;
• Organize reuniões virtuais regulares para manter o espírito de equipe e a colaboração;
• Implemente ferramentas de gestão de projetos para acompanhar o progresso e a produtividade;
• Promova a comunicação aberta e regular por meio de ferramentas de videoconferência e mensagens instantâneas.

Com essas práticas, a liderança consegue realizar uma boa gestão remota de pessoas, o que ajuda a manter sua equipe engajada, produtiva e conectada, mesmo à distância.

O uso de tecnologias, como a assinatura eletrônica, é outra prática importante para se adotar.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para você que quer fazer uma gestão remota eficiente e produtiva. 

Esse sistema é capaz de gerenciar com máxima segurança e eficiência todo o processo de assinatura eletrônica ou digital dos seus documentos, seja com certificados do tipo A1 ou A3. 

Você pode assinar contratos, propostas comerciais, termos de adesão e outros documentos com apenas alguns cliques, sem precisar imprimir, escanear ou enviar pelos Correios. 

Saiba tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ele pode ajudar na gestão de equipes remotas!

Conclusão

Neste blogpost, você aprendeu o que é gestão remota, quais são os principais desafios que ela traz e como superá-los com 9 dicas práticas e aplicáveis. 

Definir regras, expectativas, metas e prazos é fundamental para garantir uma equipe produtiva. O investimento em comunicação e em ferramentas adequadas também é uma prática que contribui para o bom trabalho a distância. 

Agora você está pronto para fazer uma gestão remota eficiente e produtiva e aproveitar os benefícios desse modelo de trabalho. 

Veja como funciona o contrato de trabalho home office, seus tipos e como fazer!

Conclusão

Neste blogpost, você aprendeu o que é gestão remota, quais são os principais desafios que ela traz e como superá-los com 9 dicas práticas e aplicáveis. 

Definir regras, expectativas, metas e prazos é fundamental para garantir uma equipe produtiva. O investimento em comunicação e em ferramentas adequadas também é uma prática que contribui para o bom trabalho a distância. 

Agora você está pronto para fazer uma gestão remota eficiente e produtiva e aproveitar os benefícios desse modelo de trabalho. Veja como funciona o contrato de trabalho home office, seus tipos e como fazer!