O controle de documentos é um pilar fundamental para a eficiência e segurança das operações empresariais.
Essa prática não apenas organiza a vasta quantidade de informações que uma empresa lida diariamente, mas também assegura a integridade, acessibilidade e conformidade dos documentos essenciais.
Essa gestão adequada de registros influencia diretamente na produtividade, qualidade e credibilidade da organização.
Por isso, falamos sobre os fundamentos e as formas de implementar eficazmente o controle documental em sua empresa.
Confira!
Afinal, o que é o controle de documentos?
O controle de documentos é o conjunto de atividades que visa garantir a qualidade, a integridade, a rastreabilidade e a segurança dos documentos de uma organização.
Este controle envolve criação, revisão, aprovação, distribuição, armazenamento, acesso, recuperação, atualização, eliminação e arquivamento de documentos, como contratos, notas fiscais, ordens de serviço e relatórios.
Para tanto, é preciso definir normas, procedimentos, responsabilidades e ferramentas que padronizem e facilitem o fluxo de informações.
Qual a importância da organização e controle de documentos?
O primeiro benefício que vem à mente ao se implementar um bom sistema de controle de documentos é a otimização do espaço físico.
Uma prática importante deste controle é a digitalização da documentação, o que provoca redução no uso de papel, impressoras, pastas, armários e outros materiais de escritório. Como consequência, libera-se espaço para outras finalidades.
Mas esta não é a única vantagem da organização e controle de documentos. Existem outros benefícios para as empresas, tais como:
- Redução de custos: ao diminuir o consumo de recursos materiais e o tempo gasto com a gestão documental, a empresa pode economizar dinheiro e investir em outras áreas estratégicas;
- Melhoria da produtividade: ao ter os documentos organizados e acessíveis, os colaboradores podem realizar as suas tarefas com mais rapidez e eficiência, o que evita retrabalhos, perdas e atrasos;
- Aumento da segurança da informação: a proteção de documentos contra roubos, extravios, danos, alterações e acessos indevidos permite à empresa preservar a sua confidencialidade, credibilidade e conformidade legal;
- Melhoria da qualidade: ao garantir que os documentos estejam atualizados, padronizados, completos e corretos, a empresa consegue melhorar a sua comunicação interna e externa, a tomada de decisão, a satisfação do cliente e a conformidade legal;
- Padronização da documentação: uma das técnicas de arquivo e controle de documentos é o estabelecimento de padrões para eles. Na prática, significa que todos utilizam o mesmo padrão documental, o que traz melhoria da produtividade e maior qualidade.
Entendeu qual a importância da organização e controle de documentos? A ISO 9001 tem tudo a ver com o tema, sabia?
Vamos ver o que a ISO 9001 fala sobre documentos!
Leia também: Gestão eletrônica de documentos: o que é e como fazer
ISO 9001 e o controle de documentos empresariais
A ISO 9001 é a norma internacional que fixa critérios para implementar um sistema de gestão da qualidade nas empresas.
Neste contexto, existe um controle de documentos ISO 9001, que estabelece diretrizes detalhadas sobre a documentação necessária para um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Esse conjunto de documentos vai além das exigências normativas e abrange aspectos específicos da organização. Entre os principais documentos citados na norma estão:
- Escopo do SGQ;
- Política da qualidade;
- Controle de produção;
- Objetivos da qualidade;
- Materiais de apoio operacional;
- Requisitos para produtos e serviços;
- Evidências de conformidade, entre outros.
É fundamental que a empresa organize e controle esses documentos de forma eficiente, de modo a garantir sua identificação, formato, revisão e acesso adequados.
Vale pontuar que o controle de documentos ISO 9001 também define critérios para o controle de informação documentada, abrangendo distribuição, armazenamento, controle de alterações e retenção.
Essas práticas visam assegurar a integridade e eficácia do sistema de gestão da qualidade, promovendo a conformidade e a melhoria contínua.
Agora que você entendeu a parte conceitual, vamos ver como é feito o controle documental?
Como fazer o controle de documentos de forma eficiente?
Para fazer o controle de documentação de forma eficiente, é preciso seguir algumas boas práticas. E a primeira delas é a digitalização.
Invista em digitalização
A digitalização de documentos é o processo de converter os documentos físicos em arquivos eletrônicos, que podem ser armazenados em nuvem, em servidores, em pen drives, em CDs, etc.
A prática traz diversas vantagens, como:
- Reduz o uso de papel e de espaço físico;
- Contribui para a sustentabilidade ambiental;
- Permite a integração com outros sistemas e aplicativos;
- Aumenta a segurança e a preservação dos documentos;
- Facilita o acesso, a busca, a edição e o compartilhamento dos documentos.
Para digitalizar os documentos, é preciso contar com equipamentos adequados, como scanners, câmeras, leitores de código de barras e outros.
Além disso, é preciso definir um formato padrão para os arquivos, sendo os mais comuns PDF, DOC e JPG.
Leia também: Como escanear um documento: confira o passo a passo completo!
Centralize os documentos em um mesmo local
Seguindo com as técnicas de arquivo e controle de documentos, temos outra boa prática: a centralização da documentação.
Isso significa armazenar todos os documentos em um único repositório, que pode ser físico ou digital (opção mais utilizada atualmente).
Essa medida facilita o controle, a organização e a localização dos documentos, além de evitar a dispersão, a duplicação e a perda de informações.
Para realizar a centralização, defina um local adequado, que seja seguro, acessível e compatível com o tipo e o volume de documentos.
Além disso, é preciso definir um sistema de controle de documentos, com registro de entradas e saídas, e informações sobre usuário, data, local e motivo de acesso.
Leia também: Como organizar documentos de uma empresa: 13 dicas
Padronize a documentação
Padronizar a documentação significa seguir um conjunto de regras e critérios que uniformizem a identificação, a forma, o conteúdo e a qualidade dos documentos.
Seu objetivo é facilitar a compreensão, a comunicação e a integração da documentação. Como consequência, evita-se divergência, ambiguidade e erro de informações.
A padronização depende da definição de um manual de procedimentos, que deve especificar requisitos, responsabilidades, etapas, prazos, modelos, formatos, termos, siglas e tudo que for necessário para o fluxo de documentos (elaboração, revisão, aprovação e controle).
Vamos ver um exemplo de padronização da identificação por meio de técnicas de arquivo e controle de documentos ISO 9001? A ideia é estabelecer código, título, data, versão e autor para identificá-los de forma única e clara.
Imagine que um documento seja identificado por “DE-0004-MTZ-CO”, em que:
- DE: documento externo (poderia ser FO – formulário – ou PO – procedimento operacional, e assim por diante);
- 0004: número do documento que retrata sua posição na lista daquela categoria;
- MTZ: diz respeito à unidade da organização (matriz, filial 01, filial 02 etc.);
- CO: setor de Contabilidade (a sigla ou número diz respeito ao setor ou atividade a que pertence o documento).
Defina um método de arquivamento
Definir um método de arquivamento significa estabelecer uma forma de ordenar e classificar os documentos, que facilite a sua identificação e recuperação.
Isso agiliza o acesso, a consulta e a utilização dos documentos, otimizando o tempo e o trabalho dos colaboradores.
Para defini-lo, é preciso considerar o tipo, a finalidade, a frequência e a relevância dos documentos.
Existem diversos métodos, como alfabético, numérico, cronológico, geográfico, por assunto. O importante é escolher algo que seja simples, lógico e consistente.
Leia também: Arquivamento de documentos: importância e como fazer
Garanta a segurança de documentos sensíveis
Por fim, um bom controle documental passa necessariamente por garantir a segurança de documentos sensíveis.
Estes documentos contêm informações confidenciais, estratégicas, pessoais ou legais, que podem causar danos à empresa ou a terceiros se forem divulgados, alterados ou destruídos indevidamente.
Ou seja, é fundamental adotar técnicas que preservam a privacidade, a integridade e a conformidade dos documentos, de modo a evitar riscos jurídicos, financeiros e reputacionais.
Imagine que sua empresa trabalhe toda em ambiente digital. Neste caso, o responsável deve estabelecer medidas de segurança da informação, como controle de acesso, criptografia, senhas fortes, antivírus, firewall, backup e descarte seguro de documentos.
E se você quer facilitar e agilizar o seu processo de controle documental, com um sistema que garanta a segurança dos seus dados, você precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) é uma plataforma de assinatura eletrônica que permite assinar documentos de forma simples, segura e legal.
Além de poder ser integrada ao sistema de gestão empresarial, a ferramenta segue as normas e regulamentações da legislação brasileira para garantir a autenticidade, a integridade e a legalidade dos documentos assinados digitalmente.
Compatível com diversos tipos de documentos empresariais, como contratos, propostas, ordens de compra e termos de adesão, sua empresa não precisa se preocupar com a segurança deles.
Afinal, o TAE utiliza um alto sistema de criptografia e ainda armazena os documentos em nuvem.
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Conclusão
O controle de documentos é uma prática essencial para a gestão da qualidade, da produtividade e da segurança das informações de uma empresa.
Para fazer o controle de forma eficiente, é preciso seguir algumas boas práticas, como digitalizar, centralizar, padronizar, arquivar e proteger os documentos.
Além disso, é interessante contar com soluções que facilitem a gestão documental, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
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