Processos empresariais: o que são, qual a sua importância, quais os seus tipos e exemplos

As atividades desenvolvidas por uma empresa devem ser eficientes, escaláveis e alinhadas aos objetivos que querem ser alcançados. Para isso, é preciso delimitar todos os processos empresariais dentro do negócio.

Eles são fundamentais para uma empresa e prevê quem executará cada tarefa, quais serão as ferramentas utilizadas e as instruções para cada atividade.

Além disso, são importantes para garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes, além de otimizar os recursos e reduzir os custos da organização.

No entanto, é necessário mapear, executar, controlar e melhorar esses processos continuamente.

Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Neste artigo, separamos as principais informações sobre os processos empresariais, bem como os seus tipos e importância. Vamos lá?

O que são processos empresariais?

Os processos empresariais são um grupo de atividades que se relacionam e têm como foco entregar valor para os clientes. Eles dão a direção de como o trabalho deve ser feito e de como os procedimentos internos devem ser eficazes.

Normalmente, as características principais dos processos empresariais são:

• trabalho repetitivo e contínuo;
• etapas e sequências definidas;
• visa alcançar sempre um resultado;
• transforma a entrada (insumo, técnica, ideia, matéria-prima) em uma saída (produto ou serviço).

Além disso, eles envolvem desde os colaboradores da empresa, práticas e equipamentos, até o gerenciamento das informações. Também compreendem elementos que variam entre estratégia, objetivo e recursos de uma empresa.

Portanto, os processos empresariais definirão o passo a passo da interação com os clientes de uma empresa, desde o momento em que eles têm contato com a marca até o pós-venda.

É importante destacar que, quando os processos são estruturados de maneira correta, é possível evitar que a empresa tenha prejuízos. 

Para você ter uma ideia, 30,2% das empresas de comércio fecham em 5 anos, e 14,3% das empresas de indústria também fecham com o mesmo período, segundo estudo realizado pelo Sebrae a partir das bases de dados da RFB e de pesquisas de campo realizadas entre 2018 e 2021.

A importância dos processos empresariais

Já deu para perceber que os processos empresariais são importantes porque dão movimento à empresa e norteiam o que precisa ser executado, certo?

Eles podem reduzir os custos das operações, além de proporcionar melhor utilização dos recursos, transformando as ações relevantes para a organização. Assim, aumentam a produtividade e a qualidade de todos os serviços e, consequentemente, os clientes ficam mais satisfeitos.

Além disso, podem influenciar a competitividade do negócio no mercado e ajudam a identificar as oportunidades de melhoria com mais facilidade, o que faz com que a empresa possa se desenvolver no seu setor.

É importante destacar, ainda, que os processos empresariais auxiliam no acompanhamento estratégico do negócio, o que faz com que as atividades sejam desenvolvidas com mais assertividade.

Quais são os tipos de processos empresariais?

Confira quais são os principais processos de uma empresa:

Processos de negócios (ou de cliente)

Também são conhecidos como processos primários ou essenciais e são voltados para a entrega de produtos e serviços para os clientes.

Eles são considerados fundamentais para o funcionamento da empresa e abrangem o negócio de ponta a ponta, o que envolve o desenvolvimento de produtos, entrega, marketing e pós-venda.

Além disso, configuram as atividades e estratégias estruturadas para a produção dos produtos ou serviços para o consumidor.

Processos organizacionais

Os processos organizacionais também são conhecidos como de integração, de apoio ou de suporte e são considerados as atividades internas. Eles têm como objetivo tornar os sistemas do negócio mais eficientes.

No entanto, eles não têm contato direto com o cliente, pois funcionam como suporte para os processos de negócios, otimizando-os e facilitando sua a execução.

Processos gerenciais

Os processos gerenciais, como o próprio nome já diz, têm foco nos gerentes que coordenam os processos que citamos anteriormente. 

Eles criam ferramentas de acompanhamento e avaliação das ações da empresa, bem como verificam os ajustes necessários para melhorar os resultados e o desempenho nas suas atividades.

Mesmo que eles também não tenham contato direito com o cliente final, os processos gerenciais são fundamentais para verificar a qualidade de todo o processo relacionado ao produto ou serviço que será entregue para o consumidor.

Exemplos de processos internos de uma empresa

Agora que você já entendeu o conceito dos processos empresariais, a sua importância e os seus tipos, chegou a hora de conhecer alguns exemplos de processos internos de uma empresa. Vamos lá?

Recrutamento e admissão de funcionários

Esse é um processo organizacional que tem a função de suporte, pois padroniza a entrada de colaboradores na empresa, faz a análise de perfis e as entrevistas de candidatos. 

O processo de recrutamento e admissão tem um fluxo bem definido e etapas que devem ser seguidas, como:

• preenchimento das informações dos colaboradores dentro do sistema da empresa e agendamento do exame admissional;
• agendamento de treinamentos e definição dos gestores responsáveis pela entrada do funcionário na organização;
• criação de acessos necessários para os colaboradores pelo time de TI, como login, acesso às ferramentas, e-mail corporativo e máquina da empresa;
• alinhamento com o setor financeiro sobre o pagamento.

Processo de compras

Todos os processos de compras, como compra de materiais e contratação de fornecedores, podem ser burocráticos para a empresa. Por isso, é preciso um bom mapeamento em relação aos parceiros e seus produtos, visando economizar recursos e evitar fraudes.

Para isso, é preciso seguir algumas etapas, como:

• enviar modelo de demanda para o setor de compras;
• fazer o levantamento de fornecedores e negociação;
• abertura do pedido de compra;
• aprovação da compra pelos gestores;
• contratação de fornecedores;
• definição das formas de pagamento e prazos de entrega.

Processo de vendas

Essa é considerada uma atividade primária que garante a receita da empresa. O processo de vendas deve incluir a identificação de leads e demandas, propostas, negociação e conclusão da venda, além da identificação de potenciais clientes.

Também devem ser considerados os estoques e todos os processos logísticos para a execução de serviços e entrega de produtos aos consumidores. 

Viagens corporativas

Referem-se a um processo organizacional ou de suporte que ocorre quando o colaborador precisa fazer uma viagem representando a empresa. Para isso, é preciso seguir algumas etapas, como:

• solicitação de viagem corporativa;
• envio dos dados do funcionário que fará a viagem e cópia de seus documentos pessoais;
• informações sobre as empresas responsáveis pelo transporte e hospedagem;
• aprovação da viagem com os responsáveis para definir os custos envolvidos;
• confirmação de viagem e via de comprovantes para o colaborador.

A relação entre BPM e os processos na empresa

BPM ou Business Process Management significa Gestão de Processos de Negócios e tem foco no aprimoramento do desempenho das atividades da empresa, aumentando a eficiência e agilizando as operações.

Com ele é possível fazer o mapeamento empresarial, desde os mais simples até os mais complexos, além de padronizar o fluxo de trabalho. Assim, ele aprimora os processos e proporciona maior qualidade na entrega das atividades.

Um mapeamento eficaz permite identificar elementos que fazem parte do fluxo de tarefas, possibilitando a análise das falhas e a aplicação das melhorias necessárias.

Ferramentas que podem auxiliar com os processos empresariais

Para auxiliar você com o processo administrativo empresarial, selecionamos algumas ferramentas que ajudarão na execução de cada função dentro do seu negócio. 

Confira a seguir:

Matriz de Ansoff

É uma ferramenta de planejamento estratégico que é utilizada para elaborar um plano para o desenvolvimento de um produto ou serviço que seja eficaz. Ela ajuda a encontrar novas maneiras de aumentar os lucros e conquistar novos clientes.

A Matriz de Ansoff se divide em quatro estratégias de crescimento para a empresa:

• penetração de mercado, para verificar os produtos que já existem. Pense em uma doceria localizada em um grande centro que tem estabelecimentos similares ao redor. É necessário avaliar o que pode ser agregado como diferencial para ter destaque das demais;
• desenvolvimento de mercado, para quando o produto existente está em um mercado novo. Um exemplo é uma empresa com sede na região Nordeste que decide ampliar a operação e vender da região Sul. Será preciso conquistar o novo mercado depois de avaliar o público;
• desenvolvimento de produtos, sendo um produto novo em um mercado existente, como uma empresa de serviços de estética que oferece serviços de salão de beleza. Ao contrário do tópico anterior, é preciso inovar para estimular o consumo;
• diversificação com um produto novo em um mercado novo, como uma empresa de fraldas que começa a vender absorventes íntimos. Para ter sucesso no processo, é preciso analisar a aceitação do público e fazer um planejamento estratégico.

Canvas

É uma ferramenta visual que foi criada para auxiliar nos processos empresariais, para elaboração de modelos novos e para reformular os que já existem. 

O Canvas é um quadro utilizado para descrever a essência do negócio e todos os pontos que são necessários para o seu funcionamento. 

Portanto, é uma maneira mais clara para que todos vejam o que está sendo executado e o que precisa ser feito.

Análise SWOT

É uma ferramenta que tem como objetivo auxiliar e melhorar o planejamento estratégico de uma empresa, além de identificar oportunidades e ameaças. Para isso, utiliza um estudo do ambiente interno e externo.

O primeiro é aquele que está no controle da empresa, enquanto o segundo é aquele que a empresa não pode interferir. 

Com isso, é possível descobrir as situações que estão afetando o negócio tanto internamente quanto externamente, bem como os fatores que podem contribuir para o seu crescimento.

A análise SWOT observa quatro fatores:

• strengths (forças);
• weaknesses (fraquezas);
• opportunities (oportunidades);
• threats (ameaças).

Matriz BCG

É uma representação gráfica de processos que compara diferentes produtos com base no volume, participação e crescimento de mercado. Seu objetivo é auxiliar na tomada de decisões estratégicas em relação a cada produto analisado.

A matriz BCG é muito utilizada nos processos empresariais para administrar melhor os produtos. Assim, é possível ter uma visão de quais deles têm alto retorno ao fluxo de caixa, bem como quais não respondem ao faturamento da empresa.

É importante ressaltar também que ela traz uma vantagem competitiva, pois é possível analisar o desempenho dos concorrentes em relação a determinados itens.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Você já sabe tudo sobre os processos empresariais e algumas ferramentas que podem auxiliar na sua implementação, certo? 

Agora você vai conhecer um sistema que trará muito mais agilidade para esses processos e para todas as documentações da sua empresa, o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Ele é um sistema desenvolvido pela TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, que simplifica a assinatura dos documentos da sua empresa.

Com ele, você consegue enviar os contratos aos destinatários para serem validados e assinados, e acompanha todas as ações.

Além disso, todos os protocolos são armazenados na nuvem, com segurança, e podem ser acessados sempre que necessário.

Tenha total segurança e validade jurídica na assinatura dos seus documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu o que são processos empresariais, quais são os seus tipos e a sua importância. Além disso, percebeu como é fundamental que eles sejam estruturados e claros para que proporcionem eficiência em seu negócio.

Também abordamos quais são as ferramentas que podem auxiliar nos processos da empresa, bem como exemplos da sua utilização.

Para finalizar, recomendamos o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, que fará a automação e facilitará o envio e a assinatura dos documentos.

Aproveite e leia o nosso artigo sobre planejamento de negócio para aprender ainda mais!