Como automatizar uma empresa? Confira 9 dicas!

Equipe TOTVS | 02 setembro, 2022

Saber como automatizar uma empresa é adquirir conhecimento em prol da eficiência e da produtividade nos processos internos.

Mas você sabe o que é automação empresarial? Esse assunto se tornou popular com a transformação digital nas organizações e também com o trabalho remoto.

O cenário atual se desenhou no sentido de que a automatização de processos administrativos se faz necessária, não só desejável.

Diante disso, explicamos esse conceito, o motivo para aprender como automatizar uma empresa e algumas dicas para começar essa jornada.

Vamos lá?

O que é automatização empresarial?

Automatização empresarial é o uso de ferramentas para automatizar processos com a finalidade de substituir tarefas manuais por recursos computacionais que simplifiquem essas atividades cotidianas das organizações.

Algumas tarefas, como a atualização de dados, consumiam muito tempo dos colaboradores, mas com a automação foram assumidas pela tecnologia.

Por isso,  quando pensamos em automação de processos, os exemplos são inúmeros e vão do marketing ao controle financeiro.

Porém, antes de falar deles, você sabe por que automatizar processos? 

Por que automatizar processos?

Após ver o que é automação empresarial, você já começa a imaginar uma série de atividades burocráticas que a tecnologia pode realizar, certo?

Mas antes de colocar isso em prática, é preciso entender por que automatizar processos.

Existem muitos motivos para proceder com a automatização de processos administrativos em sua organização, quer ver?

Mais eficiência e produtividade

A ideia de ter mais produtividade e eficiência com a automatização é bem simples: se seu profissional não precisa mais se dedicar às tarefas burocráticas e manuais, ele terá mais tempo para atividades estratégicas.

Uma pesquisa de 2020 da plataforma Camunda apontou que 51% das iniciativas de automação foram tomadas para aumentar a eficiência dos funcionários.

Na prática, após aprender como automatizar uma empresa, você percebe que os profissionais podem ser melhor aproveitados em atividades em que são insubstituíveis.

O atendimento ao cliente, por exemplo, demanda uma abordagem mais humana e próxima. Mas preencher planilhas certamente pode ser algo assumido pela tecnologia.

Menos erros e custos

Com o uso de ferramentas para automatizar processos, suas equipes se tornam mais eficientes e produtivas, o que provoca redução de custos e erros. 

As atividades manuais e repetitivas, que deixam os profissionais mais propensos a erros, podem ser realizadas de forma padronizada pela tecnologia.

Isso evita falhas e reduz o retrabalho, aumentando também a qualidade dos processos internos.

Em decorrência disso, há economia de tempo e de custos. E não só dos profissionais, ok? 

Quando você aprende como automatizar uma empresa, vê que o uso de material de escritório  será menor devido à digitalização de documentos, por exemplo.

Outro bom exemplo de redução de custos é o uso de assinatura digital, o que evita deslocamentos desnecessários.

Modernização e inovação do negócio

Você já pensou como seria a fabricação de automóveis atualmente se não existisse a automatização de processos industriais? 

Cada peça seria colocada por humanos, o que pode colocá-los em risco ou aumentar o número de acidentes de trabalho.

Essa é uma tarefa repetitiva que foi assumida por máquinas, modificando toda a produção automobilística. Essa mudança de paradigma foi uma grande inovação, inclusive.

Se você aprende como automatizar uma empresa, está modificando a mentalidade do negócio em direção à modernização e à cultura da inovação devido ao aprimoramento dos processos. 

Tomada de decisões fundamentada

Por que automatizar processos? Se tudo que falamos até agora não o convenceu, apenas pense que a tecnologia viabiliza uma gestão centrada em dados.

As atividades automatizadas são registradas em sistemas que fornecem informações valiosas ao gestor, incluindo métricas, indicadores de desempenho e relatórios relevantes para a tomada de decisões.

Seu planejamento e suas estratégias podem ser definidos de maneira mais efetiva, não tenha dúvidas disso!

Agora que você já sabe o que é automação empresarial e por que automatizar processos, deve estar se perguntando se é hora de dar esse passo rumo à inovação.

Quando é necessário automatizar uma empresa?

Você sabia que, de acordo com a pesquisa da plataforma Camunda, 97% das organizações acreditam que a automação de processos de negócios é crucial para a transformação digital?

As empresas estão percebendo a necessidade e os benefícios da automatização de processos administrativos. 

Pensando nisso, quando é necessário automatizar uma empresa? Quando você busca:

  • Otimizar o tempo de trabalho
  • Melhorar a segurança da informação;
  • Ter maior eficiência na gestão e reduzir custos;
  • Ter mais vantagem competitiva sobre os concorrentes;
  • Fazer um controle de estoque mais eficiente e melhorar a logística;
  • Melhorar o relacionamento com os clientes desde a prospecção até a retenção;
  • Aprimorar os processos internos com a redução dos erros e a tomada de decisões mais acertadas.

Se você já sabe mais sobre automação de processos, o que é e os motivos para realizá-la, chegou a hora de responder à pergunta principal: como automatizar uma empresa?

Como automatizar uma empresa?

O mercado de automação de processos de negócio está em crescimento. Em 2021, a pesquisa Market Research Report estimou um crescimento de US$ 19,6 bilhões até 2026. 

Se você quer se manter competitivo no mercado e ter mais eficiência, certamente entrará nessa estatística, certo? 

Então, é hora de aprender como automatizar uma empresa. E qual é o primeiro passo para abordar a automação? Mapear os processos do negócio!

1. Mapeie os processos do negócio

O primeiro passo para aprender como automatizar uma empresa é mapear os processos do negócio. 

Quais são as principais atividades e rotinas da organização? Quais envolvem constantes repetições? Converse com as equipes para enxergar oportunidades de melhoria.

Ao avaliar o cenário global, o gestor entende melhor como aprimorar os processos e descartar aqueles que são desnecessários.

2. Identifique o que é necessário manter e alterar 

Após o mapeamento, é preciso definir o que deve ser mantido, alterado ou descartado. 

Existem atividades que integram um processo interno apenas por “inércia” e podem ser eliminadas.

3. Procure por soluções

Passada as duas primeiras etapas de como automatizar um processo, é hora de pesquisar as soluções para seus problemas.

Nem sempre você precisará de ferramentas para automatizar processos nesta etapa. 

Às vezes, a solução está em um método para aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e melhorar os processos internos.

Já pensou em aplicar a metodologia lean?

4. Crie um cronograma de implementação

Mapeamento feito, prioridades definidas, ferramentas escolhidas. E agora? Como automatizar uma empresa na prática?

Crie um cronograma de implementação de acordo com a realidade da sua empresa, já que nem sempre é viável automatizar tudo de uma vez.

Nossa dica é: priorize as áreas mais críticas do negócio, que pedem melhorias urgentes e que favorecem a automação de processos.

Não se esqueça de criar uma planilha para acompanhar os indicadores de desempenho dessa implementação, tais como eficácia das automações, facilidade de uso, etc.

5. Conte com ferramentas para automatizar processos

Seguindo nosso passo a passo de como automatizar uma empresa, chegou a hora de definir as ferramentas. 

Quais plataformas ou softwares serão integrados ao trabalho das suas equipes? 

Se a área de marketing é mais aberta à inovação e você viu que começar por ela pode ser interessante, um sistema CRM pode ser uma boa pedida.

Mas se você está começando agora, um sistema de gestão integrada ou ERP será a melhor pedida dentre as ferramentas para automatizar processos, exatamente por ser mais ampla.

Tenha em mente que elas devem agregar e melhorar processos, motivo pelo qual a usabilidade é um requisito bem importante.

6. Ofereça treinamentos para a equipe

Imagine que você acabou de aprender como automatizar um processo no ERP. Será que seus funcionários estão prontos para trabalhar com as novas ferramentas?

É preciso fornecer aos profissionais as habilidades e os treinamentos necessários para colocar a automação de processos em prática.

Afinal, todos precisam estar engajados com a mudança e entender o propósito dela. Se você já envolveu suas equipes na primeira etapa, basta manter o diálogo aberto. 

7. Invista na comunicação com os colaboradores

Acabamos de dizer que todos da empresa, especialmente os que serão afetados pelas automatizações, devem estar conscientes das mudanças. 

Por isso, junto com os treinamentos, invista na comunicação com os colaboradores. Há um temor comum de que a tecnologia substituirá as pessoas, mas vimos que ela vem para auxiliar nosso trabalho.

Deixe isso claro e demonstre que as mudanças serão positivas para todos.

8. Foque no cliente

Como automatizar um processo sem pensar no que isso pode trazer para seus clientes? 

O foco da automação não pode ser apenas nas melhorias internas. A atenção precisa estar voltada às demandas e necessidades do seu público-alvo.

Ou seja, as mudanças devem atender a esse novo perfil de consumidor, que deseja qualidade de atendimento, velocidade da entrega, inovação e muito mais!

9. Monitore constantemente

Por fim, para saber se o processo de automação está sendo bem implementado e trazendo bons resultados, é preciso avaliar constantemente os impactos gerados.

Por isso, monitore as mudanças a partir dos indicadores e das métricas traçadas para confirmar os avanços e encontrar pontos de aperfeiçoamento.

A partir daí, você poderá investir em melhorias contínuas.

Como automatizar uma empresa: exemplos de processos automatizados

Quando pensamos em automação de processos, exemplos não faltam. É possível adotar ferramentas em basicamente todos os setores de uma organização.

A seguir, listamos brevemente alguns exemplos de processos automatizados:

  • Gestão de contratos: um software de gestão de contratos facilita a elaboração e a organização dos documentos, reduz erros e burocracias.
  • Atendimento ao cliente: são exemplos o uso de chatbots para tirar dúvidas superficiais ou encontrar respostas ou serviços de forma facilitada, e o check-in online das companhias aéreas. 
  • Automação de marketing: permite agendar publicações nas redes sociais, personalizar a comunicação, enviar e-mail marketing conforme o perfil do consumidor, além de analisar dados e métricas.

Que tal saber como automatizar vendas?

Como automatizar vendas?

Uma das áreas mais importantes em um negócio é a área comercial. Por isso, há muitas perguntas sobre como automatizar vendas para aumentar o faturamento e a rentabilidade da empresa.

A ideia da automação comercial é semelhante à automação de marketing: utilizar tecnologia para automatizar as atividades da equipe comercial. 

Isso envolve, por exemplo, utilizar a integração das plataformas de marketing e atendimento para melhorar a qualificação dos leads e saber o momento certo de fechar as vendas.

Você sabia que, de acordo com pesquisa da McKinsey, as empresas que apostam na automação para a captação de leads aumentam a oferta de leads qualificados em até 451%? Mais uma motivo para aprender como automatizar vendas.

Por fim, é preciso falar, ainda que brevemente, da automatização de processos industriais.

Como fazer a automatização de processos industriais?

Lembra-se do exemplo da indústria automobilística que demos anteriormente? Ele é só um dentre tantos outros que retratam a automatização de processos industriais.

Essa automação consiste em transferir as funções executadas por um operador para um sistema eletrônico programável, o que pode acontecer de duas maneiras:

  • Uso de tecnologia para auxiliar o profissional com o objetivo de provocar melhoria na qualidade do produto final e redução do custo do processo.
  • Substituição do trabalho manual do operador em tarefas repetitivas ou de grande dificuldade, aplicando diferentes tecnologias e realocando o profissional.

Quanto ao modo de realizar, pense em um passo a passo semelhante ao da automatização de processos administrativos.

Porém, é preciso considerar o cronograma próprio da indústria, que em muitos casos não pode ser interrompido. Ou seja, a implementação deverá ser mais planejada em etapas.

Além disso, existem ferramentas específicas de automatização de processos industriais, que auxiliam o gestor desde o backoffice à gestão do chão de fábrica.

Entendeu como automatizar os processos? Seja na indústria, no comércio ou na prestação de serviços, é preciso contar com ferramentas inteligentes em todos os setores.

Uma ferramenta que contribui para maior agilidade e organização na gestão de contratos e documentos é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

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Conclusão

Saber como automatizar uma empresa é um primeiro passo rumo à inovação. 

Empresas do mundo inteiro adotam medidas para inserir a tecnologia de forma eficiente em suas rotinas para se manterem competitivas.

Com a automação de processos, é possível ser mais produtivo e eficiente, reduzir custos e aproveitar outros benefícios.

Essa é a proposta da TOTVS com a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica: conferir agilidade no fechamento das transações, aumentar a produtividade das equipes e reduzir os custos com uma boa gestão eletrônica de documentos! 

Veja porque vale a pena investir em transformação digital em sua empresa!

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