Declaração de conteúdo: entenda a importância e quando é possível utilizar esse documento nas suas entregas

O documento de declaração de conteúdo é importantíssimo para o envio de mercadorias, em especial para quem vende via e-commerce.

Nele, constam as informações dos produtos para que a fiscalização e tributação sejam agilizadas, uma vez que vai fixado fora da embalagem.

É imprescindível para envios cuja nota fiscal não é exigida, por isso é muito importante saber como fazer o seu preenchimento, anexação e outros cuidados.

Este artigo traz isso e muito mais sobre a importância, a função e os modelos para criar esse documento. Boa leitura.

O que é uma declaração de conteúdo?

O documento é bastante semelhante a uma nota fiscal, pois vai levar as especificações referentes ao produto contido no pacote.

Dados como descrição, quantidade, peso e valor da mercadoria são adicionados à declaração para uma fiscalização ágil e precisa.

Trata-se de um documento impresso que vai literalmente colado na parte externa do pacote.

Para que serve a declaração de conteúdo?

Essa característica de ser semelhante a uma NF não é à toa, já que o principal uso da declaração é para envios que não demandam Nota Fiscal.

Sua função é informar aos Correios e transportadoras os detalhes dos conteúdos enviados.

No e-commerce, ela vem a calhar, principalmente para pessoas físicas e Microempreendedores Individuais (MEIs), que podem vender sem que seja necessário emissão da NF.

A declaração tem duas funções principais:

• Garantir a procedência dos produtos: com esse documento, você comprova que os itens enviados são legais e não representam risco à saúde ou à segurança das pessoas. Isso evita que suas encomendas sejam barradas ou confiscadas pelos órgãos competentes .
• Facilitar a fiscalização tributária: com esse documento, você declara o valor dos produtos e paga os impostos correspondentes ao seu envio. Evita que você seja multado ou penalizado por sonegação fiscal ou descumprimento das normas vigentes.

Esse documento é obrigatório?

A declaração de conteúdo é obrigatória para envios que não exigem nota fiscal, como já citamos, e deve estar junto às encomendas nos seguintes cenários:

• Quando o remetente é uma pessoa física que envia produtos sem fins comerciais, como presentes, doações ou trocas;
• Quando o remetente é um microempreendedor individual (MEI) que vende produtos para pessoas físicas e não emite nota fiscal (a menos que o cliente solicite);
• Quando o remetente é uma pessoa jurídica que envia produtos sem fins comerciais, como brindes, amostras ou devoluções.

Declaração de conteúdo substitui nota fiscal?

Nos casos acima, a declaração substitui a nota fiscal e deve estar fixada na parte externa da embalagem.

Contudo, não serão em todos os casos que essa substituição será válida.

Para Pessoas Jurídicas fora da modalidade MEI, a emissão da NF é obrigatória, assim como o Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE).

Portanto, a declaração é dispensada nesses casos, já que as informações estarão presentes nos outros documentos citados.

Quem é responsável por preencher essa declaração?

Quem deve preencher a declaração é o remetente da encomenda, ou seja, a pessoa ou empresa que envia os produtos. 

Será o responsável por informar os dados corretos sobre o conteúdo, o valor e o destinatário da encomenda.

Como fazer a declaração de conteúdo?

O processo de preenchimento é bem simples, e há duas maneiras de fazê-lo, que você verá a seguir:

Manualmente

Basicamente vai ser preciso uma folha em branco, caneta e os dados do produto, remetente e destinatário.

Uma boa estrutura-modelo para organizar esse documento manual é a seguinte:

• Escreva no topo da folha o título “Declaração de Conteúdo”;
• Escreva os dados do remetente: nome completo ou razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ;
• Escreva os dados do destinatário: nome completo ou razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ;
• Escreva a descrição dos produtos: nome, quantidade e valor unitário de cada item enviado;
• Escreva o valor total da encomenda: soma dos valores unitários dos produtos enviados;
• Escreva a data e assine o documento.

Gerador online

A segunda maneira é ainda mais eficiente e é feita por softwares online.

Existem opções gratuitas e pagas, com a diferença que os modelos mais modernos permitem automatizar etapas do preenchimento.

Usando de exemplo os sites que oferecem o serviço, o passo a passo pode ter algumas diferenças, mas em geral tem uma estrutura semelhante a essa:

• Acesse um site que ofereça o serviço de gerador de declaração de conteúdo;
• Preencha os campos com os dados do remetente: nome completo ou razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ;
• Preencha os campos com os dados do destinatário: nome completo ou razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ;
• Preencha os campos com a descrição dos produtos: nome, quantidade e valor unitário de cada item enviado;
• Clique em “Gerar Declaração” ou equivalente e salve o arquivo em PDF no seu computador;

Faça a impressão do documento para anexá-lo à parte externa da embalagem antes de despachar.

Modelo de declaração de conteúdo

Tanto nos modelos manuais quanto preenchidos em plataformas, a estrutura segue um padrão organizacional bem simples.

Vamos lá?

1. Comece com um cabeçalho escrevendo “Declaração de Conteúdo” de forma destacada para facilitar a identificação;
2. Crie um bloco para colocar as informações de remetentes e destinatário;
3. Certifique-se de há campos o bastante para todas as informações;
4. Identifique os itens presentes na embalagem, listando natureza, peso, valor, dimensões e quaisquer outras informações relevantes para o transporte;
5. Após preencher os dados, confira se estão todos corretos e assine a declaração e o termo de responsabilidade de que você não precisa emitir NF para tal operação;
6. Cole o documento na parte externa da embalagem para facilitar a fiscalização.

Importante lembrar que as informações precisam ser verdadeiras, e erros podem gerar multas e penalidades quando fiscalizadas pelo Fisco.

Como colocar a declaração de conteúdo na embalagem?

Vimos que esse documento precisa ir do lado externo da embalagem, portanto é preciso estar bem fixado e protegido.

Nossa recomendação é utilizar um saco plástico que seja transparente e resistente.

Isso protege o documento da umidade, rasuras, rasgos e afins.

Os envelopes canguru (AWB) e os sacos A4 são ideais para isso e podem ser facilmente encontrados em papelarias ou mesmo na internet.

Use fita para fixá-lo bem na lateral do pacote para evitar danos ou perda durante o transporte.

É possível enviar mercadorias em transportadoras privadas usando apenas a declaração de conteúdo?

Sim, desde que o remetente esteja apto a não emissão de NF e os dados do preenchimento estejam corretos.

Do contrário, a transportadora pode ter problemas caso passe por uma fiscalização, pois ao receber o pacote com a declaração, o prestador de serviço assume a responsabilidade por aquele conteúdo.

Justamente por isso, algumas transportadoras exigem a emissão da NF para fazer esse serviço, porém é uma política interna de cada empresa.

Consulte antes o parceiro que fará o envio, no caso dos Correios, basta a declaração para que o envio seja feito, nas condições que já citamos ao longo do conteúdo.

A tecnologia como aliada para facilitar suas operações logísticas

A logística é um setor que gera dados diariamente e em uma quantidade muito grande. 

A tecnologia permite fazer um controle mais adequado das rotinas e informações importantes. 

Seja o envio de mercadorias com a nota fiscal ou declaração, uma boa solução pode automatizar várias etapas desse processo.

Isso contribui para mais produtividade na sua operação de e-commerce, com diminuição expressiva de erros de preenchimento.

Também há um controle e monitoramento muito mais assertivo de todos os processos operacionais e de logística.

A integração também é uma importante característica que as empresas podem se beneficiar ao aplicar tecnologias a sua operação.

O futuro promete ainda mais benefícios, com soluções como internet das coisas (IoT), sensores, etiquetas inteligentes e muito mais.

Cada vez mais sua empresa terá acesso a recursos para otimizar a logística de ponta a ponta.

TOTVS Roteirização e Entregas

O software TOTVS Roteirização e Entregas é uma solução desenvolvida especialmente para o planejamento de roteiros de entrega e rastreamento de cargas.

Além disso, você pode automatizar o preenchimento de vários documentos fiscais importantes para sua operação, diminuindo muito os erros e potencializando as entregas.

Você terá controle da operação integrando a plataforma a outros sistemas para que o planejamento se torne muito mais eficiente.

Com esses recursos, você pode otimizar a sua operação logística , reduzindo custos , tempo e distância percorrida , aumentando a produtividade , a qualidade do serviço e a satisfação dos clientes.

Quer impulsionar a performance operacional do seu negócio? Então veja tudo que o sistema TOTVS Roteirização e Entregas pode agregar a sua operação.

Conclusão

A declaração de conteúdo é um documento obrigatório para todos os envios que não exigem nota fiscal. 

Usada para garantir a procedência dos produtos e facilitar a fiscalização tributária sobre a circulação de mercadorias, é importante ser preenchida corretamente.

Como vimos, seu preenchimento não é complexo, porém é possível agilizar com soluções de automação que vão reduzir os erros, consequentemente você não terá problemas com o Fisco.

Isso também otimiza a sua operação, ainda mais se aplicar uma gestão de estoque eficiente.

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