Assinatura e rubrica: entenda a diferença e como fazer

Equipe TOTVS | 14 novembro, 2022

Com qual frequência você utiliza assinatura e rubrica em sua rotina? No ambiente empresarial, que é permeado por documentos com inúmeras páginas, a frequência é alta.

A assinatura, que pode ser manual ou eletrônica, serve para validar uma transação ou um contrato, por exemplo. A rubrica apenas demonstra ciência sobre todo o conteúdo.

Apesar das diferenças, os recursos estão presentes diariamente. Por isso, é importante compreender bem os conceitos para saber quanto utilizar um ou outro.

Neste texto, esclarecemos as principais dúvidas sobre assinatura e rubrica. Acompanhe!

Qual a diferença entre assinatura e rubrica?

Assinatura e rubrica são recursos semelhantes, pois têm como objetivo identificar o signatário de alguma maneira.

Porém, elas apresentam diferenças quanto ao visual. A rubrica é apenas uma abreviação, enquanto a assinatura costuma incluir o nome completo da pessoa por extenso ou apenas alguns nomes.

A assinatura também pode apresentar uma grafia específica para se tornar diferente e deixar a identificação pessoal ainda mais exclusiva.

Outra diferença entre assinatura e rubrica é a finalidade. A primeira é usada na identificação de documentos, como contratos, carteira de identidade ou CNH. A segunda é comumente usada para validar termos, contratos empresariais e outros documentos extensos.

A seguir, explicamos o que é rubrica e assinatura para você compreender melhor as diferenças.

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O que é assinatura?

Uma assinatura é uma marca distintiva que uma pessoa usa para autenticar um documento.

O propósito de uma assinatura é verificar a identidade de quem assina o documento e fornecer ao signatário um meio para expressar sua concordância com o conteúdo do documento.

Existem assinaturas eletrônicas e manuscritas, e elas podem incluir um ou mais nomes, um símbolo ou uma grafia diferente.

O que é rubrica?

A rubrica é uma abreviação da assinatura que também serve para identificação do signatário. Ela é utilizada para validar documentos com várias folhas, como contratos empresariais.

Enquanto as páginas iniciais são rubricadas, a última página é assinada pelas partes.

Visualmente, a rubrica apresenta o aspecto de algumas letras unidas (letras iniciais do nome e/ou sobrenome do signatário) ou de um pequeno desenho.

Vale destacar que, de forma isolada, a abreviação não possui força jurídica. Mas associada a um documento assinado, ela vincula o signatário ao documento, pois atesta que ele está ciente do conteúdo daquela página.

Além disso, a rubrica impede a substituição das páginas por um conteúdo não verificado por quem assinou o documento.

Entendeu o que é rubrica e assinatura? A partir de agora, você já é capaz de identificar quando usar um ou outro recurso, certo?

Quando usar rubrica e quando usar assinatura?

A assinatura ou firma deve ser utilizada para identificar a autoria de documentos e obras. Ou seja, você usará o recurso para comprovar sua identidade em qualquer ato civil que exige tal comprovação.

Contratos comerciais, documentos de identificação, testamentos e certidões de casamento são exemplos de registros que exigem uma assinatura.

A rubrica deve ser utilizada para aumentar a validade jurídica de um documento, pois ela serve para certificar que o signatário leu todas as suas páginas.

Como vimos, a assinatura e rubrica possuem finalidades diferentes. A primeira é usada para identificar o signatário em um documento, enquanto a segunda é utilizada para certificar que o ele leu todas as páginas.

Mas será que ambas possuem validade legal? A resposta é sim!

A assinatura é considerada um ato jurídico perfeito. Ou seja, a partir do momento em que você assina um documento, ele se torna válido perante a lei. Para isso, é preciso seguir alguns protocolos, como:

  • Em caso de assinatura manual, ela pode ser reconhecida por semelhança (reconhecimento de firma), o que deverá ser feito sempre que for preciso conferir validade jurídica a alguma operação;
  • Em caso de assinatura eletrônica, existem mecanismos eletrônicos que identificam e conferem validade jurídica ao signatário, o que garante autenticidade e integridade do registro.

A rubrica também tem validade legal se vinculada a um documento assinado. Apesar de ser apenas uma marca característica do signatário, ela atesta que a pessoa leu o conteúdo daquele documento e está ciente.

Dessa forma, para anular um documento rubricado, é necessário o consentimento das duas partes ou a existência de um vício que invalidaria o negócio jurídico.

Assinatura e rubrica precisam ser registradas em cartório?

Não há obrigatoriedade de registrar assinatura e rubrica em cartório. No entanto, este procedimento garante mais segurança na hora de fazer alguma operação e pode ser exigido em determinadas transações.

“E se eu me sentir mais seguro registrando os recursos? Como registrar assinatura e rubrica”?

No caso de registrar a assinatura manual ou a rubrica, basta ir ao local e preencher uma ficha com a identificação. O tabelião ou funcionário autorizado fará cópias dos documentos de identificação do usuário para posterior comparação.

Como criar uma assinatura?

A criação de uma assinatura manual é livre. O signatário pode fazer o que desejar, mas existem algumas questões que devem ser consideradas:

  • Uma assinatura legível e extensa, como o nome completo, é mais difícil de ser falsificada do que os rabiscos;
  • Fazer experimentos antes de definir a assinatura é interessante para descobrir o que mais agrada o signatário quanto à estética e à praticidade;
  • É possível criar um formato simples e claro, baseado em nome e sobrenome, para ser facilmente entendido pelas pessoas. Mas é possível optar por uma marca complexa, com traços mais sofisticados.

Pensando nisso, você pode enfatizar a primeira letra do seu nome ou as iniciais, sublinhar, usar técnicas de caligrafia, ornamentar com formas ovais, adotar números ou símbolos etc.

No entanto, lembre-se de que você utilizará a assinatura para comprovar sua identidade com frequência. Portanto, considere algo que seja fácil de reproduzir.

Como criar uma rubrica?

Criar uma rubrica é semelhante a criar uma assinatura. Tenha em mente, porém, que ela é uma abreviação.

Por isso, é comum que ela seja o primeiro nome da pessoa ou as iniciais combinadas do nome e sobrenome.

Vale as mesmas dicas: experimente vários formatos, teste aqueles que atendem à estética e à praticidade e pronto!

Uma boa dica é analisar sua própria assinatura e escolher os elementos mais marcantes para reproduzir na rubrica.

Modelos de rubricas e assinaturas

Para inspirar sua criatividade, confira alguns modelos de rubricas e assinaturas que criamos para Ivan Figueredo Cruz Costa.

Veja algumas ideias para assinaturas (com letra de forma ou cursiva):

  • Nome + iniciais: Ivan FCC/Ivan Figueredo CC;
  • Nome completo legível: Ivan Figueredo Cruz Costa;
  • Nome + iniciais com elemento de destaque: Ivan FCC;
  • Nome parcial legível (com letra de forma ou cursiva): Ivan Figueredo/Ivan Cruz/Ivan Costa.

Agora, veja ideias para rubricas:

  • Apenas o nome: Ivan;
  • Inicial de nome + sobrenomes: IF/IFCC;
  • A letra “I” estilizada de alguma forma (cursiva, sublinhada, com ponto ao final etc.).

Além dessas ideias, é possível utilizar um gerador de assinatura e rubrica que traz recursos para estilo e fonte, por exemplo.

Outros tipos de assinatura que você precisa conhecer

Você já sabe o que é rubrica e assinatura, como criar os recursos para sua identificação e a diferença entre elas.

Porém, existem outros tipos de assinatura que podem facilitar o dia a dia em sua empresa. Confira a seguir!

Assinatura de e-mail

A assinatura de e-mail é uma maneira de identificar o remetente das mensagens enviadas por este meio. Ela pode ser criada na ferramenta que você utiliza para o envio das mensagens, como o Gmail, Outlook ou Yahoo.

Uma boa assinatura de e-mail deve ter pelo menos o nome completo do usuário, seu cargo na empresa e os dados para contato (telefone e/ou celular, endereço e site).

A grande vantagem desta assinatura é demonstrar profissionalismo no trato com os stakeholders e destacar as formas de contato do remetente.

Assinatura digital

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que serve para comprovar a identidade do usuário em ambiente virtual por meio de certificados digitais.

Para criar assinatura digital, é preciso ter um certificado, que deve ser adquirido junto a uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil.

Após receber o certificado A1 ou A3, o usuário deve deixá-lo pronto para uso no dispositivo e utilizar uma plataforma para assinar documentos digitais (em arquivos com a extensão .p7s, .pdf ou .xml, por exemplo).

Este tipo de assinatura foi o primeiro a ser regulamentado no Brasil na Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Ela pode ser usada para diversos fins, como:

  • Elaborar smart contracts;
  • Participar de leilões da Receita Federal;
  • Emitir documentos do Simples Nacional e NF-e;
  • Acessar sistemas governamentais, como e-CAC, o eSocial;
  • Assinar documentos digitalmente, como os contratos de compra e venda.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é um recurso utilizado para acesso, validação e compartilhamento de informações em formato digital. Ela pode ser simples, avançada e qualificada (o mesmo que assinatura digital).

Ou seja, ela cumpre o mesmo papel da assinatura manuscrita, com a especificidade de autenticar um documento no meio eletrônico. Sua regulamentação foi feita por meio da Lei nº 14.063.

Para criá-la, basta optar por um sistema de assinatura eletrônica.

O uso da assinatura digital e eletrônica promove redução de custos, sustentabilidade, maior produtividade e agilidade na rotina empresarial e o aprimoramento na gestão de documentos e dados.

Por isso, há previsão de que o mercado global de e-signatures atinja US$ 14,1 bilhões até 2026

Qual é o tipo mais seguro de assinatura?

A assinatura digital é o tipo mais seguro de assinatura, pois utiliza um certificado digital para assinar documentos e realizar transações.

Conforme a lei da assinatura digital, o certificado garante validade jurídica, autenticidade e segurança dos dados.

Porém, a assinatura eletrônica pode ser utilizada com segurança e é o tipo mais flexível nas atividades rotineiras de uma empresa.

Seu uso está presente em propostas comerciais, contratos de prestação de serviços, comprovantes de pagamento, formulários de inscrição, acordos financeiros e muitos outros documentos.

Portanto, o gestor deve verificar qual a necessidade em questão para escolher entre a assinatura eletrônica e digital. Afinal, ambas oferecem segurança às partes se feitas em plataforma apropriada.

A assinatura da identidade pode ser rubrica?

Sim. Não existe nenhuma norma brasileira que impeça um cidadão de utilizar uma rubrica na assinatura da identidade.

No entanto, por questões de falsidade ideológica, não é possível acrescentar nomes que não estejam registrados na certidão de nascimento.

Preciso usar a rubrica na assinatura digital?

Não, a rubrica não é obrigatória na assinatura digital, pois não é preciso utilizar abreviação no ambiente online.

Ao utilizar uma assinatura eletrônica, há tecnologias, como a criptografia e a blockchain, que garantem que o documento não teve nenhuma alteração em suas páginas.

Ou seja, o documento assinado eletronicamente é intransferível, imutável e único.

Cuidados que você deve ter ao assinar documentos

Na hora de utilizar assinatura e rubrica para assinar documentos, existem alguns cuidados que devem ser observados. Você já sabe que ambas possuem validade legal, mas podem ser falsificadas. Por isso, algumas práticas podem evitar problemas, como:

  • Não assine qualquer papel sem data ou em branco;
  • Utilize um carimbo de identificação junto à assinatura, se possível;
  • Insira elementos gráficos e de estilo que conferem maior personalização ao formato da assinatura e rubrica;
  • Tente não retirar a caneta do papel na hora de fazer a assinatura e rubrica (prefira traços contínuos);
  • Prefira utilizar uma assinatura por extenso com seu nome completo legível, pois ela é mais difícil de ser falsificada.

No caso das assinaturas eletrônicas, os cuidados são um pouco diferentes devido às características da assinatura. As práticas recomendadas nestas situações são:

  • Utilize uma plataforma de assinatura eletrônica;
  • Assegure que ninguém mais tem acesso à chave privada que compõe a criptografia assimétrica;
  • Verifique os dados do certificado digital utilizado (validação de assinatura digital), inclusive a data de validade.

Se você está em busca de uma plataforma para agilizar suas transações empresariais, conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Conheça a solução TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma tecnologia voltada para assinatura eletrônica e digital de documentos. 

Compatível com os modelos de certificado A1 e A3, é uma solução em conformidade com a LGPD, que apresenta recursos adicionais, como gestão de contratos e documentos empresariais, diferentes níveis de acesso e autenticação, criptografia e outros recursos de segurança.

Além disso, é possível integrar a ferramenta a outras tecnologias e softwares de terceiros via API e utilizar o app Minha Assinatura Eletrônica para garantir mobilidade em sua rotina. 

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Conclusão

Assinatura e rubrica são recursos que identificam o signatário de alguma maneira, mas a segunda é apenas uma abreviação utilizada para validar documentos extensos.

Para criá-las, o interessado precisa observar algumas questões referentes, principalmente, à praticidade.

Porém, em um mundo em processo de transformação digital, existem outras ferramentas mais eficientes, como a assinatura eletrônica e digital.

Elas oferecem mais segurança às partes envolvidas e podem ser utilizadas em diversos documentos, basta escolher a plataforma certa.

Veja como escolher os sistemas de gestão de assinatura eletrônica!

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